Zapanuj nad dokumentami

Prezentacja na temat: "Zapanuj nad dokumentami"— Zapis prezentacji:

1 Zapanuj nad dokumentami
Informacja nabiera wartości Zapanuj nad dokumentami Warszawa 11 marca Roadshow MOST Grzegorz Rudno-Rudziński – Prezes Zarządu

2 1. Oszczędź czas na poprawne opisanie faktur
Skoro już mowa o pieniądzach. Pieniądze – czyli faktury. Faktura jest klasycznym przypadkiem dokumentu, nad którym pracuje wiele osób. Dekretacja FV to proces angażujący osoby Faktura trafia do firmy, jest kierowana do odpowiedniej osoby, ta ją opisuje i przekazuje dalej. Może minąć wiele dni zanim FV trafi do księgowości.

3 Dekretowanie i akceptacja faktur – Südzucker Polska
Nie inaczej jest w firmie Suedzucker (bardziej znaną Państwu jako „Cukier Królewski”), gdzie trwa obecnie pilotażowe wdrożenie Systemu dekretacji i obiegu FV Wiele oddziałów – 18 oddziałów. Każdy oddział to inni dostawcy. Inne miejsce odbioru dokumentów. Wdrozenei dla dla 100 userów Projekt w trakcie wdrożenia, w fazie pilotażowej

4 Dekretowanie i akceptacja faktur – Südzucker Polska
Problem Długotrwały proces dekretacji faktur, strata cennego czasu, konieczność ręcznego wprowadzania danych (błędy!), … Rozwiązanie ! Skanowanie i digitalizacja Obieg faktur w SharePoint Księgowanie w ERP Skąd pomysł ? Otóż w Suedzucker był już MOSS, ale były również problemy z procesem dekretacji FV. Długo, błędy, ręcznie, błędy, ginięcie FV Faktura przychodzi pocztą tradycyjną, jest skanowana, następnie sprawdzona wersja elektroniczna z papierową i puszczana w obieg. Po dekretacji FV trafia do akceptacji przez przełożonego. Po zaakceptowaniu, FV trafia do ERP oraz do księgowania a następnie do archiwum. Podpis elektroniczny Karty chipowe z pin, karta procesorowa FV trafia do systemu tylko raz Automatyczne przydzielanie właścicielom Obieg akceptacji Podpis elektroniczny Eksport do ERP Zapis w archiwum

5 2. Odnalezienie istotnego dokumentu w firmie – – to możliwe ;)
Odnaleźć to słowo-klucz do naszego kolejnego wdrożenia, tym razem skupionego nie na dokumencie ale na pracowniku

6 Poprawa obiegu informacji w spółce użyteczności publicznej
Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Warszawie dla którego opracowujemy intranet w oparciu o SharePointa.

7 Poprawa obiegu informacji w spółce użyteczności publicznej
Problem Tysiące dokumentów w różnych grupach roboczych i projektowych, procedury, raporty, długi czas dotarcia, konieczność udostępniania w wielu kopiach Niedostateczny przepływ informacji o firmie Trudność w dotarciu do danych kontaktowych pracowników Rozwiązanie! Repozytorium dokumentów (kategoryzacja, statusy) Wyszukiwarka kontaktów i struktura organizacyjna Integracja z istniejącą infrastrukturą Sekcje informacyjne Sekcje „rozrywkowe” dla pracowników są atrakcyjnym dodatkiem. W efekcie gdy trzeba znaleźć jakiś dokument, należy przeczesać jedną z wielu szaf pancernych stojących w firmie i odnaleźć poszukiwany dokument. A właściwie jedną z kopii dokumentu, bo mogą one istnieć w wielu kopiach. Gdy już uda się nam znaleźć dany dokument chcielibyśmy się łatwo skontaktować z jego autorem … niestety papierowa lista adresowa nie zawsze jest najaktualniejszym źródłem informacji o pracownikach czy kontrahentach. Rozwiązaniem jest proste i odpowiednio przeprowadzone wdrożenie MOSS. Biblioteki dokumentów, wyszukiwarka baza teleadresowa – wewnętrzna i zewnętrzna to wszystko odpowiednio dopasowane do odbiorców – średnia wieku wysoka, którzy rzadko przyjmują nowości. Przewagą sharepointa jest znany z Office`a interfejs oraz możliwość integracji z istniejącą infrastrukturą It

8 3. Czy ten dokument jest nadal aktualny?
ok., Omówiliśmy obieg jednego dokumentu, perspektywę pracy jednego człowieka otoczonego dokumentami A co zrobić gdy mamy dużo dokumentów modyfikowanych przez wiele osób? Np.. W przypadku zapanowania nad dokumentacją procedur jakościowych ? Odpowiedz jest prosta – zatrudnić do pracy MOSS 

9 Elektrociepłownia - Obsługa procesów workflow zarządzania dokumentacją
Problem Brak należytej kontroli nad dokumentacją procedur jakościowych „Puchnięcie” dokumentacji Rozwiązanie ! Tworzenie dokumentów na podstawie szablonów Zarządzanie dokumentami głównymi i ich załącznikami Proces akceptacji dokumentów nowo tworzonych i modyfikowanych Proces weryfikacji przydatności i aktualności dokumentów Wdrożenie dla jednej z PL elektrociepłowni, oprócz problemów omówionych przed chwilą rozwiązało kwestię aktualności dokumentów. Dokumenty tworzymy na podstawie szablonów WORD, którym nadajemy atrybuty dotyczące ich daty „ważności” Różne dokumenty mają różne atrybuty. System pilnuje nam numeracji Do każdego dokumentu są załączniki – zmiana jednego zapisu nie powoduje zmiany całej procedury. System sam się weryfikuje – przypomina o tym Workflow , ISO, aktualność, krytyczne w energetyce, automatycznie uruchamiane workflow Jeśli dokument nie był używany to workflow leci do osób aby sprawdziły czy dany dokument jest nadal potrzebny/użyteczny Jeśli nie jest potrzebne  leci do archiwum. W archiwum jest drugi WFL  jeśli też nie jest aktualny to kasujemy totalnie

10 Obsługa procesów workflow zarządzania dokumentacją
Zawsze aktualne dokumenty Zarządzanie jakością

11 Kto, czym się zajmuje Contium Biznes IT
- Analiza potrzeb i procesów - Szkolenia IT - Zapewnienie ciągłości działania systemów - Dostarczenie użytkownikom narzędzi pracy Biznes - Rozwój procesów - Definiowanie potrzeb - Użytkowanie systemu ;) - Tworzenie webpartów - Zaawansowana konfiguracja - Wiedza specjalistyczna

12 Dlaczego Contium

13 Contium SA – fakty przemawiają za nami
spółka akcyjna; kapitał akcyjny zł 11 rok na rynku dotychczas ponad 150 klientów w całej Polsce i za granicą 6,5 mln zł przychodów z usług w 2007 roku Blisko 100 pracowników biura: Wrocław (siedziba), Warszawa, Częstochowa, Londyn Spółka córka - Internet Designers

14 Zakres Oferty

15 Partnerstwo z Microsoft
Certyfikat oparty wyłącznie na referencjach z wdrożeń i specjalistach MCP Wyróżnienie Microsoft za

16 Pracujemy dla …