ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

Prezentacja na temat: "ZARZĄDZANIE PROJEKTEM"— Zapis prezentacji:

1

2 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM
Kwestie formalne Konkurs 2018

3 Informacje podstawowe
Dofinansowanie jest przyznane w PLN, przeliczone po kursie 4,3122 Dofinansowanie obejmuje 100% wartości projektu, ale jest wypłacane w transzach Projekt mógł rozpocząć się najwcześniej , a zakończyć najpóźniej Projekt może trwać od 12 do 24 miesięcy Okres realizacji projektu jest okresem kwalifikowalności kosztów Projekt jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w 94,29% oraz ze środków krajowych w 5,71%

4 Płatność zaliczki (max. 80%)
Kontraktowanie Płatność zaliczki (max. 80%) Realizacja projektu Złożenie raportu końcowego Akceptacja raportu (płatność końcowa – max. 20%) Raport przejściowy i płatność zaliczkowa 40% (jeśli dotyczy) Aktualne konto bankowe

5 Kontraktowanie 1. Złożenie Ankiety beneficjenta w systemie on-line FRSE 2. Uzupełnienie / uaktualnienie dokumentów w Portalu użytkownika URF 3. Wypełnienie i przesłanie do Fundacji Formularza kontraktowego 4. Przesłanie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy 5. Udostępnienie umowy w systemie onLine FRSE 6. Podpisanie umowy przez wszystkie strony Ankietę i formularz składa się tylko w systemie onLine FRSE, bez konieczności przesłania kopii papierowej do FRSE

6 Instytucje niepubliczne (umowa z zabezpieczeniem)
Instytucje niepubliczne, których łączna wartość uzyskanego dofinansowania przekracza ,00 EUR w ramach pojedynczego lub/i wielu projektów, które otrzymały dofinansowanie ze środków programu Erasmus+ i/lub projektów realizowanych ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój realizowanych na zasadach programu Erasmus+. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy Raty 40% i 40% z raportem przejściowym + Weksel in blanco z deklaracją wekslową Brak poprawnie wystawionego weksla i deklaracji wekslowej blokuje możliwość przekazania I transzy środków (40%).

7 power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
Umowa finansowa MONO – dla pojedynczego Beneficjenta MULTI – dla wielu Beneficjentów (konsorcjum) PJB – dla Beneficjentów będących Państwowymi Jednostkami Budżetowymi Warunki szczegółowe Załączniki Załączniki są dołączone do umowy lub dostępne na stronie internetowej FRSE (zakładka Umowa finansowa) Warunki szczegółowe są zindywidualizowane dla każdego beneficjenta. Warunki ogólne są dokumentem uniwersalnym dla każdego beneficjenta, tak samo jako większość załączników. Dokumenty do pobrania na stronie internetowej. power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

8 Umowa finansowa (warunki szczegółowe)
Przedmiot umowy Obowiązywanie i okres trwanie umowy Maksymalna kwota i forma dofinansowania przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu (bez aneksu) Sprawozdawczość i ustalenia dot. płatności płatności zaliczkowe raporty przejściowe (jeśli dotyczy) raport końcowy płatność końcowa Przedmiot umowy Tytuł projektu Grupa docelowa Nieuprawniona mobilność w ramach projektu – konkurs 2017 i 2018 Zobowiązania do: podpisania umowy przed wyjazdem z każdym uczestnikiem, przekazania danych do FRSE w ciągu 3 dni, raport uczestnika w ciągu 14 dni Sprawozdawczość i ustalenia dot. płatności Płatność zaliczkowa w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy Raport końcowy w ciągu 60 dni od daty zakończenia projektu z art. I.2.2 Płatność końcowa w ciągu 60 dni od zatwierdzenia raportu i wszystkich załączników Nie ma możliwości zwrotu środków na koniec roku kalendarzowego ze względu na wewnętrzne rozliczenie np. Organu Prowadzącego. Zwrot środków jest równoznaczny z zerwaniem umowy. power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

9 Umowa finansowa (warunki szczegółowe)
Polityka kursowa Rachunek bankowy Organu Prowadzącego / Beneficjenta Dane kontaktowe Beneficjenta i FRSE Zapisy dot. ochrony i bezpieczeństwa uczestników, narzędzi informatycznych, monitoringu i ewaluacji Podpisy i pieczęcie stron umowy Artykuł I.15 – Wsparcie językowe ON-LINE (OLS) – nie dotyczy Artykuł I.16 – dodatkowe warunki wymagane przepisami obowiązującymi w POWER power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

10 Umowa finansowa (wersja papierowa)
WARUNKI SZCZEGÓŁOWE + załączniki: 0. Dane identyfikacyjne Umowy (strona zerowa) II. Opis projektu, Szacunkowy budżet projektu w przypadku konsorcjum: II. Opis projektu, Szacunkowy budżet projektu, Lista pozostałych beneficjentów; Podpisana przez obie strony. power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

11 Umowa finansowa (załączniki)
Warunki Ogólne Opis projektu, Szacunkowy budżet projektu Zasady finansowe i umowne Stawki mające zastosowanie w Umowie Wzory umów z uczestnikami Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania do FRSE Formularz zgłoszeniowy Wzór upoważnienia i odwołania do przetwarzania danych Wzór potwierdzenia otrzymanych środków (udostępniony w systemie dokumentów Online FRSE) Załączniki Dołączone do umowy lub dostępne na stronie internetowej FRSE w przypadku KONSORCJUM V. Pełnomocnictwa udzielone koordynatorowi przez pozostałych beneficjentów - MANDATE power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

12 Umowa finansowa (warunki ogólne)
Dokument uniwersalny dla każdego beneficjenta: Część A - Postanowienia prawne i administracyjne Część B - Postanowienia finansowe Zachęcamy do pobrania ze strony internetowej i zapoznania się z zapisami określającymi np.: wypowiedzenie umowy przez Beneficjenta – w uzasadnionych przypadkach, przedstawiając precyzyjne dowody, za pomocą pisemnego powiadomienia z określeniem terminu wypowiedzenia Część A: Postanowienia prawne i administracyjne odpowiedzialność związana z realizacją projektu konflikt interesów przetwarzanie danych osobowych ekspozycja informacji o finansowaniu umowy z funduszy UE prawo własności Beneficjenta do rezultatów zawieranie umów z podwykonawcami i udzielanie zamówień publicznych zmiany umowy (wniosek o aneks najpóźniej 1 miesiąc przed datą zakończenia projektu) zawieszenie realizacji projektu wypowiedzenie umowy Część B - Postanowienia finansowe koszty kwalifikowalne zawieszenie płatności obliczanie ostatecznej kwoty dofinansowania procedura zwrotu środków finansowych kontrole i audyty prowadzone przez NA, KE lub inne upoważnione instytucje zewnętrzne obowiązek przechowywania oryginalnej dokumentacji power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

13 Umowa finansowa (warunki ogólne)
Wypowiedzenie umowy przez FRSE: zmiana sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub własnościowej Beneficjenta, która znacząco wpływa na realizację umowy jeśli Beneficjent nie realizuje projektu zgodnie z założeniami siła wyższa ogłoszenie upadłości Beneficjenta lub wszczęcie wobec niego postępowania likwidacyjnego lub postępowania o podobnym charakterze power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

14 Zmiany w projekcie / umowie
zmiany nie mogą wpływać na pogorszenie jakości projektu o zaistniałych zmianach beneficjent powinien powiadomić opiekuna projektu ze strony FRSE pisemnie: mailem lub listownie i otrzymać akceptację FRSE w przypadku zmian wymagających aneksowania umowy należy przesłać do FRSE Wniosek o zmianę z odpowiednim wyprzedzeniem (formularz wniosku o zmianę dostępny na stronie internetowej) power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

15 Aneksowanie Umowy finansowej
zmiana formy prawnej i nazwy beneficjenta zmiana organu prowadzącego zmiana składu grupy partnerskiej zmiana rachunku bankowego Zmiana okresu realizacji projektu Zmiana harmonogramu sprawozdawczości Zmiany w budżecie Wniosek o zmianę najpóźniej 1 miesiąc przed datą zakończenia projektu, ale przed zaistnieniem zmiany power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

16 Zmiany które nie wymagają aneksowania
przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu wskazane w Warunkach Szczegółowych zmiana adresu beneficjenta zmiana uczestnika zmiana terminu wyjazdu zmiana osoby kontaktowej Brak konieczności aneksowania nie zwalnia z obowiązku informowania o zmianach FRSE Nie oznacza to, że nie wymagają zgłoszenia do FRSE. power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

17 Identyfikacja wizualna
Obowiązkowo należy oznaczać właściwymi logotypami: działania informacyjne i promocyjne związane z projektem dokumenty związane z projektem podawane do wiadomości publicznej i przeznaczone dla uczestników projektów KARTA WIZUALIZACJI W TECZKACH!!! Kwestia używania logotypów z flagą Polski. power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

18 Identyfikacja wizualna
Obowiązkowo należy oznaczyć miejsce realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia, czyli miejsce realizacji stażu/szkolenia zagranicznego - PLAKAT power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

19 Identyfikacja wizualna
Błędne jest używanie logotypów np. programu Erasmus+ i FRSE Należy dopilnować poprawnego informowania o źródle dofinansowanie w publikacjach lub artykułach internetowych lub materiałach przygotowywanych przez partnerów zagranicznych

20 power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe
Zasad równości szans sposób dotarcia do grupy docelowej projektu – informowanie potencjalnych uczestników o projekcie różnymi kanałami i sprawdzanie, czy język używany w informacji o projekcie nie jest stereotypowy i nie wyklucza żadnej z płci lub osób z niepełnosprawnościami rekrutacja - zapis w umowie finansowej z FRSE o niedopuszczeniu do jakiejkolwiek dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, wyznanie, przynależność rasową, etniczną, religijną, niepełnosprawność czy orientację seksualną - zasadność udziału w mobilności powinna być rozpatrywana jedynie w oparciu o kryteria merytoryczne. W trakcie wdrażania zasady równości szans prosimy mieć na uwadze, że polityka równości w realizowanym projekcie nie oznacza, że beneficjent powinien zachować parytet 50/50 power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

21 Kwartalny monitoring projektów
Raz na trzy miesiące Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju przekazuje do FRSE wylosowaną próbę projektów i uczestników na potrzeby własnej kontroli FRSE kieruje do beneficjentów maile z prośbą o pilne przesłanie skanów dokumentów źródłowych lub wprowadzenie korekt w danych uczestników Przykładowe dokumenty źródłowe: Umowa finansowa pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności ze wszystkimi załącznikami Certyfikat Zalecamy dopilnować jakości sporządzanych dokumentów – zgodność dat, podpis w oryginale, czytelność dokumentu Nie oznacza to, że nie wymagają zgłoszenia do FRSE. power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

22 POWERGEDON To przedsięwzięcie, które zostało zainicjowane na 60-lecie istnienia Europejskiego Funduszu Społecznego, 5-lecie realizacji projektów ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji, a także 30-lecie Programu Erasmus + w Europie. W ramach dwudniowego wydarzenia zapraszamy na konferencję (I dzień) oraz do zmagań w zespołach projektowych (II dzień). W 2018 r. zorganizowaliśmy II edycję wydarzenia w której wzięło udział 20 drużyn 4 osobowych (przedstawicieli beneficjentów).

23 POWER MASTER – CYKL WARSZTATÓW TEMATYCZNYCH
Warsztaty podnoszące kompetencje zespołów projektowych - Skuteczność, Jakość, Innowacyjność w projektach POWER VET Celem warsztatów POWER MASTER jest podniesienie jakości wybranych etapów realizacji projektów mobilności POWER VET w kontekście konkretnego obszaru zawodowego w którym realizowany jest projekt. Dotychczas zorganizowaliśmy spotkania dla sektora zielonego (Bory Tucholskie) oraz budowlanego (Zakopane). Jeżeli mają Państwo pomysły na ciekawe warsztaty POWER MASTER w Państwa regionie serdecznie zapraszamy do kontaktu!

24 Zespół POWER Kształcenie i szkolenie zawodowe