Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie

Prezentacja na temat: "Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie
Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Program Microsoft® Office Outlook®  2007 — szkolenie Przed rozpoczęciem Uczestnicy tego kursu mogą też być zainteresowani prezentacją szkoleniową zatytułowaną „Zarządzanie skrzynką pocztową I. Określanie i zmniejszanie jej rozmiaru”. [Notatka dla wykładowcy: Aby uzyskać szczegółową pomoc dotyczącą dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów]. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

2 Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania
Zawartość kursu Omówienie: powody i metody przechowywania Lekcja: przechowywanie wiadomości na komputerze lokalnym Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

3 Omówienie: powody i metody przechowywania
Załóżmy, że chcesz zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej, przechowując wiadomości na własnym komputerze zamiast na serwerze. A może po prostu chcesz przenieść niektóre wiadomości związane z ważnym projektem z jednego komputera na drugi. W programie Outlook można przechowywać wiadomości w folderze osobistym, używając jednej z dwóch metod, które zostaną omówione podczas tego kursu. Folder osobisty jest nazywany plikiem folderów osobistych lub plikiem PST. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

4 Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania
Cele kursu Poznanie zalet (i wad) przechowywania wiadomości na własnym komputerze. Rozróżnienie między dwiema podstawowymi metodami realizacji magazynu osobistego: Folderami archiwum i Folderami osobistymi. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

5 Przechowywanie wiadomości na komputerze lokalnym
Lekcja Przechowywanie wiadomości na komputerze lokalnym

6 Przechowywanie wiadomości na komputerze lokalnym
Tworzenie i używanie folderów osobistych (plików PST) w programie Outlook jest proste. Oto kilka powodów, dla których warto ich używać. Przykładowe powody używania folderów osobistych to między innymi chęć zwolnienia miejsca na serwerze, lepszego prowadzenia dokumentacji czy zwiększenia możliwości przenoszenia informacji. Zwalnianie miejsca na serwerze. Taka potrzeba może na przykład wystąpić, gdy administrator systemu przysyła przypomnienia o tym, że wkrótce skrzynka pocztowa osiągnie limit rozmiaru. Lepsze prowadzenie dokumentacji. W folderach osobistych można przechowywać wiadomości na potrzeby prywatne lub służbowe. Magazyn PST ułatwia kontrolowanie obiegu dokumentów. Przenośność. Folderów osobistych można używać do przenoszenia albo kopiowania wiadomości na inny komputer bądź tworzenia ich kopii zapasowych na dysku CD-ROM lub na dysku USB. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

7 Zastanów się przed utworzeniem magazynu
Pomimo przedstawionych wcześniej zalet magazynu lokalnego nie jest to rozwiązanie dla każdego. Poniżej wymieniono zagadnienia, o których warto pamiętać. Dostęp do pliku PST jest możliwy tylko z jednego komputera w danym momencie. Wiadomości przechowywane w pliku PST nie są tak dostępne jak te umieszczone na serwerze poczty . Nie można ich odczytywać z wielu komputerów. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

8 Zastanów się przed utworzeniem magazynu
Pomimo przedstawionych wcześniej zalet magazynu lokalnego nie jest to rozwiązanie dla każdego. Poniżej wymieniono zagadnienia, o których warto pamiętać. Plik PST może być otwarty w danym momencie tylko przez jedną osobę. Nawet w przypadku udostępniania komputera i uprawnień dostępu do pliku PST, każdy użytkownik musi go zamknąć, zanim będzie mógł go otworzyć kolejny użytkownik. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

9 Zastanów się przed utworzeniem magazynu
Pomimo przedstawionych wcześniej zalet magazynu lokalnego nie jest to rozwiązanie dla każdego. Poniżej wymieniono zagadnienia, o których warto pamiętać. Zasady obowiązujące w firmie mogą nie zezwalać na lokalne przechowywanie informacji. Niektóre firmy stosują reguły określające, jakie informacje mogą być przechowywane przez użytkowników, a jakie nie. Te zasady mogą nie zezwalać na tworzenie plików PST (lub co najmniej wskazywać, że jest to niezalecane). Zamiast możliwości przenoszenia wiadomości do tworzonych samodzielnie folderów mogą być udostępnione specjalne „foldery zarządzane”. Są one zwykle tworzone i zarządzane przez administratora systemu. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

10 Archiwizacja — w odpowiednim czasie
Teraz zostaną omówione metody przechowywania, począwszy od archiwizacji znanej też jako funkcja autoarchiwizacji. W typowej instalacji programu Outlook funkcja autoarchiwizacji jest domyślnie włączona. Gdy zostanie kliknięty przycisk  Tak w oknie komunikatu „Czy chcesz przeprowadzić teraz Autoarchiwizację starych elementów?”, funkcja autoarchiwizacji realizuje tę operację. Zgodnie z treścią komunikatu funkcja autoarchiwizacji przenosi wiadomości na podstawie ich wieku. Jest to wykonywane regularnie (na przykład co 14 dni), jeśli użytkownik wyrazi na to zgodę. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

11 Archiwizacja — w odpowiednim czasie
Ilustracja przedstawia proces archiwizacji. Aby rozpocząć ten proces, kliknij przycisk Tak. Wiadomości są przenoszone ze skrzynki pocztowej… …do tworzonego przez program Outlook folderu o nazwie Foldery archiwum. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

12 Archiwizacja — w odpowiednim czasie
Wszystkie podfoldery w skrzynce pocztowej są automatycznie odzwierciedlane w Folderach archiwum. Wiadomości są przenoszone do tych podfolderów zgodnie z ich umiejscowieniem w skrzynce pocztowej. Oznacza to, że archiwum ma taką samą organizację jak skrzynka pocztowa — odzwierciedloną w folderze o nazwie Foldery archiwum. Na ilustracji foldery Wypożyczalnia nart i Contoso są widoczne w Folderach archiwum tak samo jak w skrzynce pocztowej. Czy widzisz, jak działa archiwum? Program Outlook automatycznie wykonuje większość operacji. Jeśli cenisz porządek i chcesz go zachować przy minimalnym nakładzie pracy, funkcja archiwizacji może okazać się dla Ciebie dobrą metodą. W dalszej części znajduje się porównanie Folderów archiwum z Folderami osobistymi. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

13 Foldery osobiste — maksymalna kontrola
Inaczej niż w przypadku archiwizacji — stosowanie metody Folderów osobistych wymaga wykonania pewnych czynności. W tym przypadku należy samodzielnie utworzyć foldery i umieścić w nich wiadomości. Wiadomości można przenosić, przeciągając je, korzystając z poleceń menu lub tworząc własne reguły. Jakie są zalety tego rozwiązania? Umożliwia ono zorganizowanie wiadomości według własnych preferencji. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

14 Foldery osobiste — maksymalna kontrola
Czy odpowiada Ci takie rozwiązanie? Jeśli tak, to kontrola nad wiadomościami oferowana przez Foldery osobiste na pewno spełni Twoje oczekiwania. Wolisz mieć pustą skrzynkę odbiorczą. Katalogujesz wiadomości zaraz po przeczytaniu. Grupujesz wiadomości według projektów, tematów lub innych głównych kategorii. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

15 Foldery osobiste — maksymalna kontrola
Czy odpowiada Ci takie rozwiązanie? Jeśli tak, to kontrola nad wiadomościami oferowana przez Foldery osobiste na pewno spełni Twoje oczekiwania. Chcesz projektować systemy katalogowania i aktualizować je po zakończeniu starych projektów oraz przy rozpoczynaniu nowych. Tworzysz reguły przenoszenia wiadomości do określonych lokalizacji. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

16 W obu metodach są używane pliki PST
Jak już wyjaśniono, zarówno używanie Folderów archiwum, jak i używanie Folderów osobistych uwzględnia przenoszenie (nie kopiowanie) wiadomości do folderu programu Outlook. Kolejną wspólną cechą obu metod jest to, że foldery, podfoldery i umieszczane w nich wiadomości są przechowywane na komputerze w pliku, który jest nazywany plikiem danych programu Outlook. Ponadto w przypadku obu metod zawsze można uzyskać dostęp do przeniesionych wiadomości z poziomu folderu w okienku nawigacji programu Outlook. Plik danych programu Outlook jest też nazywany plikiem folderów osobistych programu Office Outlook, plikiem PST oraz magazynem osobistym (ponieważ użytkownik przechowuje ten plik PST na własnym komputerze). Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

17 Jeszcze jeden typ folderu osobistego
W przypadku niektórych typów kont poczta jest dostarczana bezpośrednio do folderu osobistego, tak jak to widać na ilustracji. Jeśli poczta jest dostarczana bezpośrednio na Twój komputer, w okienku nawigacji obok ikony Skrzynka pocztowa jest widoczna nazwa Foldery osobiste. Poczta jest dostarczana bezpośrednio na komputer, gdy jest używane konto typu POP3 lub gdy jest to określone w konfiguracji używanego konta serwera Microsoft Exchange. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

18 Jeszcze jeden typ folderu osobistego
Co to oznacza? Zwykle w takim przypadku poczta e- mail jest dostarczana bezpośrednio do pliku PST na komputerze (domyślnie jest to plik Outlook.pst). Nawet gdy poczta jest dostarczana do folderu osobistego tego typu, można dodatkowo używać archiwum lub samodzielnie utworzonego folderu osobistego. Ze względu na ograniczoną ilość miejsca i zapełnianie się folderów dodatkowa organizacja może ułatwić szybsze wyszukiwanie potrzebnych informacji. Masz wątpliwości, jakiego typu jest Twoje konto lub czy te informacje są Ci potrzebne? Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna (odpowiednie łącze umieszczono na końcu tego kursu). Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

19 Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania
Propozycje ćwiczeń Zapoznaj się z okienkiem nawigacji. Dokładniej przyjrzyj się plikom danych programu Outlook. [Notatka dla wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń]. Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

20 Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania
Pytanie testowe 1 Która metoda przechowywania umożliwia grupowanie wiadomości w folderach różniących się od folderów w skrzynce pocztowej (np. według projektu, tematu lub innej wybranej samodzielnie kategorii głównej)? Wybierz jedną odpowiedź. Archiwizowanie. Foldery osobiste. Obie powyższe metody. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

21 Pytanie testowe 1: odpowiedź
Foldery osobiste. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

22 Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania
Pytanie testowe 2 Na podstawie jakiej cechy funkcja autoarchiwizacji przenosi wiadomości? Wybierz jedną odpowiedź. Wiek. Rozmiar. Nadawca. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

23 Pytanie testowe 2: odpowiedź
Wiek. Archiwizowane są tylko elementy, których wiek przekracza określony próg. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

24 Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania
Pytanie testowe 3 Wiadomości zarówno w Folderach archiwum, jak i w Folderach osobistych są przechowywane w plikach PST. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

25 Pytanie testowe 3: odpowiedź
Prawda. Różnica polega na tym, że w przypadku Folderów archiwum program Outlook automatycznie tworzy plik PST. W przypadku Folderów osobistych trzeba to zrobić samodzielnie. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania

26 Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych podczas tego kursu można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania