Realizacja i rozliczanie projektów współfinansowanych w ramach konkursu dotacji Śląskie programy rewitalizacji – wsparcie dla gmin Katowice, lipiec 2017 r.

Plan prezentacji Obowiązujące akty prawne i dokumenty Zasady finansowania Kwalifikowalność kosztów Sprawozdawczość Udzielanie zamówień publicznych Zmiany związane z realizacją projektu Przedłożenie programu rewitalizacji do oceny Zespołu ds. Rewitalizacji Informacja i promocja projektu Pozostałe obowiązki Dotacjobiorcy

Obowiązujące akty prawne i dokumenty W szczególności: Dokumentacja konkursowa: Umowa dotacji podpisana z Dotacjobiorcą, Regulamin konkursu dotacji wraz z załącznikami, Procedura udzielania zamówień przez dotacjobiorców. Ustawy: Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Ustawa o rewitalizacji.

Wytyczne dotyczące realizacji programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej: Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020, Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Wytyczne Ministra Rozwoju w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata 2014-2020. Dokumenty wewnętrzne przyjęte przez Dotacjobiorcę (np. Regulaminy udzielania zamówień publicznych, Regulaminy wynagradzania itp.).

Obowiązkowy wkład własny (9) Zasady finansowania projektu Wartość projektu Dotacja Max. 90% kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu, wypłacona jako refundacja poniesionych wydatków w transzach (załącznik nr 2 do Umowy dotacji) 85% Fundusz Spójności Program Operacyjny Pomocy Technicznej (8) 15% Budżet państwa (9) Obowiązkowy wkład własny (9) Min. 10 % kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu (wkład własny rozliczany w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu) Rozksięgowanie na „8” i „9”

Obowiązki dotacjobiorcy prowadzenie wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wydatków ponoszonych w związku z realizacją projektu, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych dotyczących realizowanego projektu. posiadanie wyodrębnionego dla dotacji rachunku bankowego /subkonta bankowego i jego utrzymanie nie krócej niż do dnia dokonania ostatecznych rozliczeń

Opis dokumentów księgowych Konieczne jest zawarcie opisu: wynikającego z praktyki przyjętej w danej jednostce, wymaganego w konkursie. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek wydatku z projektem.

Opis dokumentu księgowego potwierdzającego dokonanie wydatku w ramach projektu powinien zawierać co najmniej: numer umowy dotacji, numer działania zgodny/działań zgodnych z budżetem projektu, jednoznacznie wskazaną kwotę kwalifikowalną w projekcie: a) dotacja w podziale na środki UE – 85% i budżet Państwa – 15%, wkład własny. W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie księgowym na dokonanie wszystkich zapisów określonych powyżej zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając ją jako załącznik do dokumentu księgowego.

Warunkiem takiego działania jest zamieszczenie na załączniku cech identyfikujących dokument źródłowy tj. nazwę i adres wystawcy (kontrahenta), numer i datę wystawienia dokumentu, a na dokumencie głównym zapisu: „Wydatek refundowany w ramach projektu „Śląskie programy rewitalizacji - wsparcie dla gmin” - opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku”. Obie kartki (dokument i załącznik ) należy trwale spiąć.

Kwalifikowalność kosztów Wydatki poniesione na rzecz złożonego projektu od dnia rozpoczęcia, do dnia zakończenia jego realizacji. Maksymalny okres kwalifikowalności kosztów: od 1.05. 2015 r. do 28.02.2018 r.

Wszystkie wydatki planowane do refundacji w ramach projektu muszą być poniesione w okresie realizacji projektu. Oznacza to, że żadne wydatki (płatność rachunków/faktur) nie mogą wykroczyć poza termin realizacji projektu wskazany w umowie dotacji/aneksie. Zgodnie z zapisami umowy dotacji przez poniesienie wydatków należy rozumieć rozchód środków pieniężnych (ujęcie kasowe).

Warunki dla uznania kwalifikowalności wydatku Niezbędny do realizacji projektu. Dokonywany przy zachowaniu zasady efektywności kosztowej (zapewniający realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych). Poniesiony w terminie kwalifikalności wydatków. Wykazany w dokumentacji księgowej Wnioskodawcy, w sposób umożliwiający ich zidentyfikowanie i weryfikację. Potwierdzony oryginałami stosownych dokumentów. Poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy dotacji.

Wydatki kwalifikowalne Związane z opracowaniem analiz, zaangażowaniem ekspertów, planów działań itp. niezbędnych do opracowania programu rewitalizacji. Związane z opracowaniem lub aktualizacją programu rewitalizacji. Związane z włączaniem różnych interesariuszy do prac nad opracowywaniem/ aktualizacją programu rewitalizacji. Koszty zarządzania projektem.

Przykłady kosztów niekwalifikowalnych Amortyzacja środków trwałych. Finansowanie działalności niezwiązanej z projektem i poza okresem kwalifikowalności. Wydatki zrefundowane w innym projekcie, współfinansowanym ze środków publicznych. Zakup i leasing środków trwałych. Koszty stałe utrzymania biura. Wyposażenie biura, materiały biurowe i eksploatacyjne. Koszty przygotowania wniosku. Koszty budowy, przebudowy, rozbudowy, remontu.

Podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Koszty stałe utrzymania biura. Wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON. Świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu. Wydatki związane ze szkoleniem BHP. Świadczenia związane z zapewnieniem przez pracodawcę okularów do pracy przy komputerze.

Dodatkowe uwagi dotyczące kwalifikowalności kosztów w projekcie Kwalifikowane mogą być tylko wydatki związane z przedłożonym do oceny rodzajem dokumentu tj. gminnym programem rewitalizacji (na podstawie Ustawy o rewitalizacji) lub lokalnym programem rewitalizacji (na podstawie Wytycznych w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata 2014- 2020). Wydatki poniesione na działania realizowane po akceptacji programu rewitalizacji (np. konferencje podsumowujące) mogą zostać uznane za kwalifikowane, jedynie w przypadku gdy stanowią element procesu opracowywania bądź aktualizacji programu rewitalizacji.

Koszty dotyczące wykonania opracowań i przygotowania postępowania oceny oddziaływania na środowisko mogą być uznane za kwalifikowalne w ramach projektu, o ile organ opracowujący program rewitalizacji, w uzgodnieniu z właściwym organem opiniującym, o którym mowa w art. 57 ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko, stwierdzi, że dokument ten wyznacza ramy dla późniejszej realizacji przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko i że realizacja postanowień tych dokumentów może spowodować znaczące oddziaływanie na środowisko.

Ocena kwalifikowalności wydatków odbywa się niezależnie na etapie: oceny merytorycznej wniosku o przyznanie dotacji wraz ze szczegółowym budżetem projektu, zmiany szczegółowego budżetu projektu w toku jego realizacji, weryfikacji poszczególnych sprawozdań z realizacji projektu, podczas kontroli. Dotyczy wszystkich wydatków, również ujętych w złożonym wniosku o przyznanie dotacji.

Sprawozdawczość Sprawozdania przygotowane zgodne z przyjętym wzorem.

TERMINY SKŁADANIA SPRAWOZDAŃ Okresowe Końcowe Niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego projektu umożliwiającego wystąpienie o I transzę dotacji. Końcowe W terminie 14 dni od dnia upływu terminu zakończenia realizacji projektu. ZAKRES WYDATKÓW WYKAZYWANY W SPRAWOZDANIU Okresowe Zawiera wydatki poniesione w okresie poprzedzającym złożenie sprawozdania . Końcowe Zawiera wszystkie wydatki poniesione w związku z realizacją projektu.

Obligatoryjne załączniki do sprawozdań: Zestawienie dokumentów księgowych. Rozliczenie. Kopie dokumentów związanych z poniesionymi w ramach projektu wydatkami (tj. faktury, rachunki, listy płac) wraz z dowodami płatności (potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną. Oświadczenie dot. kwalifikowalności podatku VAT (wraz z pierwszym sprawozdaniem). Kopie dokumentów potwierdzających wyniki uzgodnień z Regionalnym Dyrektorem Ochrony Środowiska oraz innymi instytucjami (gdy dotyczy) w zakresie konieczności przeprowadzania oceny oddziaływania na środowisko w związku z przygotowywanym programem rewitalizacji. Pełnomocnictwo/upoważnienie (gdy dotyczy).

Sprawozdania Okresowe Końcowe Wkład własny rozliczany jest w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu (minimum 10% kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu) Ostatnia transza dotacji zostanie wypłacona po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego i pozytywnej ocenie programu rewitalizacji

Inne istotne informacje dotyczące sprawozdawczości: Wraz z wersję papierową należy przedłożyć sprawozdanie wraz z Zestawieniem i Rozliczeniem w wersji elektronicznej (np. na płycie CD, pendrivie). Nie jest konieczne przedkładanie wraz ze sprawozdaniem kserokopii umów z Wykonawcami, protokołów odbioru itp. (ROPS może wezwać do ich przedłożenia). W przypadku powstania oszczędności w projekcie, skutkujących obniżeniem realnej wysokości dotacji do zrefundowania, konieczne jest dokonanie zmian w Załączniku nr 2 do Umowy dotacji – Wartość i liczba transz dotacji celowej.

Zalecenia w zakresie wypełniania sprawozdań w projekcie

Udzielanie zamówień publicznych Podstawowe zasady: zachowanie uczciwej konkurencji, równe traktowanie wykonawców i przejrzystość, racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi (wydatkowanie środków w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, optymalny dobór metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów). wykonywanie czynności związanych z udzielaniem zamówienia przez osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

Szacunkowa wartość zamówienia jest ustalana zgodnie z ustawą PZP, z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających. Zabroniony jest podział zamówienia skutkujący zaniżaniem jego wartości szacunkowej. W przypadku dotacjobiorcy niezobowiązanego do stosowania ustawy PZP wartość pojedynczego zamówienia ustala się tylko w odniesieniu do danej umowy dotacji. Oznacza to, że nie ma obowiązku sumowania zamówień w ramach działalności bieżącej dotacjobiorcy.

Progi kwotowe a wyłanianie wykonawcy zamówienia publicznego (zachowanie zasady konkurencyjności i efektywności kosztowej) Wewnętrzne regulaminy dotacjobiorcy Poniżej 20 000 zł netto Obowiązuje Procedura udzielania zamówień przez dotacjobiorców (załącznik nr 6 do Umowy dotacji) Powyżej 20 000 zł netto Obowiązują zapisy ustawy PZP Powyżej 30 000 euro netto

Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych* obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub upublicznienia zapytania ofertowego, prowadzących do zawarcia umowy na podstawie, której poniesiony został wydatek. W przypadku pozostałych wydatków stosuje się wersję Wytycznych* obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. * tj. Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 i Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Zamówienia o wartości od 20 000 zł netto do 50 000 zł netto włącznie Konieczne rozeznanie rynku w celu potwierdzenia, że dana usługa lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. W tym, celu należy przedstawić co najmniej: wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej dotacjobiorcy wraz z otrzymanymi ofertami lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców wraz z otrzymanymi ofertami. W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu .

Zamówienia o wartości przekraczającej 50 000 zł netto W celu wypełnienia procedury konkurencyjnego udzielania zamówień należy upublicznić zapytanie ofertowe poprzez umieszczenie na stronie internetowej w sposób transparentny oraz umożliwiający swobodny dostęp do opublikowanego zapytania. Minimalne warunki dla zapytania ofertowego oraz szczegóły dotyczące udzielenia zamówienia reguluje Procedura udzielania zamówień przez dotacjobiorców. Wybór oferty dokumentowany jest pisemnym protokołem z procedury udzielenia zamówienia (wzór protokołu z procedury udzielenia zamówienia stanowi załącznik nr 2 do Procedury). Po przeprowadzeniu procedury następuje podpisanie umowy z Wykonawcą.

Zmiany związane z realizacją projektu Zmiany do Umowy dotacji wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany dotyczące wydatkowania dotacji, w tym skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w załącznikach do Umowy, mogą być dokonywane pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej. Akceptacja tych zmian będzie dokonywana w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do Umowy, o ile zmiany te nie wpływają na treść Umowy (np. modyfikacja terminu realizacji projektu – wymagany aneks do umowy dotacji, zmiany w zakresie budżetu lub transz wymagają jedynie formy pisemnej).

Dotacjobiorca, po uzyskaniu zgody Województwa, może: dokonywać przesunięć wydatków ujętych w szczegółowym budżecie projektu w trakcie realizacji projektu, rozliczyć wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu. Powyższe zmiany nie mogą jednak stanowić podstawy do zwiększenia ogólnej kwoty dotacji oraz zwiększać wartości wydatków planowanych na wynagrodzenia wynikające ze szczegółowego budżetu. Zmiany dotyczące budżetu i terminu projektu mogą być dokonywane jedynie w okresie jego realizacji.

Przedłożenie programu rewitalizacji do oceny Zespołu ds. Rewitalizacji Przekazanie programu rewitalizacji następuje za pośrednictwem ROPS. Dokument należy dostarczyć w wersji elektronicznej (np. na pendrivie, płycie CD itp.) do kancelarii Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w kopercie z dopiskiem: „Program rewitalizacji”. Dokument winien zostać przedłożony za pismem przewodnim podpisanym przez osobę uprawnioną do reprezentowania gminy. Do oceny Zespołu ds. Rewitalizacji należy przekazać projektu gotowego, tj. uchwalonego programu rewitalizacji lub ostatecznego projektu programu rewitalizacji. Program powinien zostać przekazany do końca okresu realizacji projektu. Niezłożenie programu rewitalizacji do oceny Zespołu w ww. terminie może zostać potraktowane jako rażące naruszenie postanowień umowy dotacji.

Przy planowaniu terminu złożenia programu rewitalizacji do oceny Zespołu ds. Rewitalizacji zalecane jest uwzględnienie czasu potrzebnego na sprawdzenie programu przez ekspertów. Wcześniejsze przedstawienie projektu programu do oceny pozwoli uwzględnić ewentualne poprawki do programu przed zakończeniem projektu, w terminie zgodnym z umową dotacji.

Informacja i promocja projektu Dokument obowiązujący: Podręcznik Beneficjenta Funduszy Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020 Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 Zapis: „..... współfinansowano ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Pomoc Techniczna 2014-2020” (nie jest obowiązkowy) Logotypy: do pobrania na stronie popt.gov.pl (obowiązkowe)

Obowiązki informacyjno-promocyjne dotacjobiorcy Oznaczanie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich: działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, dokumentów związanych z realizacją projektu podawanych do wiadomości publicznej, dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie. Umieszczenie plakatu informacyjnego w miejscu realizacji projektu. Umieszczenie opisu projektu na stronie internetowej. Przekazywanie osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informacji, że projekt uzyskał dofinansowanie. Dokumentowanie działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu.

należy bezwzględnie stosować od momentu uzyskania dofinansowania. Obowiązki opisane w Podręczniku Beneficjenta Funduszy Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020 należy bezwzględnie stosować od momentu uzyskania dofinansowania.

Pozostałe obowiązki Dotacjobiorcy Umożliwienie przeprowadzenia kontroli Województwu, a także innym instytucjom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów. Konieczność przekazywania Województwu kopii protokołu z kontroli, lub innych równoważnych dokumentów otrzymanych po przeprowadzonej kontroli, w terminie 7 dni od ich otrzymania, w przypadku kontroli innych instytucji. Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z art. 140 rozporządzenia nr 1303/2013 w terminie i w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym projektem. Dbałość o ochronę danych osobowych, którymi Dotacjobiorca dysponuje w związku z realizacją projektu.

Informowanie Województwa o wszystkich zmianach dotyczących Dotacjobiorcy oraz przedmiotów zakupionych lub wykonanych za środków pochodzących z dotacji, w szczególności o: zamierzonej zmianie rachunków/subkont bankowych, w terminie umożliwiającym podpisanie przed tą zmianą aneksu do Umowy, wszelkich zmianach: adresu, numerów telefonicznych i faksów, osób upoważnionych do reprezentacji itp., wszelkich roszczeniach skierowanych przez osoby trzecie w związku z dotacją lub przedmiotami zakupionymi lub wykonanymi w ramach realizacji Umowy Przekazywanie Województwu na wniosek wszelkich wytworzonych w ramach projektu materiałów, publikacji i opracowań oraz udzielenie zgody na ich nieodpłatne wykorzystywanie, utrwalanie i zwielokrotnianie w celach dokumentacji, rozliczania i promocji projektu.

Ustalenia dotyczące realizacji projektu pomiędzy ROPS i Dotacjobiorcą mogą być prowadzone jedynie z wyznaczonym pracownikiem/pracownikami urzędu gminy lub jednostki organizacyjnej gminy. Szczegóły dotyczące realizacji projektu nie będą omawiane z Wykonawcami wyłonionymi przez Gminę na potrzeby działań w projekcie.

Strona internetowa projektu „Śląskie programy rewitalizacji – wsparcie dla gmin” https://rops-katowice.pl/rewitalizacja/

rops-katowice.pl/rewitalizacja Dziękuję za uwagę! rops-katowice.pl/rewitalizacja Kontakt z Zespołem ds. rewitalizacji w ROPS tel: 32 730 68 73, 96 e-mail: rewitalizacja@rops-katowice.pl