Przyjmowanie telefonów i interesantów.

Prezentacja na temat: "Przyjmowanie telefonów i interesantów."— Zapis prezentacji:

1 Przyjmowanie telefonów i interesantów.

2 Sekretariat Sekretariat jest komórką organizacyjną, której głównym zadaniem jest odciążanie kierownika od drobnych, uciążliwych spraw np. przyjmowanie i łączenie telefonów oraz przyjmowanie interesantów.

3 Sekretariat W dużym sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób, ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa, gdzie zatrudnienie znajduje sekretarka lub sekretarz.

4 Przyjmowanie telefonów
Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. „Tutaj sekretariat firmy ”) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy.

5 Łączenie telefonów Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności.

6 Przyjmowanie interesantów
Przyjmowanie interesantów należy do funkcji recepcyjnych sekretariatu. W kontaktach z klientami osoba zatrudniona w sekretariacie powinna być taktowna, grzeczna i uprzejma, powinna wytwarzać atmosferę życzliwości i sprawiać wrażenie zainteresowania sprawami interesanta.

7 Przyjmowanie interesantów
Sprawy części interesantów są załatwiane przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych – interesanci umawiani są z szefem. Interesantów na ogół umawia się z szefem na określony dzień i godzinę. Jedynie w sprawach bardzo pilnych można spróbować zorganizować natychmiast spotkanie szefa z interesantem.

8 Przyjmowanie interesantów
Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe. Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.