Przyczyny powstawania, wykrywanie i poprawianie błędów księgowych Dr inż. Karolina Bondarowska

Zestawienie obrotów i sald Zestawienie obrotów i sald sporządza się na dzień bilansowy. Stanowi ono punkt wyjścia do sporządzenia bilansu oraz rachunku zysków i strat. Salda debetowe kont bilansowych zestawienia obrotów i sald stanowią aktywa bilansu, a salda kredytowe kont bilansowych pasywa bilansu. Obroty kont przychodów i kosztów stanowią podstawę sporządzenia rachunku zysków i strat. Zestawienie obrotów i sald pozwala także na ujawnienie błędów, które powstają, gdy nie jest stosowana zasada podwójnego księgowania a także ułatwia znalezienie błędów rachunkowych.

Najczęstsze przyczyny błędów księgowych Dokonanie księgowania w niewłaściwy sposób – inna kwota, nieodpowiednie konto lub strona konta, naruszenie zasady podwójnego zapisu. Dwukrotne ujęcie tej samej operacji. Pominięcie operacji gospodarczej w księgach rachunkowych. Wykrycie błędów księgowych następuje najczęściej: w rezultacie uzgodnienia zapisów na kontach, podczas sporządzania zestawień kontrolnych lub zestawienia obrotów i sald, w wyniku inwentaryzacji.

Poprawianie błędów księgowych – KOREKTA Może być zastosowana na wszystkich odręcznych zapisach księgowych przed zamknięcia miesiąca. Polega na przekreśleniu błędnego zapisu (tekstu, liczby) poziomą czerwoną linią z zachowaniem jego czytelności, naniesienie poprawnego zapisu wraz z datą i podpisem osoby upoważnionej do poprawki. Taki sposób poprawki nie dotyczy pojedynczych liter lub cyfr.

Poprawianie błędów księgowych – storno czarne Do likwidacji błędnych zapisów ujawnionych po zamknięciu miesiąca stosuje się STORNO. Polega ono na usunięciu przez odpowiedni zapis stornujący (bez dokonywania jakichkolwiek skreśleń) wpływu niewłaściwego zapisu na saldo końcowe konta lub na obroty i saldo końcowe jednocześnie. Podstawą zapisu stornującego jest specjalnie w tym celu sporządzona nota księgowa określająca sposób usunięcia skutków błędnego zapisu. Storno można stosować zarówno do odręcznie prowadzonych zapisów księgowych jak i księgowości komputerowej. Stosuje się dwa rodzaje storna: czarne i czerwone.

Poprawianie błędów księgowych – storno czarne Storno czarne występuje w dwóch postaciach – storna całkowitego i częściowego. Storno czarne całkowite polega na dokonaniu zapisu przeciwstawnego (po przeciwnej stronie konta) w stosunku do zapisu błędnego, przez co anulowany zostaje błąd. Storno czarne częściowe polega na anulowaniu błędnego zapisu jedynie na koncie, na którym ten zapis wystąpił przez zastosowanie zapisu przeciwstawnego.

Storno czarne całkowite Zakupiono materiały od dostawcy w kwocie 46 500 (termin płatności 7 dni), co błędnie zaksięgowano na kontach Środki trwałe i Zobowiązania wobec pracowników. (2) 46 500 46 500 46 500 (2) Zobowiązania wobec pracowników 46 500 (1)6 Materiały Środki trwałe (1) 46 500 Zobowiązania wobec dostawców (3) 46 500 46 500 46 500 (3) 46 500

Storno czarne częściowe Otrzymano materiały od dostawcy w kwocie 46 500 (termin płatności 7 dni), co błędnie zaksięgowano na koncie Środki trwałe. (2) 46 500 46 500 46 500 (2) Zobowiązania wobec dostawców 46 500 (1) Materiały Środki trwałe (1) 46 500

Wpływ storna czarnego na obroty i salda końcowe Zastosowanie strona czarnego gwarantuje uzyskanie prawidłowych sald końcowych na kontach, ale jednocześnie przyczynia się do sztucznego zawyżenia obrotów o kwoty błędnych zapisów i zapis storna.

Poprawianie błędów księgowych – storno czerwone Istota storna czerwonego polega na wykorzystaniu zapisu ujemnego. Zapis stornujący jest dokonywany identycznie jak zapis błędny. Przy sumowaniu obrotów traktowany jest jako wartość ujemna i podlega odejmowaniu, dlatego nie wpływa na wartość obrotów i sald. Dla oznaczenia ujemnego charakteru zapisu stornującego stosuje się kolor czerwony lub zapis w ramce.

Poprawianie błędów księgowych – storno czerwone Operację zakupu materiałów za gotówkę błędnie zaksięgowano na koncie rachunek bankowy Sp. 43 500 Sp. 50 500 Rachunek bankowy 15 000 (1) 15 000 (2) Kasa Materiały 15 000 (2) 15 000 (3) 15 000 15 000 (3)

Poprawianie błędów księgowych – przykład Salda wybranych kont w przedsiębiorstwie X wynosiły: Rachunek bankowy – 50 000, Kredyt bankowy – 50 000. Operację gospodarczą podjęcia gotówki w wysokości 12 500 z banku do kasy błędnie zaksięgowano na kontach: Kasa (Wn) i Kredyt bankowy (Ma) a) poprawić błędnie zaksięgowaną operację stornem czarnym i sporządzić zestawienie obrotów i sald, b) poprawić błędnie zaksięgowaną operację stornem czerwonym i sporządzić zestawienie obrotów i sald.

Poprawianie błędów księgowych – storno czarne Rachunek bankowy 12 500 (3) 12 500 37 500 Sk. 50 000 Kredyt bankowy (2) 12 500 Sk. 50 000 62 500 50 000 Sp. 12 500 (1) Kasa (1) 12 500 (3) 12 500 25 000 Sp. 50 000 50 000 12 500 (2) 12 500 12 500 Sk. 25 000 a Konto Obroty Salda Wn Ma Rachunek bankowy 50 000 12 500 37 500 Kredyt bankowy 62 500 Kasa 25 000 Razem 87 500

Poprawianie błędów księgowych – storno czerwone Sp. 50 000 50 000 __ 12 500 Sk. 12 500 Rachunek bankowy 12 500 (3) 37 500 Sk. Kredyt bankowy Sk. 50 000 ___ 50 000 Sp. 12 500 (1) 12 500 (2) Kasa (1) 12 500 (2) 12 500 (3) 12 500 Konto Obroty Salda Wn Ma Rachunek bankowy 50 000 12 500 37 500 Kredyt bankowy - Kasa Razem 62 500