MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ   ............................................................................................ (nazwa organu realizującego postępowanie sprawdzające) ............................................... (klauzula tajności) Egz. pojedynczy AKTA POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO ............................................................ (nr akt / PS (Z, P lub S) / rok) (stopień wojskowy, nazwisko i imię, imię ojca, rok urodzenia) ROZPOCZĘTO ................................. ZAKOŃCZONO ................................. ILOŚĆ ARKUSZY ................................. PRZECHOWYWAĆ LAT ................................ KATEGORIA ARCHIWALNA ............................. MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ

TECZKA AKT POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO Czynności postępowania sprawdzającego dokumentowane są w formie akt postępowania sprawdzającego. Akta każdego postępowania sprawdzającego (nowego i kolejnego) są prowadzone i ewidencjonowane oddzielnie. W teczce akt postępowania sprawdzającego kompletuje się wszelką korespondencję i dokumenty sporządzone w toku tego postępowania.

POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO TECZKA AKT POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO   Zawiera: 1)   Spis dokumentów. 2)   Wykaz osób prowadzących teczkę. 3)   Wykaz osób zapoznanych z dokumentami. 4)   Wniosek o wszczęcie postępowania sprawdzającego. 5)   Ankietę bezpieczeństwa osobowego (wg załącznika nr 2, ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych). 6)    Wyniki sprawdzeń: -     w Krajowym Rejestrze Karnym, -     w Biurze Informacji i Statystyki Centralnego Zarządu Służby Więziennej, -     w Urzędzie Stanu Cywilnego, -     w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie (wyłącznie w odniesieniu do osób kandydujących na stanowiska z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”), 7) Inne dokumenty oraz korespondencję dotyczącą realizowanych czynności w ramach postępowania sprawdzającego. 8)    Notatkę dotyczącą wyniku procedury sprawdzeniowej. 9) Drugi egzemplarz informacji przesłanej do kierownika właściwej jednostki organizacyjnej dotyczącej sposobu zakończenia postępowania wraz z kserokopią poświadczenia bezpieczeństwa bądź odmowy poświadczenia bezpieczeństwa.

Skąd lub dokąd przesłany   (nr akt) SPIS DOKUMENTÓW   (nr akt) SPIS DOKUMENTÓW Nr dokumentów   Skąd lub dokąd przesłany Nazwa dokumentu Numer strony Uwagi Wych. Wch. 1 2 3 4 5 6

WYKAZ osób prowadzących teczkę Lp.     (nr akt)   WYKAZ osób prowadzących teczkę   Lp. Stanowisko, stopień, imię i nazwisko prowadzącego teczkę Okres prowadzenia Podpis i data od do 1 2 3 4 5

osób zapoznanych z dokumentami   WYKAZ (nr akt) osób zapoznanych z dokumentami     Lp. Stanowisko, stopień, imię i nazwisko Podstawa (nr poświadczenia bezpieczeństwa) Data zapoznania Podpis 1 2 3 4 5

Karta ewidencyjna Pełnomocnik ochrony po zakończeniu postępowania sprawdzającego dotyczącego dostępu do informacji oznaczonych klauzulą „POUFNE”, przesyła w terminie 7 dni kartę ewidencyjną (KE) do właściwej jednostki organizacyjnej WSI.

Karta ewidencyjna W przypadku wydania poświadczenia bezpieczeństwa, ze zmienionymi danymi osobowymi, dotyczącego dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „POUFNE” - pełnomocnik ochrony przesyła w terminie 7 dni kartę ewidencyjną (KE) do właściwej jednostki organizacyjnej WSI oraz zawiadamia kierownika jednostki organizacyjnej.

Karta ewidencyjna O przekazaniu akt postępowania sprawdzającego do archiwum lub innej jednostki organizacyjnej, pełnomocnik ochrony informuje właściwą jednostkę WSI poprzez przesłanie w ciągu 7 dni karty ewidencyjnej (KE). W przypadku przekazania zakończonych akt postępowania sprawdzającego do jednostki organizacyjnej, będącej nowym miejscem pełnienia służby (pracy) osoby sprawdzonej, pełnomocnik ochrony przyjmujący akta, w terminie 7 dni, przesyła kartę ewidencyjną (KE) do właściwej jednostki organizacyjnej WSI, podając w pkt. 10 karty (KE) aktualne miejsce przechowywania akt postępowania.

Wykaz osób wobec których przeprowadzono postępowanie sprawdzające Pełnomocnik ochrony prowadzi ewidencję osób, którym wydano poświadczenie i certyfikat bezpieczeństwa albo odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa, wykorzystując karty ewidencyjne (KE) oraz wykaz osób wobec których przeprowadzono postępowanie sprawdzające i wykaz stanowisk. Wykaz osób stanowi książkę ewidencyjną akt postępowań sprawdzających i podlega zarejestrowaniu w rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych w kancelarii tajnej jednostki organizacyjnej.

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ DECYZJA Nr 40/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 9 lutego 2004 r.   w sprawie szczegółowych zasad i trybu prowadzenia postępowań sprawdzających, wydawania certyfikatów bezpieczeństwa NATO i UE oraz ich dokumentowania.