Zarządzanie projektami WPROWADZENIE

Prezentacja na temat: "Zarządzanie projektami WPROWADZENIE"— Zapis prezentacji:

1 Zarządzanie projektami WPROWADZENIE
dr inż. Paweł Pietras

2 Jakie cechy łączą te przykłady?

3 Udział projektów w gospodarce światowej

4 Przyczyny kreowania projektów w biznesie
globalizacja gospodarki i związane z nią zmiany w funkcjonowaniu firm zwiększenie ilości informacji konieczność elastycznego reagowania na zmiany rynkowe rozwój nowoczesnych technologii

5 Cechy projektów Celowość, czyli wynik określonej strategii
ważność cechy Celowość, czyli wynik określonej strategii Ograniczoność, czyli istnienie ograniczenia czasowego realizacji przedsięwzięcia Jednokrotność, czyli realizacja niepowtarzalnego przedsięwzięcia Odrębność, czyli brak powiązań z normalną, rutynową działalnością firmy Odrębność strukturalna, czyli wydzielenie przedsięwzięcia jako osobnej struktury w firmie

6 Cechy projektów Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu – produktu projektu Produkt ten, sam w sobie, nie jest projektem. Jednak to produkt definiuje wymiar techniczny, czasowy i finansowy projektu Złe zdefiniowanie celu projektu, czyli jego produktu, może być jednym z czynników niepowodzenia projektu

7 Definicja projektu Tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi, gdzie tymczasowość oznacza, że przedsięwzięcie ma ściśle oznaczony początek i koniec, a unikalność, że produkt lub usługa w wyraźny sposób jest inna niż wszystkie podobne produkty lub usługi.

8 Definicja projektu Tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu (PMBoK) Projekt to unikatowy zestaw skoordynowanych działań organiczony czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów, zachowując przy tym normy jakości i wymagania (NBC)

9 Definicja projektu Projekt to środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu (Prince2)

10 Klasyfikacja projektów
Ze względu na przeznaczenie: zewnętrzne wewnętrzne Ze względu na naturę: techniczne administracyjne finansowe handlowe

11 Klasyfikacja projektów
Ze względu na oczekiwania: kompleksowe (np. badania i realizacja) niekompleksowe (np. tylko badania) Ze względu na wielkość: duże (np. budowa tunelu pod kanałem La Manche) małe (np. informatyzacja biura)

12 Klasyfikacja projektów
Ze względu na obszar zastosowań: naprawy nowe produkty informatyka R&D Ze względu na rentowność: zwiększenie wydajności, redukcja kosztów projekty o trudno mierzalnej rentowności (sponsoring)

13 Klasyfikacja projektów
Ze względu rezultaty: procesowe inwestycyjne przychodowe

14 Portfele i programy Program – Zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć oraz wymaganych zmian w organizacji, zmierzających do realizacji określonych celów strategicznych organizacji oraz osiągnięcia ustalonych korzyści biznesowych Portfel Projektów – kolekcja projektów lub programów i innego rodzaju przedsięwzięć zgrupowanych razem w celu zapewnienia kontroli, koordynacji i optymalizacji

15 Zarządzanie projektem
Proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości

16 Magiczny trójkąt projektu
Jakość Koszt Czas

17 Celowość projektu Aby skutecznie zarządzać projektem potrzebne jest sformułowanie celów stawianych przed realizatorami

18 Cele projektu S (specific) M (measurable) A (achievable) R (relevant) T (timed)

19 Rodzaje celów do osiągnięcia
Celem ogólnym projektu jest dostarczenie wartości interesariuszom Strategia projektu do ogólne spojrzenie na sposób osiągnięcia tego celu

20 Rodzaje celów do osiągnięcia
Merytoryczne Ekonomiczne – rentowność, przychód, zysk lub koszt Zgodne z celami strategicznymi firmy

21 Cele projektu Cel projektu to całość pojedynczych celów związanych z efektem projektu o przebiegiem zadań, który ma być uzyskany w projekcie Efekt projektu to materialny lub niematerialny wynik pracy wykonanej w ramach projektu, określonej w zakresie zadań Ogół celów (system celów) obejmuje 3 zmienne: rezultaty, czas oraz wydatki

22 Funkcje celów W kontekście zarządzania projektami cele pełnią funkcje:
sterującą ukierunkowującą konsolidacyjną koordynacyjną selekcyjną Muszą być kwantyfikowalne i wykonalne oraz zgodne z celami wyższego i niższego poziomu

23 Powiązania celów Zorientowanie na efekt oznacza, konieczność definiowania i sprawdzania tylko przewidywanych efektów – cele związane z rezultatami, np.: cele finansowe cele funkcjonalne cele społeczne cele personalne

24 Powiązania celów Zorientowanie na sprawność zarządzania oznacza konieczność definiowania celów proceduralnych, np.: cele wynikające z harmonogramu (kamienie milowe) cele budżetowe cele osobiste specjalne parametry przebiegu prac

25 Hierarchia celów Podział celów może być prowadzony dwukierunkowo, odgórnie lub oddolnie Podział odgórny – cele wyższego rzędu są dzielone na kilka celów niższego rzędu Podział oddolny – na podstawie zdobytych doświadczeń zgłaszane są sugestie dotyczące usprawnień i przenoszone na wyższe poziomy

26 Hierarchia celów Efektem podejścia krokowego jest powstanie wielu poziomów różniących się szczegółowością i adekwatnością do różnych poziomów zarządzania projektem

27 Hierarchia celów Cel nadrzędny (Sprawny transport publiczny)
Kategorie celów (Funkcjonalność) Podkategorie celów (Wygoda podróżowania) Cele (Wysoki komfort) Cele cząstkowe (Duża liczba miejsc siedzących) - Kryteria (Stosunek miejsc siedzących do stojących) Miara (Procent) Rozmiar (50%)

28

29 Identyfikowanie celów
Źródłem celów opartych na rezultatach mogą być: konieczność, pomysł, ograniczenia, życzenia Przejście od źródła do zdefiniowania rezultatu odbywa się najczęściej przy wykorzystaniu metod kreatywnych i/lub dyskursywnych (zbieranie danych, segregacja, ocena, wybór)

30 Wszystkim nie dogodzisz

31 Hierarchie ważności Cele C1 C2 C3 ... Ci x 1 3 Cj Suma
1 3 Cj W tabeli wstawia się: 0 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Ci jest ważniejszy; 1 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest ważniejszy. Suma pokazuje ważność danego celu, im wyższa tym cel ma większy priorytet.

32 Identyfikowanie celów
Obranie strategii osiągnięcia rezultatu pozwala na określenie co? i jak? ma być realizowany projekt – cele proceduralne

33 Główni aktorzy projektu
Dyrekcja: odpowiada za realizację idei utrzymuje główny kierunek realizacji odpowiada za efekt Kadra zarządzająca: wspomaga (lub nie) realizację projektu zapewnia dostęp do zasobów: ludzkich, technicznych, finansowych i in.

34 Główni aktorzy projektu
Pilot: pilotuje całość prac zapewnia wewnętrzną spójność projektów realizowanych w organizacji Sponsor/Promotor: motywuje do realizacji projektu, często „trzyma” budżet projektu jest promotorem projektu w organizacji

35 Główni aktorzy projektu
Komunikator: przedstawia projekt wszystkim zainteresowanym stronom odpowiada za komunikację na wszystkich poziomach Szef projektu: odpowiada za pełną realizację projektu koordynuje zadania odpowiada za skuteczność

36 Struktura organizacyjna projektu
Nadzór Wsparcie

37 Struktura liniowa Marketing Sprzedaż Projekt B Projekt A

38 Struktura liniowa z osobą wspomagającą

39 Organizacja task-force (przywódcza)

40 Struktura macierzowa

41 Kluczowe czynniki sukcesu
Intencje i ich rozkład wśród interesariuszy projektu w momencie jego uruchomienia Stopień zaangażowania osób odpowiedzialnych Poziom profesjonalizmu głównych uczestników Realizm projektu Stopień akceptacji w środowisku

42 Ogólny model cyklu projektowego

43 Faza wstępna - uruchomienie projektu
rozpoznanie potrzeb i możliwości oszacowanie korzyści z realizacji projektu nadanie projektowi oficjalnego statusu

44 Faza planowania zdefiniowanie dokładnych oczekiwań co do projektu
określenie celów projektu zaplanowanie zaangażowania zasobów określenie ram czasowych projektu

45 Faza realizacji Koordynacja działań zespołu projektowego
Pomiar zużycia zasobów Kontrola odstępstw postępu prac od przyjętego planu

46 Faza zamknięcia Formalna prezentacja osiągniętych celów
Implementacja produktu projektu Archiwizacja dokumentacji projektowej Formalne zamknięcie projektu i rozwiązanie zespołu oraz struktury projektowej

47 Etapy i cykl życia projektu
Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe – kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

48 Model fazowy projektu

49 Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać: Dane ogólne: Potrzeby i wytyczne (wartości ważne dla klienta) Cel główny i szczegółowe Kryteria powodzenia Środowisko (kontekst) projektu Ryzyko (ogólne informacje o potencjalnych zagrożeniach)

50 Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać: Dane techniczne: Główne etapy Ogólny opis techniczny etapów Dane ekonomiczne: uwarunkowania czasowe i ograniczenia budżetowe

51 Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać: Dane organizacyjne: Mianowanie szefa projektu Powołanie „opiekuna” projektu (najczęściej dyrektor działu, pionu, departamentu) Podstawowe zasady komunikacji (częstotliwość i sposób raportowania, częstotliwość zebrań zespołu itp.)

52 Zebranie rozpoczynające projekt
Cele zebrania rozpoczynającego: Dokładne poinformowanie o celach i kontekście projektu (źródłach pochodzenia) Poinformowanie kto? co? i dlaczego? robi Poszukiwanie porozumienia pomiędzy uczestnikami

53

54 Przebieg zebrania Prezentacja projektu (cele, ryzyko, ważność)
Sprecyzowanie ram organizacyjnych Przedstawienie struktury prac (maksimum 3 poziomy) Przedstawienie się członków zespołu i sprecyzowanie odpowiedzialności Określenie reguł funkcjonowania zespołu Zaplanowanie kalendarza spotkań

55 Uruchomienie projektu w firmie
Przykład firmy IBM Aby dokładnie zdefiniować cele, zidentyfikować potrzeby, zaprezentować głównych uczestników projektu organizowane jest Seminarium Definiujące Projekt Są to jednodniowe warsztaty dające wspólne spojrzenie na ww. kwestie 5 głównych tematów Seminarium: cele projektu, zakres i dekompozycja prac organizacja projektu system zarządzania identyfikacja i analiza zagrożeń

56 Organizacje zajmujące się PM
International Project Management Association w Polsce Stowarzyszenie Project Management Polska cerfyfikaty od poziomu D do A zbiór wiedzy: International Competence Baseline (ICB)

57 Organizacje zajmujące się PM
Project Management Institute w Polsce certyfikacja PMP + punkty Professional Development Units (min. 60 PDU) zbiór wiedzy: Project Management Body of Knowledge (PMBoK)