Konspekt wykładu dla urzędników sądu z wydziałów cywilnych szkolenie w dniach 24-25 września 2009r Zakopane Autor: st. inspektor ds. biurowości Danuta.

Prezentacja na temat: "Konspekt wykładu dla urzędników sądu z wydziałów cywilnych szkolenie w dniach 24-25 września 2009r Zakopane Autor: st. inspektor ds. biurowości Danuta."— Zapis prezentacji:

1 Konspekt wykładu dla urzędników sądu z wydziałów cywilnych szkolenie w dniach 24-25 września 2009r Zakopane Autor: st. inspektor ds. biurowości Danuta Maciejewska

2 Obowiązki i uprawnienia urzędnika sądowego Podstawa prawna: USTAWA z dnia 9 maja 2007 r. o zmianie ustawy o pracownikach sądów i prokuratury (Dz. U. z dnia 11 czerwca 2007 r.) Dz.U.07.102.690 Wybrane przepisy Art. 2.Urzędnikiem może zostać osoba: 1) która ma pełną zdolność do czynności prawnych, 2) o nieposzlakowanej opinii, 3) która nie była karana za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, 4) przeciwko której nie jest prowadzone postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe, 5) która ukończyła co najmniej studia pierwszego stopnia i uzyskała tytuł zawodowy, 6) posiadająca stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku, 7) która odbyła staż urzędniczy w sądzie lub w prokuraturze.

3 " Art. 3a. 1.Na staż urzędniczy może być przyjęta osoba, która spełnia wymogi określone w art. 2 pkt 1-6. 2.Właściwy prezes sądu, o którym mowa w art. 5 pkt 1-4, zwany dalej "prezesem", lub właściwy prokurator, o którym mowa w art. 5 pkt 5-8, zwany dalej "prokuratorem", może zwolnić z obowiązku odbywania stażu urzędniczego lub jego części osobę, wybraną w drodze konkursu na staż urzędniczy, zwanego dalej "konkursem", która wykaże się wymaganą programem stażu urzędniczego wiedzą teoretyczną, w szczególności znajomością organizacji i funkcjonowania sądu lub prokuratury, umiejętnościami stosowania tej wiedzy w praktyce oraz znajomością metod i techniki pracy biurowej. Art. 3b. 1. Prezes lub prokurator organizuje, w drodze konkursu, nabór kandydatów na staż urzędniczy w sądzie lub prokuraturze 2.Prezes lub prokurator informuje o konkursie przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie sądu lub prokuratury, we właściwym, ze względu na siedzibę sądu lub prokuratury, urzędzie pracy, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz może poinformować w inny sposób, w szczególności zamieszczając ogłoszenie w prasie lokalnej. 3.Konkurs przeprowadza komisja konkursowa powołana przez prezesa lub prokuratora.

4 4.Konkurs ma na celu sprawdzenie wiedzy, umiejętności, predyspozycji oraz zdolności ogólnych kandydatów, niezbędnych do wykonywania obowiązków urzędnika. 5.Komisja konkursowa po przeprowadzeniu konkursu, w oparciu o jego wyniki, może wyłonić rezerwową listę kandydatów na wypadek zaistnienia możliwości zatrudnienia większej liczby osób, rezygnacji kandydata bądź w sytuacji ustania stosunku pracy z osobą odbywającą staż urzędniczy przed ukończeniem tego stażu. Rezerwowa lista kandydatów jest ważna do następnego konkursu, jednakże nie dłużej niż 12 miesięcy od przeprowadzenia ostatniego konkursu. 6.Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania konkursów na staż urzędniczy w sądach i prokuraturze, w szczególności skład komisji konkursowych oraz sposób i tryb ich działania, etapy i przebieg konkursu, a także zakres i sposób udostępniania informacji kandydatowi, mając na uwadze właściwy dobór kadry urzędniczej do pracy w sądach i prokuraturze.";

5 "Art. 8. 1.Urzędnicy i inni pracownicy sądów i prokuratury podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym. Oceny dokonuje prezes lub prokurator, biorąc pod uwagę opinię bezpośredniego przełożonego i komisji kwalifikacyjnej, powoływanej przez prezesa lub prokuratora. 2.Ocena okresowa sporządzana jest na piśmie nie rzadziej niż raz na 24 miesiące i nie częściej niż raz na 12 miesięcy. 3.Ocena okresowa dotyczy wykonywania przez urzędnika lub innego pracownika sądu lub prokuratury powierzonych im obowiązków. Ocenę niezwłocznie doręcza się osobie ocenianej. 4.Od oceny służy, w ciągu 7 dni od dnia doręczenia, sprzeciw do prezesa lub prokuratora. 5.Sprzeciw rozpatruje się w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia. 6.W razie uwzględnienia sprzeciwu ocenę okresową zmienia się albo sporządza ponownie. 7.Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady i tryb postępowania przy dokonywaniu ocen urzędników i innych pracowników sądów i prokuratury, mając na uwadze właściwy poziom wykonywanych przez nich obowiązków."; Obecnie trwają prace nad projektem zmian dot. zatrudniania urzędników, w szczególności wymaganych kwalifikacji- wykształcenia

6 "Art. 14a.Podwyższenie wynagrodzeń urzędników i innych pracowników sądów i prokuratury następuje w terminach i na zasadach określonych dla pracowników państwowej sfery budżetowej nieobjętych mnożnikowymi systemami wynagrodzeń.". Art. 2. 1. Urzędnicy oraz osoby odbywające staż urzędniczy, zatrudnieni w sądach lub prokuraturze przed dniem wejścia w życie ustawy, którzy nie spełniają wymagań, o których mowa w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, obowiązani są do ukończenia studiów pierwszego stopnia i uzyskania tytułu zawodowego w okresie 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy. 2. Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, zwolnieni są urzędnicy, którzy najpóźniej w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy ukończyli 40 rok życia i posiadają co najmniej 15-letni staż pracy w sądzie lub prokuraturze, pod warunkiem że w okresie 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy ukończą studium zawodowe jako cykliczną formę doskonalenia zawodowego w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury. 3. W przypadku niewywiązania się z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 lub 2, właściwy prezes sądu lub prokurator rozwiązuje stosunek pracy z urzędnikiem w drodze wypowiedzenia.

7 Doręczanie przesyłek oraz czynności związane z aktami sprawy: udostępnianie, wydawanie dokumentów, przesyłanie Podstawa prawna: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z dnia 2 marca 2007 r.) Dz.U.07.38.249 § 30. 1. Zadania związane ze współpracą sądu ze środkami masowego przekazu wykonuje prezes lub wiceprezes sądu. ( w tym także udostępnianie akt sprawy) § 31. 1. Kierownik sekretariatu wydziału lub inny upoważniony przez niego pracownik sekretariatu mogą udzielać telefonicznie informacji o sprawie rozpoznawanej w wydziale, po uprzednim podaniu danych osobowych strony lub uczestnika postępowania albo sygnatury akt sprawy. 3. Przedmiotem informacji udzielanych telefonicznie mogą być w szczególności: 1) sygnatura akt sprawy; 2) terminy posiedzeń i rozpraw; 3) data rozstrzygnięcia, którego dotyczy zapytanie; 4) czynności dotyczące postępowania międzyinstancyjnego.

8 Doręczenia § 68. 1. Prezes sądu przy wyborze sposobu doręczania przesyłek sądowych uwzględnia koszty i skuteczność doręczeń. 2. Doręczenia przesyłek sądowych mogą być realizowane przez pocztę i innych operatorów uprawnionych do prowadzenia działalności w zakresie usług pocztowych na podstawie ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. Nr 130, poz. 1188, z późn. zm.9), z uwzględnieniem okoliczności wskazanych w ust. 1. 3. Doręczenia przez sądową służbę doręczeniową, w przypadku jej utworzenia, pracownika sądowego, policję sądową bądź komornika dokonuje się wówczas, gdy w konkretnych okolicznościach taki sposób doręczenia jest efektywniejszy. § 69. Jeżeli obecny w sądzie adresat wykazał swoją tożsamość, pismo doręcza się mu bezpośrednio, za potwierdzeniem odbioru. § 70. Prezes sądu może zarządzić bezpośrednie doręczanie pism sądowych miejscowym instytucjom oraz bezpośrednie odbieranie pism kierowanych przez miejscowe instytucje do sądu. § 71. Jeżeli adresat podał jako adres do korespondencji tylko numer skrytki pocztowej, zawiadomienie o nadejściu przesyłki sądowej może być dokonane również za pośrednictwem tej skrytki.

9 § 72. Doręczenie zawiadomień, wezwań i innych pism sądowych osobom wymienionym w art. 137 K.p.c. oraz w art. 134 § 1 i 2 K.p.k. powinno zostać potwierdzone przesłaniem sądowi dowodu doręczenia, a w razie stwierdzenia niewłaściwości jednostki, do której przesłano pismo, przesyłka powinna zostać niezwłocznie przekazana jednostce właściwej, z jednoczesnym zawiadomieniem o tym sądu. § 73. 1. Wezwania i zawiadomienia o terminach posiedzeń powinny być wysyłane w terminach umożliwiających, w przypadku stwierdzenia przeszkód w doręczeniu, ponowne ich doręczenie albo odwołanie posiedzenia i zawiadomienie o tym osób, którym te wezwania lub zawiadomienia zostały już skutecznie doręczone. 2. W zawiadomieniach i wezwaniach należy zamieścić informacje, w jakiej sprawie, w jakim charakterze, miejscu i czasie ma stawić się wzywana osoba oraz czy jej stawiennictwo jest obowiązkowe, a także uprzedzić o skutkach niestawiennictwa. § 74. Jeżeli pismo podlegające doręczeniu zostało złożone w czasie uniemożliwiającym doręczenie przed terminem posiedzenia, pismo to doręcza się na posiedzeniu, odnotowując fakt doręczenia w protokole lub notatce urzędowej.

10 Udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt, przesyłanie akt § 90. 1. W toku postępowania można wydać stronie lub innej uprawnionej osobie złożony przez nią dokument lub przedmiot tylko na zarządzenie przewodniczącego posiedzenia lub sędziego sprawozdawcy. 2.Po zakończeniu postępowania w sprawie wydanie dokumentu lub przedmiotu następuje na zarządzenie przewodniczącego wydziału. 5.Wydanie dokumentu następuje dopiero po złożeniu do akt uwierzytelnionego odpisu lub wypisu z dokumentu albo jego uwierzytelnionej kserokopii, z tym że w przypadku, o którym mowa w ust. 2, przewodniczący wydziału może zwolnić od tego obowiązku. § 92.1.Udostępnienie stronie akt do przejrzenia oraz wydanie jej przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt może nastąpić po wykazaniu przez nią tożsamości, a co do innych osób niż strona - po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów postępowania sądowego. 2. Przeglądanie akt spraw odbywa się w obecności pracownika sądowego § 94. 1. Przewodniczący wydziału zezwala na przejrzenie akt sprawy w sekretariacie upoważnionym przedstawicielom organizacji społecznych, które mogą wstąpić do toczącego się postępowania w danej sprawie lub zgłosić w nim swój udział.

11 2. Przewodniczący wydziału decyduje ponadto o udostępnieniu akt sądowych innym osobom niemającym uprawnień procesowych i o zakresie wykorzystania przez nie tych akt. 3. Udostępnienie większej liczby akt, np. dla celów naukowo-badawczych, wymaga zgody prezesa sądu. § 95. 1. Akta sprawy lub akta księgi wieczystej przesyła się na każde żądanie po wykonaniu niezbędnych czynności w sprawie: Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej, Ministrowi Sprawiedliwości, Sądowi Najwyższemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Rzecznikowi Praw Dziecka oraz sądowi odwoławczemu. 3. W innych przypadkach sądowi oraz prokuratorowi (oskarżycielowi publicznemu) przesyła się akta, jeżeli pozwala na to bieg sprawy. W razie gdy bieg sprawy nie pozwala na przesłanie akt, można przesłać odpisy dokumentów wskazanych przez organ zwracający się o ich nadesłanie. 4. Zarządzając przesłanie akt sprawy niezakończonej, potrzebnych jako dowód w innej sprawie, przewodniczący wydziału określa termin zwrotu akt, uwzględniając czas potrzebny do dokonania odpowiednich czynności przez organ wzywający.

12 § 96. 1. Na wniosek osób uprawnionych przewodniczący wydziału może zarządzić przesłanie akt do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania tych osób w celu ułatwienia im przejrzenia akt i sporządzenia z nich odpisów. 2. Jeżeli osoba uprawniona do przejrzenia akt jest pozbawiona wolności, przewodniczący wydziału może zarządzić, na jej wniosek, przesłanie akt do zakładu karnego lub aresztu śledczego, chyba że szczególne względy przemawiają za umożliwieniem tej osobie przejrzenia akt w sekretariacie. 3. Przeglądanie akt w zakładzie karnym lub areszcie śledczym odbywa się w oddzielnym pomieszczeniu pod nadzorem funkcjonariusza Służby Więziennej, a w przypadkach, w których dyrektorzy jednostek penitencjarnych nie są w stanie zapewnić odpowiedniego nadzoru - pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego. O skierowaniu pracownika sądowego do jednostki penitencjarnej decyduje prezes sądu na wniosek dyrektora jednostki penitencjarnej. 4. Przewodniczący posiedzenia może zarządzić wydanie lub przesłanie akt biegłemu, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy. 5. Zarządzając wydanie lub przesłanie akt, przewodniczący wydziału wyznacza termin, w którym akta powinny być zwrócone.

13 § 97. 1. Przedstawienia akt sądowi odwoławczemu, na skutek wniesionego środka odwoławczego, dokonuje się niezwłocznie po skutecznym doręczeniu środka odwoławczego stronie przeciwnej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W przypadku przewlekłości postępowania w tym zakresie należy wskazać sądowi odwoławczemu przyczyny zwłoki. Sąd odwoławczy może również zażądać odpowiednich wyjaśnień. 2. Sąd odwoławczy może zwrócić akta sprawy sądowi pierwszej instancji w celu sporządzenia brakującego uzasadnienia orzeczenia wydanego przez ten sąd, sporządzenia odpisów protokołów lub innych dokumentów znajdujących się w aktach, jeżeli są one nieczytelne, dołączenia do akt brakujących zwrotnych potwierdzeń doręczenia pism sądowych lub dołączenia odpisów orzeczeń oraz usunięcia innych usterek popełnionych w sądzie pierwszej instancji. 3. Zwrot akt następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału odwoławczego lub postanowienia sądu orzekającego w drugiej instancji. § 98. 1. Poza przypadkami określonymi w § 95-97, akta spraw sądowych nie powinny być wynoszone poza siedzibę sądu. 2. Przewodniczący wydziału w szczególnych przypadkach, uzasadnionych sprawnością postępowania, może zezwolić sędziemu referentowi na wyniesienie akt sądowych poza siedzibę sądu, po uprzednim odnotowaniu tego faktu przez kierownika sekretariatu w repertorium sądowym.

14 Biurowość - urządzenia ewidencyjne papierowe i elektroniczne podstawa prawna: ZARZADZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOSCI z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z dnia 31 grudnia 2003 r.) wybrane przepisy Urządzenia ewidencyjne - przepisy ogólne § 51. 1. W sądach prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne 1)repertoria; 2)wykazy; 3)kartoteki (zbiory kart); 4)zbiory wokand; 5)księgi pomocnicze. 2. Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ustalonych wzorów. 3.Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. 4 Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. 5.Jeżeli dla czynności sądu podejmowanych w sprawie w określonym urządzeniu ewidencyjnym brak odpowiedniej rubryki, wpisuje się je w rubryce "Uwagi".

15 § 52. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej "księgami biurowymi", prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku, z wyłączeniem wyjątków wymienionych w niniejszych przepisach. Można używać tej samej księgi w latach następnych, rozpoczynając numerację wpisów od początku roku następnego, jeżeli liczba pustych stron wystarczy co najmniej na okres półroczny. § 53. Na okładce i pierwszej stronie księgi biurowej należy umieścić nazwę sądu i wydziału, nazwę księgi i rok kalendarzowy. § 54. 1. Księgi biurowe powinny być oprawione, a strony w księgach ponumerowane. Liczbę stron poświadcza się na ostatniej stronie księgi. 2. Po upływie roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału zamyka księgę, wymieniając pod ostatnim wpisem liczbę pozycji zamieszczonych w księdze i podpisując tę adnotację. § 55. 1. Załatwienie sprawy uwidacznia się w księdze biurowej przez zakreślenie kolorowym znakiem numeru porządkowego tej sprawy. Zakreślenie polega na umieszczeniu znaku "L" obejmującego z lewej strony numer porządkowy [st]. 2. Sprawę, w której występuje kilka osób (żądań), uważa się za załatwioną, gdy załatwienie dotyczy wszystkich osób (żądań).

16 § 56. W przypadku przeniesienia wpisu do innej księgi biurowej należy w każdej z ksiąg sporządzić adnotację o poprzednim i obecnym wpisie. § 57. 1. Omyłkowy wpis sprawy do księgi biurowej poprawia się przez przekreślenie go, bez zmiany numerów porządkowych dalszych spraw, chyba że skreśla się ostatni wpis. Inne zapisy dokonane omyłkowo lub niewłaściwie należy przekreślić, czyniąc o tym wzmiankę, i wpisać obok nich właściwe dane. 2. Osoba dokonująca przekreślenia omyłkowego wpisu opatruje tę czynność datą i podpisem. § 58. Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Wokandy układa się w porządku chronologicznym i przechowuje przez dwa lata.

17 Repertoria i wykazy § 59. Zarejestrowanie sprawy następuje przez wpisanie pisma wszczynającego postępowanie do właściwego repertorium i skorowidza alfabetyczno- numerowego. § 60. 1. Sprawy niepodlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach. 2. Przy zakładaniu repertorium lub wykazu na początku roku kalendarzowego kierownik sekretariatu wydziału sporządza na pierwszej stronie nowej księgi spis spraw niezałatwionych, wpisując w kolejności niezakreślone numery porządkowe z repertoriów lub wykazów z ostatnich pięciu lat, oddzielnie dla każdego roku. Załatwienie tych spraw należy uwidocznić przez zakreślenie numeru porządkowego w dawnym repertorium lub wykazie i przekreślenie numeru w spisie mieszczącym się na początku nowej księgi. 3. Sprawy niezakreślone z okresu wcześniejszego niż ostatnie pięć lat - a w przypadku spraw o wykroczenia - ostatnie dwa lata, przenosi się do nowego repertorium lub wykazu na stronach początkowych oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Przenieść należy także zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania w sprawie. 4. Przepisy ust. 2 i 3 nie dotyczą repertoriów lub wykazów prowadzonych w systemie informatycznym.

18 § 61. Jeżeli w rejestrowanej sprawie występuje więcej osób w charakterze stron lub przewiduje się dokonanie obszerniejszych wpisów, należy zająć w repertorium taką liczbę następnych wierszy, aby dalsze wpisy były przejrzyste. § 62. 1. Sprawę rejestruje się w repertorium pod nowym numerem wyłącznie w następujących przypadkach: 1) uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd drugiej instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji; 2) podjęcia zawieszonego postępowania w sprawie, której numer poprzednio zakreślono; 3 )wznowienia postępowania w sprawie karnej; 4) prawidłowego wniesienia skargi na orzeczenie referendarza sądowego co do istoty sprawy lub kończące postępowanie w sprawie; 5) przekazania sprawy do ponownego rozpoznania w wyniku uwzględnienia skargi kasacyjnej (kasacji); 6) gdy strona wniesie o dalsze prowadzenie sprawy zakończonej prawomocnym, choć niewykonanym zarządzeniem o zwrocie pisma wszczynającego postępowanie, równocześnie uzupełniając braki będące przyczyną zarządzenia o zwrocie; 7) gdy przewiduje to przepis szczególny. 2. Rejestrując sprawę pod nowym numerem, należy pod nową datą wpisu umieścić również datę pierwotnej rejestracji, a pod nowym numerem - poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim należy odnotować numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium.

19 3.W razie uchylenia zaskarżonego orzeczenia przez sąd drugiej instancji wobec części oskarżonych i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji, rejestrując sprawę pod nowym numerem należy, w razie potrzeby, wyłączyć poszczególne karty niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy lub kserokopie, w trybie § 34. § 63. Połączenie spraw należy uwidocznić w repertorium przez wpisanie czerwonym kolorem w rubryce "Uwagi" numeru porządkowego tej sprawy, z którą sprawę połączono. § 64. Sprawę wyłączoną do odrębnego rozpoznania rejestruje się pod nowym numerem porządkowym repertorium, czyniąc o tym wzmiankę przy poprzednim wpisie w rubryce "Uwagi" [st]. Przepis § 62 ust. 2 stosuje się odpowiednio. § 65.1. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium wyłącznie w następujących przypadkach: 1)gdy wydano orzeczenie kończące postępowanie w sprawie w danej instancji; 2)gdy referendarz sądowy wydał orzeczenie co do istoty sprawy lub kończące postępowanie w sprawie; 3)gdy sprawę przeniesiono do innej księgi lub połączono z inną sprawą; 4)gdy przekazano sprawę innemu sądowi według właściwości; 5)gdy przewiduje to przepis szczególny. 2. Przepis § 55 ust. 2 stosuje się odpowiednio. § 66. O fakcie sprawdzenia repertorium lub wykazu przez przewodniczącego wydziału czyni się w sprawdzonej księdze odpowiednią adnotację.

20 Księgi pomocnicze § 71. Dla każdego repertorium i wykazu prowadzi się skorowidz alfabetyczno- numerowy. Można prowadzić jeden skorowidz dla kilku ksiąg. § 72. 1. Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi "Kontrolkę wysyłanych akt", zawierającą następujące rubryki: 1)liczba porządkowa, 2)oznaczenie sprawy, 3)data wysłania akt, 4)oznaczenie adresata, 5)przewidywany czas zwrotu, 6)daty wysłanych ponagleń o zwrot akt, 7)data zwrotu akt, 8)uwagi. 2. W rubryce "Uwagi" należy wpisywać daty otrzymania nadesłanych w tym czasie pism, które po zwrocie akt należy do nich dołączyć. Pisma te przechowuje się do czasu zwrotu akt w przeznaczonej do tego teczce. 3. O wysłaniu akt do innego sądu lub wydziału albo do innego organu oraz o zwrocie akt czyni się wzmiankę w repertorium. 4. Kierownik sekretariatu przegląda kontrolkę w odstępach miesięcznych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia o zwrot akt, o czym zawiadamia przewodniczącego wydziału.

21 § 73. 1. W sądach prowadzi się "Kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych" [st]. Kontrolkę prowadzi się oddzielnie dla każdego wydziału; w wydziałach podzielonych na sekcje - oddzielnie dla każdej sekcji, a w wydziałach sądów okręgowych rozpatrujących sprawy w pierwszej i drugiej instancji - oddzielnie dla każdego rodzaju spraw. 2. W kontrolce odnotowuje się także uzasadnienia sporządzane z urzędu, co do których wpłynął środek odwoławczy. 3. Kontrolkę prowadzi kierownik sekretariatu właściwego wydziału lub sekcji. Przewodniczący wydziału może na wniosek kierownika sekretariatu powierzyć prowadzenie kontrolki innemu pracownikowi sekretariatu. 4. Liczba kart w kontrolce powinna uwzględniać liczbę sędziów oraz liczbę uzasadnień opracowywanych w roku przez poszczególnych sędziów [st]. Na każdej karcie kontrolki należy wpisać nazwisko sędziego, którego sprawy będą ewidencjonowane. 5. Zakładając kontrolkę na nowy rok kalendarzowy, należy na pierwszych kartach dotyczących poszczególnych sędziów wpisać sygnatury akt spraw niezakreślonych w kontrolce prowadzonej w roku poprzednim. § 74. 1. W kontrolce, o której mowa w § 73, ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonywania [st].

22 2. Z chwilą wpłynięcia wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia z uzasadnieniem, w kontrolce wpisuje się datę wpływu tego wniosku; jeżeli w jednej sprawie wpłynęło kilka takich wniosków, w tym także wniosków, o których mowa w art. 423 § 1a k.p.k., sprawę rejestruje się w kontrolce tylko raz, notując datę wpływu wniosku najwcześniej złożonego. 3. W przypadku gdy środek odwoławczy został złożony bez uprzedniego wniosku o doręczenie odpisu uzasadnienia, sprawę rejestruje się w kontrolce, wpisując w miejscu przeznaczonym na datę wpływu wniosku - datę orzeczenia oraz skrót "b.z.". 4. Jeżeli w zarejestrowanej już sprawie nie wniesiono apelacji albo jeśli postępowanie odwoławcze zakończyło się w sądzie pierwszej instancji, w kontrolce, w rubryce "Uwagi" należy wpisać datę uprawomocnienia się orzeczenia lub decyzji powodującej nieprzedstawienie sprawy sądowi drugiej instancji. 5. W przypadku odrzucenia apelacji w sprawie cywilnej lub nieprzyjęcia apelacji w sprawie karnej pozycję w kontrolce zakreśla się po upływie terminu do złożenia zażalenia na odrzucenie apelacji (nieprzyjęcie apelacji). 6. Po zwrocie akt z sądu drugiej instancji w kontrolce wpisuje się zwięzłą informację o treści wydanego orzeczenia (np. utrzymano w mocy, częściowo uchylono). 7. W sądzie drugiej instancji odnotowuje się ponadto w kontrolce datę wpływu wniosku o doręczenie odpisu orzeczenia tego sądu z uzasadnieniem i oznaczenie składającego wniosek oraz datę doręczenia orzeczenia sądu odwoławczego.

23 8. W rubryce uwagi wpisuje się wzmiankę o przedłużeniu terminu do sporządzenia uzasadnienia i przyczynę usprawiedliwionego przedłużenia. 9. Po dokonaniu ostatniego z przewidzianych dla danej sprawy zapisów należy numer tej sprawy zakreślić w kontrolce. § 75. Kierownik sekretariatu przechowuje kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych przez dwa lata następujące po roku, dla którego kontrolka została założona § 76. (uchylony). § 77. 1. W wydziałach karnych pierwszoinstancyjnych kierownik sekretariatu prowadzi "Kontrolkę spraw zagrożonych przedawnieniem", przeznaczoną do wpisywania sygnatur spraw, w których termin przedawnienia karalności jest krótszy niż dwa lata. 2. Kierownik sekretariatu wydziału karnego sukcesywnie uaktualnia kontrolkę, o której mowa w ust. 1, przez ewidencjonowanie w niej - w miarę upływu czasu - sygnatur kolejnych spraw niezałatwionych, w których wobec przedłużania się postępowania sądowego termin ustania karalności czynu ustalony przez przewodniczącego wydziału stał się krótszy niż dwa lata. 3. Sprawy wpisane do kontrolki są objęte stałym nadzorem przewodniczącego wydziału i kierownika sekretariatu.

24 § 78. 1. Przedmioty niedające dołączyć się do akt sprawy ewidencjonuje się w "Księdze depozytów". 2. W księdze, o której mowa w ust. 1, należy dokładnie oznaczyć cechy charakteryzujące dany przedmiot. Przedmioty przekazane w tej samej sprawie i w tym samym czasie wpisuje się pod jednym numerem. 3. Wpis w księdze, o której mowa w ust. 1, zakreśla się po wykonaniu orzeczenia dotyczącego przechowywanego przedmiotu. § 79. 1. Wydanie przechowywanego przedmiotu następuje przez wysłanie, wydanie osobie uprawnionej za pokwitowaniem lub na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. 2. W "Księdze depozytów" wpisuje się datę likwidacji przedmiotu (np. datę wydania, wysłania przedmiotu, datę protokołu zdawczo-odbiorczego). 3. Dokumenty i korespondencję dotyczącą przechowywanych przedmiotów, a w szczególności dowody wysłania przedmiotów, potwierdzenia odbioru, protokoły zdawczo-odbiorcze i protokoły zniszczenia przedmiotów, przechowuje się we wszytej do akt kopercie. 4. Osoba odbierająca przedmiot może potwierdzić również odbiór w "Księdze depozytów" przez podpisanie odpowiedniej adnotacji. § 80. Sposób przechowywania weksli, czeków i innych papierów wartościowych regulują odrębne przepisy. § 81. W sekretariatach wydziałów mogą być prowadzone inne, niewymienione w niniejszym rozdziale księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań wydziału.

25 Szczególny sposób prowadzenia biurowości sądowej w systemie informatycznym § 82. 1. Prezes sądu może zarządzić prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów informatycznych, zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne, spełniających wymagania minimalne dla systemów informatycznych określone przez Ministerstwo Sprawiedliwości. 2. Spełnienie wymagań minimalnych nie jest konieczne, jeżeli inne przepisy wprowadzają obowiązek posługiwania się systemami informatycznymi. Obowiązek spełnienia wymagań minimalnych nie dotyczy oddziałów i innych agend administracji sądowej. 3. Zarządzenie prezesa określi w szczególności system informatyczny, przy pomocy którego prowadzone mają być urządzenia ewidencyjne, zakres danych, które należy wprowadzić do tego systemu, niezbędne warunki techniczne, zasady tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa przechowywania danych, osobę odpowiedzialną za prowadzenie biurowości w systemie informatycznym z uwagi na kwestie techniczno-organizacyjno- wdrożeniowe, obowiązek raportowania o problemach jej funkcjonowania oraz obowiązek dokonywania przynajmniej raz w roku pisemnych ocen funkcjonowania, wskazania kierunku rozwoju oraz wykazania zalet wdrożonego programu.

26 4. Dopuszcza się częściowe prowadzenie biurowości według regulacji określonych w niniejszym zarządzeniu dla urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie nieelektronicznej, a częściowo w systemie informatycznym. 5. W przypadku zarządzenia prowadzenia urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów informatycznych, spełniających wymagania minimalne określone przez Ministerstwo Sprawiedliwości dla systemów informatycznych zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne, dotychczasowe urządzenia ewidencyjne muszą być prowadzone do zakończenia ostatniej wpisanej w nich sprawy lub zgodnie z § 56 należy sporządzić w nich adnotację o dalszym prowadzeniu sprawy w systemie informatycznym. 6. W wydziale, w którym zarządzono prowadzenie przez sekretariaty sądowe urządzeń ewidencyjnych w systemie informatycznym, stosuje się zasady określone w § 82a-82j. § 82a. 1. Kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik: 1)sprawuje systematyczną kontrolę nad właściwym zabezpieczeniem danych; 2)odpowiada za przechowywanie korespondencji dotyczącej wersji oprogramowania, zaistniałych awarii i serwisowania; 3)informuje właściwe organy o wykonaniu zaleceń technicznych. 2. Wskazane w ust. 1 obowiązki dotyczące dwóch lub większej liczby wydziałów mogą być powierzone upoważnionemu pracownikowi sądu.

27 § 82b. Możliwa jest rejestracja spraw w urządzeniach ewidencyjnych, przy przyjęciu sprawy w biurze podawczym z podaniem osobie wnoszącej pismo inicjujące postępowanie - sygnatury sprawy. § 82c. Dopuszczalne jest prowadzenie w systemie informatycznym kolejnej numeracji spraw niezależnej od prowadzonych repertoriów (informatycznego wykazu spraw), którą nadaje się przy rejestracji pisma wszczynającego postępowanie lub po zwrocie akt sprawy wskutek uchylenia orzeczenia i przekazania do ponownego rozpoznania. Nadany w ten sposób numer sprawy jest niezmienny podczas rozpoznawania sprawy w danym wydziale, nawet w sytuacji zmiany sygnatury sprawy związanej ze zmianami repertorium. Numer ten - w przypadku jego nadania - należy podać osobie wnoszącej pismo. § 82d. Przy dekretacji spraw oraz zamieszczaniu adnotacji o wykonaniu dekretacji mogą być stosowane techniki automatyczne. § 82e. Treść zarządzeń, orzeczeń i pism może być zamieszczana w systemie informatycznym. § 82f. 1. Do użytkowanego systemu mogą być wprowadzane dane zawarte w pismach inicjujących postępowanie oraz inne dane przydatne w trakcie postępowania, które zostały uzyskane w postaci elektronicznej: 1)z Systemu Informatycznego Prokuratury "LIBRA"; 2)od podmiotów wnoszących pisma wszczynające postępowanie; 3)od innych niż wskazane w pkt 2 - strony i uczestników postępowania; 4)z systemów informatycznych innych wydziałów sądów, otrzymanych wraz z danymi przekazanej sprawy lub wraz z przekazanym środkiem odwoławczym.

28 2. Zestawienia statystyczne mogą być przygotowywane wyłącznie na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. § 82g. Przy pomocy wykorzystywanego systemu informatycznego mogą być w szczególności realizowane następujące zadania: 1)rejestracja dokumentów inicjujących (pozwów, wniosków, aktów oskarżenia) wpływających do sądu w repertoriach prowadzonych w wydziale przy pomocy systemu informatycznego; 2)niezależnie od opisanej w pkt 1 rejestracji możliwe jest nadanie sprawie stałego i niezmiennego podczas rozpoznawania sprawy w wydziale - numeru sprawy w informatycznym wykazie spraw danego wydziału; 3)rejestrowanie danych dotyczących podmiotów w sprawie: powoda, pozwanego, obwinionego, pokrzywdzonego, wnioskodawcy, świadka itp.; 4)dekretacja spraw dokonywanych przy pomocy technik automatycznych w oparciu o wcześniej wprowadzone założenia lub dekretacji dokonywanej indywidualnie, co do każdej sprawy (dekretacja ręczna); 5)prowadzenie terminarzy rozpraw i posiedzeń, wspomaganych przez wyszukiwanie wolnego terminu określonego sędziego i wolnej sali, w celu uniknięcia ryzyka nakładania się terminów; 6)automatyczne przygotowywanie wokandy na podstawie ustalonych sal i terminów rozpraw; 7)automatyczne generowanie wezwań i powiadomień osób o terminie rozprawy (posiedzenia) na podstawie danych zawartych w repertorium oraz zapisów w terminarzu rozpraw (posiedzeń); 8)automatyczne generowanie i ewidencjonowanie korespondencji seryjnej (koperty i zwrotki);

29 9)tworzenie i rejestrowanie dokumentów powstających w trakcie prowadzenia sprawy (orzeczeń, zarządzeń oraz pism), wypełnianych danymi dostępnymi w sprawie; 10)sporządzanie protokołów rozpraw i posiedzeń na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie informatycznym; 11)sporządzanie orzeczeń, zarządzeń, wezwań i innych pism na podstawie szablonów uzupełnianych danymi zarejestrowanymi w systemie informatycznym; 12)rejestrowanie wpływających do sądu środków zaskarżenia (apelacji, kasacji, sprzeciwów, zarzutów, zażaleń); 13)automatyczne sortowanie spraw w repertorium zgodnie z sygnaturą sprawy lub innymi wprowadzonymi sposobami przeszukiwania; 14)wyszukiwanie konkretnej sprawy w oparciu o: sygnaturę, nazwisko/nazwę (lub jej część) podmiotów występujących w sprawie, sędziego prowadzącego sprawę itp.; 15)kontrolowanie informacji o aktualnym stanie sprawy oraz sprawdzanie dotychczasowego przebiegu postępowania, a w szczególności sygnalizacji braku czynności innych niż polegające na rejestracji sprawy oraz braku czynności przez określony okres czasu w poszczególnych grupach spraw i co do poszczególnych referentów; 16)prowadzenie księgi podawczej; 17)prowadzenie wykazu osób współpracujących z sądem, takich jak: biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, kandydatów na syndyków itp.;

30 18)rejestrowanie powracających zwrotek z ewentualnym wykorzystaniem kodów kreskowych i przechowywanie przy każdej sprawie informacji o zarejestrowaniu zwrotki; 19)automatyczne wykonywanie raportów z urządzeń ewidencyjnych; 20)udostępnianie za pomocą ogólnodostępnych sieci informatycznych osobom biorącym udział w postępowaniu oraz ich pełnomocnikom danych dotyczących ich spraw. § 82h. Osoby występujące w sprawie należy w miarę możliwości dodatkowo oznaczać w systemie informatycznym numerem PESEL (jeżeli są to osoby fizyczne), numerem NIP i/lub numerem KRS, jeżeli są to podmioty inne niż osoby fizyczne. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi powinni być oznaczani w miarę możliwości numerami NIP, REGON i PESEL. § 82i. W przypadku gdy w wydziale działa system informatyczny obejmujący również przygotowanie i przechowanie wokandy nie stosuje się § 24 ust. 4 oraz § 58. W takim wydziale wokandy przechowywane są tylko w systemie informatycznym.

31 § 82j. 1. W każdym dniu roboczym należy zapewnić zabezpieczenie danych. 2. Zasady bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych w biurowości sądowej prowadzonej w systemie informatycznym określa zarządzenie prezesa właściwego sądu uwzględniające przepisy: 1)ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.); 2)rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).

32 Dziękuję za uwagę