Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Przekazywanie akt do Archiwum UMK Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1 lutego 2005 roku. mgr Paulina Bunkowska Toruń

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Przekazywanie akt do Archiwum UMK Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1 lutego 2005 roku. mgr Paulina Bunkowska Toruń"— Zapis prezentacji:

1 Przekazywanie akt do Archiwum UMK Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1 lutego 2005 roku. mgr Paulina Bunkowska Toruń 2012

2 Prezentacja obejmuje: Zakres przekazywania dokumentacji powstałej na UMK Tryb przekazywania dokumentacji Dokumentacji archiwalnej (kat. A, B-50 i BE 25-50) Dokumentacji niearchiwalnej (kat. B- powyższej B-5) Przygotowanie akt do przekazania

3 Zakres przekazywania dokumentacji powstałej na UMK

4 Dokumentacja kat. A (materiały archiwalne łącznie z pomocami tj. kartoteki, spisy, rejestry, bazy danych) Dokumentacja kat. B (materiały niearchiwalne z dłuższym niż 5-letnim okresem przechowywania łącznie z pomocami jw.) Zakres przekazywania

5 Przekazywana po 3 pełnych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy Dokumentacja kat. A i B c.d. Zakres przekazywania Np. Akta z 2005 r. będą przekazywane w 2009 r.

6 Dokumentacja z Sekcji Archiwum UMK Dokumentacja studenckich kół naukowych Dokumentacja innych organizacji i stowarzyszeń studenckich Tylko spisy i wykazy przechowywanej dokumentacji oraz ewidencja baz danych Na zasadach ogólnych Przekazywanie ewidencji, np. w postaci spisów zdawczo-odb. c.d. Zakres przekazywania

7 Tryb przekazywania dokumentacji

8 Uzgodnieniu terminu, trybu i warunków przekazania z Archiwum UMK Na 2 tygodnie przed przekazaniem akt przesyłany jest spis zdawczo-odbiorczy (patrz: formularze i wzory do Archiwum UMK) Archiwum UMK po sprawdzeniu prawidłowości spisu zdawczo-odbiorczego wyraża zgodę na przyjęcie dokumentacji Przygotowanie dokumentacji, sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego oraz transportu do Archiwum UMK spoczywa na komórce/jednostce przekazującej ( §28, ust. 4) Przekazywanie następuje po:

9 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

10 1.Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych (najlepiej bezkwasowych) Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE rok refe rent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęł a Data UWAGI (sposób załatwieni a) zna k pis ma z dn ia wszczę cia sprawy ostatec znego załatwi enia

11 2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Nauki Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki Kat. A DN-610 Granty KBN Kategoria archiwalna Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DN)- symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (610) Tytuł teczki Daty skrajne

12 3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory) c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE rokreferent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszc zęcia spra wy ostat eczn ego załat wieni a

13 c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE DN 610Granty KBN rokreferentsymbol kom. org.oznacz. teczkitytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęłaData UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx 2. xxxxxxxxxxx xx 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxx x 1 DN-610-1/01 4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw oraz pisma chronologicznie w każdej ze spraw DN-610-2/01 DN-610-3/01

14 c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A 6. W przypadku akt kat. A ponumerowanie wszystkich zapisanych kart (tzw. paginacja), a na wewnętrznej stronie teczki zapisanie liczby kart znajdujących się w teczce oraz usunięcie części metalowych (zszywek, spinaczy itp.), koszulek Niniejsza teczka zawiera 3 karty Jan Kowalski

15 Ponadto: Sprawy w teczce można przełożyć papierem przebitkowym tzw. bibułką, a akta osobowe należy przesznurować c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A

16 9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A UMK Dział Nauki DN-610 Kat. A Granty KBN UMK Dział Nauki DN-6150 Kat. A Stypendia na pisanie monografii UMK Dział Nauki DN-63 Kat. A Badania naukowe wspólnie z instytucjami naukowymi zagranicznymi

17 Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczych Nr nadaje Archiwum UMK

18 Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

19 1.Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) rok refe rent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęł a Data UWAGI (sposób załatwieni a) zna k pis ma z dn ia wszczę cia sprawy ostatec znego załatwi enia

20 2. Prawidłowe opisanie teczek, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Zaopatrzenia i Transportu Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki Kat. B-10 DZT-244 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Kategoria archiwalna Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DZT) - symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (244 ) Tytuł teczki Daty skrajne

21 3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory) c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) rokreferent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszc zęcia spra wy ostat eczn ego załat wieni a

22 c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) 2001 DZT 241 Zaopatrzenie rokreferentsymbol kom. org.oznacz. teczkitytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęłaData UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx 2. xxxxxxxxxxx xx 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx xxx x 1 DZT-241-1/01 4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw DZT-241-2/01 DZT-241-3/01

23 9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B5) UMK Dział Zaopatrzenia i Transportu DZT-241 Kat. B5 Zaopatrzenie UMK Dział Zaopatrzenia i Transportu DZT-244 Kat. B10 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń UMK Dział Zaopatrzenia i Transportu DZT-25 Kat. BE5 Źródła zaopatrzenia

24 Ewidencja przekazywanej dokumentacji EwidencjaMateriały archiwalne (kat. A) Dokumentacja niearchiwalna (Kat. B) Spisy zdawczo-odbiorcze 4 egz.3 egz. Oddzielnie dla kat. A i B

25 Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczych Nr nadaje Archiwum UMK

26 Dr hab. Anna Supruniuk - Kierownik Archiwum UMK Mgr Paulina Bunkowska lub Mgr Bożena Kierzkowska Mgr Weronika Krajniak Mgr Jacek Waliszewski Ewa Wiśniewska lub Służymy pomocą

27 …Koniec


Pobierz ppt "Przekazywanie akt do Archiwum UMK Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1 lutego 2005 roku. mgr Paulina Bunkowska Toruń"

Podobne prezentacje


Reklamy Google