Zasady kwalifikowalności wydatków projektu w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Gdańsk, 11 kwietnia 2019 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Informacje podstawowe (1) Ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest w oparciu o: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, które obowiązują od 23 sierpnia 2017 r.  

Informacje podstawowe (2) Fakt, że dany projekt kwalifikuje się do dofinansowania w ramach konkursu nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas jego realizacji będą uznane za kwalifikowalne. Wydatki kwalifikowalne, czyli spełniające łącznie warunki określone w pkt 3 Podrozdziału 6.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach RPO WP na lata 2014-2020, to wydatki, które w szczególności są: niezbędne do realizacji celów projektu, racjonalne i efektywne, poniesione w okresie kwalifikowalności tj. w okresie realizacji projektu. Projekt może być realizowany od dnia ogłoszenia konkursu, tj. od 21.03.2019r., przy czym termin realizacji projektu założony we wniosku o dofinasnowanie musi zakładać jego rozpoczęcie do 31.12.2019r. i zakończenie do 30.06.2023r.

Informacje podstawowe (3) Wydatki kwalifikowalne W ramach konkursu zostały określone maksymalne stawki rynkowe najczęściej finansowanych towarów lub usług w ramach danej grupy projektów – Taryfikator towarów i usług stanowi załącznik nr 5 do regulaminu konkursu.   Taryfikator nie stanowi katalogu zamkniętego, co oznacza, że dopuszczalne jest ujmowanie w budżecie projektu kosztów w nim niewskazanych. Stawki ujęte w katalogu są stawkami maksymalnymi, co oznacza, że poszczególne koszty w budżecie projektu nie powinny przekraczać ich wysokości. Wnioskodawca sporządzając wniosek o dofinansowanie projektu jest zobowiązany dokonać rzetelnego i racjonalnego szacowania kosztów, w związku z tym koszty w budżecie powinny być, co do zasady, niższe niż stawki maksymalne. Wskazanie stawek maksymalnych będzie możliwe w przypadkach, które będą wynikały ze specyfiki projektu, co znajdzie odzwierciedlenie w treści wniosku o  dofinansowanie projektu.

Informacje podstawowe (4) Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest przede wszystkim w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Niemniej, na etapie oceny wniosku o dofinansowanie dokonywana jest ocena kwalifikowalności planowanych wydatków. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną rozliczone. Szczegółowe warunki kwalifikowania wydatków zostały zawarte w pkt. 3) Rozdziału 6.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. Katalog wydatków niekwalifikowalnych określony został w Rozdziale 6.3 ww. Wytycznych.

Informacje podstawowe (5) Maksymalny poziom dofinansowania wydatków kwalifikowalnych projektu wynosi: W przypadku, gdy wnioskodawcą jest gmina albo powiat, a podmiotem realizującym projekt jest jednostka organizacyjna wnioskodawcy, tj. odpowiednio OPS albo PCPR: poziom dofinansowania projektu ze środków EFS wynosi 85% wydatków kwalifikowalnych projektu, wymagany wkład własny beneficjenta projektu wynosi 15% wydatków kwalifikowalnych projektu. W każdym innym przypadku, niż wymieniony w pkt. 1 a) poziom dofinansowania projektu wynosi 95% wydatków kwalifikowalnych projektu, w tym 85% środki EFS i 10% krajowy wkład publiczny- budżet państwa, b) wymagany wkład własny beneficjenta do projektu wynosi 5% wydatków kwalifikowlanych projektu. Minimalna wartość projektu w konkursie – 50 000,00 PLN

Pomoc publiczna (1) W przypadku wystąpienia wsparcia stanowiącego pomoc publiczną, udzielaną w ramach realizacji Programu, znajdą zastosowanie właściwe przepisy prawa Unii Europejskiej i krajowego, dotyczące zasad udzielania tej pomocy, obowiązujące w momencie udzielania wsparcia. W przypadku wystąpienia pomocy publicznej, wsparcie udzielane będzie na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 2 lipca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis oraz pomocy publicznej w ramach programów operacyjnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020 (Dz.U. z 2015 r., poz. 1073).

Personel projektu - definicja Personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentem projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby współpracujące w rozumieniu art. 12 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz wolontariusze. W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie.

Personel projektu Poprawność sporządzenia budżetu W przypadku personelu projektu we wniosku o dofinansowanie projektu należy odznaczyć kolumnę 6 oraz wskazać planowaną formę zaangażowania pracownika, planowany wymiar czasu oraz jednostkę pomiaru Przykład: Kategoria wydatku Jednostka miary Liczba Cena jednostkowa umowa o pracę (np. cały etat, ½ etatu) Miesiąc m-c w danym roku X zł

Personel projektu Osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne nie stanowią personelu projektu i są wykonawcami usługi zlecanej przez Beneficjenta. W budżecie projektu należy wskazać: planowany czas realizacji zadań merytorycznych przez wykonawcę (podać liczbę godzin); przewidywane rozliczenie wykonawcy na podstawie umowy o dzieło (należy pamiętać, że umowa o dzieło nie może dotyczyć zadań wykonywanych w sposób ciągły).

Limity Limity dotyczą takich kategorii kosztów jak: środki trwałe, cross-financing. Wnioskodawca jest zobowiązany już na etapie przygotowania projektu i wniosku o dofinansowanie projektu przewidzieć kategorie wydatków kwalifikujące się do finansowania w ramach środków trwałych i cross-financingu.

Środki trwałe (1) Definicja Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.), z zastrzeżeniem inwestycji, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 tej ustawy, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej.

Środki trwałe (2) 6.12.1 Zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu dzielą się na: środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni w szkole); środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia).   Wydatki na zakup środków trwałych mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie projektu wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu.

Środki trwałe (3) Wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w pkt 1 lit. b), o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3 500 PLN netto, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. Jeżeli wykorzystywane są także do innych zadań niż założone w projekcie, wydatki na ich zakup kwalifikują się do współfinansowania w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym dokonanym w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do ich wykorzystania w celu realizacji projektu. W takim przypadku rozlicza się wydatki do wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym i stosuje warunki i procedury określone w sekcji 6.12.2. W takim przypadku wartość środków trwałych nie wchodzi do limitu środków trwałych i cross-financingu.

Środki trwałe (4) Wydatki poniesione na zakup używanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są kwalifikowalne, jeśli spełnione są wszystkie wymienione poniżej warunki: sprzedający środek trwały wystawił deklarację określającą jego pochodzenie, b) sprzedający środek trwały potwierdził w deklaracji, że dany środek nie był w okresie poprzednich 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości) współfinansowany z pomocy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych, c) cena zakupu używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu.

Cross financing (1) W przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie: zakupu nieruchomości; zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy; dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

Cross financing (2) Cross-financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Limity Wartość wydatków poniesionych na: zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 3500 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu cross-financingu, które nie mogą przekroczyć 10% kwoty dofinansowania UE łącznie nie może przekroczyć 10% kosztów kwalifikowalnych projektu.

Amortyzacja (1) 6.12.2 Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Koszty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania, kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, odpisy amortyzacyjne zostały dokonane zgodnie z właściwymi przepisami prawa krajowego,

Amortyzacja (2) d) wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne projektu, ani też ich zakup nie był współfinansowany ze środków unijnych (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje aktywa na potrzeby projektu, ale nie może zrefundować kosztów zakupu), e) odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które zostały zakupione w sposób racjonalny i efektywny, tj. ich ceny nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych, f) w przypadku, gdy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania aktywów w celu realizacji projektu.

Rekrutacja Koszty rekrutacji uczestników projektów powinny stanowić co do zasady koszt pośredni. Zasadnym jest rozliczenie kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich, wyłącznie w przypadku gdy: Projekt dotyczy grupy docelowej, do której dotarcie jest utrudnione i wymaga działań bezpośrednich, lub Rekrutacja do projektu wymaga merytorycznej weryfikacji wiedzy i umiejętności uczestników celem zakwalifikowania ich do odpowiedniej formy wsparcia, czy na właściwy poziom zaawansowania szkolenia, lub Gdy rekrutacja wymaga merytorycznej oceny dokumentów składanych przez uczestnika/przeprowadzenia wstępnej weryfikacji podmiotu, który ma przystąpić do projektu.

Metody uproszczone rozliczania wydatków (1) W ramach konkursu w przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego (środków publicznych) nie przekracza wyrażonej w PLN równowartości 100 000,00 EUR, należy zastosować uproszczoną metodę rozliczania wydatków wyłącznie w formie kwot ryczałtowych w oparciu o szczegółowy budżet projektu, określony przez beneficjenta i zatwierdzony przez IZ RPO WP.   Koszty pośrednie w projekcie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych.

Metody uproszczone rozliczania wydatków (2) Koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Katalog kosztów pośrednich znajduje się w rozdziale 8.4 Wytycznych. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie zostaną wykazane w ramach kosztów bezpośrednich. Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków. Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest wykazana w umowie o dofinansowanie.

% kosztów bezpośrednich Projekty o wartości kosztów bezpośrednich Koszty pośrednie Koszty pośrednie, które GWA wylicza automatycznie, rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych: % kosztów bezpośrednich Projekty o wartości kosztów bezpośrednich 25% do 830 tys. PLN włącznie 20% powyżej 830 tys. PLN do 1 740 tys. PLN włącznie 15% powyżej 1 740 tys. PLN do 4 550 tys. PLN włącznie 10% przekraczającej 4 550 tys. PLN

Wkład własny (1) Wkład własny do projektu może zostać wniesiony w następujących formach: Wkład finansowy Wkład niepieniężny. Wkład własny może zostać wniesiony zarówno z kosztów bezpośrednich, jak i pośrednich. Wkład własny wniesiony w kosztach pośrednich zawsze będzie wkładem finansowym.

Wkład własny (2) Wkład niepieniężny powinien być wnoszony przez beneficjenta ze składników jego majątku lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa lub zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, lub w postaci świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Wkład niepieniężny, który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych, jest niekwalifikowalny (podwójne finansowanie). Szczegółowe warunki kwalifikowalności wkładu niepieniężnego zostały określone w rozdziale 6.10 Wytycznych.

Wkład niepieniężny (1) W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki: wolontariusz musi być świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu (tzn. świadomy nieodpłatnego udziału), należy zdefiniować rodzaj wykonywanej przez wolontariusza nieodpłatnej pracy (określić jego stanowisko w projekcie); zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być zgodne z tytułem jego nieodpłatnej pracy (stanowiska),

Wkład niepieniężny (2) wartość wkładu niepieniężnego w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza określa się z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie oraz średniej wysokości wynagrodzenia (wg stawki godzinowej lub dziennej) za dany rodzaj pracy warunki obowiązującej u danego pracodawcy, z zastrzeżeniem rozdziału 6.16 pkt 12 lub płacy minimalnej określonej na podstawie obowiązujących przepisów, w zależności od zapisów wniosku o dofinansowanie projektu, wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy może uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania przez podmiot działający na zasadach rynkowych; wycena uwzględnia zatem koszt składek na ubezpieczenia społeczne oraz wszystkie pozostałe koszty wynikające z charakteru danego świadczenia; wycena wykonywanego świadczenia przez wolontariusza może być przedmiotem odrębnej kontroli i oceny.

Praktyczne uwagi - staże Maksymalny okres realizacji staży wynosi 6 m-cy, nie określono natomiast minimalnego czasu stażu, który powinien wynikać z indywidualnych predyspozycji uczestników projektu. W trakcie trwania stażu uczestnicy nie mogą podejmować zatrudnienia skutkującego koniecznością opłacania składek ZUS. W przypadku usprawiedliwionej nieobecności stażysta zachowuje prawo do stypendium stażowego, o ile umowa stażowa nie stanowi inaczej.

Praktyczne uwagi - kwalifikacje Co najmniej 40% uczestników projektu uzyska kwalifikacje lub nabędzie kompetencje zgodnie z warunkami określonymi w załączniku nr 1 do Standardów realizacji wsparcia. Weryfikacja kwalifikacji nastąpi przy końcowym wniosku o płatność, gdy Wnioskodawca będzie musiał przedłożyć dokumenty potwierdzające spełnienie warunków zgodności certyfikatów z listą sprawdzającą zawartą w załączniku nr 1 do Standardów realizacji wsparcia. Na etapie konstruowania wniosku o dofinansowanie, należy zadeklarować zgodność wydawanych dokumentów potwierdzających kwalifikacje z wymogami zawartymi w ww. załączniku. Baza kwalifikacji - https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl/

Dziękuję za uwagę. 31