Kontrola zamówień publicznych w ramach RPO WM Hubert Guz Departament Funduszy Europejskich Kraków, 27 listopada 2017 r.

Wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone zgodnie z: Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, Zasadą konkurencyjności, Procedurą rozeznania rynku Wydatki rozliczane metodami uproszczonymi określonymi w Wytycznych* (m.in. koszty pośrednie w projekcie, ryczałt),

Jak ustalić która procedura z Wytycznych powinna być zastosowana? Szacowanie wartości zamówienia dokonane z należytą starannością jest podstawą ustalenia i wyboru procedury W szacowaniu wartości uwzględniamy ew. zamówienia uzupełniające. Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej lub podział zamówienia skutkujący zaniżeniem wartości szacunkowej – wyborem niewłaściwej procedury udzielania zamówienia. Ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek: usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie; możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Rozeznanie rynku (20-50 tys. zł netto) Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Jak to zrobić zgodnie z Wytycznymi? Udokumentować, że zamawiający: Upublicznił zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej oraz posiada jego wydruk wraz z otrzymanymi ofertami, lub Wysłał zapytanie ofertowe do co najmniej 3 wykonawców oraz posiada potwierdzenie jego wysłania wraz z otrzymanymi ofertami.

Zasada konkurencyjności (50 tys. zł – 30 tys Zasada konkurencyjności (50 tys. zł – 30 tys. euro netto lub powyżej 50 tys. zł) Obowiązkiem beneficjenta jest upublicznić zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności (katalog wyjątków patrz Wytyczne), które zawiera co najmniej następujące elementy: Opis przedmiotu zamówienia, jednoznaczny i wyczerpujący w tym z zastosowaniem kodów CPV; Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia – stawianie warunków jest nieobowiązkowe; Kryteria oceny ofert (muszą spełniać wymogi z wytycznych tj. m.in. zapewniające zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców); Informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert; Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty; Termin składania ofert – termin nie może być krótszy niż 7 lub 14 dni od daty upublicznienia; Termin realizacji umowy;

Elementy oferty cd. - zasada konkurencyjności Informację dot. zakazu powiązań osobowych i kapitałowych (nie dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania pzp); Określenie istotnych warunków zmian umowy – o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy; Informację o możliwości składania ofert częściowych – o ile zamawiający taką możliwość przewiduje; Informację o planowanych zamówieniach uzupełaniających, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone - o ile zamawiający przewiduje takie zamówienia. Ze złożonych ofert należy wybrać najkorzystniejszą ofertę, wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu w oparciu o ustalone kryteria oceny ofert. Wybór dokumentowany jest pisemnym protokołem. Obowiązek upublicznienia wyniku - informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sam sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie.

Najczęściej stwierdzane nieprawidłowości przez IZ RPO WM podczas kontroli zamówień standardowa korekta to 25%!!! Recydywa!!!

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – NARUSZENIE ART. 29 USTAWY PZP Niedopuszczalne jest w opisie przedmiotu zamówienia używanie nazw własnych/ wskazywanie na produkty konkretnego producenta chyba, że jest to uzasadnione specyfiką zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu temu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Niedopuszczalne jest żądanie, aby wykonawca posiadał autoryzowany serwis na terenie Polski (istotny jest czas reakcji na zgłoszoną awarię, który najczęściej jest określony w umowie z wykonawcą). Korekta finansowa/pomniejszenie za powyższe naruszenie wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności od charakteru i wagi nieprawidłowości.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE OPISU SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU – NARUSZENIE ART. 22 UST. 1a USTAWY PZP (1) Warunek udziału w postępowaniu powinien być związany z przedmiotem zamówienia i proporcjonalny do przedmiotu zamówienia (kubatura budynku, liczba kondygnacji, długość drogi itp. powinna odpowiadać przedmiotowi zamówienia, wartość robót, wartość polisy, środki pieniężne na rachunku bankowym powinna odnosić się do wartości przedmiotu zamówienia). Niedopuszczalne jest odnoszenie warunków udziału w postępowaniu do procentowej wartości składanej oferty (warunek nie jest taki sam dla wszystkich potencjalnych wykonawców i nie wyznacza stałej wartości dla wszystkich złożonych ofert). Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków powinna odnosić się wyłącznie do zakresu przedmiotowego wykonanych zadań. Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenia wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności od charakteru i wagi nieprawidłowości.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE OPISU SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU – NARUSZENIE ART. 22 UST. 1a USTAWY PZP (2) Niedopuszczalne jest stawianie warunku: iż profil działalności wykonawcy powinien odpowiadać przedmiotowi zamówienia (żaden przepis ustawy Pzp nie uzależnia możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego od zarejestrowania działalności gospodarczej w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia). wykazania się doświadczeniem jako generalny wykonawca, jeśli przedmiot zamówienia nie dotyczy skomplikowanych inwestycji budowlanych (np. budowa autostrad, linii kolejowych, oczyszczalni, obiektów wielkokubaturowych, gdzie niezbędne jest doświadczenie w koordynacji pracy wielu podwykonawców oraz logistyce umożliwiającej nieprzerwane prowadzenie robót). Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenia wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności od charakteru i wagi nieprawidłowości.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE ZAPISÓW DOTYCZĄCYCH KONSORCJUM – NARUSZENIE ART. 23 USTAWY PZP Co do zasady warunki udziału w postępowaniu powinny zostać spełnione przez członków konsorcjum łącznie. Dopuszczalne jest określenie przez Zamawiającego w obiektywnie uzasadniony sposób: spełniania przez Wykonawców działających w konsorcjum warunków udziału w postępowaniu, jeśli jest to uzasadnione charakterem zamówienia, określenie warunków realizacji zamówienia w inny sposób niż w stosunku do pojedynczego wykonawcy, jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne. Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenia wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności od charakteru i wagi nieprawidłowości.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE ZAPISÓW DOTYCZĄCYCH ZMIAN UMOWY– NARUSZENIE ART. 144 USTAWY PZP Na gruncie ustawy Pzp przed nowelizacją niedopuszczalna była zmiana umowy w przypadku, gdy Zamawiający nie przewidział możliwości dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz nie określił warunków takiej zmiany. Obecny zapis ustawy zwiększył ilość przesłanek dopuszczających zmiany umowy. Korekta finansowa / pomniejszenie wynosi 25%. Zmiana podmiotu trzeciego na etapie realizacji zamówienia na inny podmiot, który nie spełniał warunku udziału w postępowaniu określony w SIWZ, również jest traktowana jako istotna zmiana umowy.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE PUBLIKACJI – NARUSZENIE ART. 38 UST. 4A USTAWY PZP Brak zmiany treści ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych / Urzędzie Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w przypadku zmiany SIWZ (w zakresie np. przedmiotu zamówienia, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, terminu składania ofert). Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenie wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności charakteru i wagi nieprawidłowości. Brak przesunięcia terminu składania ofert (15 dni) w przypadku dokonania ww. zmian o czas, niezbędny na dokonanie zmian w ofertach (dotyczy postępowań „unijnych”). Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenie wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10%, 5% lub 2% w zależności od ilości dni skróconego terminu.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY – NARUSZENIE ART. 89 UST. 1 PKT 2 ORAZ ART. 26 UST. 3 i 4 USTAWY PZP Z treści oferty/ dokumentów przedłożonych do oferty bezsprzecznie powinno wynikać, iż Wykonawca składający ofertę spełnia wymogi SIWZ, tak by każdy (członkowie komisji przetargowej, inni wykonawcy), kto ma wgląd do tej oferty mógł jednoznacznie to potwierdzić. Zamawiający jest zobligowany do wezwania wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów albo którzy złożyli oświadczenia i dokumenty zawierające błędy, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że pomimo ich złożenia, oferta wykonawcy podlega odrzuceniu, albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenie wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności charakteru i wagi nieprawidłowości.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI – POZOSTAŁE Naruszenie art. 7 ust. 1 w zw. z art. 36 i 41 ustawy Pzp poprzez zawarcie nietożsamych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu i SIWZ (art. 36 i art. 41 ustawy Pzp wylicza elementy, jakie powinna zawierać SIWZ oraz ogłoszenie o zamówieniu). Informacje zawarte w powyższych dokumentach powinny być ze sobą spójne i w sposób jednakowy opisywać zasady uczestnictwa w postępowaniu i realizacji zamówienia. Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenie wynosi 25% z możliwością obniżenia do 10% lub 5% w zależności charakteru i wagi nieprawidłowości. Niedopuszczalne jest żądanie szerszego / węższego zakresu dokumentów wymaganych od wykonawców krajowych niż od wykonawców posiadających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP. Korekta finansowa / pomniejszenie za powyższe naruszenie wynosi 5%.

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE KONTROLI WYDATKÓW PONIŻEJ 30 tys. euro ZASADA KONKURENCYJNOŚCI I ROZEZNANIE RYNKU niedopełnienie obowiązku umieszczenia zapytania ofertowego: na stronie internetowej Beneficjenta lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców – rozeznanie rynku w bazie konkurencyjności – zasada konkurencyjności ustalenie terminów składania ofert krótszych niż przewidziane we właściwych procedurach jako minimalne – wyznaczenie krótszego o 1 dzień terminu na składanie ofert (termin liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia)

NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE KONTROLI WYDATKÓW PONIŻEJ 30 tys. euro ZASADA KONKURENCYJNOŚCI I ROZEZNANIE RYNKU niedopełnienie obowiązku właściwego upublicznienia – zastosowanie trybu niekonkurencyjnego wolnej ręki bez zaistnienia przesłanek dokonanie niedozwolonej zmiany postanowień zawartej umowy w sprawie zamówienia – wydłużenie terminu realizacji części zamówienia – zasada konkurencyjności opisanie przedmiotu zamówienia bez zastosowania kodów CPV – zasada konkurencyjności Wysokości korekt za naruszenie warunków wynikających z umowy są takiej samej wartości jak analogiczne naruszenie w zakresie nieprawidłowości w związku z naruszeniem ustawy Prawo zamówień publicznych.

Dziękuję za uwagę