Sekretariat jako nowoczesne biuro

Prezentacja na temat: "Sekretariat jako nowoczesne biuro"— Zapis prezentacji:

1 Sekretariat jako nowoczesne biuro
WOM Gorzów Wlkp. Halina Sobczyńska 2011

2 Cele kursu Doskonalenie wiedzy na temat prowadzenia nowoczesnego sekretariatu Uświadomienie konieczności dobrej organizacji pracy

3 Sekretariat jako nowoczesne biuro
skuteczna komunikacja z otoczeniem tworzenie wizerunku firmy poprzez przestrzeganie odpowiednich zasad w: - przyjmowaniu interesantów. - przyjmowaniu gości - działaniach marketingowych - prowadzeniu korespondencji - organizowaniu zebrań

4 Podstawowe czynności biurowe
Praca koncepcyjna Czynności manipulacyjne Czynności kancelaryjne Czynności archiwistyczne

5 CZYNNIKI WPŁYWAJACE NA EFEKT ROZMÓW BEZPOŚREDNICH
1. WYGLĄD ZEWNĘTRZNY Wyglądając dobrze, jesteśmy pewni siebie i wzbudzamy szacunek otoczenia. Wygląd i ubiór sekretarki powinien wzbudzać zaufanie, nie powinien peszyć przychodzących interesantów. 2. ORGANIZACJA STANOWISKA PRACY Wpływ na psychikę klienta. Wyposażenie sekretariatu i zagospodarowanie jego wnętrza ma sygnalizować ład i porządek, oraz dbałość interesy klienta.

6 3. KULTURA OSOBISTA Kultura słowa, piękna polszczyzna nie zaśmiecona potocznymi wyrażeniami. Znajomość różnych dziedzin życia gospodarczego i społecznego. Rozmowy grzecznościowe nie powinny dotyczyć spraw osobistych. Znajomość repertuaru kina i teatru i innych placówek kultury Znajomość zasad savoir vivre i podstawowych zasad komunikacji niewerbalnej. Oddzielenie osoby rozmówcy od problemu.

7 4. UMIEJĘTNOŚĆ SŁUCHANIA
Nie przerywanie rozmówcy. Wyrażanie aktywności słuchania gestami. Wyrażanie zainteresowania rozmową. Nie prowadzenie własnego monologu. Zadawanie otwartych pytań. Oddzielenie spraw prywatnych od służbowych. Powstrzymanie się od oceniania i osądzania.

8 5, SPOSÓB UDZIELANIA INFORMACJI
Powinien być adekwatny do wagi jej treści i charakteru. Należy dostosować sposób udzielania informacji do cech psychofizycznych i nastawienia odbiorcy. Jednoznaczny charakter informacji, aby odbiorca nie mógł jej dowolnie interpretować. Powinna być zgodna z interesami firmy i własnymi kompetencjami. Nie należy udzielać informacji dotyczących spraw personalnych, aby nie naruszać dóbr osobistych osób o których rozmawiamy. Podawanie najpierw przyczyny odmowy, a potem samej odmowy.

9 Zadania sekretarza szkoły:
Do obowiązków sekretarza szkoły należy: prowadzenie sekretariatu oraz załatwianie spraw bieżących zgodnie z instrukcją kancelaryjną, przechowywanie dokumentacji wg obowiązujących przepisów, prowadzenie korespondencji szkolnej (pisanie pism), powielanie pism oraz materiałów dydaktycznych,

10 5. sporządzanie sprawozdań,
6. nadzór nad zaopatrzeniem szkoły w materiały biurowe i szkolne, 7. prowadzenie dokumentacji dotyczącej spraw uczniowskich, 8. sporządzanie klasowych list uczniów, 9. ewidencjonowanie przyjęć, pobytu i opuszczania szkoły przez uczniów, 10. prowadzenie księgi roczników i księgi ewidencji uczniów, 11. prowadzenie adnotacji o spełnianiu obowiązku szkolnego przez uczniów, 12. przekazywanie kart zdrowia oraz dokumentów do innych szkół,

11 Sekretarz szkoły podlega bezpośrednio dyrektorowi szkoły.
13. czuwanie nad systematycznym przesyłaniem ze szkół ponad podstawowych potwierdzeń o kontynuowaniu nauki przez absolwentów naszej szkoły, 14. prowadzenie zapisów uczniów , 15. prowadzenie archiwum szkolnego, 16. wydawanie duplikatów dokumentów szkolnych, 17. załatwianie innych spraw zleconych przez dyrektora szkoły. Sekretarz szkoły podlega bezpośrednio dyrektorowi szkoły.

12 Jeżeli sekretarz szkoły pełni w ramach swoich obowiązków pełni funkcję kasjera to do jego obowiązków należy: przechowywanie dokumentów kasowych, właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki, czeków , dokonywanie operacji gotówkowych na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych przez osoby upoważnione przejrzanych pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych, odprowadzanie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania , a najdalej w dniu następnym, niezwłoczne zawiadamianie dyrektora i księgowego o brakach gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy. W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków ,kasjer ponosi odpowiedzialność materialną

13 Prace kancelaryjne i archiwizacyjne powinny być wykonywane w oparciu o obowiązującą podstawę prawną.

14 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 18 stycznia 2011 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)

15 § 1. 1. Rozporządzenie określa:
 1)    instrukcję kancelaryjną, 2)    sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,  3)    instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej "instrukcją archiwalną",

16 § 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
 1)   akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;  2)   archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu;  3)   kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań; 4)   komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

17 5) metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie; 6) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; 13) system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

18 4) system tradycyjny — system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 15) teczka aktowa — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

19 § 4. 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. 4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: 1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe 2) systemie klasyfikacji dziesiętnej; 3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

20 § 1.1. Instrukcja kancelaryjna
określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. § 5.1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

21 INSTRUKCJA KANCELARYJNA załącznik 1 do rozporządzenia
SPIS TREŚCI: Rozdział 1   Przepisy ogólne Rozdział 2   Czynności kancelaryjne w systemie EZD Rozdział 3   Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

22 Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny, 2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia; 3) w przypadku klas końcowych — kategoria archiwalna, Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

23 3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw; 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC , gdzie: 1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjne 4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy

24 SP1 442 15 2011 ZSTIO 44 12 oznaczenie komórki organizacyjnej
symbol klasyfikacyjny kolejny numer sprawy cztery cyfry roku kalendarzowego SP1 442 15 2011 ZSTIO 44 12

25 SPIS KLAS PIERWSZEGO RZĘDU 0-8
Załącznik nr 2 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW GMINY) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I ZWIĄZKI SPIS KLAS PIERWSZEGO RZĘDU 0-8 klasa Tematyka spraw ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA 1 ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE 2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE 3 FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY 4 KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY

26 klasa Tematyka spraw 5 WYBORY, REFERENDA,SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO 6 KSTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE,BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI 7 GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO ISYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH 8 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA

27 Symbole klasyfikacyjne
Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego I II III IV 44 System oświaty 440 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty A 441 Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie 442 System oświaty publicznej 4420 Ustalanie sieci przedszkoli publicznych 4421 Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów 4422 Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej 4423 Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych

28 § 7. Określenia użyte w instrukcji
akceptacja dekretacja komórka merytoryczna naturalny dokument elektroniczny pieczęć wpływu punkt kancelaryjny rejestr przesyłek wpływających, rejestr przesyłek wychodzących   rejestr pism wewnętrznych spis spraw

29 Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
EZD Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

30 Przepisy ogólne Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne Kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. /archiwista/

31 § 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r. § 6.1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. 2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy; 2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane; 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

32 4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności; 6) karty urlopowe; 7) dokumentacja magazynowa; 8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego; 9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr; 10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

33 Archiwizacja dokumentów

34 INSTRUKCJA ARCHIWALNA ZAŁĄCZNIK Nr 6
SPIS TREŚCI: Rozdział 1      Przepisy ogólne Rozdział 2      Organizacja i zadania archiwum zakładowego Rozdział 3       Lokal archiwum zakładowego Rozdział 4       Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego Rozdział 5       Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji Rozdział 6       Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym Rozdział 7       Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Rozdział 8       Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego Rozdział 9       Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Rozdział 10     Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego Rozdział 11     Sprawozdawczość archiwum zakładowego

35 Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy. Do zadań archiwum zakładowego należy:   przejmowanie dokumentacji przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, przeprowadzanie skontrum dokumentacji, porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

36 udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy  poszukiwanie w dokumentacji informacji inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją

37 Instrukcja archiwalna
Kategorie archiwalne akt

38 DZIĘKUJĘ PAŃSTWU ZA UWAGĘ