Microsoft® Office SharePoint® 2007 — szkolenie

Prezentacja na temat: "Microsoft® Office SharePoint® 2007 — szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Microsoft® Office SharePoint® 2007 — szkolenie
[Nazwa firmy] przedstawia: Microsoft® Office SharePoint®  2007 — szkolenie Przed rozpoczęciem: Uczestnicy tego kursu powinni znać podstawowe pojęcia związane z przepływami pracy albo skorzystać z prezentacji szkoleniowej „Przepływy pracy I. Podstawowe informacje” dostępnej w witrynie Microsoft Office Online. [Notatki dla wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów. Animacje programu Adobe Flash: Ten szablon zawiera animacje Flash. Są one odtwarzane w programie PowerPoint 2000 i w nowszych wersjach. Aby zapisać ten szablon w programie PowerPoint 2007, należy zapisać go w formacie plików starszych wersji programu PowerPoint: Prezentacja programu PowerPoint 97–2003 (*.ppt) lub Szablon programu PowerPoint 97–2003 (*.pot). Typy plików są widoczne w oknie dialogowym Zapisywanie jako obok pozycji Zapisz jako typ. Ostrzeżenie: Jeśli zostanie wybrany format programu PowerPoint 2007, taki jak Prezentacja programu PowerPoint (*.pptx) lub Szablon programu PowerPoint (*.potx), animacje nie zostaną zachowane w zapisanym pliku. Uwaga dodatkowa: Ta prezentacja zawiera animacje Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. Jeśli informacje nie zostaną dodane do właściwości samego pliku Flash, to ostrzeżenie nie będzie miało zastosowania do prezentacji. Należy kliknąć przycisk OK w oknie komunikatu.] Przepływy pracy III. Zbieranie podpisów cyfrowych pliku

2 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Zawartość kursu Omówienie: składanie podpisu Lekcja: jak zbierać podpisy Na końcu lekcji znajduje się krótki zestaw pytań umożliwiających sprawdzenie zrozumienia materiału. Workflows III: Collect digital signatures for a file

3 Omówienie: składanie podpisu
Czy Twoja organizacja korzysta z witryny programu Microsoft Office SharePoint Server 2007? Czy użytkownicy muszą podpisywać pliki? Jeśli odpowiedzi na te pytania są twierdzące, warto zapoznać się z przepływem pracy Zbieranie podpisów, który umożliwia szybkie i łatwe zbieranie podpisów pliku. Workflows III: Collect digital signatures for a file

4 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Cele kursu Zapoznanie się z zastosowaniami przepływu pracy Zbieranie podpisów. Przygotowanie pliku do użycia w przepływie pracy Zbieranie podpisów. Zapoznanie się z działaniem przepływu pracy i jego wynikami. Workflows III: Collect digital signatures for a file

5 Lekcja Jak zbierać podpisy

6 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Jak zbierać podpisy Czy w firmie są używane pliki, które muszą być podpisywane przez pracowników? Czy często trzeba zbierać podpisy od różnych pracowników? Zamiast chodzić od biura do biura warto użyć przepływu pracy Zbieranie podpisów. Umożliwia on zbieranie podpisów cyfrowych plików przechowywanych w witrynie programu SharePoint Server 2007. Taka sytuacja może na przykład dotyczyć kierownika, który wymaga od pracowników podpisywania formularzy ocen lub raportów z wydatków. Na następnej stronie zostanie wyjaśnione, co to jest podpis cyfrowy. Workflows III: Collect digital signatures for a file

7 Co to jest podpis cyfrowy?
Podpis cyfrowy to podpis wpisany za pomocą klawiatury, który można dodać do pliku. Zamiast podpisywania wydrukowanego dokumentu długopisem można podpisać plik elektronicznie, używając klawiatury. W tym przykładzie Anna Misiec, osoba odpowiedzialna za planowanie zdarzeń, utworzyła budżet na zbliżającą się konferencję. Anna podpisała plik, przez co wyraziła zgodę na prognozowane wydatki. Otrzymała również podpisy od Piotra i Tomasza, ponieważ oni również muszą zatwierdzić wszelkie wydatki Anny. Skuteczność takich podpisów zależy od kilku czynników. W firmie Anny mogą obowiązywać reguły określające, jakie są konsekwencje niedotrzymania podpisanego oświadczenia. Jednak ważniejszym czynnikiem jest miejscowe prawo, które określa skutki złożenia tego typu podpisu. Więcej informacji można uzyskać od przełożonego lub prawnika. Porada: W przypadku korzystania z komputera typu Tablet można złożyć podpis odręcznie. Można również wstawić obraz podpisu odręcznego. Informacje na ten temat znajdują się w dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze podano na końcu tego kursu. Workflows III: Collect digital signatures for a file

8 Zalety podpisów cyfrowych
Podpis cyfrowy to coś więcej niż tylko pole z wpisanym nazwiskiem. Do takiego podpisu jest dołączony certyfikat cyfrowy. Do podpisu cyfrowego jest dołączony certyfikat cyfrowy. Umożliwia on sprawdzenie tożsamości określonej w podpisie. Certyfikaty są wystawiane przez urząd certyfikacji i mogą wygasnąć lub zostać cofnięte, podobnie jak na przykład prawo jazdy. Poprawność podpisu można sprawdzić na różne sposoby. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze podano na końcu tego kursu. Workflows III: Collect digital signatures for a file

9 Zalety podpisów cyfrowych (ciąg dalszy)
Oto kolejna ważna informacja dotycząca podpisów cyfrowych i plików: Kiedy plik zostanie podpisany po raz pierwszy, będzie dostępny w trybie tylko do odczytu. Później można dodawać inne podpisy, ale nie można już modyfikować pliku. Dzięki temu wszystkie osoby podpisujące plik będą miały pewność, że jego zawartość nie zmieniła się. Ważne: Podpisy cyfrowe pakietu Microsoft Office są podobne do podpisów składanych na dokumentach papierowych, ale oferują większą wygodę. Ta funkcja umożliwia weryfikowanie integralności dokumentów. Jednak w poszczególnych krajach mogą obowiązywać odmienne przepisy, więc firma Microsoft nie może zagwarantować, że podpis cyfrowy będzie miał moc prawną. Workflows III: Collect digital signatures for a file

10 Jak uzyskać certyfikat cyfrowy?
Jak zatem uzyskać certyfikat cyfrowy? Certyfikat jest często wystawiany przez dział informatyczny i umieszczany na komputerze użytkownika, więc zazwyczaj nie trzeba wykonywać dodatkowych czynności. Wystarczy podpisać plik, a certyfikat zostanie z nim skojarzony automatycznie. Jeśli jednak użytkownik nie posiada certyfikatu i chce podpisywać pliki, musi uzyskać certyfikat. W dalszej części kursu zostanie omówione, jak można uzyskać certyfikat cyfrowy (jeśli nie został jeszcze wystawiony). Workflows III: Collect digital signatures for a file

11 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Wymagania Podpisy przedstawione w tym kursie są dostępne tylko w programach Microsoft Office® Word i Microsoft Office® Excel® 2007. Proces opisany w tym kursie dotyczy programu Excel 2007, lecz przebiega on tak samo w programie Word 2007. Workflows III: Collect digital signatures for a file

12 Przygotowywanie pliku do dodawania podpisów
Czas przejść do sedna sprawy: jak dodać podpisy do pliku. Aby Anna mogła zebrać podpisy, musi przygotować plik. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. [Notatka dla wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Adobe Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Najpierw należy dodać do pliku trzy puste wiersze podpisu, tak aby były wyświetlane miejsca na podpisy trzech osób: Anny, Piotra i Tomasza. Sposób wykonania tej czynności przedstawiono na animacji. Workflows III: Collect digital signatures for a file

13 Przygotowywanie pliku do dodawania podpisów
Czas przejść do sedna sprawy: jak dodać podpisy do pliku. Aby Anna mogła zebrać podpisy, musi przygotować plik. Najpierw należy dodać do pliku trzy puste wiersze podpisu, tak aby były wyświetlane miejsca na podpisy trzech osób: Anny, Piotra i Tomasza. [Notatka dla wykładowcy: Ten i następny slajd są prawie takie same jak poprzedni, lecz zawierają grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tych slajdów, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten i następny slajd lub slajd 12 przed rozpoczęciem prezentacji.] Workflows III: Collect digital signatures for a file

14 Przygotowywanie pliku do dodawania podpisów
Anna umieszcza kursor w pliku. Klika kartę Wstawianie, a następnie klika przycisk Wiersz podpisu, jak pokazano na ilustracji. Następnie wpisuje swoje imię i nazwisko, stanowisko oraz adres . Powtarza ten proces, używając informacji dotyczących Piotra Wysockiego i Tomasza Batora. Następnie Anna zapisuje plik. [Notatka dla wykładowcy: Ten i poprzedni slajd są prawie takie same jak slajd 12, lecz zawierają grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tych slajdów, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten i poprzedni slajd lub slajd 12 przed rozpoczęciem prezentacji.] Workflows III: Collect digital signatures for a file

15 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Składanie podpisu Przed uruchomieniem przepływu pracy Anna musi wykonać jeszcze jedną czynność: złożyć swój podpis. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. [Notatka dla wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Adobe Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Od tego momentu plik będzie dostępny dla innych użytkowników w trybie tylko do odczytu, co pozwoli zagwarantować, że w dokumencie nie zostaną wprowadzone żadne zmiany do czasu złożenia podpisów przez Piotra i Tomasza. Workflows III: Collect digital signatures for a file

16 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Składanie podpisu Przed uruchomieniem przepływu pracy Anna musi wykonać jeszcze jedną czynność: złożyć swój podpis. Od tego momentu plik będzie dostępny dla innych użytkowników w trybie tylko do odczytu, co pozwoli zagwarantować, że w dokumencie nie zostaną wprowadzone żadne zmiany do czasu złożenia podpisów przez Piotra i Tomasza. Aby złożyć swój podpis, Anna klika dwukrotnie utworzony wiersz podpisu, a następnie wpisuje swoje imię i nazwisko obok znaku X. Kiedy kliknie przycisk OK, plik zostanie oznaczony etykietą Tylko do odczytu na pasku tytułu, jak pokazano na ilustracji.  [Notatka dla wykładowcy: Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji]. Workflows III: Collect digital signatures for a file

17 Sposób działania przepływu pracy
Nadszedł czas, aby uruchomić przepływ pracy umożliwiający zebranie dwóch pozostałych podpisów. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Oto cały proces: Anna klika przycisk Microsoft Office, a następnie klika polecenie Przepływy pracy. Następnie klika przycisk Uruchom obok pozycji Zbieranie podpisów. Piotr odbiera wiadomość , klika łącze do pliku, a następnie klika dwukrotnie odpowiedni wiersz podpisu. Piotr wpisuje swoje imię i nazwisko obok znaku X, a następnie klika przycisk OK. Tomasz wykonuje te same czynności. W kolumnie Zbieranie podpisów w bibliotece dokumentów jest wyświetlany stan Ukończone. [Notatka dla wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Adobe Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] W przeciwieństwie do innych przepływów pracy, ten przepływ pracy należy uruchomić w używanym programie. Na animacji przedstawiono uruchamianie przepływu pracy przez Annę oraz czynności wykonywane przez pozostałe osoby biorące w nim udział. Workflows III: Collect digital signatures for a file

18 Sposób działania przepływu pracy
Nadszedł czas, aby uruchomić przepływ pracy umożliwiający zebranie dwóch pozostałych podpisów. W przeciwieństwie do innych przepływów pracy, ten przepływ pracy należy uruchomić w używanym programie. Najpierw kliknij przycisk Microsoft Office i kliknij polecenie Przepływy pracy. Następnie, jak pokazano na ilustracji, kliknij przycisk Uruchom obok pozycji Zbieranie podpisów. Oto co się dzieje po kliknięciu przez Annę przycisku Uruchom: Piotr odbiera wiadomość , klika łącze do pliku, a następnie klika dwukrotnie odpowiedni wiersz podpisu. Piotr wpisuje swoje imię i nazwisko obok znaku X, a następnie klika przycisk OK. Tomasz wykonuje te same czynności. W kolumnie Zbieranie podpisów w bibliotece dokumentów jest wyświetlany stan Ukończone. [Notatka dla wykładowcy: Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji]. Workflows III: Collect digital signatures for a file

19 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Certyfikat Jeśli osoba składająca podpis nie ma certyfikatu cyfrowego, podczas próby podpisania pliku może pojawić się komunikat pokazany na ilustracji. Zawiera on informację o tym, że jest potrzebny identyfikator cyfrowy. Najlepszym rozwiązaniem jest kliknięcie pierwszej opcji, umożliwiającej uzyskanie identyfikatora cyfrowego od partnera firmy Microsoft. Po kliknięciu przycisku OK zostanie wyświetlona strona sieci Web z listą dostępnych dostawców. „Identyfikator cyfrowy” to po prostu inna nazwa certyfikatu cyfrowego. Workflows III: Collect digital signatures for a file

20 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Pytanie testowe 1 Jak można uruchomić przepływ pracy Zbieranie podpisów? Wybierz jedną odpowiedź. Tak jak pozostałe dwa przepływy pracy — umieszczając wskaźnik na pliku w bibliotece, klikając strzałkę, która zostanie wyświetlona, a następnie klikając polecenie Przepływy pracy. Umieszczając wskaźnik na pliku w Eksploratorze Windows, a następnie klikając polecenie Uruchom przepływ pracy. Otwierając plik z biblioteki, klikając kartę Wstawianie, a następnie klikając przycisk Wiersz podpisu. Otwierając plik z biblioteki, klikając przycisk MicrosoftOffice, a następnie klikając polecenie Przepływy pracy. Workflows III: Collect digital signatures for a file

21 Pytanie testowe 1: odpowiedź
Otwierając plik z biblioteki, klikając przycisk Microsoft Office, a następnie klikając polecenie Przepływy pracy. Następnie należy wybrać przepływ pracy Zbieranie podpisów. Workflows III: Collect digital signatures for a file

22 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Pytanie testowe 2 Co to jest certyfikat cyfrowy? Wybierz jedną odpowiedź. Imię i nazwisko użytkownika wpisane w pliku za pomocą klawiatury. Imię i nazwisko użytkownika wpisane za pomocą klawiatury lub odręcznie (w przypadku korzystania z komputera typu Tablet). Obiekt, który można wstawić do pliku przez kliknięcie przycisku Wiersz podpisu na karcie Wstawianie.  Metoda sprawdzania tożsamości określonej w podpisie cyfrowym. Workflows III: Collect digital signatures for a file

23 Pytanie testowe 2: odpowiedź
Metoda sprawdzania tożsamości określonej w podpisie cyfrowym. Certyfikat cyfrowy jest dołączony do podpisu. Certyfikaty są wystawiane przez urząd certyfikacji i mogą wygasnąć lub zostać cofnięte, podobnie jak na przykład prawo jazdy. Workflows III: Collect digital signatures for a file

24 Workflows III: Collect digital signatures for a file
Pytanie testowe 3 Co się dzieje po podpisaniu pliku przez pierwszą osobę? Wybierz jedną odpowiedź. Plik zostaje zablokowany i nie można go ponownie otworzyć. Plik jest udostępniany w trybie tylko do odczytu, tak aby nie można było wprowadzać w nim zmian. Plik można w dalszym ciągu modyfikować, dzięki czemu mogą go podpisać inni użytkownicy. Plik zostaje wysłany do osoby, która zainicjowała przepływ pracy, w postaci załącznika wiadomości . Workflows III: Collect digital signatures for a file

25 Pytanie testowe 3: odpowiedź
Plik jest udostępniany w trybie tylko do odczytu, tak aby nie można było wprowadzać w nim zmian. Plik jest udostępniany w trybie tylko do odczytu, tak aby pozostałe osoby podpisujące plik nie mogły go modyfikować. Plik można w dalszym ciągu podpisywać, lecz nie można wprowadzać w nim zmian. Workflows III: Collect digital signatures for a file

26 Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Workflows III: Collect digital signatures for a file