UCZELNIANA BAZA WIEDZY JAKO PRZYKŁAD SYSTEMU CRIS. Z doświadczeń Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej Mirosława Lewandowska-Tranda, Maria Miller-Jankowska V Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy, 15-16.09.2016

Plan prezentacji: Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Sytuacja bibliotek akademickich a sprawozdawczość szkół wyższych Systemy CRIS a repozytoria instytucjonalne Różnice między systemami CRIS a instytucjonalnymi repozytoriami CRIS, repozytorium czy dwa w jednym Baza Wiedzy Politechniki Warszawskiej - przykład systemu CRIS i IR Rola Biblioteki Głównej w tworzeniu Bazy Wiedzy PW Podsumowanie Wrocław 15-16.09.2016

Sytuacja bibliotek akademickich Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Sytuacja bibliotek akademickich Problemy, zmiany rozwój nowych technologii pozwalających na łatwy dostęp do informacji on-line: spadająca liczba wypożyczeń ograniczenie roli wypożyczeń międzybibliotecznych zmniejszająca się liczba kupowanych nowych tytułów stale rosnący koszt licencjonowanych informatycznych systemów bibliotecznych rozwój centralnych katalogów, krajowych i światowych dostępne w Internecie zasoby wiedzy (bazy, podręczniki, e-learning) Sprawozdawczość szkół wyższych zobligowanie do sprawozdawczości i nowych wymogów parametryzacji jednostek naukowych dostarczanie danych do centralnego systemu informacji wymaga ewidencjonowania i dokumentowania działalności uczelni w szerokim zakresie Wrocław 15-16.09.2016

Szansa dla bibliotek akademickich Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Szansa dla bibliotek akademickich W administracji uczelni brak jest jednostek organizacyjnych i osób wyspecjalizowanych w pracy w centralnych systemach informacji Biblioteki dysponują specjalistami od gromadzenia i opracowania informacji, dokumentowania publikacji, danych faktograficznych Bibliotekarze mogą wspomagać obsługę systemów informacyjnych ewidencjonujących dorobek naukowo-badawczy uczelni Zadanie to może objąć dokumentowanie różnych aspektów działalności uczelni, w tym współtworzenie uczelnianej bazy wiedzy czy innych form gromadzenia i udostępniania informacji o badaniach Szansa na nową ścieżkę działań biblioteki i ściślejsze powiązanie z akademickim środowiskiem badawczym Wrocław 15-16.09.2016

System CRIS a repozytoria instytucjonalne (IR) Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS System CRIS a repozytoria instytucjonalne (IR) Zarządzanie sferą informacji o badaniach naukowych opiera się na 2 komponentach: System CRIS i repozytoria instytucjonalne CRIS - Current Research Information System System informacji o badaniach - aktualny, uwzględniający czas, zmieniające się kierunki rozwoju, sieci współpracy, przechowujący informacje o prowadzonych projektach badawczych, instytucjach i osobach związanych z badaniami, programach finansowania badań. IR - zbiór wyników badań (głównie publikacji ) tworzony w celu gromadzenia, zachowania i upowszechniania dorobku intelektualnego uczelni i instytucji naukowo-badawczych. Cel obu systemów - zbieranie informacji na podstawie danych dostarczonych przez badaczy i administratorów badań, bezpośrednio lub za pośrednictwem takich instytucji, jak: biblioteki, urzędy badawcze, biura ds. nauki, wydawnictwa i bazy danych. Zarówno rola CRIS jak i repozytoriów wzrosła znacząco w ciągu ostatnich kilku lat. Systemy stopniowo rozwijają się o kolejne funkcje i narzędzia, a ich rola w instytucjach stale się zmienia, zgodnie z nowymi zasadami: polityki otwartego dostępu, kryteriów oceny parametrycznej jednostek naukowych i sposobów finansowania. W wyniku tych procesów zaobserwować można systemy CRIS działające jako repozytoria, repozytoria o rozszerzonych modelach danych na wzór CRIS, szeroki zakres funkcji interoperacyjności pomiędzy współistniejącymi systemami CRIS i repozytoriami, a także bazy określające się jako i repozytorium i system CRIS. Wrocław 15-16.09.2016

System CRIS Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Systemy CRIS - wdrażane na szczeblu centralnym (np. norweski CRIStin), jak i lokalnym, gromadzą informacje prezentujące dorobek naukowy, współpracę z innymi instytucjami i przemysłem. Służą też ewaluacji i przekazywaniu danych do centralnych systemów informacji o nauce. Standard metadanych – CERIF (Common European Research Information Format). Obecnie implementacja różni się w poszczególnych krajach, staje się jednak standardem domyślnym, zapewniającym interoperacyjność na wyższym poziomie. Euro CRIS – Current Research Information System (http://www.eurocris.org/), pełniący rolę centrum informacji o środowisku badawczym dla różnych zastosowań w zakresie zarządzania badaniami naukowym w Europie. Wrocław 15-16.09.2016

System CRIS Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Main CRIS functionalities Źródło: EUNIS - euroCris joint Survey on CRIS and IR. Final Report. http://www.eunis.org/wp-content/uploads/2016/03/cris-report-ED.pdf Wrocław 15-16.09.2016

Systemy CRIS i IR na uniwersytetach europejskich Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Systemy CRIS i IR na uniwersytetach europejskich (tendencje wzrostu) Źródło: EUNIS - Survey Wrocław 15-16.09.2016

CRIS i IR – Typy zawartości Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS CRIS i IR – Typy zawartości Źródło: EUNIS - Survey Wrocław 15-16.09.2016

IR a CRIS – podstawowe różnice Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS IR a CRIS – podstawowe różnice Repozytoria instytucjonalne System CRIS Biblioteka Biuro ds. badań Wyniki badań (głównie publikacje) Całość działań wokół badań Udostępnianie Raportowanie Pełne teksty Metadane Dublin Core CERIF Otwarte dane (darmowe) Zamknięte (komercyjne) Wrocław 15-16.09.2016

IR a CRIS – różnice Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Systemy CRIS - objęcie całości instytucjonalnej działalności badawczej, w tym projektów badawczych, grantów, osób, organizacji, produktów i urządzeń badawczych. Repozytoria - gromadzenie instytucjonalnych wyników prac naukowych, rozszerzając zakres poza publikacje instytucjonalne (główny element repozytoryjnych zasobów) z naciskiem na Open Access. Źródło: EUNIS - Survey Wrocław 15-16.09.2016

CRIS, repozytorium czy dwa w jednym Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS CRIS, repozytorium czy dwa w jednym Dotychczas - systemy CRIS i repozytoria nie są kompatybilne - rozwiązania dla różnych potrzeb instytucjonalnych, oddzielne instalacje. Tendencja - System CRIS - dodanie narzędzi i funkcji, właściwych dla repozytoriów, (protokół OAI-PMH), udostępnianie plików z treścią publikacji - może zastąpić repozytorium instytucjonalne. Repozytorium - rozszerzenie podstawowego modelu danych o dodatkowe informacje badawcze poza publikacjami, standard metadanych Dublin Core poszerzony o dodatkowe atrybuty (np. projekty badawcze) – może pełnić częściowo rolę CRIS. Oba standardy metadanych CRIS i IR ewoluują w kierunku bardziej złożonych modeli danych, pozwalających na głębszą współpracę. Wrocław 15-16.09.2016

CRIS, repozytorium czy dwa w jednym Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS CRIS, repozytorium czy dwa w jednym Model konfiguracji jaki wybierze instytucja badawcza utrzymywanie obu systemów zwiększenie funkcjonalności systemu CRIS rozbudowa repozytorium o dodatkowe funkcje zależy od wielu czynników: wielkość instytucji potrzeby raportowania gromadzone zasoby znaczenie i pozycja różnych jednostek instytucjonalnych, jakie zajmują w określonym momencie Źródło: EUNIS - Survey Wrocław 15-16.09.2016

Mapa instalacji w UK: CRIS, IR, CRIS+IR, IR+Symplectic, IR +RMS Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Mapa instalacji w UK: CRIS, IR, CRIS+IR, IR+Symplectic, IR +RMS Symplectic – system zarządzania informacją badawczą stosowany na uniw. europ. RMS – Research Management Solution https://www.google.com/maps/d/viewer?mid=1Vb2CFFKNEnZcIYb6XK18V2GDrSI&hl=en Wrocław 15-16.09.2016

Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Baza Wiedzy Politechniki Warszawskiej - przykład systemu CRIS i instytucjonalnego repozytorium Baza Wiedzy PW działa od 2013r. Podstawy prawne: Uchwała Senatu PW z 2012 r. i Zarządzenie nr 3/2014 Rektora PW z 2014 r. Koncepcja, projekt techniczny oraz implementacja oprogramowania Bazy Wiedzy PW (Omega-PSIR) opracowane zostały na Wydziale Elektroniki i Technik Informacyjnych PW w Instytucie Informatyki w ramach projektu SYNAT. Biblioteka Główna PW uczestniczyła we wdrożeniu projektu, przygotowując podstawy prawne przedsięwzięcia, prowadząc szkolenia, weryfikując dane. Uchwała wprowadziła obowiązek wyłącznego stosowania od 2014 r. danych z systemu do przygotowywania sprawozdań, przedkładania pisemnej informacji o jednostce Uczelni oraz pracownikach naukowych Wrocław 15-16.09.2016

Baza Wiedzy PW Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Repozytorium uczelniane - Integralna część Bazy Wiedzy od początku jej funkcjonowania Założenia Omega-PSIR: System nie może ograniczać się tylko do funkcji repozytorium. Uczelniana baza wiedzy powinna obejmować szeroki zakres danych dotyczących różnych aspektów działalności badawczej i stanowić centralne źródło informacji na temat naukowców i ich działalności. Wszystkie te typy danych powinny być połączone ze sobą, umożliwiając budowę bazy semantycznej. Oprogramowanie musi być wystarczająco elastyczne, żeby zapewnić łatwość wdrożenia nowych typów obiektów i nowych relacji. Dostarczone narzędzia administracji systemem powinny cechować się elastycznością, umożliwiającą definiowanie nowych struktur danych. Wrocław 15-16.09.2016

Prace doktorskie, dyplomy Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Od repozytorium do Bazy Wiedzy PW Technologie Aktywności Patenty Projekty Prace doktorskie, dyplomy Publikacje Użytkownicy Version 0.1 Version 1.2.7 Na podstawie prezentacji: J. Koperwas, „CRIS or repository? Is that a question” Wrocław 15-16.09.2016

Typy danych - porównanie Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Typy danych - porównanie Źródło: EUNIS - Survey Wrocław 15-16.09.2016

Zadania uczelnianej Bazy Wiedzy Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Zadania uczelnianej Bazy Wiedzy Cele i zadania Bazy Wiedzy PW obejmują zarówno funkcje realizowane przez repozytorium jak i system CRIS Na podstawie prezentacji: J. Koperwas, „CRIS or repository? Is that a question” Wrocław 15-16.09.2016

Zadania uczelnianej Bazy Wiedzy Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Zadania uczelnianej Bazy Wiedzy Z systemu informacji o badaniach (bazy Omega-PSIR) generowane są dane: Profile naukowców i jednostek Raporty dla władz uczelni Raporty dla ministerstwa Informacje dla Biznes/Media Silniki wyszukiwawcze (pełnotekstowe) Sieci społecznościowe Systemy zewnętrzne (OAI/PMH) Na podstawie prezentacji: J. Koperwas, „CRIS or repository? Is that a question” Wrocław 15-16.09.2016

Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Cecha unikalna Omega-PSIR - zastosowanie automatycznego naliczania punktów, przy zastosowaniu modyfikowalnych reguł punktujących. Skumulowana punktacja wybranego wydziału – wykres. Źródło: zrzut ekranu z Bazy Wiedzy PW Wrocław 15-16.09.2016

System Omega-PSIR Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS System informacji o badaniach Ranking (Cytowania, H-index, …) Publikacje Dyplomy Projekty Aktywności Technologie Dane różnego rodzaju, związane z działalnością naukowca : wprowadzane tam gdzie powstają semantycznie połączone w bazę wiedzy Na podstawie prezentacji: J. Koperwas, „CRIS or repository? Is that a question” Wrocław 15-16.09.2016

Funkcje Bazy Wiedzy Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Funkcjonalność Bazy Wiedzy zorientowana jest na naukowca, którego profil prezentuje różne aspekty jego aktywności i integruje pełną wiedzę o naukowcu w jednym miejscu. Baza Wiedzy umożliwia generowania szeregu rodzajów raportów dla autora (raport dorobku, statystyki, współpraca, aktywność, osiągnięcia, cytowania) i jednostki uczelnianej. W profilu jednostki - możliwość generowania dorobku jednostki (sprawozdanie z działalności, analizę bibliometryczną, publikacje w czasopismach), statystyki, współpracę pracowników, współpracę wewnętrzną i zewnętrzną. Współpraca (z profilu naukowca). Źródło: zrzut ekranu z Bazy Wiedzy PW Wrocław 15-16.09.2016

Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Profil autora w Bazie Wiedzy PW Źródło: Zrzut ekranu z Bazy Wiedzy PW Wrocław 15-16.09.2016

Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Zasadnicze zadanie Bazy Wiedzy - objęcie całego procesu badawczego: Pomysły, plany badawcze Wniosek projektowy, projekt Publikacje, patenty Wdrożenia Wykres przedstawiający liczbę publikacji z wybranego wydziału z podziałem na poszczególne instytuty. Źródło: zrzut ekranu z Bazy Wiedzy PW Wrocław 15-16.09.2016

Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS System Omega-PSIR posiada cechy charakterystyczne zarówno dla systemów CRIS jak i repozytoriów: Wrocław 15-16.09.2016

Rola Biblioteki Głównej PW Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Rola Biblioteki Głównej PW Biblioteka Główna PW zajmuje się koordynowaniem i organizacją aktualizacji danych w Bazie Wiedzy nadzór nad merytoryczną i funkcjonalną poprawnością metadanych aktualizacja i dopisywanie danych wspólnych i formalnych monitorowanie procesów archiwizacji utworów szkolenia redaktorów i konsultacje opracowywanie instrukcji i materiałów szkoleniowych i prowadzenie strony www sporządzanie raportów z Bazy Wiedzy na potrzeby władz uczelni przekazywanie metadanych do zewnętrznych systemów zarządzania nauką i szkolnictwem wyższym koordynacja działań redaktorów wydziałowych, zarządzanie uprawnieniami wnioskowanie do rektora o zmiany w organizacji i funkcjonowaniu bazy oraz o modernizację infrastruktury informatycznej, rozwój systemu promowanie Bazy Wiedzy PW Wrocław 15-16.09.2016

Rola Biblioteki Głównej PW Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Rola Biblioteki Głównej PW Kluczowe zadanie BG - przekazywanie danych do zewnętrznych systemów zarządzania nauką. Biblioteka zobligowana jest Zarządzeniem Rektora PW do przekazywania informacji do systemu POL-on i eksportowania danych o publikacjach do PBN-MS Zadaniami związanymi z Bazą Wiedzy PW zajmuje się w Bibliotece Głównej powołany specjalnie do tego celu Oddział ds. Bazy Wiedzy Przewidywane jest w przyszłości poszerzanie zawartości Bazy Wiedzy PW o inne rodzaje danych, w związku ze współpracą z biznesem i centrami badawczymi Biblioteka musi być wcześniej przygotowana do wykonywania nowych zadań, jak administrowanie innymi zasobami informacji ( np. dane surowe czy zasoby Big Data). Wrocław 15-16.09.2016

Podsumowanie Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS W związku z rosnącymi wymogami sprawozdawczości i parametryzacji uczelnie potrzebują rozwiązań takich jak instytucjonalna baza wiedzy Model konfiguracji odpowiedni dla określonej instytucji naukowej: repozytorium instytucjonalne i system CRIS, rozbudowane repozytorium czy system CRIS z rozszerzonymi funkcjami, zależy jednak od wielu czynników (wielkość instytucji naukowej, wymogi raportowania, oceny naukowej, rodzaj gromadzonych danych, cele wykorzystywania informacji badawczych) Rozwiązanie typu baza wiedzy łącząca funkcje repozytorium i CRIS (np. Omega-PSIR) jest efektywne i korzystne m.in. ze względu na koszt utrzymania jednej instalacji, funkcjonalność, ułatwienie administrowania Obsługa baz uczelnianych typu CRIS+IR jest szansą dla bibliotek akademickich na pokazanie przydatności dla uczelni w innego rodzaju działalności niż tradycyjne funkcje biblioteczne Wrocław 15-16.09.2016

Dziękujemy za uwagę Uczelniana baza wiedzy jako system CRIS Mirosława Lewandowska-Tranda m.lewandowska@bg.pw.edu.pl Maria Miller-Jankowska m.miller@bg.pw.edu.pl Wrocław 15-16.09.2016