Ryzyko jako determinanta wyników projektowania Tytuł zrealizowanej przeze mnie pracy magisterskiej brzmi “Ryzyko jako determinanta wyników projektowania”. Myślę, że w tym miejscu należy się słowo wyjaśnienia dlaczego akurat ten aspekt zarządzania projektami stał się tematem mojej pracy. Cechą charakterystyczną każdego projektu jest jego niepewność, której źródłem jest unikalność działań realizowanych w ramach danego przedsięwzięcia. Do projektów o szczególnie wysokim poziomie niepewności można zaliczyć projekty informatyczne. Statystyki dowodzą, że przeciętnie czas realizacji projektów informatycznych jest przekroczony o ponad 200%, koszt jego realizacji o 189% a funkcjonalność zrealizowana w 61%. Wynika to z niewiedzy lub braku możliwości identyfikacji wszystkich zagrożeń kluczowych elementów projektu. Niewiedzy tej nie można całkowicie wyeliminować, ale poprzez zarządzanie ryzykiem można ograniczyć jej skutki. Piotr Czajkowski Nr. albumu: 6796 Promotor: Prof. dr hab. inż. Piotr Zaskórski

CEL I HIPOTEZA BADAWCZA Celem pracy jest weryfikacja hipotezy, że: RYZYKO W REALIZOWANYM PROJEKCIE MA DUŻY WPŁYW NA OSTATECZNE WYNIKI PROJEKTOWANIA A PRAWIDŁOWO PRZEPROWADZONY PROCES ZARZĄDZANIA RYZYKIEM MINIMALIZUJE STRATY ZWIĄZANE Z WYSTĄPIENIEM JEGO NEGATYWNYCH SKUTKÓW. W pracy dyplomowej podjęto próbę weryfikacji hipotezy że: ryzyko w realizowanym projekcie ma duży wpływ na ostateczne wyniki projektowania a prawidłowo przeprowadzony proces zarządzania ryzykiem minimalizuje straty związane z wystąpieniem jego negatywnych skutków.

ZAKRES PRACY ZŁOŻONOŚĆ, ZAKRES I WARTOŚĆ PROJEKTU ANALIZA I OCENA RYZYKA MODEL OCENY RYZYKA W PROJEKCIE INFORMATYCZNYM ZARZĄDZANIE RYZYKIEM W PRZYKŁADOWYM PROJEKCIE INFORMATYCZNYM Praca dyplomowa składa się z czterech części. Rozdział pierwszy stanowi opis ogólnych pojęć o zarządzaniu projektami. Przedstawiono tu istotę projektu ,jego zakres oraz procesy które mają na niego wpływ. W dalszej części rozdziału sklasyfikowano i opisano koszty projektu oraz wyszczególniono wskażniki określające jego wartość. Rozdział drugi odnosi się do najważniejszych elementów analizy i oceny ryzyka projektowego. Określono w nim istotę ryzyka I jego źródeł. Dokonana została kategoryzacja i klasyfikacja ryzyka w oparciu o różne płaszczyzny a także opisane zostały procesy zarządzania ryzykiem oraz metody I modele szacowania I pomiaru wartości ryzyka. Trzeci rozdział stanowi pewien uogólniony model oceny ryzyka, który został wykorzystany w części praktycznej pracy. Opisuje poszczególne etapy gwarantujące skuteczne I efektywne zarządzanie projektem ze szczególnym uwzględnieniem kryterium ryzyka. Ostatni rozdział wykorzystuje stworzony model do prezentacji procesu zarządzania ryzykiem w celu potwierdzenia postawionej hipotezy.

CZYM JEST RYZYKO? WPŁYW NA CELE PROJEKTU WYSTĄPIENIE NIEPEWNOŚĆ Ryzyko projektu to przede wszystkim skutek niepewnego zdarzenia lub okoliczności, które w przypadku wystąpienia może mieć korzystny lub niekorzystny wpływ na przynajmniej jeden z celów projektu takich jak czas, koszt, zakres lub jakość. Pojęcie ryzyka można również definiować jako pewien stopień niepewności, który ma wpływ na przebieg realizacji przedsięwzięcia i wymagający odstąpienia od pierwotnych założeń projektowych. Na systemowe ujęcie ryzyka, składają się takie cechy jak: Podjęcie ryzyka może mieć zarówno skutki pozytywne jak i negatywne, w postaci wygenerowanych korzyści lub poniesionych strat Poziom ryzyka może się zmieniać na każdym etapie realizacji projektu, dlatego też można je przedstawić jako funkcję czasu Wygenerowane korzyści lub poniesione straty w wyniku podjęcia ryzykownych działań można wyrazić zarówno w jednostkach finansowych jak i niefinansowych Proces obliczania wartości podejmowanego ryzyka może bazować na metodach jakościowych oraz ilościowych

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Planowanie zarządzania ryzykiem Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Planowanie reakcji na ryzyko Monitorowanie I kontrola ryzyka Zarządzanie ryzykiem w projekcie to systematyczny proces planowania, identyfikacji, analizy, planowania reakcji oraz monitorowania i kontroli. Celem zarządzania ryzykiem jest zminimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia negatywnych zdarzeń i ich skutków oraz zmaksymalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń korzystnych. Pierwszym z procesów zarządzania ryzykiem jest planowanie zarządzania ryzykiem, które polega na zdefiniowaniu podejścia do kwestii związanych z zarządzaniem ryzykiem oraz na opracowaniu planów działań w ramach tego procesu Faza identyfikacji polega na zidentyfikowaniu wszystkich typów ryzyka, które mogą wystąpić przy realizacji projektu. Identyfikacja ryzyka należy do procesów iteracyjnych ponieważ istnieje możliwość wystąpienia różnych typów ryzyka w różnych fazach realizacji projektu. Podstawową czynnością w fazie analizy jakościowej ryzyka jest ocena prawdopodobieństwa wystąpienia wcześniej zidentyfikowanych typów ryzyka oraz ich skutków. Istota ilościowej analizy ryzyka polega na przedstawieniu skutków wystąpienia danego rodzaju ryzyka w postaci liczbowej Celem procesu planowania reakcji na ryzyko jest określenie metod i sposobów działania, które zmierzają do zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka mogących stanowić zagrożenie dla celów projektowych Proces monitorowania i kontroli ryzyka polega na zastosowaniu poprzednio zdefiniowanych planów reakcji na ryzyko, ciągłej obserwacji zidentyfikowanych czynników ryzyka, oraz rozpoznawaniu nowych źródeł ryzyka

POMIAR RYZYKA Prawdopodobieństwo wystąpienia Rozmiar skutków wystąpienia danego ryzyka danego ryzyka LICZBA WYSTĄPIEŃ ZAGROŻENIA 𝑹=𝑷∗𝑺∗𝒏 PODATNOŚĆ NA RYZYKO 𝑹=𝑷∗𝑺∗ 𝑷 𝒅 WSPÓŁCZYNNIK EKSPOZYCJI 𝑹=𝑷∗𝑺∗ 𝑬 𝒚 𝑹=𝑷∗𝑺 Jednym z ważniejszych elementów analizy i oceny ryzyka jest jego pomiar. Mówiąc o pomiarze ryzyka mam na myśli dwie jego składowe: Prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz rozmiar jego skutków. Składowe te wyznaczają wartość ryzyka, będącą iloczynem tych dwóch elementów. Do pozostałych elementów mających wpływ na wartość ryzyka możemy zaliczyć: Liczbę wystąpień zagrożenia Podatność na ryzyko – która wskazuje na stopień w jakim określone działania projektowe zagrożone są wystąpieniem danego typu ryzyka i jego skutkami. Współczynnik ekspozycji - który w przeciwieństwie do podatności na ryzyko odnosi się do stopnia w jakim cały projekt jako przedsięwzięcie jest narażone na wystąpienie danego rodzaju ryzyka W celu dokładniejszej analizy ryzyka zaleca się stosowanie wszystkich wyżej wymienionych kombinacji elementów mających wpływ na wartość ryzyka.

TECHNIKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM 1/3 ANALIZA SWOT Czynniki Pomocne Szkodzące Wewnętrzne S Mocne strony W Słabe strony Zewnętrzne O Szanse T Zagrożenia PROFILE RYZYKA Jedną z metod zarządzania ryzykiem jest Analiza SWOT która jest narzędziem wykorzystywanym w celu przeprowadzenia analizy organizacji pod kątem ryzyka. Poprawnie przeprowadzona pomaga w zidentyfikowaniu określonych czynników ryzyka, oraz zagrożeń lub szans, które wraz z nim się pojawiają. Mimo swojej nazwy ma ona raczej postać reprezentacyjną aniżeli analityczną bowiem możemy ją wykorzystać jedynie w celu przedstawienia ryzyka projektu w jego szerszym kontekście. Jedną z metod ilościowej analizy ryzyka jest metoda profilowania ryzyka. Polega ona na wypełnieniu macierzy odpowiednimi wartościami po realizacji procesu identyfikacji oraz oceny ryzyka. Ważnym aspektem podczas procesu profilowania ryzyka jest uwzględnienie spriorytetyzowanych parametrów projektu. Być może organizacja realizująca projekt zwraca większą uwagę na jakość realizowanych produktów aniżeli na ostateczny termin ich oddania. W takim wypadku niezbędne jest stworzenie profili ryzyka w oparciu o parametry projektu mające różny priorytet. Prawd. Zagrożenia/Szanse 0,9   2, 11 1, 13 9 0,7 3 5, 17 10 0,5 6 0,3 11 0,1 8 14 12 Skutek B. mały Mały Średni Duży B. duży

TECHNIKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM 2/3 TECHNIKI SIECIOWE Podstawą dla osiągnięcia celów projektu jest bardzo dobrze opracowany harmonogram wraz z dobrze zaprojektowaną strukturą czynności. Diagramy sieciowe stanowią graficzną prezentację czynności wchodzących w granice danego projektu ich następstwa oraz zależności. Z punktu widzenia ryzyka projektowego zarządzanie czasem determinuje szereg elementów, które wpływają na poziom ryzyka np. koszty lub efektywną alokację zasobów biorących udział w projekcie. Techniki sieciowe mają pomóc w minimalizacji poziomu ryzyka, wczesnej identyfikacji zagrożeń związanych z np. opóźnieniem w realizacji danych modułów projektu lub braku zasobów realizujących projekt, czy też wzrostem kosztów całkowitych projektu.

TECHNIKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM 3/3 ANALIZA DECYZJI OCZEKIWANA WARTOŚĆ PIENIĘŻNA 𝑃 𝑆 𝑗 ≥0 dla wszystkich czynników ryzyka   𝒋 𝒏 𝑷 𝑺 𝒋 =𝑷 𝑺 𝟏 +𝑷 𝑺 𝟐 +𝑷 𝑺 𝟑 +…+𝑷 𝑺 𝒏 Gdzie: 𝑃 𝑆 𝑗 – Prawdopodobieństwo wystąpienia czynnika ryzyka 𝑆 𝑗 n – liczba możliwych czynników ryzyka Analiza decyzja może okazać się przydatną metodą w sytuacji możliwości wyboru jednej z wielu opcji strategii działania, które mogą reprezentować różny stopień ryzyka. W celu wybrania odpowiedniej techniki analizy decyzji, koniecznym procesem jest uporządkowanie wiedzy o zdarzeniach, które stanowią zagrożenie dla naszego projektu i wpłyną na jego wyniki. Metodą znajdującą najszersze zastosowanie jest metoda oczekiwanej wartości pieniężnej. Metodę tą można wykorzystać na każdym etapie realizacji projektu, natomiast największą rolę odgrywa w procesie rozpoczęcia projektu. Stosuje się ją w celu obliczenia kosztu danej decyzji oraz jej wpływ na wyniki projektowania. Wyniki analizy decyzji i ich przydatność w procesie zarządzania projektami różni się w zależności od kilku czynników do których można zaliczyć: Dokładność przeprowadzonej analizy decyzji Poziom jej szczegółowości Użyteczność bowiem ,metoda ta jest najbardziej użyteczna w przypadku zastosowania jej w pojedynczym zagadnieniu 𝑬𝑴𝑽 𝒅 𝒊 = 𝒋 𝒏 𝑷 𝑺 𝒋 𝑽 𝒅 𝒊 , 𝒔 𝟏

MODEL OCENY RYZYKA Celem stworzonego modelu oceny ryzyka jest powiązanie procesu zarządzania ryzykiem z ostatecznymi wynikami projektowania. Pierwszym procesem jest określenie zakresu prac projektowych. Kolejnym krokiem jest stworzenie uzasadnienia biznesowego, w którym zdefiniowane zostaną korzyści wynikające z realizacji projektu w postaci wygenerowanych zysków. Kolejnym niezbędnym elementem w procesie oceny ryzyka jest stworzenie harmonogramu projektu, z wyszczególnieniem zasobów realizujących określone części projektu. Na podstawie tak stworzonego harmonogramu, wraz z wyszczególnieniem kosztu każdego zasobu w postaci pracownika możliwe jest dokonanie obliczeń całkowitych kosztów projektu. Meritum modelu stanowi poprawnie przeprowadzony proces zarządzania ryzykiem rozpoczynający się od identyfikacji źródeł ryzyka. Kolejnym etapem jest klasyfikacja zidentyfikowanych źródeł ryzyka według jego potencjalnego wpływu na ostateczny wynik projektowania. W ramach tej klasyfikacji powinna zostać dokonana analiza jakościowa oraz ilościowa wszystkich zidentyfikowanych czynników ryzyka. Analiza ilościowa będzie stanowiła podstawę do przeprowadzenia pomiaru ryzyka. Jeżeli jego wartość będzie większa od 50%, projekt będzie uznany za zbyt ryzykowny i zostanie przerwany na etapie podjęcia decyzji o jego dalszej realizacji.

Chciałbym teraz na chwile przejść do aplikacji która została stworzona w oparciu o poprzednio opisany model oceny ryzyka. Jak widać pierwszym etapem jest zdefiniowanie zasobów biorących udział w projekcie. Każdy zasób ma przypisaną stawkę godzinową, na podstawie której obliczone zostaną koszty całkowite projektu oraz dokonane zostanie wyznaczenie wartości projektu w oparciu o metody statytyczne I dynamiczne. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie zakresu projektu w postaci zadań, przypisanie tych zadań do odpowiednich zasobów a także oszacowanie czasu ich trwania. Na podstawie stawki godzinowej zasobu realizującego zadanie wyznaczony zostaje jego całkowity koszt. Suma kosztów poszczególnych zadań stanowi całkowity koszt projektu.

Kolejnym etapem jest identyfikacja I klasyfikacja źródeł ryzyka I przypisanie im odpowiednio: prawdopodobieństwa wystąpienia oraz kosztu w momencie jego materializacji. Koszt wystąpienia ryzyka oraz potencjalna ilośc jego wystąpień w ciągu roku wyznaczą nam roczny koszt tego ryzyka.

Dzięki identyfikacji źródeł ryzyka oraz jego potencjalnego wpływu na koszty projektu obliczany jest poziom ryzyka oraz generowana zostaje mapa ryzyka. Dzięki niej możemy na bieżąco monitorować zidentyfikowane źródła ryzyka I reagować zgodnie z określonymi planami reakcji na ryzyko. Na podstawie wyznaczonych kosztów i założonych zysków dokonane zostaje wartościowanie projektu w oparciu o metody statyczne I dynamiczne. Dzięki zastosowaniu metod statycznych wyznaczony zostaje prosty okres zwrotu oraz zwrot z inwestycji. W metodach dynamicznych obliczana jest wartość biężaca netto.

Identyfikacja czynników ryzyka WNIOSKI Identyfikacja czynników ryzyka Analiza ryzyka Harmonogram Planowanie reakcji Wartość Ryzyko Jakość Dzięki prawidłowemu zastosowaniu procesu zarządzania ryzykiem, udało się zminimalizować poziom ryzyka, które w przypadku materializacji, negatywnie wpłynęłoby na wyniki projektu. Jakość zrealizowanego produktu wzrosła co przyczyniło się do wzrostu jego wartości. Dlatego też mogę potwierdzić postawioną na poczatku hipotezę, że ryzyko w realizowanym projekcie ma ogromny wpływ na ostateczne wyniki projektowania a prawidłowo przeprowadzony proces zarządzania ryzykiem minimalizuje straty związane z wystąpieniem jego negatywnych skutków.

ZAKOŃCZENIE „Największym wrogiem dobrego planu jest marzenie o planie doskonałym” ~Carl von Clausewitz NIE MA PRZEDSIĘWZIĘĆ POZBAWIONYCH RYZYKA RYZYKO DETERMINUJE WARTOŚĆ I JAKOŚĆ WYNIKÓW PROJEKTOWANIA RYZYKO WYMAGA CIĄGŁEGO MONITOROWANIA I ZARZĄDZANIA STOSUJĄC NAJLEPSZE PRAKTYKI ZARZĄDZANIA RYZYKIEM ZWIĘKSZAMY EFEKTYWNOŚC, WARTOŚĆ ORAZ JAKOŚĆ WYNIKÓW PROJEKTOWANIA POMIJAJĄC ASPEKT RYZYKA SKAZUJEMY SIĘ NA PORAŻKĘ Te słowa Carla von Clausewitza doskonale oddają istotę ryzyka ponieważ nie ma przedsięwzięć które byłyby go pozbawione. Ryzyko ma istotny wpływ na całość działalności projektowej i determinuje ostateczny obraz produktu. Na takie ryzyko można, a nawet trzeba się przygotować, identyfikując jego czynniki, planując cały proces zarządzania ryzykiem, obliczając jego wartość, planując określone działania minimalizując negatywne skutki jego wystąpienia oraz na bieżąco monitorować. Dzięki zastosowaniu najlepszych praktyk zarządzania projektami a zwłaszcza zarządzania ryzykiem zwiększamy efektywność całego projektu oraz jakość wygenerowanych podczas jego realizacji produktów. Pomijając tak ważny aspekt jakim jest ryzyko projektowe praktycznie z góry jesteśmy skazani na porażkę.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!