Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Prezentacja na temat: "Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych."— Zapis prezentacji:

1 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Szkolenie prowadzi : Sławomir Muńko

2 Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych nie jest – co do swojej istoty – rozwiązanie nowym, jest bowiem postacią systemu kontroli wewnętrznej, która funkcjonuje w polskim sektorze publicznym od wielu lat. Do dnia 31 grudnia 2009r. kontrola wewnętrzna w sektorze finansów publicznych funkcjonowała w postaci kontroli finansowej, która wprowadzona została ustawą z dnia 27 lipca 2001r. o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działaniach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 102, poz. 1116).

3 Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Kontrola wewnętrzna – według definicji Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli / Audytów (INTOSAI) – jest integralnym procesem, na który wpływ zarząd jednostki oraz jej personel. Jest ona zaprojektowana tak, aby odnosić się do ryzyk i dawać rozsądne zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnianie jej misji pomagają jej również w osiągnięciu następujących ogólnych celów: prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności, wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością, Zgodność prawa z przepisami, ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.

4 Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Na uwagę zasługuje fakt, że podstawowym elementem definicji kontroli wewnętrznej INTOSAI jest misja jednostki sektora finansów publicznych. W definicji kontroli finansowej zawartej w ustawie o finansach publicznych z 2005r. Pojęcie misji (celów, zadań) nie pojawia się w ogóle. W konsekwencji kontrola finansowa była utożsamiana często wyłącznie z czysto finansowym aspektem działalności jednostki. Brak bezpośredniego powiązania kontroli finansowej z realizacją misji (celów) jednostki jest podstawowym powodem do wprowadzenia w jej miejsce kontroli zarządczej, która główny nacisk kładzie właśnie na realizację misji jednostki przy właściwym zarządzaniu ryzykiem (rozumianym jako zespół uwarunkowań mających wpływ na realizacje tej misji).

5 Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Należy zauważyć, że wprowadzenie kontroli zarządczej nie jest jedynie zmianą w sensie pojęciowym, gdyż niesie ze sobą dosyć wyraźne konsekwencje w sposobie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, w systemie finansów publicznych. Ale jednocześnie podkreślenia wymaga fakt, że zmiany nie maja charakteru zasadniczego, bowiem dotychczas funkcjonująca kontrola finansowa – choć definicyjnie niepowiązana z realizacja celów jednostki – sama w sobie służyła w sposób pośredni właściwej ich realizacji.

6 Cele kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Cele kontroli zarządczej. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Dla pełnego obrazu kontroli zarządczej należy dodać, że obejmuje ona formułowanie celów i zdań jednostki, a następnie sprawdzanie ich realizacji.

7 Cele kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Cele kontroli zarządczej. Zadaniem kontroli zarządczej wskazanym w ustawie o finansach publicznych jest zapewnianie: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

8 Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Każda jednostka sektora finansów publicznych powinna posiadać sprawny, prosty i zarazem efektywny system kontroli zarządczej. Obowiązek ten wynika z powszechnie przyjętych standardów kontroli w systemie finansów publicznych. System kontroli zarządczej w każdej z jednostek sektora finansów publicznych będzie unikatowy, bowiem każda z grup jednostek sektora finansów publicznych realizuje odmienne rodzaje zadań, wyznaczane najczęściej przez normy prawne. W związku z tym, że działalność każdej z jednostek sektora finansów publicznych będzie miała charakterystyczny (indywidualny) układ procesów związanych z realizacją jej celów, każda z tych jednostek będzie charakteryzowała się swoistym system kontroli zarządczej.

9 Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Przepisy ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. zdejmują z kierowników jednostek sektora finansów publicznych ustawowy obowiązek ustalania w formie pisemnej procedur kontroli, który wynikał z przepisów art. 47 ust. 3 dotychczasowej ustawy o finansach publicznych.

10 Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Obecna ustawa nakłada na kierowników jednostek sektora finansów publicznych - ogólnie określony – obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej (art. 69 nowej ustawy), przy czym ustawodawca nie wskazuje odgórnie form i sposobów jej zorganizowania. Nowe przepisy dają daleko idącą autonomię w korzystaniu z różnych środków zapewniania właściwej kontroli zarządczej. Jednocześnie ustawodawca daje wyraźny sygnał, że ocena systemu kontroli zarządczej będzie się odbywało nie przez pryzmat ilości i zawartości wprowadzonych regulacji, a efektu działania tego systemu.

11 Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Należy podkreślić, że przepisy w zakresie kontroli zarządczej nie wymagają od kierowników jednostek budowania w całości nowego systemu kontroli wewnętrznej w jednostce, a wskazują jedynie cel jej funkcjonowania. Oznacza to, że obowiązujące do tej pory w jednostce procedury w postaci zarządzeń, regulaminów, instrukcji, zakresów czynności, upoważnień, systemów bezpieczeństwa, organizacji wewnętrznej itp. zostaną podporządkowane realizacji określonych zadań i celów jednostki.

12 Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Narzędziem pomocniczym dla kierownika jednostki sektora finansów publicznych mają być – wydane przez Ministra Finansów – standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. Standardy kontroli zarządczej – pomimo podobieństw do standardów kontroli finansowej – będą wykorzystywane w odmienny niż dotychczas sposób, ze względu na różnice pomiędzy celami kontroli finansowej, a celami kontroli zarządczej.

13 Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą. Ustawa wskazuje podmioty odpowiedzialne za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, są to: minister w kierowanych przez niego działach administracji rządowej; wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego; kierownik jednostki.

14 Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą. W systemie kontroli zarządczej rola głównego księgowego pozostaje taka sama, jak w systemie kontroli finansowej. Przede wszystkim będzie on odpowiedzialny za wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

15 Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą. W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo: żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień; wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

16 Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach:
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standardy kontroli zarządczej, a poziomy funkcjonowania kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach: pierwszy poziom to jednostka sektora finansów publicznych, gdzie za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest kierownik; drugi poziom to odpowiednio dział administracji rządowej, gdzie za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest minister kierujący działem, oraz jednostka samorządu terytorialnego ( gmina, powiat, województwo), gdzie za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest odpowiednio: wójt (burmistrz, prezydent) lub przewodniczący zarządu jednostki terytorialnej.

17 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standardy kontroli zarządczej, a poziomy funkcjonowania kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. Należy podkreślić, że zbudowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w oparciu o standardy kontroli zarządczej będzie przede wszystkim obowiązkiem kierowników jednostek (kontrola zarządcza I stopnia), bowiem ustawa o finansach publicznych nie wyposażyła podmiotów odpowiedzialnych za kontrolę zarządczą II stopnia z zbyt wiele skutecznych narzędzi, pozwalających na ingerowanie w sposób wdrażania przez kierowników jednostek standardów kontroli zarządczej.

18 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
określenie misji identyfikacja ryzyk jej niepowodzenia analiza wpływu konkretnych ryzyk na realizację misji wyznaczenie akceptowalnego poziomu ryzyk reakcja (między innymi wdrożenie mechanizmów) monitoring ewentualna dalsza reakcja

19 Środowisko wewnętrzne
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (A) Środowisko wewnętrzne Standardy w zakresie środowiska wewnętrznego (nr 1-4) dotyczą systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości. Określają wymogi wobec środowiska, w jakim funkcjonować będzie kontrola zarządcza. Aby system kontroli zarządczej działał zgodnie z założeniami, musi funkcjonować w środowisku do tego przygotowanym organizacyjnie (struktura) oraz merytorycznie i mentalnie (kadra).

20 Środowisko wewnętrzne cd.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (A) Środowisko wewnętrzne cd. Standardy dotyczące środowiska wewnętrznego odnoszą się do procedur pisemnych (np. regulamin organizacyjny, zakresy czynności) ale także do tzw. wartości niepiśmiennych, takich jak postawa kierownictwa i pracowników, etyka pracy, sposób komunikowania się z petentami i podmiotami zewnętrznymi, wiedza dotycząca celów kontroli zarządczej i jej akceptacja, poziom kompetencji pracowników. Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy determinuje jakość kontroli zarządczej w jednostce. Te wszystkie elementy – często nie będące bezpośrednio związane z realizacją celów kontroli zarządczej – stanowią bazę do właściwego wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej i ich funkcjonowania.

21 Grupa standardów (B) Zarządzanie ryzykiem
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (B) Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.

22 Grupa standardów (C) Mechanizmy kontroli
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (C) Mechanizmy kontroli Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki, ministerstwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Należy pamiętać, że aby mechanizm kontroli stanowił odpowiedź na konkretne ryzyko. Warto zadbać, aby koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie były wyższe, niż uzyskane dzięki nim korzyści.

23 Informacja i komunikacja
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (D) Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

24 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Art. 44 ust. 1 Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Art. 53 ust. 1 Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Art. 47 ust. 1 Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Art. 68 ust. 1 Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

25 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Art. 47 ust. 2 Kontrola finansowa obejmuje: Przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, Badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, Prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 2. Art. 68 ust. 2 Celem kontroli zarządcy jest zapewnienie w szczególności: Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, Skuteczności i efektywności działania, Wiarygodności sprawozdań, Ochrony zasobów, Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, Efektywności i skuteczności przepływu informacji, Zarządzanie ryzykiem.

26 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Art. 47 ust. 3 Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, kontroli finansowej biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, oraz zapewnia ich przestrzeganie. Art. 69 ust. 1 Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: Ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, Wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego, Kierownika jednostki.

27 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Art. 187 ust. 2 i 3 Przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągnięcia zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola, o której mowa w ust. 2, obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Brak

28 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Brak Art. 70 Minister kierujący działem sporządza, do końca listopada każdego roku, plan działalności na rok następny dla kierowanych przez niego działów administracji rządowej. Plan działalności zawiera w szczególności określenie celów w ramach poszczególnych zadań budżetowych wraz ze wskazaniem podzadań służących osiąganiu celów oraz mierniki określające stopień realizacji celu i ich planowane wartości. Minister kierujący działem sporządza do końca kwietnia każdego roku sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów administracji rządowej.

29 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Brak Art. 70 cd. Minister kierujący działem może zobowiązać kierownika jednostki w dziale do sporządzania planu działalności na rok następny dla takiej jednostki oraz sporządzenia sprawozdania z wykonania planu działalności i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki. Plan działalności, sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

30 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Art. 48 ust. 1 Audytem wewnętrznym jest ogół działań obejmujących niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów. Art. 272 Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena ta dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub jednostce.

31 Standard 1: Przestrzeganie wartości etycznych.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 1: Przestrzeganie wartości etycznych. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

32 Standard 1: Przestrzeganie wartości etycznych.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 1: Przestrzeganie wartości etycznych. Propozycje działań realizujących standard: wprowadzenie kodeksu etyki zawodowej, szkolenia pracowników z zakresu kontroli zarządczej, wprowadzenie zasad przeciwdziałającym konfliktom interesów, badania opinii petentów dotyczących poziom obsługi i poziomu zadowolenia z kontaktów z pracownikami.

33 Standard 2: Kompetencje zawodowe.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 2: Kompetencje zawodowe. Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudniania powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających.

34 Standard 2: Kompetencje zawodowe.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 2: Kompetencje zawodowe. Propozycje działań realizujących standard: szkolenia, planowanie szkoleń w sposób związany z celami jednostki, ocena jakości szkoleń pozwalająca na podjęcie dalszej decyzji o dalszej współpracy z podmiotami / osobami szkolącymi oraz pozwalająca na ustalenie wpływu szkolenia na poziom wiedzy i kompetencji pracownika, motywacyjne systemy wynagradzania, odpowiednie procedury naboru nowych pracowników, system okresowej weryfikacji wiedzy i umiejętności pracowników.

35 Standard 3: Sztuka organizacyjna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 3: Sztuka organizacyjna. Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do jej aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

36 Standard 3: Sztuka organizacyjna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 3: Sztuka organizacyjna. Propozycje działań realizujących standard: regulamin organizacyjny jednostki, regulaminy organizacyjne poszczególnych jednostek merytorycznych, zakresy czynności, system pozwalający na analizę funkcjonalności i efektywności struktury organizacyjnej jednostki, np. badania opinii petentów i pracowników dotyczące przejrzystości struktury organizacyjnej i jej efektywności.

37 Standard 4: Delegowanie uprawnień.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 4: Delegowanie uprawnień. Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze.

38 Standard 4: Delegowanie uprawnień.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 4: Delegowanie uprawnień. Propozycje działań realizujących standard: system upoważnień i pełnomocnictw, rejestrowanie wydanych upoważnień i pełnomocnictw; system decyzyjny z wykorzystaniem kontrasygnat przy najistotniejszych decyzjach (co najmniej dwie osoby wymagane do skutecznego podjęcia decyzji).

39 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 5: Misja. Zaleca się, aby w opinii krótko, syntetycznie wskazać cel istnienia jednostki. Misja ministerstwa powinna odnosić się do działów administracji rządowej kierowanych przez ministra, a misja jednostki samorządu terytorialnego odpowiednio do urzędu tej jednostki. Jasne określenie misji powinno sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem.

40 Propozycje działań realizujących standard:
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 5: Misja. Propozycje działań realizujących standard: wyznaczanie misji stałych i celów okresowych oraz charakteryzowanie misji jednostki.

41 Proponowany schemat określania misji
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Proponowany schemat określania misji Nr Nazwa funkcji Charakterystyka funkcji Zakres przedmiotowy działań realizowanych w ramach funkcji (zadania) 1. 2. 3. 4.

42 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 6: Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. W jednostce nadrzędnej lub nadzorującej należy zapewnić odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań przez jednostki podległe lub nadzorowane. Zaleca się przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań pod względem oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania, wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.

43 Propozycje działań realizujących standard:
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 6: Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Propozycje działań realizujących standard: system planowania celów i mierników, system oceny stopnia osiągnięcia założonych mierników, sprawozdawczość z osiągnięcia założonych celów.

44 Proponowany schemat wyznaczania zadań i mierników do realizacji
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Proponowany schemat wyznaczania zadań i mierników do realizacji Nr Nazwa funkcji głównej Zadanie (opis zadania i celu) Miernik Odpowiedzialna komórka organizacyjna nazwa Wartość bazowa docelowa Rok bazowy Rok bazowy +1 Rok bazowy +2 1. 2. 3. 4. 5.

45 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Przykładowe mierniki stosowane w krajach OCED w zakresie infrastruktury transportu drogowego Nazwa miernika Wartości bazowe Wartość docelowa Odsetek dróg o nawierzchni utwardzonej 2004r. 2005r. 2006r. Jakikolwiek wzrost wskaźnika 79,1 79,3 79,5 Koszt utrzymania dróg w cenach stałych (korona szwedzka/m2) Jakikolwiek spadek wskaźnika 5,48 bd 4,76 Mobilizacja społeczeństwa na rzecz bezpieczeństwa ruchu drogowego – odsetek osób pytanych deklarujących, że pamiętają kampanie o komunikacji i bezpieczeństwie (%) 2007r. 2008r. >91% do 2010r. 80 84 86 Skuteczność szkolenia kierowców - udział szkół jazdy o zdawalności na kat. B powyżej 50% (%) 70% w 2010r. 56,33 62,48 64

46 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Zadanie Cel Nazwa miernika Wartości bazowe Wartość docelowa 2010 2008 2009 Utrzymanie techniczne nieruchomości Wykonanie remontów i modernizacji lokali o złym stanie technicznym Koszt remontów i modernizacji 1m2(zł) 100 utrzymanie Ilość remontów i modernizacji wykonanych faktycznie w stosunku do planu rzeczywistego (% wyremontowanych lokali) 80 83 85 Średni czas wykonania zaleceń nadzoru budowlanego, inspekcji sanitarnej, straży pożarnej (dni) 180 150 120 Średni czas realizacji napraw doraźnych zgłaszanych przez lokatorów, awarie (dni) 3,6 3,3 2,5 Stopień zadowolenia lokatorów za stanu technicznego (% lokatorów zadowolonych) 40 38 36 Ilość postępowań o zamówienie publiczne zakończonych w terminie umożliwiającym realizację planu remontów itd. (%)

47 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Zadanie Cel Nazwa miernika Wartości bazowe Wartość docelowa 2010 2008 2009 Utrzymanie czystości i porządku na terenie zarządzanym Wprowadzenie mechanizmów segregacji odpadów na terenach administrowanych, co zmniejszy koszty ich odbioru przez podmioty zewnętrzne Odsetek odpadów segregowanych (%) 30 40 50 Średnio koszt wywozu odpadów (zł/m2) 45 43 41 Odsetek lokatorów deklarujących segregowanie odpadów (%) Pobieranie czynszów i opłat Zmniejszanie stanu zaległości Stan zaległości (% zaległości w stosunku do zrealizowanych dochodów) 28 15 globalnie (zł) 150. 000 130. Nie więcej niż rok wcześniej

48 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Okres realizacji – rok 2009 Zadanie: zmniejszenie stanu zaległości w stosunku do realizowanych dochodów z 28% do 15% Zadanie: zmniejszenie stanu zaległości w stosunku do realizowanych dochodów z 28% do 15% Czas Analiza Działanie Osoba odpowie-dzialna Sprawozdawczość, monitoring Styczeń - Luty Czy występują roszczenia przedawnione? Odpisanie roszczeń przedstawionych Sprawozdanie obrazujące kwoty dokonanych odpisów i wpływ działania na stan zaległości Marzec Czy występują przesłanki umorzenia zaległości z urzędu? Umorzenie z urzędu zaległości w sytuacji występowania przesłanek umorzenia Sprawozdanie obrazujące umorzenie kwoty i wpływ działania na stan zaległości

49 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Okres realizacji – rok 2009 Zadanie: zmniejszenie stanu zaległości w stosunku do realizowanych dochodów z 28% do 15% Czas Analiza Działanie Osoba odpowie-dzialna Sprawozdawczość, monitoring Kwiecień -Czerwiec Czy zaległości były dochodzone? Doręczenie wezwań do zapłaty, zaległości z terminem 7 dni, pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Sprawozdanie obrazujące kwoty wpłacone na skutek doręczenia wezwania do zapłaty Lipiec – Sierpień Czy wezwania do zapłaty odniosły skutek? Kierowanie spraw na drogę sądową Sprawozdanie obrazujące kwoty wpłacone na skutek skierowania spraw na drogę sądową

50 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Nr Nazwa funkcji Zadanie Miernik Przyczyny nieosiągnięcia wartości docelowych. Propozycje działań Nazwa Wartość Rok bazowy Docelowa Rzeczywista (kwartały) I II III IV 1. 2. 3.

51 Standard 7: Identyfikacja ryzyka.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 7: Identyfikacja ryzyka. Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego należy uwzględnić, że cele i zadania są realizowane także przez jednostki podległe lub nadzorowane.

52 Standard 7: Identyfikacja ryzyka.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 7: Identyfikacja ryzyka. Propozycje działań realizujących standard: przyjęcie systemu identyfikacji ryzyka (systematyczne narady kierownictwa jednostki, narady kierowników wszystkich jednostek podległych i nadzorowanych, wydzielenie organizacyjne komórki odpowiadającej za identyfikację ryzyka, system identyfikacji oddolnej); rozwiązania pozwalające na wykorzystywanie sygnałów wewnętrznych i zewnętrznych do identyfikacji ryzyka (wyniki kontroli, audytów, analizy efektów działań w poszczególnych obszarach zadań jednostki); mechanizmy dla najważniejszych obszarów działalności określające obowiązki w zakresie ryzyka: identyfikuj – wyznaczaj poziom akceptowalny – analizuj – reaguj – monitoruj;

53 Standard 7: Identyfikacja ryzyka.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 7: Identyfikacja ryzyka. Propozycje działań realizujących standard cd.: system obejmujący weryfikację sposobu i efektów pracy osób niedoświadczonych (np. dokładna weryfikacja 25% przygotowanych przez nich projektów decyzji); listy kontrolne przy zadaniach wrażliwych jako mechanizm stosowany w odpowiedzi na wysokie ryzyko i przekroczenie jego stanu akceptowalnego.

54 Standard 8: Analiza ryzyka.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 8: Analiza ryzyka. Zidentyfikowanie ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowany poziom ryzyka (apetyt na ryzyko).

55 Standard 8: Analiza ryzyka.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 8: Analiza ryzyka. Propozycje działań realizujących standard: mechanizmy dla najważniejszych obszarów działalności określające obowiązki w zakresie ryzyka: identyfikuj – wyznacz poziom akceptowalny – analizuj – reaguj – monitoruj.

56 Standard 9: Reakcja na ryzyko.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 9: Reakcja na ryzyko. W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

57 Standard 9: Reakcja na ryzyko.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 9: Reakcja na ryzyko. Propozycje działań realizujących standard: mechanizmy dla najważniejszych obszarów działalności określające obowiązki w zakresie ryzyka: identyfikuj – wyznacz poziom akceptowalny – analizuj – reaguj – monitoruj, powiązanie audytu z identyfikacją i analizą ryzyka, wprowadzenie zasad okresowej identyfikacji i analizy ryzyka wszystkich elementów kontroli zarządczej.

58 Standard 10: Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 10: Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Należy zadbać, aby dokumentacja ta była spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których te informacje są niezbędne.

59 Standard 10: Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 10: Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Propozycje działań realizujących standard: rejestr obowiązków przepisów wewnętrznych; baza danych umożliwiająca pobranie w każdej chwili każdej procedury wewnętrznej, system umożliwiający trwałe odnotowywanie uwag pracowników dotyczących procedur – wykorzystywanych przy ich aktualizacjach lub zamianach.

60 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 11: Nadzór. Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

61 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 11: Nadzór. Propozycje działań realizujących standard: system wyrywkowej weryfikacji czynności pracowników nadzorowanych; opracowanie zasad i terminów raportowania i sprawozdawczości o wynikach pracy w kluczowych obszarach jednostki.

62 Standard 12: Ciągłość działalności.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 12: Ciągłość działalności. Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych.

63 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 12: Ciągłość działalności. Propozycje działań realizujących standard: Wskazanie osób zastępujących każdego z pracowników w przypadku jego nieobecności; wskazanie osób zastępujących poszczególne osoby z kadry kierowniczej podczas ich nieobecności; powierzenie obowiązków, a przede wszystkim uprawnień i pełnomocnictw na okres nieobecności, aby nie paraliżować prace jednostki; plan bezpieczeństwa informatycznego, plan awaryjny na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych; system przechowywania danych gwarantujących ich nienaruszalność.

64 Standard 13: Ochrona zasobów.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 13: Ochrona zasobów. Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.

65 Standard 13: Ochrona zasobów.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 13: Ochrona zasobów. Propozycje działań realizujących standard: powierzenie odpowiedzialności materialnej za przekazanie pracownikom składniki majątkowe; systemy ochrony przeciwpożarowej; systemy zabezpieczania technicznego pomieszczeń; instrukcja inwentaryzacyjna.

66 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 14: Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, podział kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych pomiędzy różnych pracowników, weryfikacja operacji gospodarczych i finansowych przed i po realizacji.

67 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 14: Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. Propozycje działań realizujących standard: instrukcja obiegu i kontroli dokumentów; polityka (zasady) rachunkowości obejmująca także zakładowy plan kont; system obiegu i kontroli dokumentów; instrukcja kasowa; zakresy czynności; lista podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania operacji.

68 Standard 15: Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 15: Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Standard wymaga od kierowników jednostek zapewnienia bezpieczeństwa posiadanych systemów i danych informatycznych.

69 Standard 16: Bieżąca informacja.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 16: Bieżąca informacja. Podstawowym zadaniem pracownika jest możliwość podejmowania samodzielnych decyzji (każdy według własnych kompetencji). Będzie to możliwe tylko wtedy, gdy informacja trafia na miejsce i czas. Bez informacji nie ma możliwości podejmowania racjonalnych decyzji.

70 Standard 17: Komunikacja wewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 17: Komunikacja wewnętrzna. Osobo zarządzającym i pracownikom należy zapewnić – w odpowiedniej formie i czasie – właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. Należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki oraz w obrębie działu administracji rządowej i jednostki samorządu terytorialnego.

71 Standard 17: Komunikacja wewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 17: Komunikacja wewnętrzna. Propozycje działań realizujących standard: instrukcja obiegu kontroli i dokumentów; ścieżka obiegu dokumentów w poszczególnych obszarach działalności jednostki.

72 Standard 18: Komunikacja zewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 18: Komunikacja zewnętrzna. Należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację działań.

73 Standard 18: Komunikacja zewnętrzna.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 18: Komunikacja zewnętrzna. Propozycje działań realizujących standard: instrukcja obiegu i kontroli dokumentów.

74 Standard 19: Monitorowanie systemu kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 19: Monitorowanie systemu kontroli zarządczej. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej. Zidentyfikowane tą drogą problemy należy na bieżąco rozwiązywać.

75 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 20: Samoocena. Zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.

76 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Standard 20: Samoocena. Propozycje działań realizujących standard: system planowania celów i mierników; listy kontrolne przy realizacji zadań wrażliwych.

77 Standard 21: Ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 21: Ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny. W przypadkach i na warunkach określonych w ustawie należy prowadzić obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej przez audytora wewnętrznego.

78 Standard 22: Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 22: Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Źródłem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej powinny być wyniki monitorowania, wyniki samooceny systemu oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów. Uzyskanie zapewnienia może przybrać formę oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

79 Standard 22: Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 22: Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Propozycje działań realizujących standard: sprawozdania z funkcjonowania planu działalności; oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

80 Analiza ryzyka jako standard kontroli zarządczej

81 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Potencjał i możliwości jednostki Duża liczba wolnych etatów Nieobsadzone główne stanowiska Duży wskaźnik zachorowalności Zbyt wielu pracowników Duży odsetek długotrwałych zwolnień lekarskich Niska motywacja i morale personelu Zbyt niski poziom zatrudnienia Brak możliwości zatrudnienia

82 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Potencjał i możliwości jednostki cd. Wysoka rotacja pracowników Niestaranność personelu Brak pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje, umiejętności lub doświadczenia Słaby program szkoleń Negatywne raporty z zakresu ochrony zdrowia i bezpieczeństwa osób Regulowanie niedotrzymywania terminów Zbyt mały budżet Rosnące wymagania płacowe

83 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Potencjał i możliwości jednostki cd. Brak zaangażowania w pracę jednostki Częste protesty związkowe mogące zakłócić świadczenie usług Niedopracowane procesy zarządcze lub niewykwalifikowana kadra kierownicza Identyfikacja problemów w ramach oceny pracowników Rosnący lub niedopuszczalny poziom skarg Wysoki poziom działań dyscyplinarnych Wysoki poziom wykrywania oszustw Informowanie o wykrytych oszustwach

84 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Potencjał i możliwości jednostki cd. Informacje o naruszeniu zasad zachowania Poziom udowodnionych oszustw i kradzieży Niska wydajność pracowników Wyniki jednostki Słabe przygotowanie i planowanie Brak realizacji celów organizacyjnych Brak identyfikacji przyczyn słabej wydajności Brak wdrożonych standardów wydajności

85 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Wyniki jednostki cd. Brak poprawy słabej wydajności lub niskich standardów Obszary o wyjątkowo wysokiej wydajności Brak monitorowania postępów w realizacji planów lub działań Słaba komunikacja Niejasne priorytety jednostki Słabe planowanie organizacyjne Brak wewnętrznego zaufania do jednostki Brak zewnętrznego zaufania do jednostki

86 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Wyniki jednostki cd. Zła prasa / niekorzystne doniesienia medialne Niekorzystne raporty zewnętrznych organów kontrolnych Rosnący poziom złych wyników Brak planowania ciągłości działalności Niesprawdzone plany ciągłości działalności Kwestie prawne Rosnąca liczba pozwów lub spraw sądowych Rosnący poziom przegranych spraw sądowych

87 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Kwestie prawne cd. Informacje o działaniach niezgodnych z prawem Rosnący poziom niezgodności z przepisami Informacje o niezgodności z przepisami Brak identyfikacji nowych wymagań prawnych Ciągnące się sprawy sądowe Niezachowanie staranności / zaniedbania Niewyciągnięcie wniosków z pracy innych jednostek Występowanie w jednostce „kultury obwiniania”

88 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Kwestie prawne cd. Niekorzystne relacje z innymi jednostkami Niekorzystne umowy Brak identyfikacji / poprawy niewłaściwej realizacji umowy Kwestie finansowe Zła sytuacja finansowa Duża liczba wykrytych nieprawidłowości podczas kontroli finansowej Nieprawidłowe działanie kontroli wewnętrznej Niekorzystne raporty audytu wewnętrznego i zewnętrznego

89 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Kwestie finansowe cd. Rosnąca liczba błędów rachunkowych Informacje o błędach rachunkowych Niedostateczne i nadmierne wydatki budżetowe Zbyt mały budżet Źle określony budżet Niezgodność z polityką i standardami rachunkowości Braki w doświadczeniu finansowym Wysoki poziom operacji gotówkowych

90 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Kwestie finansowe cd. Wysoki poziom zadłużenia Wysoka liczba transakcji zwiększająca możliwość powtarzania się błędu Wysoka liczba transakcji na dużą kwotę Niedostateczny przepływ środków pieniężnych Brak planowania finansowego Rosnące koszty Dochody i wydatki niepokrywające się z wydatkami ponoszonymi przez podobne jednostki

91 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Kwestie finansowe cd. Wysoki poziom inwestycji / finansowania innych jednostek Brak kontroli rozbieżności finansowych Słaba sprawozdawczość finansowa Wysoki poziom szkód ubezpieczeniowych Rodzaj szkody ubezpieczeniowej Nadmierne szkody ubezpieczenia Poziom nieubezpieczonych szkód

92 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Działalność operacyjna Brak definicji ról i zadań Decyzje podejmowane w nieodpowiednim terminie Niezadowalający proces decyzyjny Brak zdefiniowanych procesów i procedur Brak identyfikacji nieskuteczności Utrzymująca się nieskuteczność Brak planów rozwojowych / rozwój nieuwzględniony w procesie planowania jednostki

93 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Działalność operacyjna cd. Niewłaściwe systemy informatyczne Niedostateczna jakość informacji zarządczej Zgłoszone luki w bezpieczeństwie Obrażenia lub śmierć klientów / innych osób korzystających z usług lub obiektów publicznych Niewłaściwa obsługa skarg Brak odpowiedniej eskalacji problemów w jednostce Obszary, w których potrzebna jest pomoc

94 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Działalność operacyjna cd. Brak kontroli wykorzystania zasobów Wysoki poziom zapasów Brak utrzymania środków trwałych Wysoki poziom środków trwałych Utrzymywane zapasy i środki trwałe nieproporcjonalne do prowadzonej działalności Wrażliwość polityczna Wymagany wysoki poziom poufności

95 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Działalność operacyjna cd. Wysoki poziom transakcji z osobami prywatnymi, z którymi wiąże się ryzyko Złożoność systemów informatycznych Niewłaściwa integracja procesów i systemów Zajmowane miejsce nieproporcjonalne do prowadzonej działalności Potrzeba wprowadzenia nowej technologii Awarie informatyczne Naruszenie bezpieczeństwa Słabe punkty zidentyfikowane przez inspektorów / audyt

96 Przykładowe ryzyka w działalności jednostki
Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe ryzyka w działalności jednostki Opis ryzyk Ryzyko Tak Nie Działalność operacyjna cd. Lokalizacja zakładów operacyjnych Wysokie zagrożenie terrorystyczne Wysokie zagrożenie ze strony zorganizowanych grup przestępczych Nałożenie kar przez organy regulacyjne w wyniku niezgodności z przepisami

97 Dla każdego ryzyka można określić poziom na zasadzie schematu
Oddziaływanie (O) max min akceptowalny poziom ryzyka min max Prawdopodobieństwo (P) Ryzyko nieistotne Ryzyko istotne a) 0 < max i P < max a) 0 > min i P > max b) 0 < min b) 0 > max c) P < min c) P > min

98 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 1 Identyfikacja Duża rotacja pracowników komórki zamówień publicznych (odpływ do sektora prywatnego), możliwe błędy niedoświadczonych pracowników, na skutek czego może dojść do wnoszenia środków ochrony prawnej przez wykonawców, co z kolei odsunie w czasie realizację zamówienia. Analiza Stan obecny – 30% pracowników rezygnuje z pracy w skali roku. Ryzyko jest istotne, bowiem przyjęty akceptowany stan to rotacja 10% pracowników w skali roku. Mechanizmy Podwyższenie wynagrodzeń. Szkolenia pracowników. Systemy motywacyjne.

99 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 2 Identyfikacja Rozbudowana struktura organizacyjna jednostki. Poszczególne komórki zamawiają oddzielne dostawy, usługi i roboty budowlane, w związku z czym mogą być one zamawiane drożej, w partiach obejmujących małe ilości - w porównaniu do możliwości, jakie daje scentralizowanie zamówień w w dużych ilościach. Jednostka dodatkowo może narazić się na zarzut dzielenia zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy. Nie każda komórka posiada fachowców od zamówień publicznych, stąd możliwe błędy w postępowaniu. Analiza Stan obecny – w jednostce brak systemu planowania centralnego wydatków. Zamówienia realizowane odrębnie przez wydziały w małych ilościach są droższe o 30 % niż realizowane centralnie w dużych ilościach. Występują przypadki niestosowania ustawy, przy zamówieniach których wartość w skali jednostki przekracza euro ze względu na brak agregowania zamówień.

100 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 2 Analiza cd. W postępowaniach prowadzonych poza komórką zamówień publicznych jest średnio 40% więcej nieprawidłowości niż w przypadku postępowań realizowanych za ich pośrednictwem. Ryzyko jest istotne, bowiem przyjęty poziom akceptowalny to wszystkie wydatki powyżej około euro dokonywane zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych i 95%zamówień realizowanych w pakietach w dużych ilościach w celu uzyskania niższej ceny. Mechanizmy Wprowadzenie „Regulaminu Zamówień Publicznych z elementami planowania centralnego”.

101 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 3 Identyfikacja Nieefektywne wydatkowanie środków, do których nie stosuje się przepisów ustawy (poniżej euro) ze względu na możliwość wyboru oferty z ceną znacznie odbiegającą od ofert rynkowych (wyższa). Analiza Stan obecny – brak danych dotyczących efektywności wydatkowania środków publicznych poniżej euro. Ryzyko jest istotne. Poziom akceptowalny: zagwarantowanie efektywności realizacji wydatków publicznych ponoszonych w kwotach – euro (np. założenie udzielania minimum 90% zamówień po cenach niższych od średniej cen rynkowych – badanych na podstawie analizy co najmniej 3 ofert internetowych lub katalogowych) Mechanizmy Objęcie zadaniem audytowym wydatków – euro z punktu widzenia ilości zamówień w tym przedziale, udzielanych po cenach niższych od średniej cen rynkowych – badanych na podstawie analizy co najmniej 3 ofert internetowych lub katalogowych. Jeżeli badanie wykaże, że ryzyko jest istotne – wprowadzenie odpowiednich procedur dotyczących wydatków w tym przedziale.

102 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 4 Identyfikacja Częste błędy w procedurze zamówień publicznych skutkujące niekwalifikowalnością wydatków realizowanych w ramach programów UE. Konieczność zwrotów środków unijnych lub ich nieotrzymanie. Analiza Stan obecny – planowana jest realizacja Programów UE na poziomie 30% planu wydatków jednostki. Ryzyko jest istotne. Poziom akceptowalny: 97% wydatków powinno być uznanych za kwalifikowalne. Mechanizmy Wzmocnienie nadzoru nad elementami postępowania mogącymi spowodować wystąpienie przesłanek nieważności umowy (najczęstszy powód uznania niekwalifikowalności wydatków). Stworzenie listy kontrolnej każdego postępowania o zamówienie publiczne finansowane z środków unijnych obejmującej elementy o największym ryzyku i jej weryfikacja oraz zatwierdzanie przez najbardziej doświadczonych pracowników średniego i wysokiego szczebla.

103 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 5 Identyfikacja Zbyt duża liczba zamówień wykonywanych niewłaściwie (usterki, zgłoszenia gwarancyjne, nieterminowe wykonywanie zamówień). Analiza Stan obecny – 30% umów wykonanych choćby częściowo niewłaściwie. Ryzyko istotne. Poziom akceptowalny: 10% umów niewłaściwie wykonanych. Mechanizmy W każdym postępowaniu przyjmuje się zaostrzone warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Obowiązkowo żąda się zabezpieczenia należytego wykonania umów w każdym postępowaniu – w maksymalnej wysokości. Wydłużone wymagane terminy gwarancji. Wyższe kary umowne za nieprawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia przewidziane w umowie.

104 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 6 Identyfikacja Zbyt wysoka liczba unieważnionych postępowań, co powoduje opóźnienia w terminowości realizacji zadań jednostki. Analiza Stan obecny – 30% postępowań unieważnianych. Przyczyny: brak ofert, cena oferty najkorzystniejszej przekracza możliwości finansowe jednostki. Ryzyko istotne. Akceptowalny poziom: 15% postępowań jest unieważniany. Mechanizmy Dodatkowe formy informowania wykonawców o wszczętych postępowaniach. Obniżenie wymogów podmiotowych i przedmiotowych w postępowaniach. Obniżenie lub rezygnacja z wadium. Przygotowania rezerwy finansowej na zwiększenie środków przeznaczonych na realizację zamówienia.

105 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 7 Identyfikacja Wysokie ryzyko nieujęcia efektów zamówienia w księgach rachunkowych lub ich niebieżącego ujęcia (środki trwałe). Analiza Stan obecny – wszystkie środki w danym roku zostały ujęte, przy czym 60% niebieżąco (30% nie w miesiącu wystąpienia operacji, 30% nie w roku, w którym wystąpiła operacja). Analiza wykazała także, że inwentaryzacja na koniec roku nie wykazała różnic. Ryzyko jest istotne w zakresie niebieżącego ujmowania środków trwałych oraz rzetelności inwentaryzacji. Akceptowalny poziom ryzyka: wszystkie środki trwałe muszą zostać ujęte w księgach na bieżąco (w okresie sprawozdawczym). Mechanizmy Wdrożenie procedur obiegu dowodów przyjęcia środków trwałych z komórek merytorycznych do komórki finansowej – z podanymi konkretnymi terminami ich przekazania i wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich terminowe przekazanie. Wyciągnięcie konsekwencji wobec osób przeprowadzających inwentaryzację w 2007 r. - po analizie przyczyn jej nierzetelnego przeprowadzenia. Zarządzenie natychmiastowe nowej inwentaryzacji (bez względu na datę zakończenia ostatniej).

106 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 8 Identyfikacja Ryzyko braku środków w momencie zaciągania zobowiązania lub dokonywania wydatku. Analiza Stan obecny – brak danych. Ryzyko istotne. Akceptowalny poziom ryzyka 100% środków powinno być zagwarantowanych w momencie zaciągnięcia zobowiązania i dokonywania wydatku. Mechanizmy Objęcie problemu zadaniem audytowym. Audyt wykazuje zachowanie poziomu ryzyka przy zaciąganiu zobowiązań, lecz przekroczenie poziomu ryzyka przy dokonywaniu wydatków. Powody: brak wstępnej oceny zgodności części wydatków z planem finansowym dokonywanym przez głównego księgowego, dokonywanie części wydatków w kwocie przewyższającej wynagrodzenie umowne wykonawcy na skutek braku weryfikacji faktur z umowami, część operacji jest realizowana pomimo negatywnej decyzji głównego księgowego. Reakcja: wprowadzenie procedur zapewniających realizację wydatku jedynie po dokonaniu przez głównego księgowego wstępnej oceny jego zgodności z planem finansowym oraz po sprawdzeniu dowodu (faktury) z umową, na podstawie której została wystawiona, a także potwierdzenie rzeczywistego wykonania zamówienia.

107 Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych
Reakcja na ryzyko Ryzyko nr 9 Identyfikacja Możliwość wycofania się wykonawcy z umowy podczas jej realizacji, co opóźni osiągnięcie efektu inwestycyjnego i wygeneruje dodatkowe koszty po stronie jednostki (wybór nowego wykonawcy, zabezpieczenie części wykonanych prac). Analiza Stan obecny – nie stwierdzono takich przypadków w jednostce. Jednak analiza sytuacji rynkowej wskazuje na bardzo wysoka dynamikę wzrostu cen materiałów i usług. Ryzyko istotne. Akceptowalny poziom ryzyka – wszystkie umowy realizowane bez przeszkód. Mechanizmy Pomimo nieosiągnięcia poziomu ryzyka, mechanizmy są niezbędne w celu zapobiegania przekroczenia poziomu ryzyka – ich późniejsze wprowadzenie nie da oczekiwanego efektu. Przykładowym rozwiązaniem może być wprowadzenie do specyfiki istotnych warunków zamówienia, a w efekcie do umów z wykonawcami – klauzul waloryzujących oraz klauzul zezwalających na zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany podatku VAT.

108 Dziękuję za uwagę Prezentacje opracowano na podstawie podręcznika Pana Krzysztofa Puchacza