Microsoft® Office Excel® 2007 — szkolenie

Prezentacja na temat: "Microsoft® Office Excel® 2007 — szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Microsoft® Office Excel® 2007 — szkolenie
Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Microsoft® Office Excel®  2007 — szkolenie [Notatka dla wykładowcy: Aby uzyskać szczegółową pomoc dotyczącą dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów.] Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

2 Zawartość kursu Omówienie: udostępnianie danych
Lekcja: udostępnianie danych programu Excel w witrynie programu SharePoint Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

3 Omówienie: udostępnianie danych
Czy w firmie jest używana witryna programu Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 lub Microsoft Office SharePoint Server 2007? Aby wiele osób mogło równocześnie aktualizować dane w jednym miejscu, można wyeksportować dane programu Excel do witryny programu SharePoint. Podczas tego szkolenia zostanie przedstawione umieszczanie danych w lokalizacji udostępnionej. Jeśli informacje znajdują się w lokalizacji udostępnionej, znanej wszystkim użytkownikom, można wprowadzać poprawki nawet wówczas, gdy inna osoba pracuje z danymi. Załóżmy na przykład, że istnieje lista nazwisk przygotowana w programie Excel. Można wyeksportować nazwiska do witryny programu SharePoint, aby każdy z użytkowników mógł dodawać swoje informacje bez czekania w przypadku, gdy inna osoba będzie dodawać informacje w tym samym czasie. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

4 Cele kursu Przygotowywanie danych do eksportu do witryny programu SharePoint przez konwertowanie ich na tabelę. Eksportowanie tabeli programu Excel do listy programu SharePoint. Edytowanie danych na liście programu SharePoint. Odświeżanie tabeli programu Excel w celu uwzględnienia zmian listy programu SharePoint. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

5 Udostępnianie danych programu Excel w witrynie programu SharePoint
Lekcja Udostępnianie danych programu Excel w witrynie programu SharePoint

6 Udostępnianie danych programu Excel w witrynie programu SharePoint
Dlaczego warto wyeksportować dane z programu Excel do witryny programu SharePoint zamiast udostępnić je przy użyciu poczty lub umieścić w folderze sieciowym? Witryna programu SharePoint jest lokalizacją udostępnioną w sieci Web, dzięki której każda osoba z odpowiednimi uprawnieniami może uzyskać dostęp do danych za pomocą przeglądarki sieci Web. Na tej ilustracji przedstawiono listę programu SharePoint. Każdy pracownik może dodawać swoje dane w dowolnej chwili, bez czekania w przypadku, gdy inna osoba pracuje z listą. Ilustracja przedstawia listę programu SharePoint, którą można traktować jak tabelę opartą na sieci Web. Grupa pracowników zgodziła się przedstawiać prezentacje w przerwie obiadowej. Marek podał już datę i tytuł swojej prezentacji. Teraz pozostałe osoby z listy powinny zrobić to samo. Aby dowiedzieć się więcej o produktach i technologiach SharePoint, należy skorzystać z łączy do informacji o produktach SharePoint Services 3.0 i SharePoint Server 2007, zamieszczonych w dokumencie Podręczna karta informacyjna na końcu kursu. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

7 Tworzenie tabeli Aby wyeksportować listę nazwisk do witryny programu SharePoint, uruchom program Excel i przygotuj dane do eksportu. W tym celu należy przekonwertować dane na tabelę programu Excel. Powoduje to zmianę wyglądu danych (przez dodanie formatowania tabeli), ale na tym etapie ważniejsze jest umożliwienie wyeksportowania danych do witryny programu SharePoint. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

8 Tworzenie tabeli Aby utworzyć tabelę, najpierw umieść kursor w obrębie danych. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela. Po kliknięciu przycisku OK program Excel doda naprzemienne cieniowanie do wierszy danych. Program Excel doda również strzałki Autofiltru do kolumn. Korzystanie z nich nie jest konieczne — stanowią zwykły element tabeli. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

9 Uzyskiwanie adresu sieci Web witryny programu SharePoint
Aby było możliwe wyeksportowanie tabeli do witryny programu SharePoint, należy uzyskać adres sieci Web (adres URL) tej witryny. Należy odczytać adres URL wyświetlany w górnej części okna, w pasku adresu. Istotna jest jedynie część poprzedzająca tekst „/default.aspx”, czyli „ w tym przykładzie. Jeśli adres sieci Web (adres URL) witryny nie jest znany, można go uzyskać w dziale informatycznym lub od innej osoby w firmie. W tym przykładzie istotny jest adres „ Ważne:  Aby można było wyeksportować tabelę, konieczne jest uprawnienie do tworzenia listy w witrynie programu SharePoint. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

10 Eksportowanie tabeli — część I
Czas umieścić tabelę w witrynie programu SharePoint. Na karcie Narzędzia tabel > Projektowanie, która pojawi się po utworzeniu tabeli, w grupie Dane tabeli zewnętrznej… …kliknij przycisk Eksportuj… …a następnie kliknij polecenie Eksportuj tabelę do listy programu SharePoint. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

11 Eksportowanie tabeli — część II
Zostanie uruchomiony kreator Eksportowanie tabeli do listy programu SharePoint. Wpisz lub wklej adres URL witryny programu SharePoint. Wpisz nazwę listy, na przykład Prezentacje szkoleniowe. Wpisz krótki opis przeznaczenia listy. Należy pamiętać, że potrzebna jest jedynie część adresu poprzedzająca tekst „/default.aspx”. Gdyby adres URL miał postać adres sieci Web listy miałby postać Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

12 Eksportowanie tabeli — część II
Zostanie uruchomiony kreator Eksportowanie tabeli do listy programu SharePoint. Określ, czy ma być możliwe aktualizowanie tabeli w programie Excel, gdy w późniejszym czasie nastąpią zmiany listy programu SharePoint. Jeśli ta funkcja ma być włączona, zaznacz pole wyboru Utwórz połączenie tylko do odczytu z nową listą programu SharePoint. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

13 Eksportowanie tabeli — część II
Zostanie uruchomiony kreator Eksportowanie tabeli do listy programu SharePoint. Kliknij przycisk Dalej w oknie dialogowym, aby sprawdzić, czy typy danych w każdej z kolumn zostały poprawnie rozpoznane. Następnie kliknij przycisk Zakończ. Program Excel automatycznie wyeksportuje tabelę jako listę do witryny programu SharePoint. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

14 Wyświetlanie nowej listy w witrynie programu SharePoint
W oknie dialogowym Windows SharePoint Services pojawi się łącze do listy. Można kliknąć przycisk OK, aby zamknąć to okno dialogowe, lub kliknąć łącze w oknie dialogowym, aby wyświetlić listę. Zostanie ona otwarta w witrynie programu SharePoint w widoku arkusza danych (przypominającym arkusz kalkulacyjny). Wszyscy użytkownicy będą mogli dodawać informacje do listy bez otwierania programu Excel! Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

15 Powiadamianie innych osób o lokalizacji listy
Kolejnym krokiem jest poinformowanie innych osób o lokalizacji listy w witrynie programu SharePoint. Można to zrobić na dwa sposoby. Wysyłanie łącza do listy. W pasku adresu u góry przeglądarki sieci Web jest wyświetlany adres URL listy. Dodanie listy do paska Szybkie uruchamianie programu SharePoint, znajdującego się z lewej strony większości witryn programu SharePoint. W przypadku pierwszej opcji należy zwrócić uwagę, że łącze adresu URL zawiera wyraz „lists”, ponieważ lista została automatycznie umieszczona w witrynie w folderze Listy (służącym do przechowywania wszystkich list programu SharePoint). Wartość „%20” w łączu odpowiada spacji w adresie URL. W przypadku drugiej opcji użytkownicy będą mogli kliknąć łącze na pasku Szybkie uruchamianie w obszarze Listy, aby uzyskać dostęp do prezentacji szkoleniowych. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

16 Korygowanie listy programu SharePoint
Po otwarciu listy w widoku arkusza danych każdy użytkownik z właściwym uprawnieniem może dodawać swoje dane, wpisując je w odpowiednich obszarach. Na przykład Magda może wpisać datę i nazwę swojej prezentacji. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

17 Aktualizowanie danych w tabeli programu Excel
Załóżmy, że inne osoby dodały swoje informacje do listy programu SharePoint. Można oczywiście przeglądać skorygowane dane na liście programu SharePoint. W razie potrzeby można też odświeżyć tabelę w programie Excel, aby wyświetlić w niej modyfikacje. Ta opcja jest dostępna pod warunkiem, że podczas eksportowania listy zostało zaznaczone pole wyboru dotyczące połączenia tylko do odczytu. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

18 Aktualizowanie danych w tabeli programu Excel
Załóżmy, że inne osoby dodały informacje do listy programu SharePoint. Aby odświeżyć dane, na karcie Narzędzia tabel > Projektowanie w grupie Dane tabeli zewnętrznej kliknij przycisk Odśwież. Dane w programie Excel zostaną zaktualizowane. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

19 Aktualizowanie danych w tabeli programu Excel
Skoro można odświeżać dane i pobierać aktualizacje z listy programu SharePoint do programu Excel, to powstaje pytanie, czy istnieje opcja wprowadzania zmian w programie Excel i wysyłania ich do listy programu SharePoint. Niestety jest to niemożliwe. Dane można jedynie edytować w witrynie programu SharePoint i odświeżać w programie Excel — odwrotna operacja nie jest dostępna. Można natomiast wprowadzić zmiany w programie Excel i wyeksportować tabelę jako nową listę programu SharePoint, używając innej nazwy dla nowej listy. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

20 Wersja ma znaczenie Ten kurs dotyczy sposobów eksportowania danych programu Excel do listy programu SharePoint w programie Windows SharePoint Services 3.0 lub Office SharePoint Server 2007. Starsze wersje tych programów mogą działać inaczej. Aby sprawdzić wersję używanego programu, należy zwrócić się do osoby odpowiedzialnej za witrynę. Użytkownik odpowiedzialny za witrynę musi skontaktować się z osobą, która skonfigurowała serwer. Jest to zazwyczaj pracownik działu informatycznego. Wbrew pozorom jest to częsty problem. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

21 Propozycje ćwiczeń Tworzenie tabeli.
Eksportowanie tabeli do witryny programu SharePoint. Dodawanie nazwy listy do paska Szybkie uruchamianie w witrynie programu SharePoint. Korygowanie danych listy. Odświeżanie tabeli programu Excel. Usuwanie listy programu SharePoint. [Notatka dla wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Excel 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Excel i witrynie programu SharePoint. Ważne: bez programu Excel 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagany jest program Excel 2007, dostęp do witryny opartej na programie Windows SharePoint Services 3.0 lub Office SharePoint Server 2007 oraz uprawnienie do tworzenia listy). Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

22 Pytanie testowe 1 Pierwszym krokiem procedury przenoszenia danych do listy programu SharePoint jest ich wyeksportowanie. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

23 Pytanie testowe 1: odpowiedź
Fałsz. Pierwszym krokiem jest utworzenie tabeli w programie Excel. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

24 Pytanie testowe 2 Po wyeksportowaniu tabeli programu Excel do listy programu SharePoint można poprawiać tę tabelę. Listę programu SharePoint można aktualizować z uwzględnieniem tych poprawek. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

25 Pytanie testowe 2: odpowiedź
Fałsz. Aktualizować można tabelę programu Excel, stosując zmiany listy programu SharePoint. Operacja odwrotna nie jest dostępna. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

26 Pytanie testowe 3 Do utworzenia listy programu SharePoint jest potrzebne uprawnienie. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

27 Pytanie testowe 3: odpowiedź
Prawda. Należy o nie poprosić osobę, która skonfigurowała serwer. Najczęściej jest to pracownik działu informatycznego. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

28 Dokument Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Udostępnianie danych programu Excel przez wyeksportowanie ich do witryny programu SharePoint

29 KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU
Ten szablon programu Microsoft Office PowerPoint® zawiera treść szkolenia dotyczącego udostępniania danych programu Microsoft Office Excel® dla wielu osób jednocześnie przez wyeksportowanie tych danych do witryny programu Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 lub Office SharePoint Server Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy osób, a w razie konieczności można go również dostosować. Zawartość tego szablonu opracowano na podstawie kursu szkoleniowego dostępnego w witrynie Microsoft Office Online — „Udostępnianie danych programu Excel innym osobom przez eksportowanie do witryny programu SharePoint”. Elementy szablonu Slajd tytułowy. Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, w miejsce którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst jest niepotrzebny, można usunąć to pole tekstowe. Animacje. W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Wkraczanie, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w starszych wersjach programu PowerPoint (od wersji 2000). Aby zmienić efekty animacji, należy otworzyć menu Pokaz slajdów, kliknąć polecenie Animacja niestandardowa i użyć opcji, które się pojawią. Jeśli ta prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX o nazwie Obiekt Shockwave Flash. W tym celu należy pobrać najnowszą wersję programu Adobe Flash Player z witryny firmy Adobe w sieci Web. Ostrzeżenie dotyczące zapisywania animacji Flash: Animacje Flash są odtwarzane w starszych wersjach programu PowerPoint (od wersji 2000). Aby jednak zapisać ten szablon w programie PowerPoint 2007, należy go zapisać w formacie pliku starszych wersji programu PowerPoint: Prezentacja programu PowerPoint 97–2003 (*.ppt) lub Szablon programu PowerPoint 97–2003 (*.pot). Typy plików są widoczne w oknie dialogowym Zapisywanie jako, obok pozycji Zapisz jako typ. Jeśli zostanie wybrany format pliku programu PowerPoint 2007, taki jak Prezentacja programu PowerPoint (*.pptx) lub Szablon programu PowerPoint (*.potx), animacje nie zostaną zachowane w zapisanym pliku. Przejście slajdu. W pokazie jest stosowane przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu i wybrać jedną z dostępnych opcji. Hiperłącza do kursu w trybie online. Szablon zawiera łącza do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącza prowadzą do sesji ćwiczeń praktycznych dla każdej lekcji oraz do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Uwaga: Wyświetlanie sesji ćwiczeń praktycznych wymaga zainstalowanego programu Excel 2007 oraz dostępu do witryny opartej na programie Windows SharePoint Services 3.0 lub Office SharePoint Server Brak programu Excel 2007 uniemożliwi uzyskanie dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń. Nagłówki i stopki. Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z poziomu menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Aby uzyskać szczegółową pomoc dotyczącą tego szablonu, zobacz okienko notatek lub wyświetl pełną stronę notatek (menu lub karta Widok).