Opracowanie wydawnictw zwartych na etapie gromadzenia zbiorów: wczoraj i dziś Alicja Potocka i Agnieszka Kowalczyk Szczecin wrzesie ń 2013

Gromadzenie wydawnictw zwartych to proces wymagający znajomości: katalogowania wydawnictw Gromadzenie zbiorów to także umiejętność katalogowania wydawnictw.   znajomości realiów finansowych.   rozeznania rynku wydawniczego,   potrzeb użytkowników,

Nie jest mo ż liwe sprawne zarz ą dzanie procesem gromadzenia zbior ó w w bibliotecznych systemach zintegrowanych bez umiejętnośc i: Zasobny i dobrze skatalogowany oraz na bieżąco szybko uzupełniany księgozbiór to najlepszy sposób na pozyskanie i utrzymanie zaufania użytkowników, najlepszy sposób promocji biblioteki. Opis wydawnictwa winien zatem pojawić się w katalogu tak szybko jak to jest możliwe tzn. już na etapie zamówienia. coraz bardziej czasochłonnego katalogowania - umiejętność ta pozwala na porozumiewanie się z użytkownikami, a w bibliotece na precyzyjnie i wszechstronnie wzajemne informowanie się o księgozbiorze na każdym etapie realizacji zamówienia.

Katalogowanie i klasyfikowanie Katalogowanie i klasyfikowanie dokumentów jest jednym z elementów działalności bibliotecznej, polegającym na sporządzaniu opisów katalogowych dokumentów, tak by użytkownik mógł z nich skorzystać. Od dłuższego czasu bibliotekarze dążyli do tego, aby sposób opracowywania zbiorów był jednolity dla użytkowników wszystkich bibliotek. USMARC Również Polska, wychodząc naprzeciw światowym dążeniom do wymiany zasobów bibliotecznych i współpracy przy katalogowaniu podjęła decyzję o sporządzaniu opisów w formacie USMARC. Opracowanie zbiorów należy do jednej z podstawowych czynności bibliotekarskich, na którą składają się: rejestracja nabytków, katalogowanie, klasyfikowanie, inwentaryzacja.

ALEPH W Polsce bardzo popularnym systemem komputerowym, przyjętym przez wiele bibliotek uczelnianych jest system ALEPH. ALEPH ALEPH jest na tyle elastyczny i może być przystosowany do potrzeb różnego typu instytucji gdyż może zarządzać różnymi danymi: opisami książek, czasopism, materiałów audiowizualnych, patentów danych archiwalnych i innych zbiorów specjalnych a także pełnymi tekstami dokumentów czy obrazami graficznymi (fotografie, kopie obrazów, plany, mapy itp.) wczytywanymi za pomocą skanera. ALEPH katalogu System ALEPH składa się z modułów: gromadzenia, opracowania, obsługi wydawnictw ciągłych, katalogu online, modułu wypożyczeń międzybibliotecznych (rzadko stosowanego, ze względu na dużą złożoność i trudności z adaptacją do warunków krajowych, udostępniania), poprzez który realizowana jest obsługa katalogu czytelników

Opis wydawnictw zwartych na etapie gromadzenia zbiorów: (na przykładzie Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej) Opis w katalogu biblioteki to niezbędny etap pracy w procesie gromadzenia - bez niego nie jest możliwe gromadzenie wydawnictw, zwłaszcza w sytuacji gdy gromadzeniem zajmuje się więcej niż jedna osoba. Opis w katalogu biblioteki to niezbędny etap pracy w procesie gromadzenia - bez niego nie jest możliwe gromadzenie wydawnictw, zwłaszcza w sytuacji gdy gromadzeniem zajmuje się więcej niż jedna osoba. Gromadzenie wydawnictw zwartych powoduje konieczność bieżącej rejestracji pod względem formalnym i finansowym. Rejestracja formalna wydawnictwa to opis, który pozwoli je jednoznacznie określić w zasobach biblioteki, zidentyfikować i wyszukać.

MARC 21 Opis wydawnictw w formacie MARC 21 jest wszechstronny, ale też czasochłonny, a co za tym idzie kosztowny. raz wykonany Stąd konieczność współpracy, by opis raz wykonany: służył wszystkim zainteresowanym, by mógł być przejmowany/kopiowany. ALEPH ALEPH W bibliotecznych systemach zintegrowanych opis stanowi punkt odniesienia wszystkich operacji wykonywanych na księgozbiorze - bez opisu nie jest też możliwe uregulowanie należności za nabyte wydawnictwa (ALEPH), wydruk inwentarzy (ALEPH), raportów. W wielu agendach dużej biblioteki już obecnie wystarczającą umiejętnością jest sporządzanie opisów skróconych oraz kopiowanie opisów.

NUKAT Biblioteka Główna przystąpiła do katalogowania w programie NUKAT w 2004 roku. Kopiowanie opisów to praca, która wymaga uważnego porównania dokumentu opisywanego z opisem kopiowanym co doświadczonemu bibliotekarzowi pozwala szybciej uzupełnić katalog biblioteczny, ale w razie pomyłki wymaga też bardzo czasochłonnej, wielowątkowej korekty. NUKAT-u Zdecydowano, że wszyscy pozyskujący wydawnictwa będą katalogowali je bądź kopiowali z NUKAT-u. Oddział Gromadzenia Druków Zwartych Biblioteki Głównej NUKAT Oddział Opracowania Druków Zwartych Wyjątkiem, z uwagi dużą ilość realizowanych zamówień, pozostał Oddział Gromadzenia Druków Zwartych Biblioteki Głównej, który miał ograniczyć się do kopiowania opisów z NUKAT-u, a w przypadku ich braku sporządzać opis skrócony na formatce przygotowanej przez Oddział Opracowania Druków Zwartych.

Rys. 1. Formatka do katalogowania druków zwartych dla Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych BG PW. Oddział Gromadzenia Druków Zwartych ma wskazane pola (020, 040, 100, 245, 250, 260, 502, 700), które należy skopiować i nałożyć na przygotowany formularz. Tak przygotowany opis jest na tyle wystarczający by jednoznacznie powiedzieć czy książka jest w zbiorach. Możliwy jest też na bieżąco wydruk wszelkich raportów w tym inwentarza. Dokończenie/ uszczegółowienie opisu należy do Oddziału Opracowania Druków Zwartych.

Rys. 2. Opis z NUKAT-u do "nałożenia" na formatkę przygotowaną dla Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych BG PW.

Rys. 3. Formatka do katalogowania e- książki i opis skrócony przygotowany dla Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych BGPW.

ibuk MARC21 Wydawca ibuk-a informuje i proponuje opisy w formacie MARC21. Jednak po bliższym zapoznaniu z opisem okazuje się, że zawarte w nich dane uniemożliwiają zaimportowanie ich katalogu biblioteki Rys. 4. e-książka dostępna na platformie ibuk.pl: NUKAT Aktualnie w ibuk-u, przy współpracy z NUKAT-em trwają prace nad takim opisem, który ma spełniać standardy, wypracowane i akceptowane przez biblioteki naukowe

MARC21 Przegląd propozycji opisów MARC21 Rys. 5. Przykład opisu wydawnictwa wg katalogu Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej i Proquest-u.

Dawson Books Rys. 6.

  zakupów bibliotecznych,   5 etatów, komputera wraz z oprogramowaniem przeznaczonym do katalogowania zbiorów,   szkoleń bibliotekarzy,   prac introligatorskich,   oraz innych poczynań modyfikujących i usprawniających pracę Biblioteki. BGPW Opracowanie zbiorów w Filii BGPW w Płocku BGPW Filia BGPW w Płocku została przejęta przez Bibliotekę Główną organizacyjnie, finansowo i statutowo. Posunięcie to zaowocowało przejęciem finansowania przez Bibliotekę Główną:

Biblioteka Główna i wszystkie jej agendy są całkowicie skomputeryzowane, pracują w komputerowym systemie ALEPH Politechniki Warszawskiej. Każda Filia BGPW samodzielnie gromadzi i opracowuje swoje materiały biblioteczne. Początki budowy katalogu komputerowego w naszej bibliotece nie były łatwe. ISIS W 1996 roku przeszkoleni pracownicy Filii zaczęli katalogować w systemie ISIS. Skatalogowano 2/3 zbiorów (druki zwarte). ALEPH Po zakończeniu prac miał nastąpić proces konwersji do systemu katalogowego ALEPH.

W 2005 roku okazało się, że konwersja zbiorów jest niemożliwa. 1.BGPW ALEPH 1. Zgodnie z decyzją Dyrektora BGPW, zaczęto w Płocku, wprowadzać wszystkie druki zwarte do katalogu komputerowego ALEPH. W początkowej fazie pracy, przeszkoleni pracownicy Filii tylko dopinali tytuły książek z biblioteki w Płocku do rekordów warszawskich Po rocznym szkoleniu w Oddziale Katalogowania Biblioteki Głównej, bibliotekarze mogli już sami tworzyć nowe rekordy książek, których Biblioteka Główna nie posiadała Do roku 2011 wszystkie druki zwarte były opracowane pod względem formalnym i rzeczowym.

Pierwsze druki zwarte do modułu Gromadzenia w Filii zostały wprowadzone 6 lipca 2006 roku. Od tej chwili moduł Gromadzenia i Opracowania w katalogu komputerowym w Płocku zaczęły ze sobą ściśle współpracować.

Podczas etapu gromadzenia, rekordy książek wpisanych wcześniej do bazy przez pracowników z Oddziału Gromadzenie oraz bibliotekarzy z Filii warszawskich Biblioteki Głównej, spisuje się tylko numery kontrolne, po czym doczepia się rekordy z Płocka. Rys. 7. Pełny widok rekordu – rekordy doczepione w Filii BGPW w Płocku.

BGPW W Filii BGPW w Płocku na etapie gromadzenia nie stosuje się opisu skróconego. Aby wprowadzić druki zwarte do Modułu Gromadzenia najpierw bibliotekarze tworzą całkowity rekord w Module Katalogowania. Pozycje z faktury, jeżeli nie ma ich w Bazie Biblioteki Głównej, są opracowywane formalnie i rzeczowo w systemie, następnie wprowadzane do Modułu Gromadzenia, Rys. 8. Pełny widok rekordu – nowe rekordy druk ó w zwartych skatalogowanych w Filii BGPW w Płocku.

NUKAT Od 2007 r, biblioteka zaczęła importować rekordy bibliograficzne z Katalogu Centralnego NUKAT, a od roku 2012, po szkoleniu w Oddziale Opracowania w Bibliotece Głównej Politechniki Warszawskiej, Biblioteka Filii rozpoczęła współpracę również w zakresie tworzenia rekordów bibliograficznych. KARO Katalogi Centralne, jak np. Katalog KARO, Katalog Biblioteki Narodowej, pełnią przy katalogowaniu tylko funkcje pomocnicze.

Biblioteki chętnie przejmą do swoich katalogów gotowe opisy o ile spełnią one m.in. następujące kryteria: 1. MARC21 1. proponowany opis będzie w formacie przyjętym przez bibliotekę (tu: MARC21) pola/podpola opisu przejmowanego będą zgodne z polami/podpolami opisów przyjętymi przez bibliotekę do katalogowania dokumentów kolejność danych w poszczególnych polach będzie podawana wg wspólnie przyjętych i rygorystycznie stosowanych zasad (np. w polu 100 najpierw podajemy nazwisko autora, a w drugiej kolejności jego imię/imiona) możliwość będzie przejmowania i wyprowadzania z katalogu biblioteki wydawnictw kupowanych na czas określony, kopiowanie opisów będzie możliwie proste i ujednolicone, tak by jego przejęcie było uzasadnione ekonomicznie tzn. czas kopiowania i modyfikowania opisu nie będzie dłuższy od czasu potrzebnego np. na sporządzenie opisu skróconego, zgoda dyrekcji biblioteki i administratora systemu/uprawnienia administratora systemu. W bibliotekach, gdy zachodziła konieczność porządkowania i udostępniania dużych zasobów, pojawiały się też propozycje ich opisywania i porządkowania (Grycz, UKD).

Wydaje się, że najlepszym konsultantem dla wydawców/dostawców w kwestii opisów bibliograficznych jest wywodzący się ze środowiska bibliotekarskiego NUKAT, który wypracował i doskonali optymalne z punktu widzenia bibliotek zasady współkatalogowania wydawnictw. Zapewne z czasem nie tylko ilość wykonanych opisów, ale i ilość opisów skopiowanych będzie stanowiła o ocenie jakości pracy biblioteki.

Dziękujemy za Uwagę Dziękujemy za Uwagę Dziękujemy za Uwagę