Realizacja i rozliczanie projektów współfinansowanych w ramach konkursu dotacji Śląskie programy rewitalizacji – wsparcie dla gmin Katowice, grudzień 2016 r.

Plan prezentacji Obowiązujące akty prawne i dokumenty Zasady finansowania Kwalifikowalność kosztów Sprawozdawczość Udzielanie zamówień publicznych Zmiany związane z realizacją projektu Informacja i promocja projektu Pozostałe obowiązki Dotacjobiorcy

Obowiązujące akty prawne i dokumenty W szczególności: ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,

Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014- 2020, Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Wytyczne Ministra Rozwoju w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata 2014-2020, Regulamin Konkursu Dotacji, Procedura udzielania zamówień przez dotacjobiorców, Dokumenty wewnętrzne przyjęte przez Dotacjobiorcę.

Obowiązkowy wkład własny (9) Zasady finansowania projektu Wartość projektu Dotacja Max. 90% kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu, wypłacona jako refundacja poniesionych wydatków w transzach (załącznik nr 2 do Umowy dotacji) 85% Fundusz Spójności Program Operacyjny Pomocy Technicznej (8) 15% Budżet państwa (9) Obowiązkowy wkład własny (9) Min. 10 % kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu (wkład własny rozliczany w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu) Rozksięgowanie na „8” i „9”

Obowiązki dotacjobiorcy w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych dotyczących realizowanego projektu. prowadzenie wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wydatków ponoszonych w związku z realizacją projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 152 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, posiadanie wyodrębnionego dla dotacji rachunku bankowego/subkonta bankowego i jego utrzymania nie krócej niż do dnia dokonania ostatecznych rozliczeń

Opis dokumentów księgowych Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek wydatku z projektem. Opis dokumentu powinien jednoznacznie wskazywać kwotę wydatków kwalifikowalnych oraz źródło ich finansowania (dotacja/wkład własny). Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy dotacji, numer działania zgodny z budżetem projektu, kwotę kwalifikowalną w projekcie (środki dotacji oraz wkład własny).

W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie księgowym na dokonanie wszystkich zapisów określonych powyżej zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając ją jako załącznik do dokumentu księgowego. Warunkiem takiego działania jest zamieszczenie na załączniku cech identyfikujących dokument źródłowy tj. nazwę i adres wystawcy (kontrahenta), numer i datę wystawienia dokumentu, a na dokumencie głównym zapisu: „Wydatek refundowany w ramach projektu „Śląskie programy rewitalizacji - wsparcie dla gmin” - opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku”. Obie kartki (dokument i załącznik ) należy trwale spiąć.

Kwalifikowalność kosztów Wydatki poniesione na rzecz złożonego projektu od dnia rozpoczęcia, do dnia zakończenia jego realizacji. Maksymalny okres kwalifikowalności kosztów: od 1.05. 2015 r. do 30.06.2017 r.

Warunki dla uznania kwalifikowalności wydatku Niezbędny do realizacji projektu. Dokonywany przy zachowaniu zasady efektywności kosztowej (zapewniający realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych). Poniesione w terminie kwalifikalności wydatków. Wykazany w dokumentacji księgowej Wnioskodawcy, w sposób umożliwiający ich zidentyfikowanie i weryfikację. Potwierdzony oryginałami stosownych dokumentów. Poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy dotacji.

Wydatki kwalifikowalne związane z opracowaniem analiz, zaangażowaniem ekspertów, planów działań itp. niezbędnych do opracowania programu rewitalizacji związane z opracowaniem lub aktualizacją programu rewitalizacji związane z włączaniem różnych interesariuszy do prac nad opracowywaniem/ aktualizacją programu rewitalizacji koszty zarządzania projektem

Przykłady kosztów niekwalifikowalnych Amortyzacja środków trwałych Finansowanie działalności niezwiązanej z projektem i poza okresem kwalifikowalności Wydatki zrefundowane w innym projekcie, współfinansowanym ze środków publicznych Zakup i leasing środków trwałych Koszty stałe utrzymania biura Wyposażenie biura, materiały biurowe i eksploatacyjne

Przykłady kosztów niekwalifikowalnych Koszty przygotowania wniosku Koszty budowy, przebudowy, rozbudowy, remontu Podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Koszty stałe utrzymania biura Wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON Świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu Wydatki związane ze szkoleniem BHP Świadczenia związane z zapewnieniem przez pracodawcę okularów do pracy przy komputerze

Ocena kwalifikowalności wydatków odbywa się niezależnie na etapie: oceny merytorycznej wniosku o przyznanie dotacji wraz ze szczegółowym budżetem projektu, weryfikacji poszczególnych sprawozdań z realizacji projektu, podczas kontroli na miejscu realizacji projektu. Dotyczy wszystkich wydatków, również ujętych w złożonym wniosku o przyznanie dotacji.

Sprawozdawczość Sprawozdania przygotowane zgodne z wzorem opublikowanym przy ogłoszeniu konkursu dotacji. Sposób i termin składania sprawozdań określony w umowie dotacji. Obowiązujące załączniki do sprawozdań: zestawienie dokumentów księgowych (potwierdzone przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości Dotacjobiorcy), kopie dokumentów związanych z poniesionymi w ramach projektu wydatkami.

Sprawozdania Okresowe Końcowe Wkład własny rozliczany jest w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu (minimum 10% kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu) Ostatnia transza dotacji zostanie wypłacona po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego

Terminy składania sprawozdań Realizacja projektu zakończyła się przed zawarciem umowy dotacji Sprawozdanie okresowe oraz sprawozdanie końcowe składane w terminie 21 dni od dnia podpisania umowy. Realizacja projektu zakończyła się po zawarciu umowy dotacji Sprawozdanie okresowe składane po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego projektu umożliwiającego wystąpienie o I transzę dotacji Sprawozdanie końcowe składane w terminie 14 dni od dnia upływu terminu zakończenia realizacji projektu

Udzielanie zamówień publicznych Podstawowe zasady: zachowanie uczciwej konkurencji, równe traktowanie wykonawców i przejrzystość, racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi (wydatkowanie środków w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, optymalny dobór metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów). wykonywanie czynności związanych z udzielaniem zamówienia przez osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

Szacunkowa wartość zamówienia jest ustalana zgodnie z ustawą PZP, z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających. Zabroniony jest podział zamówienia skutkujący zaniżaniem jego wartości szacunkowej. W przypadku dotacjobiorcy niezobowiązanego do stosowania ustawy PZP wartość pojedynczego zamówienia ustala się tylko w odniesieniu do danej umowy dotacji. Oznacza to, że nie ma obowiązku sumowania zamówień w ramach działalności bieżącej dotacjobiorcy.

Progi kwotowe a wyłanianie wykonawcy zamówienia publicznego (zachowanie zasady konkurencyjności i efektywności kosztowej) Wewnętrzne regulaminy dotacjobiorcy Poniżej 20 000 zł netto Obowiązuje Procedura udzielania zamówień przez dotacjobiorców (załącznik nr 6 do Umowy dotacji) Powyżej 20 000 zł netto Obowiązują zapisy ustawy PZP Powyżej 30 000 euro netto

Oświadczenie dotyczące bezstronności osoby, wykonującej w imieniu dotacjobiorcy czynności związane z udzieleniem zamówienia Protokół z procedury udzielenia zamówienia

Minimalna zawartość zapytania ofertowego opis przedmiotu zamówienia warunki udziału w procedurze udzielenia zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania kryteria oceny oferty wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów wraz z opisem sposobu przyznawania punktacji w danym kryterium oceny oferty termin składania ofert (nie mniej niż 7 dni kalendarzowych w przypadku dostaw i usług) od daty upublicznienia zapytania ofertowego określenie warunków dotyczących dokonywania zmian umowy, o ile przewiduje się możliwość zmiany

Zmiany związane z realizacją projektu Zmiany do Umowy dotacji wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (o ile umowa nie stanowi inaczej). Zmiany dotyczące wydatkowania dotacji, w tym skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w załącznikach do Umowy, mogą być dokonywane pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej. Akceptacja tych zmian będzie dokonywana w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do Umowy, o ile zmiany te nie wpływają na treść Umowy.

Dotacjobiorca, po uzyskaniu zgody Województwa, może: dokonywać przesunięć wydatków ujętych w szczegółowym budżecie projektu w trakcie realizacji projektu, rozliczyć wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu. Powyższe zmiany nie mogą jednak stanowić podstawy do zwiększenia ogólnej kwoty dotacji oraz zwiększać wartości wydatków planowanych na wynagrodzenia wynikające ze szczegółowego budżetu.

Informacja i promocja projektu Dokument obowiązujący: Podręcznik Beneficjenta Funduszy Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020 Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 Zapis: „..... współfinansowano ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Pomoc Techniczna 2014-2020” (nie jest obowiązkowy) Logotypy: do pobrania na stronie popt.gov.pl (obowiązkowe)

Obowiązki informacyjno-promocyjne dotacjobiorcy I. Oznaczanie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich: działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, dokumentów związanych z realizacją projektu podawanych do wiadomości publicznej, dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie. II. Umieszczenie plakatu informacyjnego w miejscu realizacji projektu

III. Umieszczenie opisu projektu na stronie internetowej IV. Przekazywanie osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informacji, że projekt uzyskał dofinansowanie V. Dokumentowanie działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu

należy bezwzględnie stosować od momentu uzyskania dofinansowania. Obowiązki opisane w Podręczniku Beneficjenta Funduszy Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020 należy bezwzględnie stosować od momentu uzyskania dofinansowania.

Pozostałe obowiązki Dotacjobiorcy Umożliwienie przeprowadzenia kontroli Województwu, a także innym instytucjom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów. Konieczność przekazywania Województwu kopii protokołu z kontroli, lub innych równoważnych dokumentów otrzymanych po przeprowadzonej kontroli, w terminie 7 dni od ich otrzymania, w przypadku kontroli innych instytucji. Informowanie Województwa o wszystkich zmianach dotyczących Dotacjobiorcy oraz przedmiotów zakupionych lub wykonanych za środków pochodzących z dotacji, w szczególności o: zamierzonej zmianie rachunków/subkont bankowych, w terminie umożliwiającym podpisanie przed tą zmianą aneksu do Umowy, wszelkich zmianach: adresu, numerów telefonicznych i faksów, osób upoważnionych do reprezentacji itp., wszelkich roszczeniach skierowanych przez osoby trzecie w związku z dotacją lub przedmiotami zakupionymi lub wykonanymi w ramach realizacji Umowy.

Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z art. 140 rozporządzenia nr 1303/2013 w terminie i w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym projektem. Dbałość o ochronę danych osobowych, którymi Dotacjobiorca dysponuje w związku z realizacją projektu. Przekazywanie Województwu na wniosek wszelkich wytworzonych w ramach projektu materiałów, publikacji i opracowań oraz udzielenie zgody na ich nieodpłatne wykorzystywanie, utrwalanie i zwielokrotnianie w celach dokumentacji, rozliczania i promocji projektu.

rops-katowice.pl/rewitalizacja Dziękuję za uwagę! rops-katowice.pl/rewitalizacja Kontakt z Zespołem ds. rewitalizacji w ROPS tel: 32 730 68 73, 96 e-mail: rewitalizacja@rops-katowice.pl