Urząd przyjazny mieszkańcom Korzyści dla Miasta Częstochowy wynikające z projektu SEKAP Anna Pawłowska Dyrektor Urzędu Miasta Częstochowy 19 grudnia 2007

„ Częstochowa jest miastem, które dąży do stwarzania swoim mieszkańcom dogodnych warunków do realizacji celów i aspiracji. Staje się to możliwe poprzez sprawne i przejrzyste działania urzędników miejskich. Podniesienie poziomu usług świadczonych przez Urząd Miejski widzimy w rozwoju opartym na standardach europejskich, m.in. w formie zarządzania jakością odpowiednio do wymagań normy PN-EN ISO 9001: Dążenie do podnoszenia jakości świadczonych usług jest zadaniem nadrzędnym dla każdego urzędnika”.* * Polityka Jakości Urzędu Miasta Częstochowy

Wojciech Cellary, Slajd z prezentacji „Jak odejść od dziewiętnastowiecznej biurokracji?” Podobieństwa i różnice Biznes Administracja Technologia jest ta sama Publiczność jest ta sama (klienci i obywatele są tymi samymi ludźmi) Organizacja jest różna organizacja biznesuorganizacja administracji Miejsce na postęp

Organizacja z XIX wieku Technologia z XXI wieku Dzisiejsza administracja Przy dziewiętnastowiecznej organizacji nie można uzyskać korzyści z dwudziestopierwszowiecznej technologii ! Wojciech Cellary, Slajd z prezentacji „Jak odejść od dziewiętnastowiecznej biurokracji?”

Ważnym środkiem powodującym podnoszenie jakości świadczonych usług jest oparcie organizacji pracy na narzędziach elektronicznych.

umożliwienie zdalnego sprawdzenia stanu sprawy bez udziału pracownika urzędu (BIP, automatyczna centrala)

Elektroniczny obieg dokumentów OfficeObjects®DocMan został wdrożony we wszystkich wydziałach Urzędu Miasta Częstochowy - obecnie w systemie pracuje ponad 600 pracowników.

Korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego obiegu spraw i dokumentów dla Urzędu: sprawna dystrybucja dokumentów i informacji, kontrola drogi ich obiegu i stanu realizacji, terminowości spraw oraz możliwość analizowania wszelkiego rodzaju odchyleń od stanu żądanego likwidacja podziałów wynikających z lokalizacji (praca w kilku siedzibach). Poprzez jednakowy dostęp do informacji, wynikający tylko z uprawnień, a nie miejsca pracy, wszyscy pracownicy są w potrzebnym zakresie poinformowani rozwiązanie problemu przepływu informacji zarówno wewnątrz urzędu, jak również pomiędzy organizacją a jej otoczeniem

OfficeObjects®DocMan jest ściśle powiązany w Urzędzie Miasta z procesami pracy ustalonymi w ramach procedur ISO. Każda sprawa ma dokładnie rozpisaną ścieżkę przepływu i drogę decyzyjną, dzięki temu bardzo wiele czynności zostało zautomatyzowanych usprawniając w ten sposób obsługę mieszkańców.

skrócenie czasu podejmowania decyzji (workflow).

Korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego obiegu spraw i dokumentów dla Urzędu: narzucenie określonego rygoru (porządku zgodnego z RWA) rejestrowania, grupowania i przetwarzania dokumentów umożliwienie pracy grupowej nad dokumentami umożliwienie pracy grupowej nad dokumentami ułatwienie przygotowywania sprawozdań, rejestrów i raportów o stanie wykonanych prac usprawnienie pracy i ograniczenie kosztów administracyjnych działania urzędu (papier, tonery, itd.)

Urząd Miasta Częstochowy duże nadzieje pokłada w elektronicznych formularzach, w jednolitym sposobie tworzenia dokumentów elektronicznych oraz w możliwościach wykorzystania podpisu elektronicznego, co będzie efektem naszego uczestnictwa w projekcie SEKAP Urząd Miasta Częstochowy duże nadzieje pokłada w elektronicznych formularzach, w jednolitym sposobie tworzenia dokumentów elektronicznych oraz w możliwościach wykorzystania podpisu elektronicznego, co będzie efektem naszego uczestnictwa w projekcie SEKAP

Po wdrożeniu mechanizmów przewidzianych w projekcie SEKAP mieszkańcy naszego Miasta oraz przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą będą mogli skorzystać z możliwości jakie wnosi elektroniczny przekaz informacji – będą mogli drogą elektroniczną (w dowolnym miejscu i czasie) załatwiać swoje sprawy.

Zastosowanie nowoczesnych technologii pozwoli nam na odejście od XIX wiecznej organizacji pracy. Urzędy administracji publicznej upodobnią się do instytucji otoczenia biznesu.

Dziękuję Państwu za uwagę.