Opracowanie mgr inż. Teresa Kurowska Kuźnia Napoleońska 2016 PROCEDURA NADZORU P5 Opracowanie mgr inż. Teresa Kurowska Kuźnia Napoleońska 2016

Dokumenty organizacyjne 1.Plan pracy zootechnika oceny; 2.Raport zootechnika oceny; 3.Załącznik do raportu zootechnika oceny; 4.Plan pracy inspektora nadzoru; 5.Sprawozdanie z pracy inspektora nadzoru; 6.Protokół z kontroli pracy zootechnika oceny wraz z ewentualnymi załącznikami; 7.Podsumowanie pracy inspektora nadzoru.

Plan pracy zootechnika oceny Plan pracy służy do prawidłowej organizacji pracy zootechnika w przeciągu miesiąca. Pozwala na zaplanowanie próbnych dojów w poszczególnych gospodarstwach w odpowiednich odstępach czasu zgodnie ze stosowaną metodą oceny. Odstęp pomiędzy ostatnią a planowaną próbą w oborze liczymy na podstawie dat zakończenia próbnych dojów. Zootechnika obowiązuje miesięczny plan pracy.

Dokument może być sporządzany ręcznie lub w formie elektronicznej. Po zatwierdzeniu oryginału planu pracy, zootechnik wykonuje dwie kopie: Oryginał – trafia do dokumentacji ds. oceny gdzie jest przechowywany zgodnie z przepisami o archiwizowaniu, Pierwsza kopia – dla inspektora nadzoru, Druga kopia – zatrzymuje zootechnik oceny.

Zmiany planu pracy w trakcie miesiąca, wynikające z przyczyn losowych lub zmian organizacyjnych, zootechnik oceny ma obowiązek natychmiast zgłosić inspektorowi nadzoru, który nanosi je na swoim egzemplarzu dokumentu. Po zakończeniu pracy w miesiącu inspektor nadzoru dołącza zaktualizowane plany pracy zootechników oceny do oryginałów przechowywanych w dokumentacji ds. oceny, zgodnie z przepisami o archiwizowaniu. Dopuszcza się, aby inspektor nadzoru wpisał po zakończeniu miesiąca zgłoszone wcześniej przez zootechników zmiany w planach pracy bezpośrednio na oryginał dokumentu przechowywany w dokumentacji ds. oceny.

1 rozpoczęcie i zakończenie próbnego udoju format dd lub dd-dd 2 planowana godzina rozpoczęcia doju format hh.mm 3 planowany zakres dat od – do przeznaczonych na pobyt dd lub dd-dd 4 data zakończenia poprzedniego doju mm dd 5 dla metody AT4 podać godzinę poprzedniego doju hh mm 6 liczba krów z poprzedniego m-ca 7 metoda oceny 8 W , M/n , H/M/n . H/A , R 9.Nr symlekowski obory 10 dane własciciela 11 adres z nr domu Wszelkie zmiany w planie MUSZĄ BYĆ NATYCHMIAST ZGŁOSZONE INSPEKTOROWI Plan sporzadzany jest w 3 egzemplarzach (biuro –oryginał , inspektor , zootechnik) Oświadczam, że powierzone zadania w miesiącu …………..…......…....…….20…..…... zrealizuję /nie zrealizuję*) w wymiarze czasu pracy nie przekraczającym …….... godz. tj. ……. dni roboczych, i/ale jest to rozliczane w 6 miesięcznym okresie rozliczeniowym *) - skreślić niewłaściwe Inspektor nadzoru Zootechnik oceny   data, podpis, pieczatka Oświadczenie określające szacunkowo czas pracy w godzinach i dniach na wykonanie zadań

Raport zootechnika oceny Dokument jest potwierdzeniem wykonania zadań przez zootechnika oceny w trakcie miesiąca. Jest on wypełniany przez zootechnika oceny zgodnie z następstwem zdarzeń. Dokument może być sporządzany ręcznie lub w formie elektronicznej .

Wypełniony dokument jest przedstawiany inspektorowi nadzoru do zatwierdzenia po zakończeniu miesiąca pracy. Zatwierdzony dokument stanowi podstawę do rozliczenia dni pracy w miesiącu i jest dokumentem pomocniczym przy naliczaniu wynagrodzenia zootechnikowi oceny. Po zatwierdzeniu, jest przechowywany w dokumentacji zespołu/komórki ds. oceny, zgodnie z przepisami o archiwizowaniu.

ZAPISY CHRONOLOGICZNE !! 1 zakres trwania próbnego doju dd lub dd-dd 2 podać godzinę rozpoczęcia doju hh.mm 3 Liczba krów żyjących w kolumnie dla danej metody 4 nr symlekowski obory 5 właściciel dane adresowe 6 liczba godzin nocnych hh.mm HODOWCA NIE POTWIERDZA NA RAPORCIE WYKONANIA ZADAŃ

Gmina i liczba hodowców/instytucji gdzie planowane jest wykonanie zadań

Dane hodowcy / instytucji gdzie zostały wykonane zadania

PROTOKÓŁ Z KONTROLI PRACY ZOOTECHNIKA OCENY   Jednostka organizacyjna Kontrolę wykonał: w dniu: Rodzaj kontroli Hodowca Adres lokalizacji obory Numer obory Metoda oceny Krów ocenianych System doju Nazwisko i imię Obecny w trakcie kontroli T/N Kontrolowany zootechnik oceny: Inny pracownik PFHBiPM obecny w trakcie kontroli BHP Lp. Tematy: Kontrolowano T/N Zgodność T/N 1. Odzież robocza 2. Obuwie robocze 3. Sprzęt i wyposażenie Uwagi dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy:

Zgodność z procedurami i instrukcjami Działy Lp. Tematy: Ocena Działu Kontrolo- wanno T/N Zgodność z procedurami i instrukcjami T/N Terminowość I. 1. Odstęp pomiędzy próbami   2. Przemienność dojów 3. Wykonanie próbnego doju zgodnie z planem 4. Wykonanie próbnego doju zgodnie z zapisami w dokumentacji hodowlanej i organizacyjnej II. Dój Czy wszystkie krowy w stadzie objęte są owub? Czy próbny dój wykonany jest zgodnie z metodą oceny? (częstotliwość w ciągu doby) Pomiar ilości udojonego mleka Technika pobrania próby 5. Czy zootechnik osobiście dokonuje lub nadzoruje: identyfikację, pomiar mleka, pobranie prób? III. Metrologia Czystość i sprawność mlekometrów Kalibracja Montaż urządzenia pomiarowego IV. Identyfikacja Kontury na karcie J-K Pierwiastki W trakcie próbnego doju Przy przenoszeniu danych na kolejne nośniki (ze szczególnym uwzględnieniem elektronicznych rejestratorów) V. Dane i Zdarzenia Poprawność zapisów na WZ, WKO, KPD Zgodność danych z systemem SYMLEK Ocena cech funkcjonalnych Organizacyjne VI. Plan pracy Raport

STRONA PIERWSZA   W poszczególnych polach należy wpisać: Jednostka organizacyjna – nazwę jednostki organizacyjnej PFHBiPM; Kontrolę wykonał – drukowanymi literami wpisać nazwisko i imię kontrolującego; w dniu - data kontroli (rrrr-mm-dd) Rodzaj kontroli: KPZ – kontrola pracy zootechnika oceny, KPU – kontrola przeprowadzania próbnego udoju, SP – superkontrola planowa, SI – superkontrola interwencyjna; Hodowca, Adres lokalizacji obory - dane obory lub przystawić identyfikacyjną pieczątkę gospodarstwa; Numer obory – niepowtarzalny w skali kraju 7 znakowy numer obory ocenianej; Metoda oceny – oznaczenie zgodne z metodyka prowadzonej oceny; Krów ocenianych – liczba krów żyjących System doju / rodzaj / liczba mlekometrów RĘCZNY DOJARKA BAŃKOWA DOJARKA PRZEWODOWA / liczba mlekometrów PFHBIPM HALA UDOJOWA / rodzaj / liczba mlekometrów PFHBIPM RYBIA OŚĆ BOK W BOK TANDEM KARUZELOWA INNE ROBOT / rodzaj / liczba samplerów PFHBiPM DeLaval VMS LeLy Astronaut Gea MIone Insentec Galaxy

Kontrolowany zootechnik oceny – wpisać drukowanymi literami nazwisko i imię; Obecny w trakcie kontroli zootechnik oceny – zaznaczyć odpowiednio T – TAK, N – NIE; Inny pracownik obecny w trakcie kontroli - wpisać drukowanymi literami nazwisko i imię; Kontrola BHP – na podstawie Zarządzenia Dyrektora PFHBiPM w sprawie wprowadzenia w Polskiej Federacji Hodowców Bydła i Producentów Mleka Regulaminu BHP: ze względu na możliwość znacznego zabrudzenia oraz przyspieszonego niszczenia odzieży własnej pracownika, wprowadza się obowiązek stosowania na stanowiskach pracy odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach; pracownik przystępując do pracy powinien być ubrany, zgodnie z określonymi przez pracodawcę zasadami dotyczącymi stosowania środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego; pracownicy przystępujący do pracy bez wymaganego wyposażenia w środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze nie będą dopuszczeni do wykonywania pracy i będzie to uznawane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Kontrolowano T/N - zaznaczyć odpowiednio T – TAK, N – NIE Zgodność T/N - zaznaczyć odpowiednio T – TAK, N – NIE; Odzież robocza – ocenić zgodność z Załącznikiem nr 1 do Regulaminu BHP; Obuwie robocze - ocenić zgodność z Załącznikiem nr 1 do Regulaminu BHP; Sprzęt i wyposażenie – sprawdzić: sprzęt do ważenia i pobierania mleka zgodnie z instrukcją I 3.1. oraz przestrzeganie zasad Polityki Samochodowej PFHBiPM w przypadku osób użytkujących samochody służbowe. Uwagi dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy – pisemne rozwinięcie powyższych kwestii

Kolejne strony protokołu zawierają listę zagadnień na sprawdzeniu, których powinien się skoncentrować kontrolujący pracę zootechnika oceny. Zagadnienia te podzielone zostały w bloki tematyczne Działy, w każdym z działów wylistowane są tematy, które należy ująć w kontroli. Każdy z tematów musi być opisany w 2 kolejnych kolumnach Ocena Działu: Kontrolowano Zgodność z procedurami i instrukcjami Opis tematu należy ograniczyć zgodnie z nagłówkiem tabeli: T - TAK lub N – NIE. Jeżeli w kolumnie „Zgodność z procedurami i instrukcjami wpisano „N” (niezgodne) należy w dalszej części protokołu, w miejscu do tego przeznaczonym, opisać stwierdzone niezgodności. Dział I TERMINOWOŚĆ Odstęp pomiędzy próbami. Sprawdzana jest zgodność odstępu pomiędzy próbnymi dojami z obowiązującymi wymogami. Przemienność dojów. Dotyczy metody AT4. Szczególną uwagę należy zwrócić przy pierwszym próbnym doju po urlopie (okresie wstawionym zootechnika oceny) Wykonanie próbnego doju zgodnie z planem. Porównanie zapisów dotyczących wykonania próbnego udoju pomiędzy planem pracy, a faktycznym przeprowadzeniem próbnego udoju. Wykonanie próbnego doju zgodnie z zapisami w dokumentacji hodowlanej i organizacyjnej. Sprawdzenie czy w dokumentach WKO/KPD/WZ, raport zootechnika, wpisana jest faktyczna data wykonania próbnego doju.

Dział II DÓJ Czy wszystkie krowy w stadzie objęte są owub? Porównanie faktycznego stanu krów z ilością zapisaną na dokumentach WKO/KPD. Czy próbny dój wykonany jest zgodnie z metodą oceny? (częstotliwość w ciągu doby). Sprawdzenie czy próbny dój wykonany jest zgodnie z metodyką określoną w procedurze P3. Sprawdzamy min. czy zootechnicy oceny mierzą mleko i pobierają próbę ze wszystkich dojów dla każdej krowy. Nawet jeżeli w dwukrotnie dojonej oborze tylko jedna krowa doi się trzykrotnie to musi być dla niej trzeci w ciągu doby próbny dój. W pojedynczych przypadkach, w metodach A4 i A8, zdarza się pobranie próby z jednego doju a na kolejnym już nie. Zootechnik powinien taką próbę wylać a zdarza się podanie jednej próbki jako dobowej. Pomiar ilości udojonego mleka. Sprawdzenie czy podczas odczytu ilości udojonego mleka odczyt ten został wykonany prawidłowo np.: Mlekometry – pionowe ustawienie miernika Waga – zawieszona w sposób umożliwiający prawidłowy odczyt Technika pobrania próby. Sprawdzenie czy mleko przed pobraniem do próbówki zostało w należyty sposób wymieszane oraz czy do pobrania próbki został użyty przyrząd do tego przeznaczony. Czy zootechnik osobiście dokonuje lub nadzoruje: identyfikację, pomiar mleka, pobranie prób? Sprawdzenie czy zachowana jest obowiązująca dla metod oceny „A” zasada, że zootechnik oceny osobiście dokonuje pomiaru mleka i pobrania próby lub nadzoruje pomiar mleka i pobranie próby w sposób uniemożliwiający dokonanie manipulacji przez hodowcę lub wyznaczoną przez niego osobę.

DZIAŁ III METROLOGIA Czystość i sprawność mlekometrów. Sprawdzenie czystości mlekometrów przed rozpoczęciem doju oraz obserwacja przepływu mleka podczas próbnego udoju. W przypadku stwierdzenia zabrudzeń mlekometrów – należy sprzęt umyć przed użyciem, natomiast jeżeli stwierdzono nieprawidłowości podczas trwania doju – mlekometr wyłączyć z użycia. Kalibracja. Przed przystąpieniem do doju sprawdzić ważność kalibracji urządzeń, w przypadku mlekometrów mechanicznych - zgodność numerów na tubie i kopułce mlekometru. W razie niezgodności wyłączyć urządzenie z użycia. Montaż urządzenia pomiarowego. Sprawdzić prawidłowe zawieszenie urządzeń (odchylenia od pionu). W przypadku braku pionizacji mlekometru poprawić zawieszenie. DZIAŁ IV IDENTYFIKACJA Kontury na karcie J-K. Porównanie konturów naniesionych na dokument Karta Jałówki-Krowy ze zwierzęciem. Jako niezgodne należy kwalifikować wyłącznie takie przypadki, które nie pozwalają na zidentyfikowanie zwierzęcia po konturach. Nie należy kwalifikować jako niezgodność przypadków nieprecyzyjnie namalowanych konturów, wynikających z braku talentów plastycznych. Pierwiastki. Sprawdzenie konturów dla wszystkich pierwiastek wchodzących do stada na danym próbnym doju. W trakcie próbnego doju. Sprawdzić, przed lub w trakcie wykonywania próbnego doju, czy przeprowadzana jest zalecana procedurami identyfikacja zwierząt. Przy przenoszeniu danych na kolejne nośniki (ze szczególnym uwzględnieniem elektronicznych rejestratorów). W przypadku kiedy informacja o ilości udojonego mleka oraz numerze próby nie jest nanoszona przez zootechnika oceny w trakcie próbnego doju bezpośrednio na dokument źródłowy (WKO) lub w PDA należy prześledzić (wyrywkowo lub kompleksowo) na podstawie informacji/dokumentów pomocniczych czy funkcjonujący w stadzie obieg informacji zapewnia przypisanie ilości udojonego mleka i próby właściwej krowie.

DZIAŁ V DANE I ZDARZENIA Poprawność zapisów na WZ, WKO, KPD. Sprawdzić czy dane zawarte w wymienionych dokumentach są zgodne i zbieżne.. Zgodność danych z systemem SYMLEK. Sprawdzenie czy dane zawarte w systemie SYMLEK są zgodne ze stanem faktycznym w gospodarstwie. Problem dotyczy głównie danych o oborze, ale też i poszczególnych zwierząt; dat, kodów ilości udojonego mleka itp. Ocena cech funkcjonalnych. Na podstawie rozmowy z hodowcą lub upoważnioną przez niego osobą sprawdzić czy osobiście dokonuje on (zgodnie z wymogami) oceny temperamentu i szybkości doju u pierwiastek. DZIAŁ VI ORGANIZACYJNE Plan pracy. Sprawdzenie poprawności wypełnienia dokumentu, porównanie z kopią, którą dysponuje inspektor nadzoru (np. prawidłowe i terminowe zgłoszenie zmian w planie). Raport. Sprawdzenie czy dokument jest wypełniony prawidłowo i zbieżny z planem pracy.

DZIAŁ VII KARTA JAŁÓWKI – KROWY W dziale należy zwrócić uwagę na kilkanaście najistotniejszych tematów dotyczących Karty J-K. Za poprawne uznaje się zapisy dokonane zgodnie z obowiązującą w momencie dokonywania wpisu procedurą. Jeżeli nie było specjalnego zalecenia - nie ma obowiązku, w przypadku zmian w procedurach dokonywania uzupełnień wstecz w kartach jałówki-krowy. Jeżeli wymogi aktualnie obowiązującej procedury są szersze dopuszcza się nanoszenie dodatkowych informacji na kartach J-K wstecz, nie jest to jednak obowiązkowe. Sprawdzonych kart J-K – wpisać ogólną ilość kart jałówki-krowy, które w trakcie kontroli zostały sprawdzone. We wszystkich skontrolowanych kartach JK należy określić poprawność podania wymienionych w protokole informacji oraz podać liczbę braków lub niezgodności wśród kontrolowanych kart przy każdym punkcie. Księga własna – sprawdzić obecność i zgodność ze stanem faktycznym (RW-2, SYMLEK) na dokumencie, Księga matki - sprawdzić obecność i zgodność ze stanem faktycznym (RW-2, SYMLEK) na dokumencie, Laktacje matki - sprawdzić obecność i poprawność zapisów, Test DNA - sprawdzić kompletność wymaganych informacji na dokumencie. Podpis i data – sprawdzić kompletność wszystkich miejsc na dokumencie gdzie podpis powinien być złożony zarówno przez hodowcę jak i zootechnika oceny. Unasienienia/Pokrycia – sprawdzić kompletność zapisów oraz czy wszystkie zabiegi i pokrycia wpisywane są na dokument, a nie tylko skuteczne. Wycielenia/Cielę – sprawdzić kompletność wpisywanych informacji oraz terminowość uzupełnień. W przypadku danych dotyczących cieląt zwracać szczególną uwagę na uzupełnienia nr kolczyków dla cieliczek. Omwyc / wiek 1-go wyc – sprawdzić czy pozycja uzupełniana jest na bieżąco zaraz po ukazaniu się danych na RW – 2. Laktacje własne - sprawdzić czy nie ma braków i czy pozycja uzupełniana jest na bieżąco zaraz po ukazaniu się danych na RW – 2. Ubycie – sprawdzić wymagane zapisy w przypadku Kart J-K zwierząt ubyłych ze stada (bez kodu 06). Ponadto sprawdzić czy dokonywane są zapisy nt. ubyć w pozycji wydajność matki. Korekta danych – sprawdzić czy wszelkie ręczne uzupełnienia lub wpisy dodatkowe na dokumentach są prawidłowe/zgodne z systemem SYMLEK oraz dokonane przez uprawnionego do tego pracownika PFHBiPM. Ponadto czy nie dokonywano poprawek danych wydrukowanych z systemu. Hodowca/Właściciel – w przypadku zwierząt z zakupu sprawdzić czy wpisane są dane nowego właściciela zwierzęcia. Inne – opisać kwestie związane z Kartą J-K nie ujęte wcześniej

Razem niezgodności na Karcie J-K – zsumować liczbę niezgodności lub braków wpisanych w poszczególnych pozycjach karty J-K. Ocena Działu Karta J-K, opis należy ograniczyć zgodnie z nagłówkiem tabeli. Kontrolowano – jeżeli w ogóle sprawdzano Karty J-K wpisać T - TAK lub N – NIE w przypadku braku takiej kontroli. Zgodność z procedurami i instrukcjami, na podstawie kolumny Liczba braków (…) wpisać: T – TAK w przypadku wszystkich poprawnych tematów, N – NIE w przypadku, gdy przynajmniej w jednym punkcie pojawiły się niezgodności lub braki. W celu późniejszego sprawdzenia wykonania zaleceń przez zootechnika zaleca się podać numery zwierząt z uchybieniami w dokumentacji.   PODSUMOWANIE: Kontrolowano pozycji - zsumować w pionie w ramach jednej kolumny, liczbę skontrolowanych pozycji – tematów z poszczególnych działów; Pozycji z niezgodnościami - zsumować w pionie w ramach jednej kolumny, liczbę pozycji ze stwierdzonymi niezgodnościami z procedurami i instrukcjami. Pole pod tabelą przeznaczone jest na: Opis każdej ze stwierdzonych niezgodności – w przypadku zaobserwowania nieprawidłowości w kontrolowanym temacie, miejsce pozwalające rozwinąć opis zaistniałych błędów/niezgodności. Uwagi – miejsce na opis spraw i tematów niedotyczących/niezwiązanych bezpośrednio z realizacją procedur ds. owub, które kontrolujący napotkał w trakcie wizyty w oborze, i na które należy zwrócić uwagę/wyjaśnić. Należy każdorazowo zaznaczyć/rozróżnić cyfrą 1 lub 2 czy opis dotyczy niezgodności czy spraw poza procedurami. Jeśli jest potrzeba należy dołączyć dodatkową stronę na opis niezgodności. W oparciu o opisy/uwagi inspektor nadzoru proponuje sposób usunięcia przyczyn niezgodności lub podejmuje działania związane z sytuacjami nietypowymi, propozycjami i wnioskami umieszczonymi na protokole. PODPISY Na dole protokołu znajduje się miejsce na datę i podpisy oraz pieczątki następujących osób: zootechnika oceny poświadczającego przyjęcie protokołu;