Czynności procesowe w toku postępowania administracyjnego oprac. mgr Łukasz Kląskała Zakład Postępowania Administracyjnego i Sądownictwa Administracyjnego

Działania prawne oraz faktyczne / czynności materialno-techniczne Systematyka k.p.a. jako podstawa charakterystyki postępowania w I instancji Inny podział: czynności merytoryczne postępowania oraz czynności techniczno- procesowe

Wszczęcie postępowania Postępowanie wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu (art. 61 §1 k.p.a., art. 165 §1 o.p.) – zasada dyspozycyjności Organ administracji ma obowiązek przestrzegania swej właściwości (art. 19 k.p.a., art. 15 §1 o.p.) – organ administracji nie może zwrócić podania dotyczącego sprawy, w której wcześniej sąd powszechny uznał się za niewłaściwy (art. 66 §4 k.p.a., art. 171 §4 o.p.) Skutek procesowy wszczęcia postępowania – od momentu doręczenia organowi pisemnego podania (art. 61 §3 k.p.a., art. 165 §3 o.p.), jeśli ma formę dokumentu elektronicznego – od wprowadzenia do systemu informatycznego organu (art. 61 §3a k.p.a., art. 165 §3b o.p.), gdy stroną jest osoba prawna lub organizacja bez osobowości prawnej – żądanie wnosi jej statutowy organ Podanie można wnosić także ustnie do protokołu/ nie ma znaczenia forma oraz nazwa pisma – o jego znaczeniu przesądza treść

Nie powoduje wszczęcia postępowania żądanie wniesione przez osobę niebędącą stroną postępowania (wada podmiotowa) lub dotyczące sprawy niekwalifikującej się do rozpatrzenia (wada przedmiotowa) W razie stwierdzenia ww. wady/wad organ wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania – osobie wnoszącej podanie służy zażalenie, a w dalszej kolejności skarga do sądu administracyjnego Jeżeli żądanie wnosi jedna ze stron, pozostałe strony muszą być zawiadomione o wszczęciu postępowania (art. 61 §4 k.p.a., art. 165 §3a o.p.)

Wyjątek: art. 61 §2 k.p.a. – organ administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nieuzyskania zgody – postępowanie umorzyć

Czynności techniczno-procesowe Zaliczamy do nich wezwania, korzystanie z pomocy prawnej, doręczenia pism procesowych, umożliwienie wglądu do akt sprawy, sporządzania protokołów, prowadzenie metryki sprawy Wezwanie – może być skierowane do każdej osoby mającej informacje konieczne w postępowaniu, musi określać sprawę, pozycję procesową pozwanego oraz cel, w którym się go wzywa z zaznaczeniem, czy musi to być osobiste stawiennictwo, jeżeli tak – art. 51 §1 k.p.a. „do osobistego stawienia się wezwany jest obowiązany tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym zamieszkuje lub przebywa”, dopuszczalne także żądanie stawienia się osobistego osoby zamieszkałej (przebywającej) w sąsiedniej gminie lub mieście (art. 51§2 k.p.a.), w przypadku o.p. obowiązek osobistego stawiennictwa w sprawach podatkowych dotyczy terenu województwa miejsca zamieszkania lub pobytu osoby wezwanej (art. 156 §1 o.p.)

W sprawach niecierpiących zwłoki możliwość wezwania telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności Instytucja pomocy prawnej: art. 52 k.p.a. „w toku postępowania organ administracji publicznej zwraca się do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień lub zeznań albo do dokonania innych czynności, związanych z toczącym się postępowaniem” Osobie wezwanej przysługuje zwrot kosztów stawiennictwa

Doręczenia Zasada oficjalności – doręczenie to czynność procesowa o dużej doniosłości z uwagi na zasadę pisemności oraz skutki prawne jakie wiążą z doręczeniem przepisy prawa materialnego oraz procesowego Przepisy normują kwestię doręczeń, nie odnoszą się do dotarcia treści pisma do adresata – dla biegu postępowania nie ma znaczenia, czy adresat zapoznał się z treścią pisma i kiedy to zrobił – znaczenie procesowe ma sam fakt doręczenia i jego potwierdzenia

Obowiązek stron, przedstawicieli lub pełnomocników zawiadamiania organu o zmianie adresu – uznanie skuteczności doręczenia na dawny adres, jeśli nowego nie zgłoszono (art. 41 §2 k.p.a., art. 146 o.p.) Doręczenie właściwe – w miejscu zamieszkania, w miejscu pracy, w lokalu organu administracji publicznej, w razie niemożności doręczania jak wyżej i w razie koniecznej potrzeby pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie (art. 42 k.p.a.) Doręczenie zastępcze – gdy adresat nieobecny, pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi (art. 43 k.p.a.)

Fikcje doręczenia -W przypadku doręczenia przez pocztę – poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej -W przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ, pismo składa się na czas 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) -Zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie 7 dni, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub drzwiach mieszkania adresata/biura/w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, w razie niepodjęcia – powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia od daty pozostawienia pierwszego zawiadomienia (14 dni)

Szczególne przypadki doręczeń Pisma kierowane do osób nieznanych z miejsca pobytu, dla których sąd nie wyznaczył przedstawiciela doręcza się przedstawicielowi wyznaczonemu przez organ administracji do czasu wyznaczenia dla niej przedstawiciela przez sąd Pisma kierowane do osób korzystających z uprawnień wynikających z immunitetu dyplomatycznego lub konsularnego doręcza się w sposób przewidziany w przepisach szczególnych, w umowach i zwyczajach międzynarodowych

Zawiadomienie przez obwieszczenie (surogaty doręczeń): skuteczne po 14 dniach od dnia publicznego ogłoszenia przez obwieszczenie lub inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi, np. rozplakatowanie obwieszczenia na tablicy ogłoszeń przy dworcu kolejowym, przed wejściem do budynku urzędu gminy, itp.

Protokół Podstawowa forma utrwalania czynności procesowych na piśmie, wszystkie czynności istotne dla rozstrzygnięcia spawy winny być protokołowane Protokołu nie sporządza się tylko wtedy, gdy czynności zostały w inny sposób utrwalone na piśmie K.p.a. wymienia przykładowe czynności, z których sporządza się protokół: przyjęcie wniesionego ustnie podania, przesłuchanie strony, świadka i biegłego, oględziny i ekspertyzy dokonywane przy udziale przedstawiciela organu adm. publ., rozprawy, ustne ogłoszenie decyzji i postanowienia (katalog otwarty)

Metryka sprawy cel: zwiększenie jawności (przejrzystości) sprawy -prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej -stanowi obowiązkowy element akt sprawy, podlega bieżącej aktualizacji, stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności podejmowanych w sprawie -obowiązek jej prowadzenia może być wyłączony w określonych rodzajach spraw ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw (art. 66a §5 k.p.a.)

Udostępnianie akt Uprawnienie wynikające z zasady jawności wobec stron, z zasady czynnego udziału w postępowaniu, z zasady budzenia zaufania obywateli do organów państwa Prawo wglądu w akta sprawy oraz utrwalania sobie wiadomości w notatkach i odpisach, także sporządzanie uwierzytelnionych odpisów, także wgląd elektroniczny Zakres przedmiotowy: jawność akt dla stron ograniczona przez wymagania ustaw szczególnych – Ustawa o ochronie informacji niejawnych- wyłączone informacje opatrywane klauzulami ściśle tajne, tajne, poufne, zastrzeżone oraz ograniczona przez zasady przyznawania uprawnienia dostępu do nich – ważny interes państwowy W o.p. ograniczenie w art. 179 wyłącza się od przeglądania akta, które organ podatkowy wyłączy z akt sprawy ze względu na interes publiczny Przeglądanie akt następuje wyłącznie w lokalu organu i w obecności jego pracownika

Dowody Dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – katalog otwarty: w szczególności – dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Zasada prawdy obiektywnej – obowiązek ustalenia stanu faktycznego: organ winien w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy Brak związania: organ może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w zakresie ich działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone

Żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy Strona ma prawo czynnego uczestniczenia w postępowaniu dowodowym Swobodna ocena dowodów – organ ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona Domniemania faktyczne – wynikają z doświadczenia życiowego Domniemania prawne – wynikają z przepisu prawa Nie wymagają dowodu fakty powszechnie znane (notoryjne) oraz fakty znane organowi z urzędu (art. 77 §4 k.p.a.)

W postępowaniu podatkowym dowodami są: 1.Deklaracje 2.Informacje podatkowe 3.Informacje dotyczące strony postępowania – sytuacja majątkowa, posiadanie rachunków bankowych, itd. 4.Środki dowodowe nienazwane: otwarty katalog, np. opinie instytutu naukowo-badawczego, dowody z filmu, z fotokopii, z planów, z płyt, z taśm dźwiękowych, z wypisów maszynowych urządzeń liczących, itp.

Rozprawa Organ jest zobowiązany przeprowadzić rozprawę gdy: 1.przyspieszy to lub uprości postępowanie 2.wymaga tego przepis prawa 3.zachodzi potrzeba uzgodnienia interesu stron 4.jest to potrzebne do wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków, biegłych, w drodze oględzin Nieprzeprowadzenie rozprawy, gdy wymaga tego przepis prawa, stanowi rażące naruszenia prawa

Rozprawą kieruje pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie Część wstępna rozprawy: otwarcie, ustalenie czy stawiły się osoby wezwane, stwierdzenie, czy nie ma podstaw do odroczenia rozprawy – niestawienie się stron należycie wezwanych na rozprawę nie stanowi przeszkody w jej przeprowadzeniu Część właściwa rozprawy: przeprowadzenie dowodów Kierujący rozprawą sprawuje policję sesyjną – dba o porządek czynności procesowych oraz zapewnia prawidłowy pod każdym względem przebieg rozprawy Postępowanie wyjaśniające gabinetowe – gdy nie ma przesłanek do przeprowadzenia rozprawy, mniej sformalizowane, do udowodnienia stanu faktycznego wystarczą same dokumenty, powszechne w postępowaniu podatkowym