Exell Systemy Zarządzania Informacją

Prezentacja na temat: "Exell Systemy Zarządzania Informacją"— Zapis prezentacji:

1 Exell Systemy Zarządzania Informacją
ul. Wolska 45 Warszawa tel:(022) Następny ZAKOŃCZ POKAZ

2 KORESPONDENCJA STRONA GŁÓWNA
Obsługa przesyłek przychodzących Obsługa przesyłek wychodzących Zarządzanie dokumentami Zarządzanie sprawami Monitorowanie procesów Raporty Bezpieczeństwo systemu Adres firmy Exell Referencje ZAKOŃCZ POKAZ

3 Obsługa przesyłek przychodzących
Wyobraźmy sobie że jesteśmy w miejscu gdzie wpływa korespondencja do firmy. Chcemy zarejestrować przesyłki, które do nas wpłynęły. Z menu wybieramy opcję „Przesyłki przychodzące i wychodzące”. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

4 Obsługa przesyłek przychodzących
Wyświetla nam się ekran z wprowadzonymi przesyłkami. Z lewej strony okna mamy listę spraw, które są przez nas obsługiwane. Po kliknięciu na wybraną sprawę system wyświetli po prawej stronie pisma przychodzące do danej sprawy. Przycisk ‘Odpowiedź’ pozwala za pomocą zdefiniowanych szablonów szybko odpowiedzieć na dane pismo. Automatycznie rejestrowane jest pismo wychodzące z podłączonym dokumentem Wordowym. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

5 Obsługa przesyłek przychodzących
ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

6 Obsługa przesyłek przychodzących
Możemy zobaczyć również obieg konkretnego pisma. Wówczas wiemy jak to pismo krążyło po naszej firmie, w których działach było i gdzie jest w tej chwili.. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

7 Obsługa przesyłek przychodzących
Na zakładce „Dokumenty” możemy obejrzeć opis podłączonego pod daną etykietę dokumentu. Po naciśnięciu ikony “Pokaż załączniki” możemy obejrzeć zawartość podłączonego dokumentu ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

8 Obsługa przesyłek przychodzących
Po przejściu na zakładkę “Opis sprawy” możemy dokładnie obejrzeć właściwości sprawy. Po naciśnięciu ikony “Edytuj” możemy zmienić zawartość pól. Po naciśnięciu ikony “Zapisz” możemy zapisać zmiany. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

9 Obsługa przesyłek przychodzących
Niektóre pisma mają ściśle określoną drogę przepływu. Uprawnione osoby tworzą wzorce przepływu. Przy rejestracji pisma zapisujemy wybrany plan obiegu. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

10 Obsługa przesyłek przychodzących
Tworząc wzorzec obiegu ustalamy jaka będzie ścieżka przepływu. System umożliwia nam określenie przepływu oryginału jak również kopii danego pisma. Mamy również możliwość zaznaczenia, że w pewnym momencie powinno wyjść od nas pismo do interesanta. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

11 Obsługa przesyłek przychodzących
Wybrane pismo ma podłączony plan obiegu. Jeżeli chcemy zaznaczyć, że przekazujemy je dalej system automatycznie przekaże pismo do następnej osoby znajdującej się na planie. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

12 Obsługa przesyłek przychodzących
ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

13 Obsługa przesyłek przychodzących
Istnieją sytuacje kiedy wybrane pismo przekazujemy do innego pracownika. Z menu wybieramy opcję „Przekaz przesyłek przychodzących”. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

14 Obsługa przesyłek przychodzących
Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszękliknąć lewy przycisk myszki Dzięki temu przyciskowi możemy wybrać stanowisko, z którego odbieramy przesyłkę. Dzięki temu przyciskowi możemy przekazać pismo Dzięki temu przyciskowi możemy wydrukować pismo. Dzięki temu przyciskowi możemy zrobić podgląd etykiet pism ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

15 Obsługa przesyłek przychodzących
System umożliwia szybko i łatwo znaleźć pismo według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

16 Obsługa przesyłek wychodzących
Pisma wychodzące z naszego działu rejestrujemy podobnie jak pisma przychodzące. Każdy dział wpisuje pisma wychodzące tylko od niego i żadnych innych nie może wprowadzić. Wprowadzając takie pismo ustalamy rodzaj przesyłki, którym chcemy je wysłać, wpisujmy dane adresata i krótko czego dotyczy dane pismo. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Z lewej strony okna mamy listę spraw, które są przez nas obsługiwane. Po kliknięciu na wybraną sprawę system wyświetli po prawej stronie pisma wychodzące do danej sprawy. Po naciśnięciu ikony “Edycja pozycji” możemy zmienić zawartość pól. ZAKOŃCZ POKAZ Następny Strona Główna

17 Obsługa przesyłek wychodzących
ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

18 Obsługa przesyłek wychodzących
Na zakładce „Dokumenty” możemy obejrzeć opis podłączonego pod daną etykietę dokumentu. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

19 Obsługa przesyłek wychodzących
Po przejściu na zakładkę “Opis sprawy” możemy dokładnie obejrzeć właściwości sprawy. Po naciśnięciu ikony “Edytuj” możemy zmienić zawartość pól. Po naciśnięciu ikony “Zapisz” możemy zapisać zmiany. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

20 Obsługa przesyłek wychodzących
Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Proszę kliknąć lewy przycisk myszki Dzięki temu przyciskowi możemy wybrać stanowisko, na które wysyłamy przesyłkę. Dzięki temu przyciskowi możemy wydrukować pismo. Dzięki temu przyciskowi możemy zrobić podgląd etykiet pism Dzięki temu przyciskowi możemy wysłać pismo ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

21 Obsługa przesyłek wychodzących
System umożliwia szybko i łatwo znaleźć pismo według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

22 Zarządzanie dokumentami
System umożliwia nam dodawanie, przeglądanie i modyfikowanie dokumentów. W tym celu wybieramy z menu System --> Przesyłki przychodzące i wychodzące ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

23 Zarządzanie dokumentami
Następnie wybieramy rodzaj przesyłki. A następnie wybieramy zakładkę “Dokumenty” Po naciśnięciu ikony “Pokaż załączniki” możemy obejrzeć zawartość podłączonego dokumentu ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

24 Zarządzanie dokumentami
Jest to przykładowy dokument utworzony wprogramie Microsoft Word. Możemy teraz zmienić zawartość dokumentu. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

25 Zarządzanie dokumentami
Dokumenty, które wysyłamy na zewnątrz możemy opatrzeć podpisem elektronicznym. Będziemy mieli pewność, że nie powołane osoby nie modyfikowały jego treści. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

26 Zarządzanie dokumentami
ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

27 Zarządzanie dokumentami
Dokumenty zazwyczaj są posegregowane w teczkach, na poniższym ekranie widać listę teczek. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

28 Zarządzanie dokumentami
Każda teczka jest dokładnie opisana, według przyjętych zasad. Po wprowadzeniu opisu teczki podłączamy dokumenty znajdujące się wewnątrz. Klikając ten przycisk możemy obejrzeć dokumenty podłaczone lub wprowadzić nowe. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

29 Zarządzanie dokumentami
Lista dokumentów podłączonych do danej teczki ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

30 Zarządzanie dokumentami
Opisany dokument możemy zeskanować i przechowywać na dysku w postaci elektronicznej. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

31 Zarządzanie dokumentami
System umożliwia szybko i łatwo znaleźć teczkę według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

32 Zarządzanie dokumentami
System umożliwia szybko i łatwo znaleźć dokument według różnych kryteriów wyszukiwania. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

33 Zarządzanie sprawami Następny Strona Główna
Filtrowanie służy do wyszukania spraw według opisu. W celu wyszukania odpowiednich spraw należy wpisać w odpowiednie pola to, co nas interesuje. ZAKOŃCZ POKAZ Następny Strona Główna

34 Zarządzanie sprawami Poprzedni Następny Strona Główna
Po wyszukaniu przyz system interesujących nas spraw, można je swobodnie edytować. W tym celu należy wcisnąć ikonę “Modyfikacja sprawy”. Można też wybrać sprawę, która nas interesuje. W tym celu przechodzimy na zakładkę “Lista” Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Do ponownego wyszukiwania interesujących nas spraw wciskamy ikonę “Filtrowanie”. Do poruszania się pomiędzy sprawami służą przyciski przewijania. W celu stworzenia nowej sprawy wciskamy przycisk “Nowa sprawa” ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

35 Zarządzanie dokumentami
Po wybraniu przycisku „Dokumenty” na ekranie „Spraw”, pokazuje się spis dokumentów podłączonych do wybranej sprawy. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

36 Monitorowanie procesów
Oprócz zestawień wspomnianych wcześniej - ułatwiających kontrolę i analizę działalności organizacji, system posiada wiele automatów ułatwiających kontrolę. Przede wszystkim pracownicy są powiadamiani o zbliżających się terminach lub o ich przekroczeniu dotyczących wszystkich spraw będących w ich gestii. Podobne komunikaty dostaje również kadra kierownicza o ważniejszych sprawach swoich pracowników. Poza tymi komunikatami każdy o odpowiednich uprawnieniach może sprawdzić stan załatwienia spraw oraz sposób w jaki było to wykonane. Kontrolę umożliwia również definiowanie stałego przepływu przesyłki. Natomiast obieg informuje nas na jakim etapie jest pismo. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

37 Bezpieczeństwo procesów
Informacja, którą przechowujemy wewnątrz naszego systemu jest informacja o szczególny znaczeniu dla instytucji. Nie możemy ani jej stracić ani jej rozpowszechniać. Każdy z pracowników powinien mieć dostęp do tylko do tej części do której jest uprawniony. Dzięki systemowi haseł i uprawnień każdy widzi tylko to co do niego należy i nic więcej. Wykorzystujemy zaawansowane metody (używane między innymi przez banki) do rejestracji wykonywanych zmian wraz z elektronicznymi podpisami weryfikującymi osobę i uwierzytelniającymi zmiany. Rejestrujemy również każdy dostęp do zapisów w bazie danych. Możemy dzięki temu powiedzieć kto, co i kiedy zmienił lub oglądał. Dostęp dla uprawnionych poprzez a) identyfikacja osoby przy pomocy hasła i opcjonalnie karty mikroprocesorowej lub magnetycznej lub dyskietki. Niezaprzeczalność dokonanych modyfikacji: każda zmiana w zapisach w bazie danych jest podpisywana elektronicznie (algorytm podpisu elektronicznego - RSA), klucze prywatne w zależności od przyjętego sposobu ochrony mogą być przechowywane na kartach mikroprocesorowych lub magnetycznych lub zaszyfrowane na dyskietkach lub dysku. Nikt nie może podrobić podpisu pod modyfikacją nawet administrator systemu. Rejestracja dostępu: system zapisuje każde zarejestrowanie się w systemie oraz dostęp i drukowanie lub eksportowanie zastrzeżonych danych. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

38 Raporty Generator raportów Analiza spraw
Wykaz przesyłek przychodzących Wykaz przesyłek wychodzących Liczba przesyłek przychodzących do spraw i wg prowadzących Liczba przesyłek wychodzących do spraw i wg prowadzących Suma przesyłek przychodzących i wychodzących Wykaz przekazanych spraw Przesyłki przeterminowane Pisma przychodzące wprowadzone w wybranym Biurze Raporty wg podziału na sprawy, skargi i wystąpienia ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Strona Główna

39 Raporty GENERATOR RAPORTÓW Poprzedni Następny Strona Główna
ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

40 Raporty ANALIZA SPRAW Poprzedni Następny Raporty Strona Główna
Poniżej znajdują się kategorie, spośród których możemy wybrać kilka i sporządzić raport. Jeżeli zależy nam na wyświetlaniu raportów w danej kolejności, należy wpisać liczby oznaczające, która kategoria ma być wyświetlana z kolei w pole KOL. Jeżeli nie ustalimy kolejności, system wyświetli raporty w takim porządku w jakim zostały przedstawione na rysunku. Aby wybrać daną kategorię należy zaznaczyć pole obok niej. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Po wciśnięciu przycisku „Podgląd”, wyświetlą nam się w odpowiedniej kolejności te raporty, które zaznaczyliśmy. Wszystkie zaznaczone raporty można wysłać do plików EXCEL Wszystkie zaznaczone raporty można też wydrukować. Poprzedni Następny Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Strona Główna

41 Raporty ANALIZA SPRAW Poprzedni Następny Raporty Strona Główna
Oto przykładowy raport dotyczący kategorii „ILOŚĆ WYSTĄPIEŃ W GRUPACH UBEZPIECZENIOWYCH” ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

42 WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH
Raporty WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

43 WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH
Raporty WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

44 WYKAZ PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH
Raporty WYKAZ PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

45 LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH
Raporty LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

46 LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH
Raporty LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

47 LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH
Raporty LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Strona Główna

48 LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH
Raporty LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

49 SUMA PRZESYŁEK PRZYCH. I WYCH.
Raporty SUMA PRZESYŁEK PRZYCH. I WYCH. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

50 PRZESYŁKI PRZETERMINOWANE
Raporty PRZESYŁKI PRZETERMINOWANE W tym polu można wybrać biuro, do którego przekazana była przesyłka. Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Następny Raporty Strona Główna

51 Raporty wg podziału na sprawy, skargi i wystąpienia
ZAKOŃCZ POKAZ Poprzedni Raporty Strona Główna

52 REFERENCJE System KORESPONDENCJA wykorzystywany jest aktualnie przez kilkadziesiąt instytucji: Kancelarię Senatu RP Krajową Radę Radiofonii i Telewizji Polską Telefonię Cyfrową Era GSM Urząd Służb Cywilnych Urząd Gminy Warszawa – Targówek Urząd Gminy Warszawa – Bielany Urząd Dzielnicy Praga Północ Gminy Warszawa Centrum Urząd Dzielnicy Praga Południe Gminy Warszawa-Centrum Zarząd Domów Komunalnych Warszawa Śródmieście Polskie Gazownictwo Naftowe i Gazownictwo Naftowe S.A., Oddział w Bydgoszczy Główny Inspektorat Skupu i Przetwórstwa Artykułów Rolnych Komendę Miejską Straży Pożarnej w Zielonej Górze Centralę PZU S.A. - w trakcie wdrożenia ZAKOŃCZ POKAZ Strona Główna