Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Szkolenie dla beneficjentów Dokumentowanie wydatków projektu.

Prezentacja na temat: "Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Szkolenie dla beneficjentów Dokumentowanie wydatków projektu."— Zapis prezentacji:

1 Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Szkolenie dla beneficjentów Dokumentowanie wydatków projektu i wnioski o płatność

2 Ogólne informacje Wydatki mogą być kwalifikowalne jeśli zostały poniesione w okresie realizacji projektu, który określony jest w umowie o dofinansowanie. Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przed złożeniem wniosku o płatnośc. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w rozumieniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Wyjątek stanowi wkład rzeczowy. Wydatki poniesione w ramach projektu refundowane są w 85% kosztów kwalifikowalnych i przekazywane na rachunek bankowy wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Refundacja odbywa się na podstawie złożonego wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu. Płatności realizowane będą w PLN w kwocie stanowiącej równowartośc EUR wg kursu kupna banku prowadzącego rachunek Instytucji Wspomagającej z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności na rzecz Operatora

3 Ogólne informacje Każdy wydatek musi być należycie udowodniony i udokumentowany Każdy wydatek Beneficjenta musi być odzwierciedlony w jego systemie księgowym. Każdy Beneficjent musi dostosować swoją ewidencję księgową dla potrzeb projektu. Wyodrębnienie operacji dotyczących projektu wiąże się z koniecznością zapisania ustaleń w tej kwestii w polityce rachunkowości. Dostosowanie zasad rachunkowości jednostki do ewidencji i rozliczania projektu polega przede wszystkim na wprowadzeniu do Zakładowego Planu Kont odrębnych kont syntetycznych i analitycznych.

4 Podstawowe zasady kwalifikowalności Żeby wydatek można było uznać za kwalifikowalny musi być właściwie udokumentowany, a dokumenty złożone do sprawozdania muszą jednoznacznie potwierdzać że: Zakup został dokonany Wydatek został opłacony Towary/usługi zostały dostarczone zgodnie z umową Wydatki są niezbędne do realizacji projektu i bezpośrednio związane z jego celem i działaniami przewidzianymi we wniosku o dofinansowanie projektu Są ekonomiczne Nie są podwójnie finansowane z żadnego innego instrumentu finansowego

5 Zasady kwalifikowalności Są ponoszone zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności i zasadami prawa zamówień publicznych Podatek VAT może zostać uznany za kwalifikowalny tylko wtedy, gdy nie może być w żaden sposób odzyskany Koszty podróży mogą być raportowane wyłącznie jeśli podróż już miała miejsce, nawet jeśli zostały one opłacone wcześniej (np. koszty biletu lotniczego, koszty hotelu)

6 Zasady kwalifikowalności Zaliczki za usługi, dostawy lub roboty mogą być kwalifikowalne jedynie w szczególnych przypadkach, gdy realizacja nie może rozpocząć się bez wypłacenia zaliczki i jest to określone w umowie z dostawcą usług, towarów lub wykonawcą robót. Umowa musi zawierać odpowiednie zapisy dotyczące zwrotu zapłaconej zaliczki w przypadku niewywiązania się z zobowiązań umownych Częściowe płatności na rzecz usługodawców zewnętrznych mogą być kwalifikowalne jedynie po zrealizowaniu odpowiedniej części zamawianych usług i musi to być zapisane w umowie. Straty i prowizje związane z różnicami kursowymi nie są kwalifikowalne

7 Kopie faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (listy płacy, delegacje itp.) Kopie dokumentów potwierdzających opłacenie wydatku ( dowody bankowe lub kasowe). W przypadku wynagrodzeń należy przedłożyć dowód zapłaty każdego składnika wynagrodzenia tj. kwoty netto, podatku, składek na ubezpieczenie społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, PZU, i inne potrącenia pracownika zaangażowanego w projekt. Kopie umów z wykonawcami robót i usług W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę należy dołączyć kopie następujących dokumentów: umowa o pracę, oddelegowanie do projektu, zakres obowiązków w projekcie, karta czasu pracy (jeżeli pracownik wykonuje także inne obowiązki nie związane z projektem), regulamin wynagradzania itp. Kalkulację wynagrodzenia kwalifikowalnego do projektu – kalkulację kosztów wynagrodzenia sporządza się w oparciu o rzeczywiste stawki wynagradzania danego pracownika za godzinę roboczą w danym miesiącu i ewidencję czasu pracu na rzecz projektu w kartach czasu pracy Załączniki do wniosku o płatność

8 Kopie umw zlecenia/o dzieło z rachunkami – do umów o dzieło należy załączyć dzieło/efekt z poświadczeniem odbioru zadań. Do umów zleceń należy dołączyć raport/informację z wykonanych zadań. W przypadku kosztów podróży – kopie delegacji, kopie biletów i faktur za hotel (należy pamiętać, że wydatkiem kwalifikowalnym są bilety II klasy oraz koszty noclegów w hotelach klasy średniej), dokumenty potwierdzające związek wyjazdu z realizacją projektu (np..agenda spotkania/konferencji/seminarium) W przypadku zakupu paliwa do samochodu służbowego – kopia karty drogowej i kalkulacja zużytego paliwa Kopie dokumentów potwierdzających zrealizowane działania (dokumenty przetargowe, listy uczestników, opublikowane artykuły, zdjęcia z wydarzeń i miejsc związanych z projektem itp.) Załączniki do wniosku o płatność

9 Dokumenty potwierdzające wykonanie zamówienia tj. protokoły odbioru potwierdzające dostarczenie towaru lub wykonanie usługi Materiały promocyjne (broszury informacyjne, gadżety promocyjne, ulotki, wydruki ze stron internetowych itp.) Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku ( m.in. Dokumentacja obrazująca postępowanie partnera w celu uzyskania najlepszych efektów po najniższym koszcie) Deklaracje ZUS DRA Oświadczenie o kwalifkowalnośći VAT (również partnerów) Oświadczenie dotyczące wynagrodzeń i odpłatności składek Wydruki z wyodrębnionej ewidencji księgowej W przypadku wkładu rzeczowego – niezależna wycena wkładu rzeczowego Oświadczenie beneficjenta projektu (PZP/zasady konkurencji) Załączniki do wniosku o płatność

10 Dokumentacja przetargowa/badanie rynku: –Badanie rynku (w razie potrzeby) –Uzasadnienie/informację nt. wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony/ograniczony, w tym także jeśli Zamawiający udzielił zamówienia, którego wartość lub przedmiot obejmuje zamówienia określone w art. 4 uPZP –kopia opublikowanego ogłoszenia/ informacja o wszczęciu postępowania; –specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami; –korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (między innymi: odpowiedzi na pytania Wykonawców, modyfikacje SIWZ); –kopię oferty zwycięskiej; –protokół z postępowania przetargowego wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych; –kopię podpisanej umowy wraz z załącznikami; –gwarancję należytego wykonania umowy (jeżeli wymagane); –inne dokumenty wymagane umową Załączniki do wniosku o płatność – dokumentacja do zamówień publicznych

11 Zapewnienie konkurencji, nie dzielenie zamówień - opis faktury lub załącznik do faktury Beneficjenci zobowiązani do stosowania uPZP(w art. 3 ustawy) a) zamówienia powyżej 14 tysięcy euro – opis na fakturze + dokumentacja przetargowa j.w. b) dla zamówień poniżej 14 tysięcy euro –informacja czy beneficjent udzielił już w danym roku (w ramach projektu) zamówienia tego samego rodzaju; jeśli tak - podać sumę wartości dotychczasowych zamówień (tego samego rodzaju) + przywołać dokumenty z poprzednich wniosków o płatność; badanie/rozeznanie rynku dla danego zamówienia, zestawienie cen dla usług/dostaw tego samego rodzaju lub inny dokument sporządzony przez beneficjenta projektu c) jeśli dla zamówień tego samego rodzaju suma w danym roku przekroczyła 14 tysięcy euro - uzasadnienie/wyjaśnienie faktu podzielenia zamówienia Sugerowane sporządzenie planu zamówień dla danego roku lub całego okresu realizacji projektu – do użytku własnego beneficjenta jako kontrola zasady nie dzielenia zamówień tego samego rodzaju Pozostali beneficjenci: a) zachowanie zasad przywołanych w §5 umowy finansowej (wydatkowanie przyznanych środkółw w sposób zapewniający ich optymalne wykorzystanie zgodnie z najlepszymi praktykami gospodarczymi oraz umożliwiającymi pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami) - badanie/rozeznanie rynku dla danego zamówienia, zestawienie cen dla usług/dostaw tego samego rodzaju lub inny dokument sporządzony przez beneficjenta projektu b) regulamin wewnętrzny udzielania zamówień Załączniki do wniosku o płatność – dokumentacja do zamówień publicznych

12 Załączniki do wniosku o płatność Kopie dokumentów załączonych do wniosku o płatność winne być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta. Dokumenty winne być załączone w jednym egzemplarzu. Przedkładanie tej samej faktury/listy płac do rozliczenia kilkakrotnie jest jedynie wtedy gdy przedmiot faktury rozliczany jest w ramach kilku działań Wymagane oświadczenie są dostępne na stronie internetowej programu

13 1. Faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinne być opisane. Opis ten powinien zawierać: Numer i datę podpisania umowy o dofinansowanie z dopiskiem PL0416 Numer i tytuł projektu Adnotację, że projekt jest współfinansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Nr i nazwę działania Nr i nazwę kosztu w ramach działania Opis wydatku kwotę kosztu kwalifikowalnego (w PLN) w ramach dokumentu finansowego Informację o poprawności formalno – rachunkowej i merytorycznej Opis w zakresie stosowania ustawy Pzp Numer pozycji księgowej Opisy dokumentów

14 2. Faktury/rachunki/listy płac rozliczane w kilku działaniach lub kategoriach kosztów powinny w opisie dokumentu zawierać informację o wysokości kosztu kwalifikowalnego i podziału kwoty na poszczególne działania i kategorie kosztów 3. Faktury powinny być opisywane szczegółowo. Na fakturach dotyczących np. cateringu, noclegów zawarte powinny być informacje nt. ilości osób, które korzystają z usługi, w ramach jakiego wydarzenia zamawiana jest usługa oraz daty i jej miejsca. 4. Opis dokumentu finansowego powinien znajdować się na odwrocie oryginału faktury/ listy płac/delegacji. W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokonanie odpowiednich zapisów opisu dokumentu finansowego należy dokonać na oddzielnej kartce. W takim przypadku zaleca się dokonanie na rewersie faktury adnotacji o załączniku i uzupełnienie opisu dokumentu finansowego o informację załącznik nr … do faktury nr … z dnia ….. Opis winien być w sposób trwały złączony z fakturą. Opisy dokumentów

15 1. Wniosek o płatnośc i sprawozdanie Beneficjent przedkłada na formularzu udostępnionym przez Operatora na stronie internetowej programu 2. Wniosek o płatność i sprawozdanie należy złożyć w formie papierowej i elektronicznej do Operatora w terminie 14 dni kalendarzowych po upływie okresu objętego wnioskiem o płatność określonego we wniosku o dofinansowanie 3. Wniosek o płatność i sprawozdanie przygotowuje i przedkłada Beneficjent wymieniony w umowie o dofinansowanie w imieniu swoim i pozostałych Partnerów jako ponoszący całkowitą odpowiedzialność za projekt. 4. Sposób wypełnienia wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu został przedstawiony w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność i sprawozdania. Instrukcja do pobrania na stronie internetowej programu. Wniosek o płatność