ERP class systems Lecture

Introduction Previous lecture was an introduction of the term and idea of integrated computer systems. The following lecture is to introduce the most common IT system supporting management and its functions.

ERP = Enterprise Resources Planning Supports planning in limited area only and with planning model (though the most common one), Can be used only for planning material resources, which can be easily calculated and are related/ used in predefine processes

ERP - idea ERP-class software is supposed to combine information requirements from all departments and all the functions of an enetrprise into one IT system (→it is integrated), With ERP-class software OU in an enterprise can exchange information and data and communicate

ERP – idea Traditional approach: customer sends an order (a document), which goes through departments and in every department it is registered in the IT system they are using (→delays, mistakes, errors, nobody knows what the status of the order)

ERP - idea ERP approach: there are no separate systems f.ex. in sales and warehousing department (→informationa and data is shared and can be checked), Information flows are defined to support every stage of an order realization providing access to all data and information required (→shorter leadtimes), Increased responsibility of employees (→ have to take decisions as have all information necessary).

ERP - benefits Integration of financial data, especially in large enterprises, working globally, providing assortment wide range of assortment, good accessibility and homogenity of financial data, Integration of data concerning customers’ orders, identificable order status, coordinationation of production, purchases and distribution performance,

ERP - benefits Production leadtimes shortening (by 50%), work-in- process inventories reduction (up to 25%) and productivity increse (up to 10%), Stock limiting thanks to material requirements planning, both in production and purchasing and distribution requirements planning, faster stock rotation (6 times), WIPreduction (25%) and raw materials stored reduction (up to 50%),

ERP - benefits HR management data integration, especially in large enterprises with different payment and bonuses system.

ERP - development Was developed in 60s to upgrade MRP (Material Requirements Planning), Have been increasing its range and capabilities up till now, Is supposed to improve functionning of an entire business process in all aspects of its performance, Integrates enterprise functionning in all aspects of its performance (deliveries scheduling, warehouse management, distribution etc.)

ERP - development Includes modules supporting marketing, finances and HR, Enables functionnig in e-economy (with moddleware/ EAI) in BTB and BTC modes.

ERP - importance 85% of top level managers and IT managers from 400 enterprises surveyed in 2007 believes that ERP iscrucial for their performance though there no investments in upgrading and developing the system,

ERP – modular architecture Each of the modules is responsible for another function of an enterprise, Database is common and shared, Architecture of the system is customized, however, there are some typical/ basic functions of enterprises and ERP systems, Names of the modules differ on account of an enterprise and a system.

ERP – modular architecture Modules responsible for: Databases functionning, Material flows management, Purchasing management, Planning, Sales, logistics, costs management, HR managament, ..

Sixteen modules of APICS standard APICS – American Production and Inventory Control Society

1. Bill of Materials (BoM) the module is a part of a system data base. It is important because product structure is crucial for planning. The module is supposed to support to adjust structure to limitations of planning model.

2. Sales and Operations Planning the module is supposed to generate plans of company’s performance , both long and short- term.

3. Demand Management the module supporting data flow between marketing and short-term planning (Master Schedule);

4. Master Production Scheduling the module supporting short-term production and sales plan (MPS: Master Production Schedule).

5. Material Requirements Planning basic module of a system, it is supposed to support production/ supply schedules (MRP schedules) generating and to prepare input data used in planning and budgeting.

6. Capacity Requirements Planning the function of the module is to support and verify MRP schedules. It is also used to control and verify Master Production Schedule and long-term plans.

7. Inventory Management, Inventory Transactions Subsystem Cooperates with data modules (registers) and MRP, provides inventory data required by planning modules. It can support requirement planning of items not included in MRP;

8. Shop Floor Control the module transforms MRP schedules into production plans of particular production units

9. Scheduled Receipts Subsystem The module generates detailed production schedules for particular production units (usually for production lines).

10. Input/Output Control Subsystem the module is supposed to compare production planned and/or released (input) to production completed (output). It can also record production process and generate reports. It often includes detailed analysis of production costs.

11. Purchasing the module supports purchasing in terms of generating supply plans which are to be based on MRP schedules and of their checking and control.

12. Financial Planning Interface organizes information flow between planning modules, MRPII data records and cost and financial systems. Nowadays these functions are performed by the financial modules of the system.

13. Tooling Planning and Control the module is important for the systems which are supposed to support planning and performing of production processes. It is not very common, usually its functions are realised by Inventory Management module.

14. Simulation the module supports planning with simulation. It is usually universal, though it can specialize in Material Requirement Planning.

15. Distribution Requirements Planning The module supports distribution of final goods according to modified model of Material Requirements Planning. It is useful if the company has its own distribution system (net) or for a distribution company. The module is not available in regular system versions. What is more, sometimes Master Production Schedule is called Distribution.

16. Performance Measurement the module is supposed to asses efficiency of production and to inform managers about production process. Usually it has some additional functions, which make it Management Information System.

MRP – Implementation – according to APICS 1 month – making managers ready to work with computer system and plan implementation process. 2 month – defining goals of implementation of a system and of each of its modules 2 - 4 month – training implementation team (MRPII rules and Closed Loop modules). 3 - 6 month – analysis of organization and its environment, defining users, designing future system environment

MRP – Implementation – according to APICS 5 - 6 month – designing Management Information System integrated with MRPII modules, designing hardware and software configuration, 6 - 9 month - Hardware, nets, system, software, worstations or terminals installation, 9 - 12 month – developing a pilot of a system and training employees how to use it

MRP – Implementation – according to APICS 12 – 15 month – adjusting system modules to company’s everyday activities 15 – 18 month – converting the data and implementing Closed Loop MRP. 18 – 24 month – implementation of MRPII. 20 – 26 month – analysis of the system, corrections if/ were necessary.

Własności użytkowe systemów MRP II/ERP zalety – własności pozytywne ułatwiające zarządzanie przedsiębiorstwem i będące żródłem dodatnich efektów sprawnościowych i kosztowych oraz ułatwiające wdrożenie rozważanych rozwiązań; wady – własności negatywne, które w procesach wdrażania lub eksploatacji omawianych systemów mogą stać się przyczyną błędów oraz utrudniać wdrożenie lub eksploatację systemu;

Zalety systemów MRPII /ERP (1) Całościowe (systemowe) traktowanie działalności przedsiębiorstwa we wszystkich jego aspektach z zachowaniem nacisku na sferę produkcji. Opisane są przez pełny, kompletny i jednoznaczny zbiór definicji (słownik APICS). Położenie nacisku na poprawę obsługi klienta przez uwzględnienie terminów zapotrzebowania. Wprowadzenie zasad sformalizowanego komunikowania się w przedsiębiorstwie. Bliskie powiązanie z budżetowaniem i rachunkiem kosztów.

Zalety systemów MRPII /ERP (2) Umożliwiają włączenie parametrów finansowych w procesy planowania. Pozwalają na wczesne wykrywanie problemów, jakie mogą wystąpić w przyszłości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, działając jak systemy wczesnego ostrzegania zarządu przedsiębiorstwa. Zastosowanie systemów MRPII/ERP prowadzi do wzrostu produktywności (przeciętnie 8%). Zastosowanie systemów MRPII/ERP prowadzi do obniżki kosztów operacyjnych (przeciętnie 20%).

Zalety systemów MRPII /ERP (3) Upraszczają inwentaryzację i ułatwiają dostęp do informacji o rzeczywistym stanie zapasów i zasobów. Integracja systemów informacyjnych przedsiębiorstw przez wspólną bazę danych.

Wady systemów MRPII/ERP (1) Nie rozważa się problemów związanych z jakością w ujęciu takim, jak problemy te są współcześnie postrzegane (normy serii PN/ISO 9000). Problemy przepływu informacji ze sfery technicznej i marketingowej do sfery zarządzania produkcją potraktowane zostały marginesowo. Koncentrują się na planowaniu (ale współczesne systemy wspomagają również w szerokim zakresie ewidencję i analizę postępu robót). Opracowywane przez system plany produkcji istotnie odbiegają od rzeczywistych potrzeb klientów. Wynika to z przyjęcia pewnych założeń: A – uznanie nadrzędności aktywnego zachowania się przedsiębiorstwa na rynku (kształtowanie rynku) nad biernym nadążaniem za zmieniającym się popytem; B – oparcie procesu planowania nie bezpośrednio na badaniu rynku, ale na opracowywanych na jego podstawie prognozach.

Wady systemów MRPII/ERP (2) Nie odpowiadają warunkom wszystkich branż (nie powinno ich się wdrażać w branżach – energetyka profesjonalna, przemysł petrochemiczny, część przemysłu chemicznego, przemysł nawozowy i cementowy, przemysł wydobywczy, drzewny. Istnienie ograniczeń w ich stosowaniu w warunkach występowania szybkich zmian w otoczeniu przedsiębiorstwa lub stosowanych przez nie technologii. Procesy logistyczne traktowane są w większości w sposób statyczny, a niektóre takie jak transport czy magazynowanie, w sposób marginesowy. Punkt ciężkości jest położony na organizacji planowania, a nie organizacji procesów planowanych. W procesach planowania nie są wykorzystywane metody i techniki z zakresu badań operacyjnych i generalnie – podejście optymalizacyjne.

Wady systemów MRPII/ERP (3) Cechują się nadmiarem informacji powstających w wyniku planowania (planów), co w wielu przypadkach może prowadzić do przeciążenia osób podejmujących decyzje i do błędów w podejmowaniu decyzji. Wymagana dokładność danych wejściowych koniecznych do planowania czyni systemy te mało odpornymi na błędy. Są trudne i drogie we wdrażaniu oraz kosztowne w eksploatacji.