Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO."— Zapis prezentacji:

1 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

2 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków Podstawy prawne dotyczące realizacji projektów współfinansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Analiza umowy o dofinansowanie: Obowiązki Beneficjenta Obowiązki Instytucji Wdrażającej Zmiany w projekcie i umowie o dofinansowanie Dokumentacja księgowa wydatków w projekcie. 2 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

3 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków Podstawy prawne: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (rozporządzenie ogólne) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 (rozporządzenie wykonawcze) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 ustanawiające Fundusz Spójności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 3 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

4 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, PO Infrastruktura i Środowisko, zaakceptowany przez Radę Ministrów i KE, Uszczegółowienie Programu wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego, Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , wydane przez MRR, 4 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

5 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady rozliczania i dokumentowania wydatków Minister Rozwoju Regionalnego wydał Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ: Wytyczne z 21 czerwca 2011 r. Są dostępne na stronach internetowych: Wytyczne są skierowane do instytucji uczestniczących w systemie realizacji PO IiŚ, jak również do Beneficjentów projektów współfinansowanych w ramach PO IiŚ 5 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

6 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków Podstawowe akty prawne i inne dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w tym zagadnienia: Okres kwalifikowalności, zakaz podwójnego finansowania, zasada elastyczności – cross- financing, projekty generujące przychód i dochód, wkład niepieniężny, Przykłady rozwiązań stosowanych w praktyce. 6 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

7 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków Podstawowe akty prawne i inne dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w tym zagadnienia: Okres kwalifikowalności, zakaz podwójnego finansowania, zasada elastyczności – cross- financing, projekty generujące przychód i dochód, wkład niepieniężny, Przykłady rozwiązań stosowanych w praktyce. 7 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

8 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków cd. Analiza wybranych wydatków pod kątem kwalifikowalności: Wynagrodzenia, amortyzacja, nabycie środków trwałych, podatek od towarów i usług, koszty ogólne, zakup gruntu, zakup nieruchomości. Wydatki niekwalifikowane. 8 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

9 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Główne zasady kwalifikowania wydatków Fakt, że dany projekt został zakwalifikowany do wsparcia w ramach PO IiŚ nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowane.

10 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady kwalifikowania wydatków dotyczą wszystkich wydatków ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Główne zasady kwalifikowania wydatków

11 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu Tylko wydatki poniesione przez beneficjenta (tj. podmiot odpowiedzialny za realizację projektu) mogą być uznane za kwalifikowane. W uzasadnionych przypadkach beneficjent może wskazać w umowie inny podmiot, który również będzie mógł ponosić wydatki kwalifikowane. Główne zasady kwalifikowania wydatków

12 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.) W przypadku, kiedy beneficjent wskazuje inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, dołącza do wniosku o dofinansowanie porozumienie zawarte pomiędzy beneficjentem a danym podmiotem oraz dodatkowo opisuje strukturę własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu, strukturę przepływów finansowych związanych z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości projektu. Główne zasady kwalifikowania wydatków

13 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.) Niezależnie od tego, czy beneficjent upoważni inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, czy ponosi je sam, zawsze beneficjent : 1.pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu i odpowiada przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w ramach projektu; 2.pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu zgodnie z art. 57 Rozporządzenia 1083/2006; 3.pozostaje jedynym podmiotem właściwym do kontaktów z instytucjami w systemie realizacji programu operacyjnego, w tym przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania środków. Główne zasady kwalifikowania wydatków

14 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Ramy czasowe okresu kwalifikowania wydatków Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozu- mieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifiko- wane. Wydatki poniesione poza tym okresem nie stanowią wydatków kwalifikowanych. Dla PO IiŚ : Początek okresu kwalifikowania: 1 styczeń 2007r. Koniec okresu kwalifikowania: 31 grudzień 2015r. Ostateczny okres kwalifikowania wydatków dla danego projek- tu jest określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z be- neficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków. Główne zasady kwalifikowania wydatków

15 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakaz podwójnego finansowania Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych) : 1.tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; 2.podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT; 3.zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w ramach środków wspólnotowych. Główne zasady kwalifikowania wydatków

16 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumentowanie wydatków Poniesione wydatki nie mogą naruszać postanowień prawa krajowego i wspólnotowego. Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesio- nych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach : zamówień publicznych, finansów i rachunkowości, ochrony środowiska, pomocy publicznej, itd. Np. wydatki poniesione na podstawie umowy, która zos- tała zawarta z naruszeniem prawa zamówień publicznych, mogą być uznane w całości za niekwalifikowane. Główne zasady kwalifikowania wydatków

17 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumentowanie wydatków (cd.) Wydatki kwalifikowane muszą wynikać z prawnie wiążących umów (kontraktów), porozumień lub innych dokumentów. W związku z tym, niezbędne jest posiadanie przez beneficjenta należytej dokumentacji, będącej podstawą do poniesienia wydatku, potwierdzającej wykonanie i odbiór poszczególnych prac lub etapów prac. Główne zasady kwalifikowania wydatków

18 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumentowanie wydatków (cd.) Beneficjent przedkłada (w formie kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem) komplet dokumentów rozliczeniowych poświadczających wydatki kwalifikowane, wynikające z realizacji prac w ramach projektu. Dokumenty muszą być podpisane przez osoby do tego upoważnione. Główne zasady kwalifikowania wydatków

19 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wydatki kwalifikujące się do pomocy Realizacja 1.Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów z wykonawcami dla zadań objętych projektem zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy). 2. Umowy nie objęte zakresem stosowania ustawy PZP po- winny również być zawierane z uwzględnieniem m. in. następujących zasad: jawności, niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, równego dostępu dla pod- miotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich. 3. Beneficjent może wykonywać prace siłami własnymi.

20 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Prace budowlane realizowane siłami własnymi Kwalifikujące się wydatki mogą zawierać się w jednej lub kilku z następujących kategorii: a)koszty siły roboczej (wynagrodzenia brutto), b)obciążenia za użycie sprzętu trwałego wyposażenia w trakcie budowy (amortyzacja tego sprzętu), c)koszty użytych materiałów, d)koszty administracyjne i inne, jeśli są szczegółowo uzasadnione (związane z realizacją projektu). Koszty te muszą być obliczone (skalkulowane) w cenach rynkowych. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

21 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Prace budowlane realizowane siłami własnymi (cd.) Jeżeli beneficjent samodzielnie wykonuje całość lub część prac związanych z przygotowaniem placu budowy lub budową, związane z tymi pracami wydatki muszą być przypisane poprzez przejrzysty i oddzielny system rozliczania projektu, oparty na dokumentach księgowych lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

22 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wydatki kwalifikowane związane z przygotowaniem projektu dotyczą m. in.: studium wykonalności, w tym: - analizy finansowej, - dokumentacji technicznej, - raportu oddziaływania na środowisko, wniosku na dofinansowanie (oprócz wydatków poniesionych na wypeł- nienie formularza wniosku o dofinansowanie); wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie; dokumentacji przetargowej dla poszczególnych kontraktów; uzyskania niezbędnych decyzji administracyjnych. Warunkiem koniecznym do uznania tych kosztów jako kwalifikowanych, jest wskazanie ich w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie). Wydatki kwalifikujące się do pomocy

23 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wydatki kwalifikowane związane z zarządzaniem projektem dotyczą m. in.: nadzoru nad kontraktami na roboty budowlane, wdrażania projektu (siły własne lub podmiot zewnętrzny), kosztów ogólnych (np. opłaty czynszowe, koszty administracyjne), wydatki osobowe (nowi pracownicy zatrudnieni lub oddelegowani), zakupu i instalacji systemów informatycznych wspomagających zarządzanie i monitorowanie projektu. Warunkiem uznania tych kosztów za kwalifikowane jest ich wskazanie w umowie o dofinansowanie. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

24 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakup używanego sprzętu : Wydatki na zakup używanego sprzętu mogą być kwalifikowane pod następującymi warunkami: -w okresie ostatnich 7 lat sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych (oświadczenie sprzedawcy); -cena sprzętu nie może przekraczać jego wartości rynkowej i nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego sprzętu; -sprzęt powinien posiadać cechy wymagane do prawidłowej eksploatacji obiektów zrealizowanych w ramach projektu i spełniać odpowiednie normy. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

25 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przy dokumentowaniu wydatków ponoszonych poza kontraktami (np. w przypadku zakupu nieruchomości), wymagane jest : przy zakupie – operat szacunkowy, przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego – operat szacunkowy, przy przejęciu nieruchomości za odszkodowaniem – operat szacunkowy, przy obowiązkowym wykupie nieruchomości – odpowiednie dokumenty potwierdzające obowiązkowy wykup (np. dokumenty związane z ustanowieniem obszaru ograniczonego użytkowania lub obowiązkowych odszkodowań wynikających z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania, a przede wszystkim odpowiedni operat szacunkowy).

26 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Łączna kwota wydatków kwalifikowanych należących do tej kategorii (zakup nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych.

27 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Inne rodzaje wydatków, które wymagają szczegółowego udokumentowania zgodnie z Wytycznymi… : wynagrodzenia, wkład niepieniężny lub amortyzacja, koszty ogólne, koszty zajęcia pasa drogowego, opłaty nałożone na beneficjenta, odszkodowania za utracone zbiory, raty leasingowe.

28 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W przypadku poniesienia kosztu związanego z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją, dokumentami potwierdzającymi są dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych.

29 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Amortyzacja : Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środka trwałego stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są następujące warunki: dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania, zakup tego środka nie był finansowany ze środków dotacji krajowej lub wspólnotowej, kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, wartość ta została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości, w przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest w innych celach, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu, która odpowiada proporcji wykorzystania do realizacji projektu. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

30 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Leasing : Wydatki poniesione w związku z leasingiem kwalifikują się do dofinansowania zgodnie z postanowieniamiWytycznych w zakresie kwalifikowania…. Wydatkiem kwalifikowanym jest część opłaconej raty leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowego aktywa; Refundacja wydatków faktycznie poniesionych może zostać skierowana wyłącznie rzecz beneficjenta (leasingobiorcy); Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych nie może przekroczyć rynkowej wartości aktywu będącej przedmiotem leasingu; Kwalifikowane mogą być jedynie te raty, które przypadają do zapłaty w okresie kwalifikowania wydatków. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

31 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Reklama Wydatki poniesione przez beneficjenta na działania informacyjno - promocyjne zgodne z wytycznymi Instytucji Zarządzającej w tym zakresie, oraz wskazane w umowie o dofinansowanie będą uznane za kwalifikowane. 1.Wytyczne w zakresie informacji i promocji (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia ). 2.Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – Wydatki kwalifikujące się do pomocy

32 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Reklama (cd.) Działania obowiązkowe : tablice informacyjne, tablice pamiątkowe, tabliczki i naklejki informacyjne, oznaczanie dokumentów. Inne działania: media (prasa, radio, telewizja), plakaty, materiały informacyjno-promocyjne, wydarzenia informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy), strony internetowe. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

33 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Inne Podatek od towarów i usług VAT Może być uznany za kwalifikowany tylko wtedy, gdy : został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta, nie przysługuje beneficjentowi prawo do odzyskania podatku VAT. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

34 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Inne cd. Opłaty finansowe, koszty gwarancji i ubezpieczeń wydatki poniesione na obowiązkowe ubezpieczenia oraz obowiązkowe gwarancje bankowe (jeśli zostały przewidziane w dokumentach przetargowych w ramach procedury udzielania zamówienia publicznego), opłaty związane z prowadzeniem rachunkowości projektu, opłaty związane z prowadzeniem odrębnego rachunku bankowego oraz opłaty pobierane za dokonywanie transakcji finansowych, wydatki poniesione na opłaty prawne, opłaty notarialne, doradztwo finansowe lub techniczne, wydatki związane z obsługą instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie. Wydatki kwalifikujące się do pomocy

35 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych 1)Traktat z dnia 25 marca 1957 r. ustanawiający Wspólnotę Europejską - art. 184 ust. 4 stanowi, iż W odniesieniu do inwestycji finansowanych przez Wspólnotę udział w przetargach i dostawach jest otwarty na równych warunkach dla wszystkich osób fizycznych i prawnych, które maja przynależność Państwa Członkowskiego lub jednego z krajów i terytoriów 2)DYREKTYWA 2004/18/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (tzw. dyrektywa klasyczna)

36 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych 3)DYREKTYWA 2004/17/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 31 marca 2004 r. koordynująca procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych (tzw. dyrektywa sektorowa) 4)Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późniejszymi zmianami) - nowelizacja – ustawa z dnia 5 listopada 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 206, poz. 1591) – weszła w życie 22 grudnia 2009r.

37 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych - nowelizacja – ustawa z dnia 2 grudnia 2009r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych (Dz. U. Nr 223, poz. 1778) – weszła w życie 29 stycznia 2010r. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami)

38 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Procedury negocjacyjne bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Dyrektywy przewidują możliwość udzielenia zamówienia poza procedurą konkurencyjną (otwarta, ograniczona) tylko w sytuacji, gdy zachodzą ściśle określone przesłanki zawarte w art. 31 dyrektywy 2004/18/WE

39 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: a)z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub b)wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego (art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp)

40 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego (obowiązuje od 24 października 2008 roku) (…) zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego (obowiązywało przed 24 października 2008 roku)

41 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Udzielenie w trybie zamówienia z wolnej ręki zamówień dodatkowych do realizowanego zamówienia podstawowego zależne jest od łącznego spełnienia kilku przesłanek, tj. zamówienie dodatkowe należy udzielić temu samemu wykonawcy robót budowlanych (lub usług), który realizuje zamówienie podstawowe roboty budowlane (lub usługi) nie mogą być objęte zamówieniem podstawowym wartość robot dodatkowych nie przekracza łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego prace dodatkowe są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego wykonanie robót/usług dodatkowych stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej do przewidzenia (charakter obiektywny)

42 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja a ponadto: z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego

43 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Aby określone zamówienie na roboty budowlane (lub usługi) mogło zostać uznane za zamówienie uzupełniające musi ono polegać na powtórzeniu tych samych robót/usług (w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego), co roboty/usługi objęte zamówieniem podstawowym. Robotami/usługami uzupełniającymi nie są zatem takie roboty/usługi, których wykonania zamawiający nie planował na etapie udzielania zamówienia podstawowego, których konieczność wykonania pojawiła się po zawarciu umowy w sprawie zamówienia podstawowego. Wartość robót/ usług uzupełniających nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.

44 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Ponieważ zamówienia z wolnej ręki w zakresie zamówień dodatkowych i zamówień uzupełniających stanowią wyjątki od stosowania procedur konkurencyjnych powinny być one interpretowane ściśle (rygoryzm) z zapisami ustawy (również dyrektyw), a ciężar dowodu, że rzeczywiście zaszły okoliczności pozwalające na skorzystanie z procedury, przewidzianej dla tego trybu, spoczywa na zamawiającym.

45 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (obowiązywało do dnia wejścia w życie tzw. dużej nowelizacji) Umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (brzmienie aktualne; obowiązuje od dnia 29 stycznia 2010 roku) (art. 140 ust. 1 i 3 ustawy Pzp)

46 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego (obowiązywało do 24 października 2008 roku) Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany (brzmienie aktualne; obowiązuje de facto od 24 października 2008 roku, wprowadzono, tzw. małą nowelizacją) Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu jest nieważna (obowiązywało do dnia wejścia w życie, tzw. dużej nowelizacji) Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu podlega unieważnieniu (brzmienie aktualne) (art. 144 ust. 1 i 2 ustawy Pzp)

47 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Zmiana postanowień zawartej umowy jest możliwa w sytuacji łącznego spełnienia następujących przesłanek: zaistnienia obiektywnej konieczności wprowadzenia zmian, np. gdy spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą startą w rozumieniu art k.c. zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewiedzieć w momencie zawarcia umowy, i za które zamawiający nie ponosi odpowiedzialności zmiana pozostaje w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z wystąpieniem danych okoliczności i nie wykracza poza to, co konieczne w celu przeciwdziałania skutkom takiej zmiany okoliczności (wg starych zasad, na podstawie Zaleceń MRR)

48 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Ustawa dopuszcza zatem zmiany, które: nie zmieniają treści oferty; zmieniają treść oferty ale konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; zmieniają treść oferty ale zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. (wg starych zasad)

49 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Wąska interpretacja pojęcia nieprzewidywalności (zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne, np. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezależne ) oraz korzystności (zmiany korzystne to takie, które wzmacniają pozycję zamawiającego jako wierzyciela z tytułu świadczenia niepieniężnego np. dłuższy okres rękojmi lub dłużnika świadczenia pieniężnego np. wydłużenie terminu zapłaty). (wg starych zasad)

50 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja W celu uelastycznienia i usprawnienia procesu udzielania zamówień publicznych, uwzględniając orzecznictwo ETS zmieniono art. 144 ustawy Pzp ograniczając zakaz zmian umowy w stosunku do treści oferty jedynie do istotnych zmian. Zmiany istotne mogą być dokonywane jedynie w sytuacjach, gdy zamawiający przewiedział możliwość ich dokonania w ogłoszeniu o zamówieniu lub w siwz oraz określił warunki takiej zmiany. Oznacza to, ze zmiana umowy, która nie stanowi zmiany istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna (zmiany, które nie zmieniają treści oferty są dopuszczone bez ograniczeń - regulacja k.c.)

51 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Interpretacja Zgodnie z orzecznictwem ETS: - postanowienia umowy należy uznać za istotne przede wszystkim wówczas, gdy uwzględnienie takiego postanowienia w pierwotnym ogłoszeniu o zamówieniu pozwoliłoby oferentom przedstawić znacząco odmienna ofertę (ETS w sprawie C-496/99 Succhi di Frutta) - Udzielenie nowego zamówienia stanowi zmiana postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w czasie jego trwania, jeżeli w istotny sposób odbiega od postanowień pierwotnego zamówienia i w ten sposób może wskazywać na wolę ponownego negocjowania przez strony podstawowych ustaleń tego zamówienia (ETS w sprawie C-454/06)

52 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Korekta finansowa Zgodnie z Taryfikatorem naruszenie polegające na udzieleniu zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki bez zachowania ustawowych przesłanek zachowania tego trybu, o ile łączna wartość zamówień dodatkowych nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego – skutkuje korektą w wysokości 25% dofinansowania tego zamówienia dodatkowego W stosunku do postępowań o wartości poniżej progu stosowania dyrektywy 2004/18/WE za naruszenie ww. przepisu korekta finansowa wynosi 5%

53 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podatkowe aspekty rozliczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko: Aktualne uregulowania prawne. Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych indywidualnych interpretacji podatkowych. 53 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

54 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Założenia i sposób ponownego przeliczania wartości projektu po uzyskaniu oszczędności na projekcie. Aktualne uregulowania prawne. Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych indywidualnych interpretacji podatkowych. 54 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

55 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości w związku realizacją projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych:. Rozwiązania praktyczne rozbudowy planu kont na potrzeby sprawozdawcze jednostki. Zasady (metody) księgowania dotacji, przychodów projektu oraz zwrotów niewykorzystanych środków. Ewidencja wydatków inwestycyjnych. 55 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

56 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim Jednym z podstawowych przepisów unijnych jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

57 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim Zgodnie z art. 60 tego Rozporządzenia, Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych.

58 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych dotacją w znacznym stopniu ułatwia też kontrolę prawidłowości ich wykorzystania.

59 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne - ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. -rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej -ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura, ochrona zdrowia itp.).

60 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Podręcznik Wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (wersja 2.0 z marca 2010 r.) W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące m.in. wyodrębnionej ewidencji księgowej: (…) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedury dotyczące: - polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z projektem,

61 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Instrukcja wypełniania wniosku o płatność W części Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków zapisano : (…) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań.

62 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Umowa o dofinansowanie W ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w dwóch paragrafach, które cytujemy poniżej: § 14 - Ewidencja księgowa i archiwizacja danych Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.

63 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne § Kontrola Wszystkie dokumenty oraz zapisy księgowe związane z realizacją Projektu podlegają kontroli prowadzonej przez Instytucję Wdrażającą, IP, IZ, IC, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe organy kontroli. Beneficjent zobowiązany jest zapewnić dostęp do dokumentacji i poddać się prowadzonym kontrolom.

64 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podstawy prawne Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Powinno to polegać na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości Beneficjenta. Do zakładowego planu kont należy natomiast wprowadzić odrębne konta syntetyczne, analityczne lub pozabilansowe w takim układzie, aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania tych środków.

65 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej Zasady tworzenia i zakres tych dokumentów są takie same dla wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe 1.Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych, 2. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z funduszami unijnymi 3. Inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych itp.)

66 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Ogólne zasady rachunkowości Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy) W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (np. należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień, mimo iż mają być wypłacone w styczniu następnego roku podlegają zarachowaniu do kosztów grudnia. Jeśli zgodnie z umową nabywca odebrał sprzedany dla niego towar w końcowych dniach grudnia, a faktura została wystawiona w styczniu roku następnego, to sprzedawca powinien zarachować tę operację do przychodów ze sprzedaży w grudniu roku bieżącego, a nie w styczniu roku następnego

67 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Ogólne zasady rachunkowości 2. Zasada współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy) Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasadę współmierności stosuje się do kosztów i przychodów działalności operacyjnej oraz kosztów i przychodów finansowych. Zasada ta nie ma natomiast zastosowania do pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz do strat i zysków nadzwyczajnych. Stosując przepisy art. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, w wyniku finansowym za okres bieżący uwzględnia się wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne. (np. koszty audytu)

68 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Ogólne zasady rachunkowości 3. Zasada istotności (art. 4 ust.3) Powinna być stosowana z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy, uprawniającego jednostkę do stosowania przez nią uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Jednostka powinna, stosując przepisy art. 10 ust. 1 ustawy, posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią - z uwzględnieniem zasady istotności - rozwiązania (zasady) rachunkowości, spośród możliwych, dopuszczonych ustawą do stosowania oraz sprawdzonych przez praktykę i zwyczaje, jeśli wzmacniają rzetelność informacji i skuteczność kontroli wewnętrznej. Zasadę istotności powinno się stosować nie tylko przy doborze rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg, lecz również jako zasadę rozstrzygającą przy ocenie tych rozwiązań podczas badania rocznych sprawozdań finansowych. Zasada ta odnosi się również do rozwiązań mających wpływ na wycenę aktywów i pasywów zarówno w ciągu roku, jak też na dzień bilansowy.

69 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady ewidencji przychodów z dotacji 1. Metody ewidencji Podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych działają w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących działalność tych jednostek. W zależności od tych właśnie przepisów systemowych podmioty powinny otrzymane przychody z tytułu dotacji ewidencjonować jedną z dwóch metod: - metodą kapitałową lub - metodą wynikową.

70 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów Podmioty gospodarcze ustalając zasady (politykę) rachunkowości w zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych powinny mieć na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości zawierający definicję przychodów rozumianych jako: uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli.

71 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 20 reguluje zasady ewidencji w księgach rachunkowych dotacji rządowych. Jako pomoc rządowa traktowane jest przekazanie środków podmiotowi gospodarczemu w zamian za warunki, które zostały lub dopiero zostaną spełnione. Zgodnie z MSR dotacje rządowe należy ująć w księgach rachunkowych, w momencie gdy istnieje dostateczna pewność, że jednostka spełni warunki uzyskania dotacji

72 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Moment zakwalifikowania dotacji do przychodów DOTACJE DO AKTYWÓW Art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł.

73 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady ewidencji przychodów z dotacji Ustalając zasady klasyfikacji środków pochodzących z funduszy strukturalnych UE w jednostkach prowadzących różnego rodzaju działalność gospodarczą (m.in. produkcyjną, usługową, handlową, rolniczą) należy mieć na uwadze następujące przepisy ustawy o rachunkowości: art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g - określający pozostałe przychody operacyjne jako przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym w szczególności z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.

74 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady ewidencji przychodów z dotacji Zapisy księgowe dotyczące ujęcia środków z funduszy strukturalnych UE w księgach rachunkowych jednostek stosujących metodę wynikową mogą przebiegać w następujący sposób: Wn konto 130 "Rachunek bieżący" lub 135 "Inne rachunki bankowe", Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Środki z funduszy strukturalnych UE) lub Ma konto 702 Inne przychody Lub Ma konto 701 Przychody z działalności statutowej

75 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady ewidencji kosztów finansowanych dotacją Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości możliwe są trzy podstawowe rozwiązania w zakresie ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej, a mianowicie: - według rodzajów – na kontach zespołu 4 - według miejsca pochodzenia – na kontach zespołu 5 z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na kontach zespołu 4, - według rodzajów i równocześnie według miejsca pochodzenia.

76 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kwalifikowanie środków trwałych Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15) przez środek trwały rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

77 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wartość początkowa środków trwałych Wartość początkową środka trwałego nabytego w drodze kupna stanowi cena jego nabycia, za którą uważa się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, m.in. o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji. Wartość tę powiększa również VAT niepodlegający odliczeniu.

78 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wartość początkowa środków trwałych Wartość początkową środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie - koszt jego wytworzenia. Koszt wytworzenia środków trwałych ustawa o rachunkowości definiuje jako ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia przyjęcia środka trwałego do używania, w tym również: - niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, - koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu

79 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wartość początkowa środków trwałych Do kosztu wytworzenia środków trwałych w budowie nie zalicza się m.in.: kosztów ogólnego zarządu (na przykład wynagrodzenia wraz z narzutami kadry kierowniczej, księgowości, pracowników BHP, niezwiązanych bezpośrednio z prowadzoną budową), kosztów promocji i reklamy, kosztów szkoleń pracowników podatku od nieruchomości oraz opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, na którym ma być wybudowany środek trwały, kosztów finansowych - w tym odsetek od kredytów i pożyczek oraz prowizji naliczonych po przekazaniu środka trwałego do używania

80 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Odpisy amortyzacyjne Pojęcie amortyzacji jest nierozerwalnie związane z pojęciem środków trwałych. Zgodnie z art. 32 ustawy o rachunkowości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji (okres przewidywanego uzywania). Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego

81 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostka powinna posiadać dokumentację, opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont,

82 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości b) wykazu ksiąg rachunkowych (wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera), c) opisu systemu przetwarzania danych (opisu systemu informatycznego w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera), d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

83 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Zakładowy Plan Kont Jednym z integralnych elementów polityki rachunkowości jest Zakładowy Plan Kont ustalający: wykaz kont księgi głównej (konta syntetyczne), opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej.

84 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Spełnienie warunku wyodrębnienia rachunkowości dla celów realizowanych projektów finansowanych dotacją odbywa się przede wszystkim właśnie w momencie definiowania wykazu kont księgi głównej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont analitycznych).

85 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowości Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona odpowiednim aktem prawnym funkcjonującym u Beneficjenta (np. zarządzenie, uchwała). Takim samym aktem prawnym powinny być wprowadzane zmiany do polityki.

86 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębniona ewidencja księgowa 1.Wprowadzenie dodatkowych kont syntetycznych 2.Wprowadzenie dodatkowych poziomów analityki 3.Metoda mieszana – częściowo konta syntetyczne, częściowo analityczne 4.Wprowadzenie kont pozabilansowych

87 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont 070 Umorzenie środków trwałych Prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery komputery – Projekt A komputery – Projekt B Inne środki trwałe

88 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont Innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych. 010 Środki trwale Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A 010 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 010 – 5 – 2 Budynki i lokale 010 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery 010 – 5 – 4 Inne środki trwałe

89 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B 010 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 010 – 6 – 2 Budynki i lokale 010 – 6 – 3 Urządzenia techniczne i komputery 010 – 6 – 4 Inne środki trwałe

90 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont 070 Umorzenie środków trwałych Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów Budynki i lokale Urządzenia techniczne i komputery Inne środki trwałe Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt A 070 – 5 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 070 – 5 – 2 Budynki i lokale 070 – 5 – 3 Urządzenia techniczne i komputery 070 – 5 – 4 Inne środki trwałe

91 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont 070 – 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B 070 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 070 – 6– 2 Budynki i lokale 070 – 6– 3 Urządzenia techniczne i komputery 070 – 6– 4 Inne środki trwałe Taki sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy pozwala na podłączanie do odpowiednich pozycji bilansu kont bilansowych z poziomu analityki. Pamiętać bowiem należy, że w bilansie musi być zachowany układ, określony w załączniku do ustawy o rachunkowości.

92 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont W przypadku projektów inwestycyjnych zdecydowana większość operacji będzie ewidencjonowana na koncie 080 (081, 082 itp.) Środki trwałe w budowie. Konto to służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń kosztów, a także do rozliczeń kosztów na uzyskane efekty

93 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont 080 Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa 081 Środki trwałe w budowie – projekt X lub 080 Środki trwałe w budowie 080 – 1 Środki trwałe w budowie – działalność podstawowa 080 – 2 Środki trwałe w budowie – projekt X lub 095 Środki trwałe w budowie – projekt X (konto pozabilansowe)

94 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont W przypadku ewidencjonowania kosztów tylko na kontach zespołu 4 alternatywnym sposobem może być założenie kont pozabilansowych, np. zespół Koszty kwalifikowane związane z projektem A Amortyzacja Materiały biurowe i energia Usługi obce Wynagrodzenia Narzuty na wynagrodzenia Pozostałe koszty

95 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont Wyodrębniona ewidencja przychodów Wyodrębnienie ewidencji księgowej przychodów z tytułu otrzymanej dotacji uzależnione jest od tego, do jakiej kategorii przychodów dotacje te będą zaliczane w jednostce: - operacyjnej (statutowej), tj. działalności podstawowej - pozostałej operacyjnej, tj. działalności ubocznej. Jeżeli podmiot gospodarczy otrzyma dwie lub więcej dotacji, dla każdej z nich powinno być założone odrębne syntetyczne konto przychodów lub dodatkowa analityka.

96 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont Ewidencja jako przychody operacyjne 701 Inne przychody określone statutem Dotacja Projekt A Dotacja Projekt B Inne przychody – darowizny Można również założyć odrębne konto syntetyczne tylko dla ewidencjonowania dotacji 701 Inne przychody określone statutem 702 Przychody statutowe z tytułu otrzymanych dotacji Dotacja Projekt A Dotacja Projekt B

97 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont Ewidencja jako pozostałe przychody operacyjne 761 – Pozostałe przychody operacyjne Przychody ze zbycia majątku trwałego Przychody z dotacji Dotacja Projekt A Dotacja Projekt B

98 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont lub 761 Pozostałe przychody operacyjne Przychody ze zbycia majątku trwałego Przychody z dotacji Projekt A Przychody z dotacji Projekt B

99 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont Wyodrębniona ewidencja w jednostkach sfery finansów publicznych W jednostkach tych wyodrębnienie księgowe operacji dodatkowo wymusza Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Zgodnie z tym przepisem istnieje konieczność stosowania do paragrafów (które są elementem kont analitycznych) – czwartej cyfry:

100 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Jednostki sfery finansów publicznych 0 - w przypadku finansowania wydatku, który nie jest ujęty w budżecie projektu 7 – w przypadku finansowania wydatku ze środków unijnych (budżet środków europejskich) 9 – w przypadku finansowania wydatku kwalifikowalnego ze środków współfinansowania krajowego lub wydatku niekwalifikowalnego ujętego w projekcie (budżet państwa)

101 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont Integralnym elementem Zakładowego Planu Kont jest: - opis przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, - zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej.

102 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont W dalszej części przedstawia się przykład opisu który powinien się znaleźć w zakładowym planie kont, i który powinien być taki sam bez względu na formę organizacyjną Beneficjenta oraz sektor (transport i energetyka, środowisko, nauka, zdrowie, kultura)

103 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy plan kont Przykład 1 Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu System gospodarki odpadami w ramach realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych Przykład 2 Spółka z oo. podpisała umowę o dofinansowanie projektu Internetowa biblioteka zbiorów zabytkowych w ramach realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Beneficjent uzyskał dotację na zakup wyposażenia oraz budowę środków trwałych

104 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont Przykładowe opisy w zakładowym planie kont Konto 070 Umorzenie środków trwałych W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego Umorzenie urządzeń technicznych i wyposażenia finansowanych z własnych środków umorzenie komputerów finansowane w projekcie XXXX

105 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont Konto 080 Środki trwałe w budowie W związku z finansowaniem kosztów budowy środka trwałego ze środków dotacji unijnej na realizację projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wprowadza się do konta analitycznego Budowa obiektu Y trzeci poziom analityki x-1 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami własnymi x-2 Budowa obiektu Y sfinansowana środkami z dotacji unijnej w ramach projektu XXXX

106 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zakładowy Plan Kont W związku z finansowaniem środków trwałych z dotacji unijnych przekazanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na zakup wyposażenia biura wprowadza się analitykę drugiego stopnia do konta analitycznego Wyposażenie finansowane z własnych środków Wyposażenie – finansowane dotacją z MRR

107 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Rozporządzenie 1083 wprowadzające obowiązek księgowego wyodrębniania operacji w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. Nie określa jednak na czym polega kod księgowy. Na gruncie polskich rozwiązań kod ten może przyjmować dwie postacie: - kod księgowy funkcjonujący w ramach prowadzonego systemu księgowego - kod księgowy funkcjonujący poza systemem księgowym

108 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Kod księgowy w ramach systemu księgowego Programy finansowo księgowe zazwyczaj posiadają funkcje oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp. Jeżeli program księgowy daje możliwość takiego oznaczania (wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki określone w przepisach unijnych dotyczące zachowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących projektu.

109 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Używanie takiego kodu księgowego w bardzo istotny sposób upraszcza ewidencję, dając jednoczenie efekt taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy pozabilansowych. System oznaczeń musiałby być jednak odpowiednio skonfigurowany, żeby zapewnić uzyskiwanie informacji wymaganych przez jednostki udzielające dotacji. Kodem księgowym mogłyby być np. litery, cyfry, ikony, itp.

110 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy W trakcie księgowania operacji, przed wydaniem polecenia zaksięguj można wydać polecenie oznacz kodem (cechą, znacznikiem). Podczas oglądania dokumentu w systemie, ale również na różnego rodzaju wydrukach (zapisy na koncie księgowym, dziennik księgowań it.p) przy dokumencie pojawia się odpowiednie oznaczenie. Można również wydać polecenie aby system pokazał i wydrukował tylko pozycje oznaczone odpowiednim symbolem (kodem). Oczywiście takim samym kodem należy w takiej sytuacji oznaczyć sam dokument.

111 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia żadnych dodatkowych zestawień pozaksięgowych. Ponieważ jednak metoda ta jest stosowana w ramach funkcjonującego systemu księgowego, wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegółowe opisanie jej w polityce rachunkowości.

112 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Przykład W związku z otrzymaniem dotacji z Ministerstwa Infrastruktury na realizację projektu Rozwój inteligentnych systemów transportowych wprowadza się aneks do polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej ewidencji operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XXXX o następującej treści: Dla wszystkich operacji księgowych związanych z realizowanym projektem XXXX stosuje się oznaczenie tych operacji w systemie finansowo- księgowym literą T.

113 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Stosowany system finansowo-księgowy zapewni aby oznaczenie kodem T znajdowało się przy danej operacji na wydrukach zapisów kont księgowych oraz dziennika księgowań. Oznaczenie kodem będzie się znajdowało również na edytowanych w programie finansowo-księgowym dokumentach

114 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Kod księgowy poza systemem księgowym Regulację tego problemu wskazuje Ministerstwo Rozwoju Regionalnego definiując pojęcie kodu księgowego: Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych:

115 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy - nr dokumentu źródłowego, - nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, - datę wystawienia dokumentu, - kwotę brutto, - kwotę netto dokumentu, - kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) - Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

116 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Metoda ta nie powoduje konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian w funkcjonującym systemie księgowym. Oznaczanie i ewidencjonowanie dokumentów odbywa poza tym systemem. Niemniej jednak w polityce rachunkowości należy wpisać informację o tym sposobie ewidencji pozaksięgowej.

117 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Należy jednak zwrócić uwagę, że wspomniana wyżej definicja została sformułowana przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego jedynie w Zasadach finansowania PO KL (dokument dostępny na stronie POKL). Biorąc jednak pod uwagę, że Ministerstwo jest Instytucją Zarządzającą zarówno w przypadku PO KL jak i PO IiŚ wydaje się, że nie będzie błędem odniesienie tej definicji również do innych programów operacyjnych.

118 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy W przeciwnym przypadku niemożliwe byłoby w żadnym przypadku finansowanie wydatków poniesionych przez Beneficjenta w latach poprzedzających podpisanie umowy o dofinansowanie. Ponadto uniemożliwiałoby to realizację projektów przez Beneficjentów nie zobowiązanych w ogóle do prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. parafie, związki wyznaniowe itp.)

119 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Beneficjent stosując odpowiedni kod księgowy, odpowiednio oznacza dokumenty oraz sporządza ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu.

120 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Przykład Beneficjent realizuje trzy projekty finansowane ze środków unijnych. Jeden z projektów, realizowany w ramach PO IiŚ oznaczył kodem C W aneksie do polityki rachunkowości opisującym zasady ewidencji wydatków z danego projektu umieścił odpowiednią adnotację o kodzie nadanym wydatkom w realizowanym projekcie, dotyczącym lat poprzednich, np.:

121 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kod księgowy Operacjom gospodarczym, które miały miejsce w latach 2007 – 2009 zostaje przyporządkowany kod C, którym zostaną oznaczone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowane w projekcie. Wydatki te zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu.

122 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Rozporządzenie 1083 wprowadzając wymóg wyodrębnienia operacji zaznacza, że ma to dotyczyć wszystkich operacji związanych z projektem, ale jednocześnie ma się to odbywać bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Zasadą, która może wprowadzać ograniczenia w wyodrębnianiu zapisów księgowych jest zapis art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że księgi rachunkowe należy zamknąć na dzień kończący rok obrotowy nie później niż w ciągu 3 miesięcy (do 31 marca roku następnego).

123 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

124 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Beneficjent w 2010 r. nie ma żadnej prawnej ani technicznej możliwości aby wyodrębnić zapisy księgowe dotyczące wydatków z lat są już na pewno nieodwracalnie zamknięte.

125 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce przed podpisaniem umowy Z wytycznych wynika, że nie mogąc dokonywać przeksięgowań, Beneficjent może zastosować odpowiedni kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu

126 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce w trakcie i po zakończeniu projektu Problemy z wyodrębnioną ewidencją mogą się pojawiać również w innych sytuacjach. Jeżeli kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania tych wydatków z kont księgowych przyporządkowanych do projektu. Może też powstać sytuacja odwrotna, że wydatek nie został wykazany przez Beneficjenta chociaż jest niezbędny dla realizacji projektu.

127 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce w trakcie i po zakończeniu projektu W takiej sytuacji należy przeanalizować możliwość dokonania zmian w ewidencji księgowej na zasadach opisanych powyżej. Jeżeli dotyczy to lat zatwierdzonych – należy zastosować pozaksięgowy wyodrębniony kod. Jeśli dotyczy to roku bieżącego lub niezatwierdzonego – należy dokonać stosownych przeksięgowań.

128 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wyodrębnienie operacji mających miejsce w trakcie i po zakończeniu projektu Należy zwrócić uwagę na sposób przeksięgowań. Dokumenty ujęte w księgach rachunkowych nie powinny być usuwane. Nie należy również zmieniać istniejących zapisów księgowych poprzez zmianę tych zapisów w księgach, a co za tym idzie zmianę dekretacji na dokumentach. Sposób poprawiania błędów regulują przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi błędne zapisy w księgach należy poprawić zapisami korygującymi. Należy więc sporządzić księgowy dokument korygujący (Polecenie księgowania) na podstawie którego wprowadzone zostaną przeksięgowania doprowadzające do stanu poprawnego.

129 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Obowiązek wyodrębnienia wszystkich kosztów (kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych) W ramach realizacji projektu mogą być generowane wydatki niekwalifikowalne, chociaż są one niezbędne do realizacji projektu.. W projektach inwestycyjnych często pojawiają się wydatki na różnego rodzaju roboty dodatkowe. Wydatki te nie są kwalifikowalne ale zwiększają wartość projektu. Rozporządzenie 1083 stanowi, że wyodrębnione księgowo mają być wszystkie operacje związane z projektem, a więc również i te.

130 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji W punkcie 7b podręcznika - Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) - przedstawiono wymogi dotyczące beneficjentów projektów. (…) Beneficjent powinien posiadać i stosować procedury dotyczące: - trybu wyboru wykonawcy oraz zawierania umów w ramach projektu realizowanego w ramach POIiŚ – zgodne z zasadami obowiązującymi w POIiŚ (patrz rozdział 7, punkt d – Zawieranie umów dla zadań objętych projektem),

131 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji - weryfikacji, czy roboty, usługi lub dostawy za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową, - przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodnie z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego, - polityki rachunkowości, wraz z zakładowym planem kont uwzględniającym obowiązek stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z projektem, - archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.

132 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji Paragraf 17 umowy o dofinansowanie Zwrot dofinansowania W sytuacjach, gdy dofinansowanie udzielone Beneficjentowi zostało: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem; wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy realizacji Projektu; pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240).

133 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Stosowanie cyfr 7, 8, 9 Obowiązek oznaczania poniesionych wydatków czwartą cyfrą 7, 8 lub 9 (klasyfikacji budżetowej) dotyczy podmiotów sektora finansów publicznych. Podmioty te mają obowiązek sporządzać roczne sprawozdania Rb-WS, w których wykazują wydatki strukturalne (z krajowych środków publicznych poniesione w związku z realizacją celu )

134 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Stosowanie cyfr 7, 8, 9 Celem tego sprawozdania jest dostarczenie informacji o kształtowaniu wydatków w obszarach strukturalnych do UE Są to wszystkie wydatki z końcówką 9" (środki krajowe). Jeżeli w ramach projektu wystąpiły wydatki niekwalifikowane (z końcówką paragrafu 0") należy je również włączyć do tego sprawozdania w celu zaprezentowania całości wkładu krajowego poniesionego na realizację projektu.

135 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Stosowanie cyfr 7, 8, 9 Sprawozdanie należy sporządzić do 31 marca za rok poprzedni. Jednak w sprawozdaniu tym muszą być zamieszczone wydatki na cele strukturalne faktycznie poniesione w danym roku sprawozdawczym (ujęcie kasowe). Z tego powodu nie ma możliwości korygowania pod tym kątem wydatków zaksięgowanych w poprzednim roku budżetowym. Wszystkie wydatki, które zostały poniesione do 31 grudnia muszą pozostać z taką cyfrą z jaką zostały wydatkowane.

136 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Stosowanie cyfr 7, 8, 9 W przypadku państwowych jednostek budżetowych możliwość przeksięgowania z 7 na 9 nie istnieje również w trakcie roku budżetowego. Dotyczy to sytuacji gdy zostanie stwierdzona niekwalifikowalność wydatków w zakresie projektów PJB. W takiej sytuacji ryzyko pokrycia wydatków niekwalifikowalnych obciąża budżet państwa, co oznacza, iż PJB nie zwraca wydatków poniesionych w ramach wydatków budżetu środków europejskich.

137 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Stosowanie cyfr 7, 8, 9 Z uwagi na fakt poniesienia wydatków poprzez rachunek BGK do obsługi płatności nie jest również możliwe dokonanie przeksięgowania tych wydatków i np. zaewidencjonowanie ich w paragrafach z czwartą cyfrą 0. W przypadku projektów gdzie beneficjentem jest inny podmiot niż PJB w przypadku stwierdzenia niekwalifikowalności wydatku beneficjent powinien dokonać zwrotu środków stanowiących wydatki niekwalifikowalne lub instytucja powinna dokonać potrącenia weryfikując kolejny wniosek o płatność.

138 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencji Zakwestionowanie obowiązkowych procedur, w tym brak wyodrębnionej ewidencji może skutkować obowiązkiem zwrotu całej dotacji. Pozwolenie Beneficjentowi na zastosowanie w tej sytuacji trybu zastępczego w postaci pozaksięgowego wyodrębnionego kodu do wszystkich operacji (w tym również tych, co do których miał możliwość ich wyodrębnienia) wydaje się ryzykowne.

139 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego Zasady, zakres oraz metodyka przeprowadzania kontroli Beneficjenta zostały uregulowane w Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

140 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego Kontrole projektów na miejscu Istotą prowadzenia kontroli projektów na miejscu jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.

141 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego Minimalny zakres kontroli projektu na miejscu został określony w Załączniku nr 3 do Wytycznych. Zgodnie z nim jednym z obowiązkowych elementów kontroli jest ustalenie czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu.

142 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego Kontrole na zakończenie realizacji projektu Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową przed akceptacją tego wniosku. Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne. Kontrola na zakończenie realizacji projektu powinna obejmować co najmniej:

143 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego a) weryfikację wniosku o płatność końcową przekazanego przez beneficjenta i sprawdzenie jego zgodności z poprzednimi wnioskami o płatność, jeżeli były składane przez beneficjenta, b) sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.

144 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowego Jednym z podstawowych dokumentów określającym właściwą ścieżkę audytu jest polityka rachunkowości opisująca sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej. Na podstawie tego dokumentu (w konfrontacji z danymi wynikającymi z wniosków o płatność) kontrolujący wie jakie zestawienia (wydruki) z ewidencji księgowej powinien zażądać od Beneficjenta (zapisy na kontach księgowych, dziennik księgowań, sprawozdania). Zapisy na kontach księgowych dają z kolei informację o dokumentach jakie należy sprawdzić.

145 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 1. Stosowanie wyodrębnionych kont księgowych bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont. Podczas kontroli należy skonfrontować numery kont, na których dokonywane są księgowania z wykazem kont określonym w zakładowym planie kont. Nieprawidłowości należy usunąć poprzez aktualizację planu kont.

146 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Przykład Podczas kontroli stwierdzono, że wydatki związane z realizacją inwestycji (środki trwałe w budowie) były ewidencjonowane na koncie 011 – Kontrolujący stwierdził, że w zakładowym planie kont takie konto nie występuje. Wydano zalecenie aktualizacji zapisów w zakładowym planie kont.

147 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 2. Stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów. Przepisy wymagają aby wszystkie operacje w projekcie były księgowo wyodrębnione. Podczas kontroli należy przeanalizować czy operacje związane z zakupem środków trwałych, operacje kasowe, operacje związane z przychodami z tytułu dotacji również zostały prawidłowo wyodrębnione. W tym celu podczas kontroli dokumentów źródłowych należy zwrócić szczególną uwagę na dekretację na dokumentach. Na tym etapie kontroli często można wykryć błędy w tym zakresie.

148 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Przykład Na fakturze zakupu komputera jest dekretacja wskazująca, że operację zaksięgowano na koncie Sugeruje to, że operacja została prawidłowo wyodrębniona. Podczas kontroli stwierdzono, że zapisy w zakładowym planie kont wymieniają konta: 010 Środki trwałe … 010 – 5 Urządzenia techniczne i komputery Urządzenia techniczne i komputery – dział sprzedaży Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji To oznacza, że brak jest wyodrębnionej ewidencji dla komputerów finansowanych dotacją

149 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Powinna być utworzona dodatkowa analityka: Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji – działalność podstawowa Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji – Projekt XXXX Wydano zalecenie wyodrębnienia księgowego tej operacji

150 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 3. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji na kontach pozabilansowych bez zapewnienia odpowiednich procedur systemowych Brak odpowiednich procedur powinien powodować kwestionowanie tej metody jako niewiarygodnej, a co za tym idzie obowiązek zastosowania innej metody.

151 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Księgowanie na kontach pozabilansowych nie wymaga stosowania tej zasady, a tym samym stwarza niebezpieczeństwo popełniania błędów. Może się zdarzyć, że ujmiemy operację na tym koncie a zapomnimy ująć ją na kontach bilansowych lub wynikowych. Dlatego aby dozwolone było wyodrębnianie ewidencji na kontach pozabilansowych konieczne jest takie skonfigurowanie programu księgowego aby nie dopuszczał on możliwości księgowania na koncie pozabilansowym bez uprzedniego zaksięgowania na koncie bilansowym lub wynikowym.

152 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 4. Pomyłki w księgowaniach. Zdarza się to zwłaszcza przy bardzo rozbudowanej ewidencji analitycznej. W przypadku gdy ewidencja analityczna jest rozbudowana do czterech, pięciu poziomów należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość księgowania. Ewentualne pomyłki muszą być naprawiane. Może to jednak powodować problemy w przypadku gdy projekt trwa dłużej niż rok, a błąd zostanie zauważony po zatwierdzeniu sprawozdania za rok, w którym został on popełniony. Nie ma wtedy możliwości poprawy błędu w księgach rachunkowych.

153 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Przykład Podczas kontroli stwierdzono, że koszt wynagrodzeń został zaksięgowany na koncie Powinien być zaksięgowany na koncie Stwierdzono, że jest to oczywista pomyłka przy księgowaniu. Pomyłka zdarzyła się w tym samym roku, w którym była kontrola. Wydano polecenie przeksięgowania wydatku na prawidłowe konto. Gdyby kontrola była w roku następnym i nie byłoby już możliwe przeksięgowanie należałoby się zastanowić czy nie pozwolić Beneficjentowi na zastosowanie kodu księgowego.

154 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 5. Nie wyodrębnianie środków trwałych w ewidencji środków trwałych. Wyodrębnienie zakupu środków trwałych tylko na kontach księgowych może powodować problemy z prawidłowym wypełnieniem obowiązku utrzymania trwałości projektu. Zwłaszcza w przypadku niskocennych środków trwałych których amortyzacja rozłożona jest na okres krótszy niż okres trwałości projektu lub które są amortyzowane jednorazowo w trakcie realizacji projektu

155 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego Gdy Beneficjent nie ma już obowiązku utrzymywania wyodrębnionej ewidencji może nie pamiętać, że nie wolno mu zbyć tego środka w okresie trwałości. Odpowiednia adnotacja w rejestrze środków trwałych skutecznie temu zapobiega. W przypadku braku takiego wyodrębnienia Beneficjent powinien to uzupełnić podczas kontroli. W tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń czasowych, tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych.

156 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 6. Brak jakiegokolwiek wyodrębnienia operacji w przypadku ponoszonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (w tym wydatków niekwalifikowanych). Nieprawidłowość tą można naprawić poprzez sporządzenie odpowiedniego zestawienia – kodu księgowego również podczas kontroli. Nie ma w tym zakresie ograniczeń czasowych tak jak w przypadku ksiąg rachunkowych

157 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego 7. Niewyodrębnianie kosztów niekwalifikowanych w projekcie Sposób poprawy tej nieprawidłowości jest uzależniony od tego kiedy zostały poniesione wydatki: a) w latach zatwierdzonych – należy zastosować kod księgowy b) w latach niezatwierdzonych – należy dokonać korekty księgowań

158 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Rozliczanie środków trwałych w budowie oraz ustalanie wartości początkowej środków trwałych dla potrzeb własnych ustawy o podatku dochodowym i rozliczaniu dotacji. Bardzo często Beneficjent wytwarza środki trwałe we własnym zakresie, lub też po ich kupnie musi wykonać dużą ilość prac montażowych i dostosowawczych, zanim środek będzie zdatny do użytku. Prace te mogą niekiedy trwać kilka miesięcy albo nawet dłużej. W tym czasie nakłady ponoszone na te środki ewidencjonowane są na koncie Środki trwałe w budowie. 158 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

159 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W momencie, gdy środek zostaje ukończony i jest przyjmowany do użytku, wartość nakładów poniesionych na jego budowę przeksięgowywana jest na konto Środki trwałe jako wartość początkowa danego środka trwałego stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

160 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasada działania konta Środki trwałe w budowie Strona debetowa konta środki trwałe w budowie Na koncie Środki trwałe w budowie po stronie debetowej księguje się wszystkie nakłady poniesione na budowę danego środka trwałego. Księgowanie odbywa się w korespondencji z różnymi kontami, zależnie od rodzaju nakładu stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

161 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wszystkie standardy rachunkowości, jak również przepisy podatkowe w każdym kraju, dokładnie określają, które nakłady można kapitalizować na środku trwałym, a które nie. Z reguły do wartości środka trwałego zalicza się takie nakłady jak: Koszty nabycia komponentów wykorzystanych do budowy środka trwałego; Koszty przygotowania terenów pod budowę; Koszty uzyskania pozwoleń; Koszty badań i ekspertyz koniecznych do budowy środka trwałego; Koszty robót montażowych i budowlanych; Koszty wynagrodzeń pracowników adekwatne do czasu ich pracy poświęconego na budowę środka trwałego; Itp stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

162 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Strona kredytowa konta środki trwałe w budowie Po stronie kredytowej konta Środki trwałe w budowie księguje się natomiast następujące zdarzenia: Przekazanie ukończonych środków trwałych do użytkowania; Spisanie środków trwałych, które nie zostały ukończone lub nastąpiła trwała utrata ich wartości; Sprzedaż, likwidacja lub oddanie środka trwałego stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

163 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

164 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

165 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Powyższy schemat księgowania jest sytuacją najczęściej spotykaną. Widzimy, że koszty różnego rodzaju księgowane są w korespondencji z kontem Środki trwałe w budowie. Gdy dany środek zostaje ukończony, wartość nakładów na niego poniesionych przenoszona jest na konto Środki trwałe jako jego wartość początkowa. Oczywiście, w przypadku większych podmiotów, które budują często wiele środków trwałych naraz, dla ułatwienia kontroli które nakłady dotyczą którego środka, wprowadzana jest analityka do konta Środki trwałe w budowie stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

166 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

167 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO stycznia 2014Ministerstwo Środowiska W tym przykładzie widzimy, że jeden ze środków został ukończony przez końcem okresu obrachunkowego i oddany do użytku, a zatem został on przeksięgowany z konta Środki trwałe w budowie na konto Środki trwałe. Pozostałe środki były na dzień bilansowy wciąż w fazie konstrukcji, dlatego też saldo nakładów na nie poniesionych zostanie w bilansie zaprezentowane w pozycji Środki trwałe w budowie.

168 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Sporządzanie wniosków o płatność – Generator Wniosków Płatniczych. 168 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

169 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Weryfikacja finansowa przez IW wniosku o płatność dotyczy sprawdzenia części finansowej wniosku o płatność oraz załączonych dokumentów pod względem finansowym obejmuje sprawdzenie w szczególności: zgodności informacji zamieszczonych w tabelach finansowych wniosku o płatność z dokumentami towarzyszącymi, poprawności rachunkowej tabel finansowych wniosku o płatność, czy dokument załączony do wniosku o płatność nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ (dotyczy obligatoryjnie 100 % dokumentów załączonych do wniosku o płatność). 169

170 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zasady przekazywania środków Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95 % maksymalnej kwoty dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową. Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Dla projektów zaawansowanych finansowo - zgodnie z zaleceniem MRR - należy złożyć wniosek niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie. IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania. 170

171 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku IW. Wniosek Beneficjenta o płatność Wzór wraz z Instrukcją wypełniania określony w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ (projekt nowego dokumentu – Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko). Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na trzy miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego. 171

172 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 30 dni przed upływem okresu kwalifikowania wydatków (zgodnie z umową). Wniosek składany jest jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej. Do wniosku załączane są kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wersja elektroniczna wniosku o płatność obejmuje jedynie formularz wniosku i nie obejmuje załączników do wniosku (z wyłączeniem sytuacji, w której do wniosku zamiast dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków beneficjent dołącza zestawienie takich dokumentów), które mogą zostać przedłożone wyłącznie w wersji papierowej. 172

173 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego (części sprawozdawczej wniosku). Wniosek o płatność służy: rozliczaniu środków otrzymanych wcześniej, tj. transzy zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze zaliczki, wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków, rozliczeniu wydatków poniesionych (dot. państwowych jednostek budżetowych i wydatków poniesionych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta), przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (beneficjent wypełnia wówczas poz. 1-5 oraz wniosku). 173

174 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wniosek może służyć kilku wymienionym wyżej funkcjom, np. beneficjent może złożyć jeden wniosek o płatność pośrednią oraz zaliczkową. Obecny kształt umowy/decyzji o dofinansowanie dopuszcza dowolność w zakresie kolejności rodzajów płatności, jakie dokonywane będą na rzecz beneficjenta w trakcie realizacji projektu. 174

175 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Formularz wniosku o płatność (pozycje 1-11) 1.Wniosek za okres od do W przypadku pierwszego wniosku o płatność w polu od wpisuje się początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w umowie o dofinansowanie. Wniosek powinien obejmować pełne okresy miesięcy kalendarzowych, z wyjątkiem pierwszego wniosku o płatność. Szare pola wniosku wypełniane są przez IW. W projekcie Zaleceń w zakresie wniosku o płatność przewidziane są trzy możliwe sytuacje dot. początkowej daty pierwszego wniosku o płatność: data umowy data kwalifkowalności wydatków (jeśli jest wcześniejsza niż data zawarcia umowy) 175

176 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO data rozpoczęcia realizacji zadania określonego w Harmonogramie realizacji projektu (jeśli jest wcześniejsza niż obie ww. daty) 2. Dane beneficjenta 3. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 4. Priorytet, Działanie, Fundusz, z którego dofinansowany jest projekt 5. Nazwa projektu 6.Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa). W przypadku, gdy wniosek beneficjenta stanowi jedynie rozliczeniu przekazanej zaliczki lub służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu, należy wykreślić wszystkie trzy wskazane rodzaje płatności, gdyż beneficjent nie wnioskuje o przyznanie żadnej płatności. 176

177 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 7. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem - suma wartości wykazanych w tabeli 9 (w kolumnie 8). 8. Wnioskowana kwota W przypadku refundacji poniesionych wydatków - iloczyn kwoty wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie, Kwota powyższa powinna zostać zaokrąglona w dół do dwóch miejsc po przecinku, aby nie doszło do przekroczenia ww. poziomu dofinansowania, Jeśli wniosek dotyczy rozliczenia transzy zaliczki i jednocześnie wnioskowaniu o kolejną transzę w pkt 8 należy wpisać wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej 177

178 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Punkt 8 nie jest wypełniany jeśli: -wniosek dotyczy wyłącznie rozliczenia otrzymania zaliczki, -wniosek służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. Wydatki przedstawione przez Beneficjenta refundowane są wg stopy określonej dla właściwego działania POIiŚ (dla działania 1.1 – 85 %) - do momentu osiągnięcia maksymalnej kwoty wydatków kwalifikowanych, określonej w umowie. Zasada luki finansowej określa maksymalny poziom wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu, a nie na poziomie poszczególnych zadań. 178

179 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 9.Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem 1.Nr dokumentu 2.Nr księgowy lub ewidencyjny 3.Data wystawienia dokumentu 4.Data zapłaty Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty lub daty graniczne; Jeżeli pracownik pobrał zaliczkę za zakupy i zapłacił gotówką - w kolumnie jako datę zapłaty należy wpisać datę zapłaty gotówką, a nie daty rozliczenia zaliczki (faktura będzie zawierała zapis o zapłacie gotówką i datę zapłaty). 179

180 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Jeżeli w ww. przypadku konieczna była dodatkowa płatność gotówką - już nie z przyznanej zaliczki, a ze środków własnych pracownika - w kolumnie 4 należy wpisać dwie daty - datę zapłaty gotówką oraz datę rozliczenia zaliczki. W przypadku delegacji, jako datę zapłaty należy wpisać datę wypłaty zaliczki (jeśli była pobierana) oraz datę rozliczenia delegacji. 5. Nazwa towaru lub usługi Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi/towaru dana pozycja dotyczy. W przypadku wielu pozycji zawartych w fakturze możliwe jest podanie łącznego dla tych pozycji rodzaju asortymentu. 180

181 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 6. Kwota dokumentu brutto Kwota tożsama z kwotą łączną, na jaką opiewa przedmiotowy dokument, nawet jeśli w kwocie tej zawierają się wydatki poniesione w ramach innego projektu czy też programu operacyjnego lub w ogóle nie związane z żadnym projektem. 7. Kwota dokumentu netto Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT. Jeśli dokument dotyczy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych w kolumnie 6 i 7 należy wykazać łącznie ww. kwotę wydatków związanych z projektem. 181

182 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 8. Kwota wydatków kwalifikowalnych Wydatki kwalifikowalne, związane z projektem, rozliczane danym wnioskiem o płatność. 9. W tym VAT Należy podać kwotę VAT zawartą w wydatkach uwzględnionych w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać Kategoria wydatku. Należy podać kategorię lub podkategorię wydatku z listy określonej w Instrukcji wniosku o płatność. 182

183 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Jeśli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii lub kilku podkategorii, to w kolumnie 10 należy wymienić wszystkie dotyczące go kategorie i podkategorie wraz z kwotami wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii. W przypadku, gdy wydatek dotyczy opłat, należy jednocześnie zamieścić dopisek opłata. Wszystkie kategorie wydatków powinny być interpretowane w kontekście postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ. Suma poniesionych wydatków, zadeklarowanych w kolejnych wnioskach o płatność, w ramach tych kategorii, które występują w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. Opis projektu, nie może przekraczać odpowiednich limitów. 183

184 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych (wynikających z umów cywilno – prawnych: zleceń i o dzieło) należy podać w odpowiednich kolumnach (pozostałe kolumny wypełniane jak wyżej): -graniczne daty dokonania płatności (tj. najwcześniejsza i najpóźniejszą); - wartość dokumentu; -kolumny 7 (kwota netto) i 9 (VAT) pozostają niewypełnione (należy wpisać 0). Faktury korygujące również powinny być ujmowane w zestawieniu dokumentów (ze znakiem minus, jeśli na podstawie tej faktury została pomniejszona należność dla wykonawcy) lub ze znakiem plus (jeśli na podstawie tej faktury została zwiększona należność dla wykonawcy). 184

185 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych. Jeżeli beneficjent nie rozlicza faktur (a chciałby np. wydatkować wkład własny na początku realizacji projektu), nie powinien tych wydatków ujmować we wniosku o płatność. Dla ułatwienia procesu weryfikacji wniosku o płatność zaleca się, aby kolejny nr pozycji pod którą ujęto wydatek w tabeli 9 nanieść na pierwszym dowodzie załączanym do wniosku i potwierdzającym poniesienie wydatku. 185

186 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Okres sprawozdawczy nie jest tożsamy z okresem ponoszenia wydatków. W przypadku wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym, które nie zostały ujęte we wniosku o płatność za ten okres (np. z powodu przeoczenia przez beneficjenta lub konieczności przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających prawidłowość operacji, np. operatu szacunkowego), można je ująć we wniosku o płatność za inny okres sprawozdawczy (zaleca się, by były ujmowane w ostatnich wierszach zestawienia nr 9). 186

187 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W sytuacji gdy faktura zapłacona została po ostatnim dniu okresu sprawozdawczego (w okresie 14 dni na złożenie wniosku), określonego jako ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, ale wystawiono ją w okresie sprawozdawczym, w celu przyspieszenia dokonywania płatności, można ją uwzględnić we wniosku o płatność za okres, kiedy została wystawiona. Warunek - wydatki muszą być poniesione w okresie kwalifikowania wydatków. Nie jest to dopuszczalne jednakże w przypadku wydatków ponoszonych pod koniec roku. 187

188 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Deklarowanie ponownie tych samych wydatków Co do zasady beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym wniosku o płatność tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane. Zasada ta nie dotyczy jednak wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność, były we wcześniejszych wnioskach deklarowane jako niekwalifikowalne lub zostały wstrzymane przez IW na etapie weryfikacji wniosku o płatność. W takiej sytuacji beneficjent może ponownie załączyć dane wydatki do kolejnego wniosku o płatność. Należy je wówczas opatrzyć odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą - np. wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres … Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany/Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowalny. 188

189 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Faktury w walutach obcych W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN, jako wydatek kwalifikowany należy uznać wartość faktury z dnia dokonania płatności, tj. faktyczny rozchód środków pieniężnych odzwierciedlony w księgach rachunkowych beneficjenta (podrozdział 5.4 pkt 13 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ). Przykład: Beneficjent otrzymał fakturę z dn. 30 maja 2009 r. na kwotę euro. Wycenił zobowiązanie po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji – wartość faktury wyniosła PLN. Beneficjent dokonał zapłaty tej faktury w dniu 15 czerwca 2009 r. – faktyczny wydatek wyniósł PLN i jest wyższy niż wycena faktury w księgach rachunkowych. W tym przypadku za kwalifikowaną należy uznać kwotę PLN. 189

190 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W takim przypadku dane na opisie faktury mogą różnić się od kwot wykazanych w zestawieniu, jeśli kurs po którym je zaksięgowano był inny niż kurs wg którego dokonano płatności. Wartość podatku VAT pozostaje niezmieniona. 10. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu (w rozumieniu Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR oraz FS), jaki beneficjent uzyskał w okresie: -w przypadku pierwszego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozlicza zaliczkę: okres od otrzymania zaliczki do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność, 190

191 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO w przypadku kolejnych wniosków o płatność - okres od ostatniego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozliczał zaliczkę, wnioskował o zaliczkę lub refundację do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność. Zgodnie z Wytycznymi Dochody incydentalne, jak również kary umowne nie są traktowane jako dochody w rozumieniu ww. rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu. Należy wskazać wyłącznie te rzeczywiście uzyskane dochody brutto, które nie zostały uwzględnione na etapie szacowania poziomu dofinansowania (wyliczania luki finansowej) przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu. 191

192 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W punkcie 10 należy wykazywać także wysokość odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej, przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki. Zgodnie z Wytycznymi ws. trybu dokonywania płatności i rozliczeń przychód z odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki pomniejsza płatność na rzecz beneficjenta. Dochodem nie są odsetki bankowe od środków otrzymanych w formie refundacji. Punkt 10 wniosku nie jest wypełniany w przypadku, gdy wniosek beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. W takiej sytuacji należy wpisać

193 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 11. Finansowanie wydatków z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI) Dla projektów, dla których ma to zastosowanie, należy wskazać kwotę wydatków objętych wnioskiem, które zostały sfinansowane z pożyczki Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI). W pozostałych przypadkach należy wpisać nie dotyczy. 193

194 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podpisy i potwierdzanie za zgodność z oryginałem Wniosek na ostatniej stronie podpisuje i pieczętuje osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów beneficjent powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność (format karty jest dowolny, może go określić IW). Karta może zawierać przykładowo również podpisy osób potwierdzających dokumenty za zgodność z oryginałem. W przypadku konieczności zmiany informacji zawartych w tej karcie beneficjent przedstawia jej aktualizację wraz z wnioskiem o płatność, od którego ta aktualizacja będzie obowiązywała. Dodatkowo wniosek należy parafować na każdej stronie. Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem poprzez przynajmniej czytelny podpis (imię i nazwisko) lub parafę osoby dokonującej potwierdzenia. W przypadku parafy, osoba taka powinna zostać umieszczona na karcie wzorów podpisów. 194

195 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokonywanie poprawek i uzupełnień wniosku o płatność Zgodnie z Wytycznymi w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń Ministra Rozwoju Regionalnego instytucja weryfikująca wniosek może poprawiać lub uzupełniać następujące błędy stwierdzone w tym wniosku: - oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w zestawieniu dokumentów; - oczywiste omyłki w opisie załączonych kserokopii dokumentów; - oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w innych punktach wniosku. 195

196 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Sposób nanoszenia poprawek : Poprawka powinna być dokonana przez jednokrotne skreślenie błędnej treści, wpisanie nad/obok treści właściwej, postawienie parafy wraz z datą. Każdorazowo przed dokonaniem jakichkolwiek poprawek lub uzupełnień, w przypadku jeśli wniosek mógłby być zaakceptowany i występują w nim błędy, które będą mogły zostać dokonane przez IW, powinna ona upewnić się poprzez kontakt (mailowy lub pisemny), że poprawki są prawidłowe. W przypadku uzyskania potwierdzenia odpowiednie adnotacje powinny zostać naniesione na liście sprawdzającej w IW, a następnie możliwe są dwa sposoby postępowania: - 196

197 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - poprawki są naniesione na wniosku otrzymanym przez IW, a kopia skorygowanego wniosku (potwierdzona za zgodność z oryginałem) przekazywana jest do beneficjenta wraz z informacją dotyczącą zatwierdzenia; -poprawki naniesione są na wniosku otrzymanym przez instytucję weryfikującą oraz kopii wniosku posiadanej przez beneficjenta; możliwa jest sytuacja, aby beneficjent dokonał poprawek/uzupełnień na formularzu wniosku w siedzibie instytucji. Dla ułatwienia - osoba dokonująca tych poprawek/uzupełnień powinna widnieć na karcie wzorów podpisów. Poprawiona powinna zostać również wersja elektroniczna wniosku. 197

198 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Jeśli wniosek zawiera zarówno błędy, które mogłyby zostać poprawione przez IW, jak i błędy uniemożliwiające autoryzację wniosku, beneficjent proszony jest o poprawę wszystkich stwierdzonych błędów. Przykłady omyłek oczywistych -literówki; -pomyłka w numerze wniosku o płatność IPII, -błąd w sumie, błąd w kwocie brutto, netto lub VAT pojedynczego dokumentu, -do faktury o danym numerze przypisano zły numer księgowy/ewidencyjny, -podano błędną datę w kolumnie 3 i 4 - w stosunku do tego co wynika z załączonej dokumentacji, 198

199 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO -błędna informacja w jednym z pkt 3-7; w sytuacji gdy informacja w więcej niż jednym punkcie jest nieprawidłowa (tzn. podane dane dla innego programu operacyjnego) istnieje podejrzenie, że wniosek może nie dotyczyć PO IiŚ, -wpisanie danych niezgodnych z umową o dofinansowanie (np.: wartość bazowa wskaźnika), -błędy rachunkowe wynikające z tabel zawierających dane finansowe, o w tym np.: kwota w pkt 7 wniosku jest różna od sumy ogółem w pkt 8 zestawienia wydatków, o nieprawidłowo obliczono kwotę w pkt 8 (jeśli wnioskowano o refundację). 199

200 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przykłady omyłek nieoczywistych - w opisie dokumentu podano prawidłowy nr projektu, ale błędny tytuł lub odwrotnie, -w opisie dokumentu w ogóle nie zawarto informacji na temat projektu, -kwota wydatku ujęta w zestawieniu różni się od ujętej w załączonym dokumencie - tzn. jest od niej niższa, a w opisie dokumentu nie ma informacji, iż stwierdzona różnica jest niekwalifikowalna, - w opisie projektu podano błędną kategorię wydatku lub pozycję budżetu. 200

201 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wybrane zagadnienia dot. dokumentowania wydatków Na potrzeby realizacji projektu beneficjent musi prowadzić odrębny system księgowy albo zapewnić odpowiedni osobny kod księgowy dla wszystkich operacji dot. projektu (zarówno dla wydatków kwalifikowanych, jak i niekwalifikowanych) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając pozyskiwanie danych do sprawozdań. 201

202 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Realizacja projektu podlega systematycznej kontroli finansowej. Wynikiem takiej kontroli jest następnie poświadczenie przez poszczególne instytucje systemu, że deklaracje wydatków kwalifikowanych są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach. W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą. 202

203 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Za kwalifikowany uznaje się jedynie wydatek faktycznie poniesiony, tj. wydatek faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym (jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych). Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady jest wkład niepieniężny oraz amortyzacja. 203

204 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty. Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej należy rozumieć każdy dokument potwierdzający, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W szczególności dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu może być dokument księgowy lub wyciąg z ksiąg rachunkowych, odzwierciedlający wysokość poniesionych kosztów, potwierdzony przez upoważnione osoby. Nie jest możliwe rozliczanie wydatku na podstawie faktur pro - forma (możliwe - na podstawie duplikatu faktury). 204

205 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dowód zapłaty stanowi: wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty lub tzw. historia rachunku. Dokonując płatności na rzecz wykonawców w tytule przelewu powinno się podać albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej), z tytułu której dokonywana jest płatność. Jest to niezbędne dla celów przyporządkowania kopii wyciągów bankowych (lub historii rachunków) do odpowiednich faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej). Jeżeli na dokumencie potwierdzającym dokonanie zapłaty nie widnieje kurs walutowy, należy załączyć dodatkowy dokument zawierający taką informację - dotyczy płatności za faktury wyrażone w walucie innej niż PLN. 205

206 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji - jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu tym nie podano szczegółów płatności. Na przelewie powinien być podany albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą albo numer faktury. Nie jest konieczne załączanie pełnego wyciągu bankowego, zwłaszcza jeśli jest on obszerny. Można załączyć pierwszą stronę wyciągu oraz stronę z zaksięgowanym wydatkiem. 206

207 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć: - fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem zapłacono gotówką lub - dokument Kasa przyjmie (KP) lub Kasa wypłaci (KW) - zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności. Jeżeli nie jest możliwe aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW. 207

208 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (tj. Dz.U z 2002 r. Nr 72, poz 665 z późn. zm.). Nie wymaga podpisu ani stempla uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność oryginałem. 208

209 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wkład niepieniężny Beneficjent we wniosku o płatność może również zadeklarować do refundacji (w 85 %) wkład niepieniężny w realizację przedsięwzięcia (nieruchomości, urządzenia lub materiały, ekspertyzy, nieodpłatna praca wolontariuszy). Nie trzeba wówczas przedstawiać dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (np. wyciągu bankowego). W tym przypadku dokumentami potwierdzającymi wartość wkładu niepieniężnego, niezbędnymi do przedłożenia razem z wnioskiem o płatność są: o w przypadku nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego do nieruchomości: - dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów, potwierdzone przez upoważnione osoby, 209

210 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę, określający wartość rynkowej nieruchomości lub wartości prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. Podstawowym dokumentem, który określa wysokość wkładu niepieniężnego w postaci nieruchomości jest dokument księgowy. Operat szacunkowy jest dokumentem pomocniczym, określającym wartość rynkową nieruchomości. W przypadku, gdy dokument księgowy opiewa na wyższą wartość niż operat szacunkowy należy zadeklarować jako wkład niepieniężny kwotę do wysokości określonej w operacie, jeśli ww. wartość z dokumentu księgowego jest niższa niż w operacie szacunkowym należy zadeklarować jako kwalifikowaną kwotę do wysokości określonej w dokumencie księgowym. 210

211 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Jeżeli beneficjent poniósł wydatek na nieruchomości bądź sprzęt (urządzenia) w okresie kwalifikowania wydatków nie powinien deklarować tego jako wkład niepieniężny, ale jako zwykły wydatek. Wkład niepieniężny powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji, w której beneficjent poniósł wydatek na nabycie nieruchomości bądź sprzętu przed rozpoczęciem okresu kwalifikowania wydatków dla POIiŚ lub sytuacji, w której beneficjent nabył prawo do sprzętu w innej drodze niż poprzez zakup (np. kompensata należności wniesienie aportem itp.), a zatem nie może zadeklarować go jako wydatek kwalifikowany. 211

212 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumentowanie amortyzacji Tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego). Odpisy amortyzacyjne, żeby mogły być kwalifikowane powinny być liczone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. 212

213 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przykład ujęcia we wnioskach o płatność odpisów amortyzacyjnych dotyczących zakupu przenośnych środków trwałych nie zainstalowanych na stałe w projekcie: Zakup sprzętu komputerowego, wartość netto zł, w tym zł - środki trwałe, odpis jednorazowy (wyposażenie). W pierwszym wniosku o płatność w kolumnie 8 w tabeli 9 zostanie wykazana kwota zł + wartość odpisów amortyzacyjnych za dany okres, potwierdzona, dokumentami PK. W drugim wniosku o płatność kwota odpisów amortyzacyjnych za okres objęty drugim wnioskiem itd. Właściwym postępowaniem jest również np. ujęcie wszystkich PK dotyczących odpisów amortyzacyjnych we wniosku o płatność końcową lub we wniosku o płatność pośrednią w tym okresie, w którym sprzęt zostanie całkowicie zamortyzowany. Koszty związane z amortyzacją nie mogą być przedstawione w celu rozliczenia zaliczki, gdyż w tym przypadku nie nastąpiło faktyczne wykorzystanie środków poprzez ich wydatkowanie. 213

214 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumentowanie zakupu środków trwałych W przypadku zakupu środków trwałych do wniosków o płatność należy dołączyć: - faktury (lub równoważny dokument księgowy), -dokumenty potwierdzające zapłatę, -protokoły odbioru, -dokumenty OT. Zasadniczo zawsze należy odrębnie dokumentować wykonanie zamówienia protokołem odbioru. Wymóg podpisania protokołu odbioru nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów, podnoszenie kwalifikacji). 214

215 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W ww. przypadku beneficjent jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. W przypadku zakupu środków trwałych w budowie wydatki są kwalifikowane pod warunkiem: -przyjęcia danego środka trwałego do ewidencji środków trwałych -wydatek ten będzie traktowany jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości beneficjenta. Dopiero po przyjęciu środka trwałego do ewidencji środków trwałych wydatki z nim związane powinny być ujmowane we wnioskach o płatność. 215

216 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumentowanie wydatków na wygrodzenia Wydatki osobowe, tj. koszty wynagrodzenia (wszystkich składników wynagrodzenia) pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania, ponoszone przez pracodawcę, za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, w tym regulaminowych dodatków, nagród oraz premii) mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby przygotowania bądź realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z przygotowaniem lub realizacją projektu. 216

217 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wydatki osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w proporcji, w jakiej dany pracownik poświęca swój czas na działania związane z przygotowaniem lub realizacją projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ. Zgodnie z informacją uzyskaną z IP nie jest możliwe rozliczenie wynagrodzenia pracownika poprzez wykazanie jako wydatku kwalifikowanego 100 % dodatku do wynagrodzenia (mimo proporcjonalnego rozdziału obowiązków i sporządzania oddzielnych list płac), przyznanego przez pracodawcę za czynności wykonywane w związku z realizacją projektu IW wystąpiła do IP o formalne potwierdzenie ww. informacji. 217

218 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumenty składane przy rozliczaniu wynagrodzeń: -oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ, - lista stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne, - wskazanie, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia, - lista płac (umożliwiająca jednoznaczne zidentyfikowanie stanowisk finansowanych w ramach projektu), - wyciągi bankowe, 218

219 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO -opisy stanowisk lub zakresy obowiązków zadań pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu. Wytyczne dopuszczają się też możliwość rozliczania czasu pracy pracownika na podstawie kart czasu pracy. W takim przypadku opis stanowiska (lub zakres obowiązków) nie musi zawierać informacji na temat proporcji, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu). W przypadku gdy Beneficjent załącza do wniosku o płatność dowody zapłaty składek ZUS dotyczące całego przedsiębiorstwa, wskazane jest by złożył oświadczenie wyjaśniające, że w ramach ww. kwot przekazane zostały kwalifikowane składki pracowników JRP (z określeniem ich wysokości). Powyższe oświadczenie nie musi być oddzielnym dokumentem – może przyjąć formę opisu na przekazanym dowodzie zapłaty składek ZUS. 219

220 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest składnikiem wynagrodzenia, a zatem nie może być uznany za wydatek kwalifikowalny. Dokumentowanie wydatków na wynagrodzenia związane z umowami zleceń z pracownikami wykonującymi zadania POIiŚ: -listy płac, -Deklaracje ZUS, -wyciągi bankowe. Listy płac oraz deklaracje ZUS powinny być opisane zgodnie z Wytycznymi. 220

221 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wydatki poniesione na wynagrodzenia, deklarowane jako kwalifikowalne, powinny być zgodne z regulaminami wynagradzania w danej instytucji. Zgodnie z Wytycznymi beneficjent powinien - na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - posiadać dokumenty potwierdzające, iż dana osoba wykonywała, w określonym zakresie, prace związane z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach POIiŚ (np. poprzez przedstawienie dokumentów przygotowanych przez daną osobę). Dla celów kontroli zaleca się prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych. Beneficjent powinien również - na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - móc uzasadnić na wniosek podmiotu kontrolującego (w oparciu o dostępne dokumenty, czy też opracowania) - wysokość wynagrodzenia pracowników np. w odniesieniu do warunków rynkowych. 221

222 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dowód księgowy Dowód księgowy stanowi podstawę księgowania. Stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 Ustawy o rachunkowości): 1.Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2.Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwa, adres) 3.Opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe również w jednostkach naturalnych); 4.Datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, jeśli jest inna; 222

223 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, o ile wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej (podatek na fakturze zawsze wykazywany jest w walucie polskiej). Wynik zamieszcza się na dowodzie lub załącza w formie wydruku. 223

224 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dodatkowe, szczególne wymogi, jakie musi spełniać faktura VAT Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (z zastrzeżeniem par. 5 ust. 10 i 11 rozporządzenia); cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto); wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 224

225 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO stawki podatku; sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem. 225

226 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku dodatkowo wskazuje się również: symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol lub przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie. 226

227 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Faktury, które mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej nabywcy: wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, wystawiane nabywcom eksportowanych towarów, wystawiane uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom ich personelu, nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych (między innymi). 227

228 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dowody księgowe powinny być: rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, który dokumentują; kompletne - zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości; wolne od błędów rachunkowych; Sprawdzone pod względem: –merytorycznym - potwierdzenie zgodności operacji z rzeczywistością, –formalnym - sprawdzenie czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy, kompletności danych, właściwego sporządzenia, właściwego formularza, czytelności –rachunkowym – sprawdzenie czy dokument zawiera błędy arytmetyczne; 228

229 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Pozbawione niedopuszczalnych poprawek; Opatrzone oznaczeniami identyfikującymi je z zapisami w księgach rachunkowych. Opisywanie dokumentów księgowych Zgodnie z zaleceniami MRR z dnia r. możliwe jest stosowanie uproszczonego sposobu opisywania faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oraz ograniczenie zakresu danych podawanych w dokumentach potwierdzających poniesienie wydatku - w stosunku do zaleceń określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ. 229

230 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: 1.jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) - krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. 2.numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek; 3.numer umowy o dofinansowanie/decyzji; 4.jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji – nazwę Programu Operacyjnego; 5.numer działania; 6.w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej; 230

231 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 7. w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej - kategorię wydatku oraz podkategorię wydatku na podstawie RPD; 8.w każdym innym przypadku niż wskazany w pkt 7 - kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu – Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane); 9.jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia); 10.kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; dodatkowo, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną; 11.w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość. 231

232 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w zakresie, -o którym mowa w punkcie 3, -a w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej - także w zakresie, o którym mowa w punkcie 10 (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny). 232

233 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W tym przypadku załącznik powinien określać numer dokumentu księgowego, do którego się odnosi. Brak poprawnego opisu faktury/innego dokumentu księgowego jest podstawą do zwrotu tego dokumentu beneficjentowi do poprawy. Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać zapis dokumentujący sprawdzenie jej pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie przez upoważnioną osobę. Przykładowy opis do faktury stanowi załącznik Nr 2 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości. 233

234 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Rachunki bankowe Beneficjent powinien posiadać odrębne konto na potrzeby otrzymywania zaliczki oraz odrębne konto na potrzeby otrzymywania refundacji. Przy czym na potrzeby otrzymywania zaliczki należy wskazać bezwzględnie wyodrębniony rachunek bankowy, na potrzeby refundacji można wskazać podstawowy rachunek jednostki. Odsetki od środków zaliczki będą pomniejszać kwotę dotacji przekazywanej w ramach kolejnych płatności. Rachunek zaliczkowy powinien być oprocentowany. Nie jest natomiast dopuszczalne zakładanie lokat ze środków na ww. rachunku. 234

235 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokonywanie płatności z rachunków zaliczkowych w sytuacji gdy jedynie część wydatku jest kwalifikowana. Ogólna zasada: środki na rachunku zaliczkowym powinny być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowalnych. Możliwe są trzy sposoby postępowania: 1)beneficjent dokonuje płatności za fakturę w części kwalifikowanej – z rachunku zaliczkowego, natomiast za część niekwalifikowaną dokonuje płatności z innego rachunku ze środków własnych (rozwiązanie zalecane ze względu na przejrzystość przepływów na rachunku zaliczkowym i łatwiejszą weryfikację wniosków o rozliczenie zaliczki). 235

236 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 2) beneficjent przekazuje równowartość kwoty do zapłaty w części niekwalifikowanej na rachunek zaliczki, a następnie w tym samym dniu lub później dokonuje płatności na rzecz wykonawcy płatności jednym przelewem z rachunku zaliczkowego. Przy wniosku o rozliczenie zaliczki niezbędne jest dodatkowo przedłożenie wyciągów bankowych potwierdzających zasilenie rachunku zaliczkowego. W takiej sytuacji wszystkie odsetki naliczone na rachunku zaliczkowym powinny być zadeklarowane w rozliczeniu. Pomniejszają one kwotę dofinansowania wypłacanego beneficjentowi przy kolejnym wniosku o płatność. 236

237 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 3)rozwiązanie dopuszczalne, ale nie zalecane - beneficjent posiadając środki na rachunku zaliczkowym, dokonuje płatności za fakturę kwalifikowaną częściowo lub w całości ze środków własnych, a następnie refunduje kwalifikowaną część faktury, przelewając środki z rachunku zaliczkowego na rachunek własny. W takiej sytuacji przy wniosku o rozliczenie zaliczki należy załączyć standardowe dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku oraz potwierdzenie dokonania przelewu z rachunku zaliczkowego na rachunek środków własnych. Należy przy tym zapewnić odpowiednią ścieżkę audytu, w tym w szczególności z dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu z rachunku zaliczkowego powinna jasno wynikać przyczyna przelewu, tj. powinna być jasna informacja, że refundacja dotyczy konkretnego wydatku dokonanego ze środków własnych. 237

238 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Nieprawidłowy sposób dokonywania płatności z rachunku zaliczkowego: Postępowanie polegające na tym, że beneficjent najpierw dokona płatności z rachunku zaliczkowego za niekwalifikowalną część faktury, a następnie uzupełni ten rachunek równowartością wydatku niekwalifikowanego, nie jest właściwe. W takiej sytuacji, beneficjent jest zobowiązany zwrócić na rachunek zaliczkowy zarówno kwotę odpowiadającą wydatkom niekwalifikowalnym, jak i odsetki, które powinny być naliczone od tej kwoty zgodnie z umową o prowadzenie rachunku bankowego w okresie od dokonania płatności za wydatki niekwalifikowalne do dokonania zwrotu tej kwoty ze środków własnych beneficjenta na rachunek zaliczkowy. 238

239 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wydatki poniesione przez beneficjenta ze środków własnych przed otrzymaniem zaliczki nie mogą być przedstawione we wniosku o płatność jako rozliczenie zaliczki (sam wydatek jest kwalifikowany). Zaliczka - zgodnie z ogólnie funkcjonującą definicją zaliczki - przekazywana jest na przyszłe wydatki. Jeżeli beneficjent poniósł wydatki przed otrzymaniem zaliczki, a umowa nie przewidywała płatności w formie refundacji możliwe są dwa rozwiązania: -ujęcie ww. wydatków dopiero we wniosku o płatność końcową, która będzie refundacją, -aneksowanie umowy o dofinansowanie i przewidzenie w niej płatności pośrednich. Jeżeli beneficjent po otrzymaniu zaliczki dokona wydatku z konta głównego, a nie z konta zaliczkowego - istnieje możliwość zrefundowania takiego wydatku z zaliczki. 239

240 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wysokość zaliczki i tryb jej rozliczenia określa umowa o dofinansowanie: -pierwsza transza zaliczki może zostać wypłacona na podstawie harmonogramu określonego w umowie, -każda kolejna transza może być wypłacona pod warunkiem rozliczenia co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych wcześniej środków (wykazania we wnioskach o płatność przedłożonych do IW wydatków kwalifikowalnych na co najmniej 70 % wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek). W ramach zaliczki nie można rozliczyć poniesionych kosztów, jeśli nie wiążą się one z fizycznym przepływem środków na rachunku/w kasie beneficjenta, a stanowią jedynie zapis w księgach rachunkowych, jak to ma miejsce w przypadku np. kosztów amortyzacji. 240

241 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przekazywana na podstawie umowy o dofinansowanie zaliczka może zostać w całości wykorzystana na opłacenie 100 % zobowiązań kwalifikowalnych wynikających z dowodów księgowych (choć we wniosku o płatność tylko 85 % tej zaliczki zostanie rozliczone). 241

242 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Pytania zgłoszone pisemnie przez uczestników szkolenia (zakres finansowy). 1) W jaki sposób dokonać przeliczeń na PLN w przypadku faktur i płatności w EUR w następujących elementach wniosku o płatność w ramach POIiŚ: - opis faktury - pkt w tym wydatki kwalifikowalne w kwocie PLN, -pkt 9 wniosku - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem – kolumna 8 kwota wydatków kwalifikowanych?. Nie ma potrzeby dokonywania przeliczeń specjalnie na potrzeby wniosku o płatność. Zasada jest taka, że wydatkiem kwalifikowanym, który jest ujmowany w opisie faktury i zestawieniu, jest wydatek faktycznie poniesiony przez beneficjenta. W momencie zapłaty za fakturę w EUR beneficjent musi określić jej wartość w PLN na dzień operacji (wymóg ustawy o rachunkowości) i ten wydatek, potwierdzony wyciągiem bankowym, jest ujmowany we wniosku o płatność. 242

243 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 2) Czym jest podyktowana decyzja, że beneficjent może do wniosku o płatność załączyć zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, a inny beneficjent musi załączyć kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem ? Odpowiedź: możliwość takiego dokumentowania wydatków (zestawienie dokumentów wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych kosztów) przewidują Wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń, jednakże odnosi się ona przede wszystkim do projektów realizowanych w ramach programu operacyjnego współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (musi to wynikać z umowy) – projekty te z reguły mają mniejszą wartość niż projekty infrastrukturalne i często przewidują znaczną liczbę drobnych wypłat. W odniesieniu do projektów realizowanych w ramach POIiŚ Wytyczne stwierdzają możliwość dokumentowania wydatków zestawieniem dokumentów jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, określonych przez Instytucję Zarządzającą (IZ) lub Instytucję Pośredniczącą (za zgodą IZ). Możliwość taka musi wynikać z umowy o dofinansowanie. Jak do tej pory IZ/IP nie określiła takich przypadków - zatwierdzony przez IZ wzór umowy o dofinansowanie dla priorytetu I i II takiej możliwości nie przewiduje. 243

244 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zgodnie z umową wydatki muszą być rozliczane na warunkach określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, które wskazują na konieczność dokumentowania poniesionych wydatków kopiami dokumentów źródłowych, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. Obowiązuje to wszystkich beneficjentów. Ww. wymóg złagodzony jest jedynie w przypadków projektów pomocy technicznej (dla instytucji funkcjonujących w systemie wdrażania POIiŚ) – tu część wydatków może być dokumentowana w formie zestawienia. 3) W przypadku gdy beneficjent prowadzi dwie ewidencje księgowe, tzn. - jedną ewidencję podstawową, - a drugą ewidencję pozabilansową szczegółową do projektu, to w punkcie 11 wniosku o płatność, w kolumnie 2, którego należy użyć numeru księgowego lub ewidencyjnego? Odpowiedź: w kolumnie 2 zestawienia wydatków należy podać numer księgowy lub ewidencyjny odnoszący się do ewidencji bilansowej (podstawowej). 244

245 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 4) Czy we wniosku można ująć: a) faktury zapłacone gotówką, b) faktury zapłacone po terminie? Odpowiedź: ad. a) Tak. ad. b) Tak. Opóźnienia w płatnościach beneficjenta na rzecz wykonawcy nie powinny mieć zasadniczo wpływu na kwalifikowalność wydatku. Za opóźnienia wykonawca może naliczyć beneficjentowi odsetki karne, które nie stanowią wydatków kwalifikowalnych. 5) Czy dochodem są kary umowne uzyskane z nieterminowego wykonania przedmiotu umowy? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku w chwili obecnej kary umowne nie stanowią dochodu w rozumieniu rozporządzenia ogólnego - nie są wykazywane w pkt 10 wniosku. 245

246 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO W przypadku gdy kara umowna została potrącona z płatności na rzecz wykonawcy (np. faktura została zapłacona w niższej kwocie) - wydatek powinien być kwalifikowany w wysokości wypłaconych środków. W przypadku gdy kara umowna została zapłacona odrębnym przelewem - nie pomniejsza wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu, jednakże beneficjent powinien przeznaczyć ją w pierwszej kolejności na pokrycie dodatkowych wydatków związanych z niewywiązaniem się przez wykonawcę z umowy (z tytułu którego naliczona została kara umowna). 246

247 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna projektu: Ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji, legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, nazywany jest audytem. Zazwyczaj wykonywany on jest przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji lub przez podmiot zewnętrzny. Audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny, niezależny od jednostki audytowanej stanowi audyt zewnętrzny. 247 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

248 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu Projektu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie standardami oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej w zakresie audytu Projektu. Jeżeli Beneficjent nie posiada w swojej strukturze wyodrębnionej komórki audytu wewnętrznego, jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu zewnętrznego Projektu przez podmiot zatrudniający osoby o odpowiednich kwalifikacjach i wiedzy z zakresu funkcjonowania Programu oraz posiadający wymagane prawem uprawnienia stycznia 2014Ministerstwo Środowiska

249 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków projektów z I i II osi priorytetowej. Przykłady z realizowanych projektów w ramach osi I i II Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 249 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

250 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przykłady nieprawidłowości i nadużyć w trakcie realizacji i dokumentacji rozliczeniowej projektów. Przykłady z aktualnie zrealizowanych projektów formie zestawienia. 250 Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011

251 UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO grudzień 2011Ministerstwo Środowiska Dyskusja. Podsumowanie szkolenia.


Pobierz ppt "UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO."

Podobne prezentacje


Reklamy Google