Czynności procesowe w toku postępowania administracyjnego oprac. mgr Łukasz Kląskała Zakład Postępowania Administracyjnego i Sądownictwa Administracyjnego

Działania prawne oraz faktyczne / czynności materialno-techniczne Systematyka k.p.a. jako podstawa charakterystyki postępowania w I instancji Inny podział: czynności merytoryczne postępowania oraz czynności techniczno-procesowe

Wszczęcie postępowania Postępowanie wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu (art. 61 §1 k.p.a., art. 165 §1 o.p.) – zasada dyspozycyjności Organ administracji ma obowiązek przestrzegania swej właściwości (art. 19 k.p.a., art. 15 §1 o.p.) – organ administracji nie może zwrócić podania dotyczącego sprawy, w której wcześniej sąd powszechny uznał się za niewłaściwy (art. 66 §4 k.p.a., art. 171 §4 o.p.) Skutek procesowy wszczęcia postępowania – od momentu doręczenia organowi pisemnego podania (art. 61 §3 k.p.a., art. 165 §3 o.p.), jeśli ma formę dokumentu elektronicznego – od wprowadzenia do systemu informatycznego organu (art. 61 §3a k.p.a., art. 165 §3b o.p.), gdy stroną jest osoba prawna lub organizacja bez osobowości prawnej – żądanie wnosi jej statutowy organ Podanie można wnosić także ustnie do protokołu/ nie ma znaczenia forma oraz nazwa pisma – o jego znaczeniu przesądza treść

Nie powoduje wszczęcia postępowania żądanie wniesione przez osobę niebędącą stroną postępowania (wada podmiotowa) lub dotyczące sprawy niekwalifikującej się do rozpatrzenia (wada przedmiotowa) W razie stwierdzenia ww. wady/wad organ wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania – osobie wnoszącej podanie służy zażalenie, a w dalszej kolejności skarga do sądu administracyjnego Jeżeli żądanie wnosi jedna ze stron, pozostałe strony muszą być zawiadomione o wszczęciu postępowania (art. 61 §4 k.p.a., art. 165 §3a o.p.)

Wyjątek: art. 61 §2 k.p.a. – organ administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nieuzyskania zgody – postępowanie umorzyć

Czynności techniczno-procesowe Zaliczamy do nich wezwania, korzystanie z pomocy prawnej, doręczenia pism procesowych, umożliwienie wglądu do akt sprawy, sporządzania protokołów, prowadzenie metryki sprawy Wezwanie – może być skierowane do każdej osoby mającej informacje konieczne w postępowaniu, musi określać sprawę, pozycję procesową pozwanego oraz cel, w którym się go wzywa z zaznaczeniem, czy musi to być osobiste stawiennictwo, jeżeli tak – art. 51 §1 k.p.a. „do osobistego stawienia się wezwany jest obowiązany tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym zamieszkuje albo przebywa”, dopuszczalne także żądanie stawienia się osobistego osoby zamieszkałej (przebywającej) w sąsiedniej gminie lub mieście (art. 51§2 k.p.a.), w przypadku o.p. obowiązek osobistego stawiennictwa w sprawach podatkowych dotyczy terenu województwa miejsca zamieszkania lub pobytu osoby wezwanej (art. 156 §1 o.p.)

W sprawach niecierpiących zwłoki możliwość wezwania telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności Instytucja pomocy prawnej: art. 52 k.p.a. „w toku postępowania organ administracji publicznej zwraca się do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień lub zeznań albo do dokonania innych czynności, związanych z toczącym się postępowaniem” Osobie wezwanej przysługuje zwrot kosztów stawiennictwa

Doręczenia Zasada oficjalności – doręczenie to czynność procesowa o dużej doniosłości z uwagi na zasadę pisemności oraz skutki prawne jakie wiążą z doręczeniem przepisy prawa materialnego oraz procesowego Przepisy normują kwestię doręczeń, nie odnoszą się do dotarcia treści pisma do adresata – dla biegu postępowania nie ma znaczenia, czy adresat zapoznał się z treścią pisma i kiedy to zrobił – znaczenie procesowe ma sam fakt doręczenia i jego potwierdzenia

Obowiązek stron, przedstawicieli lub pełnomocników zawiadamiania organu o zmianie adresu – uznanie skuteczności doręczenia na dawny adres, jeśli nowego nie zgłoszono (art. 41 §2 k.p.a., art. 146 o.p.) Doręczenie właściwe – w miejscu zamieszkania, w miejscu pracy, w lokalu organu administracji publicznej, w razie niemożności doręczania jak wyżej i w razie koniecznej potrzeby pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie (art. 42 k.p.a.) Doręczenie zastępcze – gdy adresat nieobecny, pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi (art. 43 k.p.a.)

Fikcje doręczenia W przypadku doręczenia przez pocztę – poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej W przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ, pismo składa się na czas 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) Zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie 7 dni, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub drzwiach mieszkania adresata/biura/w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, w razie niepodjęcia – powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia od daty pozostawienia pierwszego zawiadomienia (14 dni)

Szczególne przypadki doręczeń Pisma kierowane do osób nieznanych z miejsca pobytu, dla których sąd nie wyznaczył przedstawiciela doręcza się przedstawicielowi wyznaczonemu przez organ administracji do czasu wyznaczenia dla niej przedstawiciela przez sąd Pisma kierowane do osób korzystających z uprawnień wynikających z immunitetu dyplomatycznego lub konsularnego doręcza się w sposób przewidziany w przepisach szczególnych, w umowach i zwyczajach międzynarodowych

Zawiadomienie przez obwieszczenie (surogaty doręczeń): skuteczne po 14 dniach od dnia publicznego ogłoszenia przez obwieszczenie lub inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi, np. rozplakatowanie obwieszczenia na tablicy ogłoszeń przy dworcu kolejowym, przed wejściem do budynku urzędu gminy, BIP, itp.(art. 49 §1 i 2 k.p.a.)

Protokół Podstawowa forma utrwalania czynności procesowych na piśmie, wszystkie czynności istotne dla rozstrzygnięcia spawy winny być protokołowane Protokołu nie sporządza się tylko wtedy, gdy czynności zostały w inny sposób utrwalone na piśmie K.p.a. wymienia przykładowe czynności, z których sporządza się protokół: przyjęcie wniesionego ustnie podania, przesłuchanie strony, świadka i biegłego, oględziny i ekspertyzy dokonywane przy udziale przedstawiciela organu adm. publ., rozprawy, ustne ogłoszenie decyzji i postanowienia (katalog otwarty)

Metryka sprawy cel: zwiększenie jawności (przejrzystości) sprawy prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej stanowi obowiązkowy element akt sprawy, podlega bieżącej aktualizacji, stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności podejmowanych w sprawie obowiązek jej prowadzenia może być wyłączony w określonych rodzajach spraw ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw (art. 66a §5 k.p.a.)

Udostępnianie akt Uprawnienie wynikające z zasady jawności wobec stron, z zasady czynnego udziału w postępowaniu, z zasady budzenia zaufania obywateli do organów państwa Prawo wglądu w akta sprawy oraz utrwalania sobie wiadomości w notatkach i odpisach, także sporządzanie uwierzytelnionych odpisów, także wgląd elektroniczny Zakres przedmiotowy: jawność akt dla stron ograniczona przez wymagania ustaw szczególnych – Ustawa o ochronie informacji niejawnych- wyłączone informacje opatrywane klauzulami ściśle tajne, tajne, poufne, zastrzeżone oraz ograniczona przez zasady przyznawania uprawnienia dostępu do nich – ważny interes państwowy W o.p. ograniczenie w art. 179 wyłącza się od przeglądania akta, które organ podatkowy wyłączy z akt sprawy ze względu na interes publiczny Przeglądanie akt następuje wyłącznie w lokalu organu i w obecności jego pracownika

Dowody Dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – katalog otwarty: w szczególności – dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Zasada prawdy obiektywnej – obowiązek ustalenia stanu faktycznego: organ winien w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy Brak związania: organ może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w zakresie ich działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone

Żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy Strona ma prawo czynnego uczestniczenia w postępowaniu dowodowym Swobodna ocena dowodów – organ ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona Domniemania faktyczne – wynikają z doświadczenia życiowego Domniemania prawne – wynikają z przepisu prawa Nie wymagają dowodu fakty powszechnie znane (notoryjne) oraz fakty znane organowi z urzędu (art. 77 §4 k.p.a.)

W postępowaniu podatkowym dowodami są: Deklaracje Informacje podatkowe Informacje dotyczące strony postępowania – sytuacja majątkowa, posiadanie rachunków bankowych, itd. Środki dowodowe nienazwane: otwarty katalog, np. opinie instytutu naukowo-badawczego, dowody z filmu, z fotokopii, z planów, z płyt, z taśm dźwiękowych, z wypisów maszynowych urządzeń liczących, itp.

Rozprawa Organ jest zobowiązany przeprowadzić rozprawę gdy: przyspieszy to lub uprości postępowanie wymaga tego przepis prawa zachodzi potrzeba uzgodnienia interesu stron jest to potrzebne do wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków, biegłych, w drodze oględzin Nieprzeprowadzenie rozprawy, gdy wymaga tego przepis prawa, stanowi rażące naruszenia prawa

Rozprawą kieruje pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie Część wstępna rozprawy: otwarcie, ustalenie czy stawiły się osoby wezwane, stwierdzenie, czy nie ma podstaw do odroczenia rozprawy – niestawienie się stron należycie wezwanych na rozprawę nie stanowi przeszkody w jej przeprowadzeniu Część właściwa rozprawy: przeprowadzenie dowodów Kierujący rozprawą sprawuje policję sesyjną – dba o porządek czynności procesowych oraz zapewnia prawidłowy pod każdym względem przebieg rozprawy Postępowanie wyjaśniające gabinetowe – gdy nie ma przesłanek do przeprowadzenia rozprawy, mniej sformalizowane, do udowodnienia stanu faktycznego wystarczą same dokumenty, powszechne w postępowaniu podatkowym