Łączenie pism w sprawy, pisma nie tworzące akt spraw Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik

Ustawa z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 Nr 38 poz.173) – Ustawa z dn. 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz.566) Art.6.1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowy lub przyjęcia do wiadomości

Znak sprawy znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestrujących pisma w obrębie danej sprawy: symbol komórki organizacyjnej symbol klasyfikacyjnego wykazu akt numer sprawy rok założenia sprawy

dotyczy sprawy już wszczętej Obieg pisma Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej rozpoczyna nową sprawę

dotyczy sprawy już wszczętej Obieg pisma dotyczy sprawy już wszczętej prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy

rozpoczyna nową sprawę Obieg pisma rozpoczyna nową sprawę prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy

Znak sprawy POIN.123.5.2016 POIN to oznaczenie komórki wewnętrznej w której wytworzono dokument 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt 5 to liczba określająca piątą sprawę rozpoczętą w 2016 r. w komórce oznaczonej POIN, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123 2016 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła

Znak sprawy [komórka].[symbol].[nr_kolejny].[rok] SNA 011 2 2017 SNA.011.2.2017

Znak sprawy – oznaczenia dodatkowe SNA.011.2.2017 Kolejny numer pisma w sprawie, np. 3 SNA.011.2.2017. 3

Znak sprawy – oznaczenia dodatkowe SNA.011.2.2017.3 Inicjały wykonawcy, np. MW SNA.011.2.2017.3. MW

Spis spraw rok Symbol kom.org. oznacz .teczki wykonawca Symbol kom.org. oznacz .teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

Spis spraw 2017 Znak sprawy SNA.011.1.2017 SNA 011 Maria Wasik SNA 011 Akty normatywne stanowiące podstawę prawną organizacji i zakresu działania własnej jednostki. rok wykonawca Symbol kom.org. oznacz .teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. Zmiana etatu jednostki. Dowództwo Generalne WBH. 123.1. 2016 12.05. 2016 r. Znak sprawy SNA.011.1.2017

Dotyczy: protokołu ekspertyzy archiwalnej Egz.nr………….. Gdynia, dn……………..  DOWÓDCA JW. 0000 płk Jan PUŁKOWNIK ul. Jasna 2 00-910 Gdynia    Dotyczy: protokołu ekspertyzy archiwalnej     DOWÓDCA płk Adam ADAMEK Wykonano w 2 egz. Egz. nr 1 – a/a Egz. nr 2 – JW. 0000  Maria Brzeska-Wasik, 261-267-221 06.02.2017r., T.14/17  SO.011.1.2016

Dokumentacja nie tworząca akt spraw Dokumentację nie tworzącą akt spraw mogą stanowić w szczególności: a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy c) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe d) listy obecności e) karty urlopowe f) dokumentacja magazynowa g) środki ewidencyjne archiwum zakładowego/składnicy akt /kancelarii h) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych

Dokumentacja nie tworząca akt spraw Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w jednolitym rzeczowym wykazie akt

KIEROWNIK SEKCJI NADZORU DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ KIEROWNIK SEKCJI NADZORU Maria Brzeska-Wasik tel. 261-267-221 archiwum.nadzor@ron.mil.pl