Inwigilacja czy monitoring pracowników - co może pracodawca? Mariola Posiewka-Kowalska Prawnik Baker & McKenzie .

Agenda 1 2 3 4 5 Wprowadzenie Ramy prawne monitoringu Metody monitoringu – narzędzia i granice ich wykorzystania 4 Klauzule tajności wynagrodzeń 5 Podsumowanie

Wprowadzenie

Praca a prywatność Koncepcja „uzasadnionego oczekiwania prywatności” w miejscu pracy Orzeczenie Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 16 grudnia 1992 r. w sprawie 1370/88 Niemietz v. Niemcy – przeszukanie biura adwokata naruszyło jego prawo do prywatności Trudne pytania: Jaka powinna być granica wkraczania życia prywatnego w sferę zawodową? Jak bardzo pracodawca może kontrolować pracowników w miejscu pracy, nie narażając się na zarzut naruszenia ich prywatności?

Cele monitoringu Rejestracja i kontrola czasu pracy Kontrola efektywności pracowników Wykrywanie przestępstw Ochrona informacji (w tym zabezpieczenie przed szpiegostwem przemysłowym)

Ramy prawne monitoringu

Prawne ramy monitoringu pracowników Konstytucja RP. Prawo do prywatności oraz gwarancja wolności i ochrony komunikowania się (art. 47 oraz art. 49 Konstytucji) Prawo pracy. Obowiązek pracodawcy poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 111 kodeksu pracy) Ustawa z dnia 29.09.1997 r. o ochronie danych osobowych. Zasady przetwarzania danych osobowych Prawo cywilne. Ochrona dóbr osobistych, w tym prywatności i tajemnicy korespondencji (art. 23 i 24 kodeksu cywilnego) Prawo karne. Ochrona tajemnicy korespondencji (art. 267 kodeksu karnego) Europejska Konwencja Praw Człowieka. Prawo do poszanowania życia prywatnego oraz korespondencji (art. 8 Konwencji). Orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka (ETPC)

Ochrona danych osobowych pracownika a monitoring Dane osobowe: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (w tym określające jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne) Wniosek: każdy monitoring – bezpośrednio lub pośrednio – prowadzi do przetwarzania danych osobowych. Podstawy przetwarzania danych osobowych: zgoda osoby, której dane dotyczą niezbędność dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez pracodawcę, pod warunkiem, że przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą

Co z tą zgodą? Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1.12.2009 r. (I OSK 249/2009) „Brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22 Kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu.” Zgoda jedyną podstawą monitoringu w zakresie tzw. danych sensytywnych (tj. ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań i innych orzeczeń sądowych lub administracyjnych) Wniosek: monitoring prowadzący do przetwarzania danych sensytywnych jest niedopuszczalny; konieczność niezwłocznego usunięcia takich danych, jeżeli do ich zebrania dojdzie.

Warunki dopuszczalnego monitoringu pracowników Reguły wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych: Niezbędność podjęcia monitoringu Prawnie usprawiedliwiony cel Poszanowanie praw i wolności pracowników Reguły wskazane w interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy: Jasne i przejrzyste reguły monitoringu Zgodność z prawem Usprawiedliwiony cel Proporcjonalność podjętych środków

Usprawiedliwione cele i proporcjonalność środków Pojęcie uzasadnionego celu: względy bezpieczeństwa ochrona interesów pracodawcy (mienia, tajemnic przedsiębiorstwa) względy szkoleniowe względy dowodowe Dobór środków monitoringu zgodnie z zasadą proporcjonalności Środki powinny w możliwie jak najmniejszym stopniu ingerować i naruszać prywatność pracowników, np.: zbieranie danych biometrycznych w celu ewidencji czasu pracy – NIE ukryty monitoring w celu wykrycia sprawcy przestępstwa - TAK

Transparentność reguł monitoringu Reguły dotyczące środków kontroli powinny być jasne i przejrzyste oraz ogólnodostępne Pracownicy winni zostać uprzednio poinformowani o formie i zakresie kontroli Zasady monitorowania pracowników w miejscu pracy powinny obowiązywać w równym stopniu wszystkich pracowników – ryzyko zarzutu dyskryminacji czy nawet, w szczególnych okolicznościach, mobbingu Formy regulacji: regulamin pracy polityki wewnętrzne umowa o pracę układ zbiorowy pracy

Pracodawca jako administrator danych osobowych Obowiązek informacyjny wynikający z faktu, że dane nie są zbierane bezpośrednio od pracownika (art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych), m.in. o: celu i zakresie zbierania danych oraz o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych źródle danych (metody monitoringu) prawie dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz prawie do żądania zaprzestania przetwarzania danych Obowiązek ochrony danych osobowych, w tym: zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą lub zniszczeniem wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony wyznaczenia osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych

Bezpośrednia regulacja? Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z dnia 10 grudnia 1998 r., dalej Rozporządzenie) Załącznik do Rozporządzenia: pkt 10 lit e): Przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także przy planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca powinien uwzględniać w szczególności następujące wymagania: bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Wniosek: monitoring systemu informatycznego wymaga uprzedniego poinformowania pracowników.

Metody monitoringu - narzędzia i granice ich wykorzystania

Metody monitoringu Przeszukanie pracownika i jego rzeczy osobistych Monitoring telefoniczny Monitoring wizyjny Monitoring informatyczny Systemy rejestracji czasu pracy Badanie stanu trzeźwości pracownika Inne metody monitoringu: moduły GPS dane biometryczne testy psychologiczne, narkotykowe, badanie wariografem

Przeszukanie pracownika i jego rzeczy osobistych Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72): „Przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 k.c.) o ile: pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia pracodawcy kontrola jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi kontrola jest wykonywana w sposób nie pozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego.”

Monitoring telefoniczny Orzeczenie ETPC z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie 62617/00 Copland v. Zjednoczone Królestwo Pracodawca będący abonentem usług telekomunikacyjnych, tym samym płacącym rachunki, ma prawo do uzyskania wykazu połączeń wykonanych przez pracowników z telefonów służbowych Jednakże przetwarzanie danych dotyczących numerów wybieranych przez konkretnych pracowników lub analizowanie czasów połączeń to ingerencja w sferę prywatności pracownika, która będzie dozwolona tylko przy zachowaniu zasad legalnego monitoringu Ustalenie miejsca pobytu pracownika przy pomocy służbowego telefonu to dopuszczalna forma kontroli, o ile wykorzystywana jest w czasie pracy

Monitoring wizyjny Co do zasady dopuszczalny, przy zachowaniu warunków legalnego monitoringu Zalecenie Państwowej Inspekcji Pracy – pracownik powinien wiedzieć, jakie miejsca są monitorowane Instalowanie kamer w miejscach, w których pracownik może zasadnie oczekiwać zachowania prywatności (np. w prywatnych gabinetach, szatniach) narusza prywatność i jest zakazane Orzeczenie ETPC w sprawie 420/07 Kӧpke v. Niemcy – „zasada czystych rąk” (dopuszczono monitoring ukryty w celu wykrycia sprawcy przestępstwa)

Monitoring informatyczny I Umożliwia pełny nadzór nad aktywnością pracowników Pozwala na kontrolę: poczty elektronicznej komunikatorów internetowych przeglądanych stron internetowych tworzonych lub modyfikowanych plików wpisywanych danych innej aktywności (na przykład przez zdalny dostęp do „pulpitu”)

Monitoring informatyczny II Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 sierpnia 2007 r. Pracodawca może kontrolować zawartość służbowej skrzynki mailowej pracownika, czytać korespondencję służbową pracownika i udostępniać korespondencję służbową pracownika do wglądu innym pracownikom – uprawnienie wynikające z obowiązku pracodawcy organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy Pogląd kontrowersyjny na tle art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka Prywatna korespondencja pracowników, choćby wysyłana/odbierana przy pomocy komputerów służbowych jest poza zakresem kontroli Rozporządzenie: bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy

Systemy rejestracji czasu pracy Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę System rejestracji czasu pracy powinien zostać unormowany w regulaminie pracy Różne metody np.: podpis na liście obecności, elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy przy użyciu kart magnetycznych Monitoring czasu pracy przy użyciu danych biometrycznych jest niedopuszczalny, jako naruszający zasadę proporcjonalności (wyrok NSA z dnia 1 grudnia 2009 r. I OSK 249/09)

Badanie alkomatem Zgoda pracownika jest konieczna dla przeprowadzenia badania stanu jego trzeźwości przy użyciu alkomatu Badanie stanu trzeźwości pracownika może być przeprowadzone tylko za jego zgodą bądź na żądanie właściwego organu ścigania Odmowa poddania się stosownemu badaniu stwarza uzasadnione przypuszczenie spożywania przez pracownika alkoholu w czasie pracy (wyrok SN z dnia 5 listopada 1999 r. I PKN 344/99) W przypadku wątpliwości, co do stanu trzeźwości pracownika i jego odmowy poddania się badaniu alkomatem, rekomendowanym rozwiązaniem jest sporządzenie protokołu zdarzenia zawierającego opis zdarzenia, zeznania świadków oraz wezwanie Policji

Inne metody monitoringu Systemy GPS: umożliwiają lokalizowanie pojazdów wykorzystywanych przez pracowników wykorzystywane przez firmy logistyczne lub spółki posiadające duże floty pojazdów Dane biometryczne umożliwiają dostęp do danych sensytywnych, np. o stanie zdrowia pracownika ich zbieranie uznano za naruszające zasadę proporcjonalności Testy psychologiczne, narkotykowe, badanie wariografem umożliwiają dostęp do danych sensytywnych, np. o stanie zdrowia pracownika, jego nałogach, w sposób szczególny ingerują w sferę prywatności dopuszczalność ich stosowania jest kwestionowana

Klauzule tajności wynagrodzeń

Zakaz ujawniania wysokości wynagrodzenia WEWNĘTRZNY Nie może ograniczyć prawa pracownika do dochodzenia roszczeń z tytułu dyskryminacji płacowej Kontratyp wynikający z art. 18(3e) par. 1 kodeksu pracy (wyrok SN z dnia 26 maja 2011 r. II PK 304/10 oraz z dnia 15 lipca 2011 r. I PK 12/11) ZEWNĘTRZNY Dopuszczalny - pracodawca ma prawo ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, w tym stosowanej przez niego polityki płacowej

Podsumowanie

Inwigilacja, a monitoring Stała Tajna Skierowana na konkretne zdarzenie lub konkretną osobę MONITORING Doraźny – stosowany gdy wymaga tego sytuacja Jawny - monitorowane osoby są poinformowane o stosowaniu monitoringu Skierowany na obserwację procesów, zjawisk, miejsc, grupy osób

Panel dyskusyjny

Kontakt Mariola Posiewka-Kowalska Baker & McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp. k. Rondo ONZ 1 00–124 Warszawa tel. 22 445 31 00 Baker & McKenzie International is a Swiss Verein with member law firms around the world. In accordance with the common terminology used in professional service organizations, reference to a "partner" means a person who is a partner, or equivalent, in such a law firm. Similarly, reference to an "office" means an office of any such law firm. © 2012 Baker & McKenzie All rights reserved.