LSI2014 – zakładanie konta użytkownika, Generator wniosków, składanie wniosku za pośrednictwem LSI2014.

Prezentacja na temat: "LSI2014 – zakładanie konta użytkownika, Generator wniosków, składanie wniosku za pośrednictwem LSI2014."— Zapis prezentacji:

1 LSI2014 – zakładanie konta użytkownika, Generator wniosków, składanie wniosku za pośrednictwem LSI2014

2 Rejestracja

3 Pierwszym krokiem w pracy w systemie jest założenie konta w LSI2014.

4 Rejestracja Aby tego dokonać, będziemy potrzebny nam elektroniczny podpis, służący do kontaktów z administracją. Z pomocą przychodzi nam Dzięki niemu możemy założyć profil zaufany lub uzyskać certyfikat kwalifikowany.

5 Rejestracja Pierwsza opcja jest całkowicie bezpłatna. Należy pamiętać, aby co 3 lata ją przedłużyć. Profil zaufany należy aktywować osobiście w dowolnym punkcie potwierdzającym. Jeden z nich mieści się w siedzibie Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie przy ulicy Spokojnej 4. Wystarczy założyć konto w ePUAP na stronie https://epuap.gov.pl, elektronicznie wypełnić wniosek o profil zaufany i następnie wraz z dowodem osobistym udać się do jednego z tych punktów.

6 Rejestracja W przypadku pojawienia się pytań, wątpliwości bądź jakichkolwiek problemów technicznych, można skorzystać z dedykowanej pomocy. Jest ona dostępna na stronie epuap.gov.pl w zakładce POMOC. Dodatkowo, uruchomiona jest specjalna linia, czynna w dni robocze w godzinach 8.00-17.00 pod numerem (22) 315 20 30. W razie potrzeby można też wysłać e-mail na adres: epuap- pomoc@cpi.gov.pl z dokładnym opisem sytuacji.

7 Rejestracja Jeżeli posiadamy już profil zaufany, możemy zarejestrować się w LSI2014. Wchodzimy więc na stronę https://lsi2014.lubelskie.pl i w prawym górnym rogu klikamy na Konto i wybieramy opcję Rejestracja.

8 Rejestracja Wprowadzamy swój adres e-mail oraz login. Login to dowolny tekst o długości od 4 do 32 znaków. Mogą pojawić się tu tylko małe litery, cyfry oraz znak podkreślenia _. Nie używajmy polskich znaków typu ą, ę itp.

9 Rejestracja Oprócz tego wpisujemy hasło. Może ono zawierać od 8 do 64 znaków. Musimy tu podać co najmniej jedną wielką literę, jedną małą, jedną cyfrę oraz jeden znak specjalny np. wykrzyknik !, podkreślnik _ itp.

10 Rejestracja Jeżeli zgadzamy się z regulaminem serwisu oraz wyrażamy zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, zaznaczmy to. Następnie pokażmy systemowi że nie jesteśmy robotami. Zaznaczamy więc odpowiednie obrazki zgodnie z opisem. Klikamy Zarejestruj się. Zostaniemy przekierowani do, gdzie będziemy podpisać się pod tymi danymi. Używamy do tego utworzonego wcześniej profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego.

11 Rejestracja Teraz wystarczy przepisać otrzymany w mailu kod i zatwierdzić. Rejestracja ukończona. Aktywujmy konto. Kliknijmy więc na link, który otrzymaliśmy w kolejnym mailu.

12 Rejestracja Gotowe. Można przystąpić do logowania do systemu. Logowanie wymaga podania jedynie loginu i hasła. To wszystko. Można już zacząć poruszać się po systemie.

13 Rejestracja Zapraszam do zadawania pytań do etapu REJESTRACJA.

14 Wnioskodawca

15 Projekt piszemy zawsze dla konkretnego wnioskodawcy. Dlatego najpierw sprawdzamy, czy jego dane znajdują się już w systemie. Wchodzimy więc w Listę wnioskodawców. Tam, w wyszukiwarce, wpisujemy np. jego NIP. System spróbuje odnaleźć wnioskodawcę. Jeżeli znajdzie, wówczas możemy rozpocząć pracę nad nowym projektem.

16 Wnioskodawca Równie dobrze, możemy też sprawdzić, czy wszystkie dane wnioskodawcy są poprawne i aktualne. Klikamy więc 2x myszką na wnioskodawcę. Wyświetlą nam się szczegółowe informacje. W razie potrzeby możemy je zmienić i zapisać zmiany.

17 Wnioskodawca Co w sytuacji, gdy jednak wyszukanie naszego wnioskodawcy nie dało żadnych rezultatów?

18 Wnioskodawca Co w sytuacji, gdy jednak wyszukanie naszego wnioskodawcy nie dało żadnych rezultatów? Wtedy należy dodać go do systemu. Klikamy więc na żółtą ikonkę „dodaj nowego wnioskodawcę”. Wypełniamy wszystkie wymagane pola i zapisujemy dane.

19 Wnioskodawca Zapraszam do zadawania pytań do etapu WNIOSKODAWCA.

20 Projekt

21 Teraz jesteśmy gotowi, by rozpocząć pracę nad projektem. Projekt to nie jest to samo co wniosek o dofinansowanie. Projekt to jedynie kilka głównych informacji jak NIP wnioskodawcy czy tytuł projektu. Dodajemy więc nowy projekt. Pojawia się okienko. Pierwsze co robimy, to wpisujemy NIP naszego wnioskodawcy i klikamy w zieloną ikonkę System po chwili sam uzupełni jego nazwę.

22 Projekt Po wpisaniu tytułu projektu, podajemy numer teczki. Numer ten ułatwia późniejsze wyszukiwanie naszego projektu w systemie. Możemy więc wpisać tu dowolny tekst. Zalecane jest jednak, by w trafny sposób nawiązywał on do projektu. Następnie, wskazujemy konkurs, w ramach którego będziemy wnioskować o dofinansowanie.

23 Projekt Po zapoznaniu się z Regulaminem naboru, zaznaczamy odpowiednią opcję i przechodzi do kolejnej sekcji. Tu wskazujemy osoby, które będą zarządzać naszym projektem. Podajemy więc login danej osoby i jej identyfikator. Identyfikator znajduje się w prawym górnym rogu i jest to liczba podana w nawiasach tuż obok loginu tej osoby.

24 Projekt Następnie wskazujemy rolę tej osoby. Mamy tu aż pięć opcji: obserwator, edytor, menedżer, administrator i sygnatariusz. Obserwator może widzieć wszystko, co dotyczy naszego projektu.

25 Projekt Następnie wskazujemy rolę tej osoby. Mamy tu aż pięć opcji: obserwator, edytor, menedżer, administrator i sygnatariusz. Edytor nie tylko widzi te dane, ale może je swobodnie zmieniać bądź usuwać.

26 Projekt Następnie wskazujemy rolę tej osoby. Mamy tu aż pięć opcji: obserwator, edytor, menedżer, administrator i sygnatariusz. Menedżer widzi, edytuje i usuwa dane ale również tworzy i przesyła wszelkie dokumenty do urzędu.

27 Projekt Następnie wskazujemy rolę tej osoby. Mamy tu aż pięć opcji: obserwator, edytor, menedżer, administrator i sygnatariusz. Administrator może dokładnie to samo, co menedżer. Dodatkowo zarządza on użytkownikami i ich uprawnieniami w projekcie.

28 Projekt Następnie wskazujemy rolę tej osoby. Mamy tu aż pięć opcji: obserwator, edytor, menedżer, administrator i sygnatariusz. Największe uprawnienia ma sygnatariusz. W ramach projektu może on zrobić wszystko, łącznie z podpisywaniem dokumentów. Tylko on ma takie uprawnienie.

29 Projekt Zieloną ikonką możemy dodać kilka osób z różnymi uprawnianiami. Zapisujemy projekt.

30 Projekt Zapraszam do zadawania pytań do etapu PROJEKT.

31 Segregator

32 Teraz, skoro dodaliśmy nowy projekt, utwórzmy segregator, w którym będzie się on znajdował. Wchodzimy więc w listę segregatorów, wskazujemy nasz projekt oraz proces – w naszym przypadku jest to Wniosek aplikacyjny (Aplikowanie o środki). Żółtą ikonką dodajemy nowy segregator.

33 Segregator Tu ponownie wskazujemy nasz projekt i proces. Wpisujemy nazwę segregatora oraz jego opis. Podajemy również numer sprawy. W tych trzech polach możemy wpisać dowolny tekst. Ułatwi on później wyszukanie naszego segregatora w systemie.

34 Segregator Jako kategorię archiwalną podajemy tę, która obowiązuje w danej jednostce wnioskodawcy. Jej maksymalna długość to 6 znaków. Zapisujemy dane.

35 Segregator Zapraszam do zadawania pytań do etapu SEGREGATOR.

36 Podsumujmy. Mamy naszego wnioskodawcę w systemie, mamy nasz projekt oraz mamy segregator, w którym się on znajduje. Pora na dodanie pakietu.

37 Pakiet

38 Pakiet to nic innego jak zbiór dokumentów, które będą wysłane do urzędu. Wchodzimy zatem w listę pakietów, wskazujemy nasz projekt i segregator. Żółtą ikonką dodajemy nowy pakiet. Pojawia się okienko.

39 Pakiet W tym momencie, jedyne co musimy zrobić to raz jeszcze wskazać segregator, wpisać nazwę pakietu i jego opis. Tu zasada jest podobna – wpisujemy dowolny tekst, ale taki, który później ułatwi wyszukanie naszego pakietu. Zapisujemy dane.

40 Pakiet Zapraszam do zadawania pytań do etapu PAKIET.

41 Gotowe! Mamy w systemie wnioskodawcę, projekt, segregator oraz pakiet. Projekt i pakiet znajdują się w segregatorze, a więc w jednym konkretnym miejscu. Ułatwi to poruszanie się po systemie.

42 Formularz wniosku

43 Teraz możemy przystąpić do pracy nad formularzem wniosku o dofinansowanie. Czyli jest to dokładnie to, co w POKL’u było pracą w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych.

44 Formularz wniosku Przechodzimy więc do zakładki Formularze wzorów w ramach projektów i wskazujemy nasz projekt. Pojawi się lista z dostępnymi formularzami. Są one przypisane do konkretnego konkursu. Na ogół powinien znajdować się tu tylko 1 formularz.

45 Formularz wniosku Jeżeli jednak będzie ich więcej, oznacza to, że musimy skontaktować się z urzędem. Zapytajmy, na którym z formularzy powinniśmy pracować. Wiedząc już to, klikamy na niego 2x myszką. W nowym oknie pojawi się pusty formularz wniosku o dofinansowanie w ramach danego konkursu.

46 Formularz wniosku Zanim przystąpimy do jego wypełniania, zaktualizujmy słowniki. Słowniki to nic innego jak listy rozwijalne z nazwami wskaźników, kategoriami kosztów, nazwami gmin itp. Klikamy więc w przycisk Aktualizuj słowniki. Czekamy chwilę.

47 Formularz wniosku W prawym dolnym rogu pojawi się niebieska chmurka. Oznacza to, że system właśnie wykonuje naszą prośbę o aktualizację słowników. Następnie, zieloną chmurką poinformuje nas, że słowniki zostały zaktualizowane.

48 Formularz wniosku Może się okazać, że zamiast zielonej, pojawi się pomarańczowa chmurka. To zły znak. Oznacza to, że wystąpiły jakieś problemy z systemem. Powtórzmy tę czynność. Jeżeli problem nadal będzie występował, zgłośmy to do urzędu. Możemy w tym celu skorzystać z gotowego formularza, który znajduje się na dole ekranu, pośrodku stopki – zgłoś błąd na stronie. Równie dobrze możemy wysłać e- mail na adres lsi2014@lubelskie.pl z dokładnym opisem sytuacji.

49 Formularz wniosku Tak naprawdę, chmurki te towarzyszą nam w każdym miejscu w systemie.

50 Formularz wniosku Jeżeli już uporamy się z tym problemem, wypełnijmy wniosek i zapiszmy to, nad czym do tej pory pracowaliśmy. Klikamy w Zapisz wersję. W okienku, które się pojawi, możemy wpisać krótki opis. Wpisujemy dowolny tekst, jednak taki, który później ułatwi wyszukanie naszej wersji wniosku.

51 Formularz wniosku Należy pamiętać, że system automatycznie wyloguje użytkownika, gdy ten, w ciągu 30 minut nie wykonał żadnej czynności. Niemniej, co 10 minut automatycznie zapisywana jest nasza praca nad wnioskiem, o ile dokonamy jakiś zmian w jego poprzedniej wersji. Wszystko to z uwagi na bezpieczeństwo pracy i ochronę przed niechcianą utratą danych.

52 Formularz wniosku Pracując nad wnioskiem, mamy jeszcze do dyspozycji dwa przyciski. Pierwszy z nich, Oblicz pola formularza, oblicza dane finansowe, np. z budżetu projektu. Drugi, Oblicz i zweryfikuj, nie tylko oblicza, ale również sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione.

53 Struktura wniosku

54 Wniosek o dofinansowanie podzielony jest na mniejsze części. Od największej do najmniejszej są to: Dział, Sekcja, Tabela i Kolumna. Jeżeli przy danej części znajduje się zielony plusik, oznacza to, że możemy ją sklonować. Ma to zastosowanie np. przy dodawaniu kolejnych zadań w projekcie czy np. przy dodawaniu partnerów. Jeżeli jednak zechcemy usunąć dodaną część, klikamy na czerwony minusik.

55 Struktura wniosku Niektóre części wniosku są ukryte. Dopiero wybranie odpowiedniej opcji spowoduje, że dana sekcja czy tabelka zostanie odkryta i gotowa do wypełnienia. Przykładem może być tu tabelka 1.16 Partnerzy, która domyślnie jest ukryta. Dopiero wybranie TAK w polu 1.15 Czy projekt partnerski?, odkryje tabelkę.

56 Wersje wniosku

57 Praca nad naszym wnioskiem sprawi, że w systemie pojawi się kilka jego wersji. Wersja początkowa, kolejne wersje robocze czy wersja końcowa. Wszystkie możemy obejrzeć w jednym miejscu – Lista dokumentów w projekcie.

58 Wersje wniosku Wystarczy wskazać projekt aby pojawiła się tabelka, w której prześledzimy całą historię naszej pracy nad wnioskiem. Możemy ją filtrować i sortować w przeróżny sposób.

59 Wersje wniosku Jeżeli już znajdziemy nasz oficjalny ostateczny wniosek, podepnijmy go do segregatora. Wybieramy więc segregator i zatwierdzamy przyciskiem. Od tej pory, wszystko co znajduje się w segregatorze, możemy wysłać do urzędu jako pakiet.

60 Wersje wniosku Zapraszam do zadawania pytań do etapów: FORMULARZ WNIOSKU, STRUKTURA WNIOSKU, WERSJE WNIOSKU.

61 Załączniki

62 Wniosek o dofinansowanie to jednak nie wszystko. Pozostają jeszcze załączniki, które również należy wysłać wraz z nim do urzędu. Załącznikiem może być np. zeskanowany dokument do formatu PDF. Najpierw taki plik należy zapisać w systemie.

63 Załączniki Przechodzimy więc do zakładki Zaimportuj plik załącznika. Następnie wskazujemy nasz dokument i obowiązkowo go opisujemy dowolny tekstem, jednak takim, który później ułatwi wyszukanie naszego pliku.

64 Załączniki Pozostało jeszcze wskazać projekt, do którego chcemy go podłączyć. Opcjonalnie, jeżeli chcemy, możemy wskazać typ pliku. Klikamy na niebieski przycisk Importuj.

65 Załączniki Teraz, nasz plik możemy odnaleźć na liście dokumentów przypisanych do projektu. Będzie on widoczny dokładnie w tym samym miejscu, w którym widzimy wszystkie wersje robocze naszych wniosków o dofinansowanie. Podobnie jak z wnioskiem, nasz plik podpinamy do segregatora.

66 Załączniki Od tej pory, zarówno wniosek jak i załącznik, możemy wysłać do urzędu jako pakiet. Zróbmy to!

67 Załączniki Zapraszam do zadawania pytań do etapu ZAŁĄCZNIKI.

68 Wysłanie dokumentów do urzędu

69 Przechodzimy więc do listy pakietów, wskazujemy projekt i segregator, w którym jest nasz wniosek z załącznikiem. Klikamy 2x myszką na pakiet. To, co nas najbardziej interesuje, znajduje się na samym dole strony.

70 Wysłanie dokumentów do urzędu Jest tam tabelka z wnioskiem i załącznikiem. Poniżej jest kilka przycisków. W pierwszej kolejności należy podpisać nasze dokumenty. Zaznaczmy więc tylko te, które mają być podpisane. Klikamy Zapisz zmiany.

71 Wysłanie dokumentów do urzędu Następnie musimy zablokować nasz pakiet. Dzięki temu, mamy pewność, że nikt nie zmieni danych po podpisaniu dokumentów. Klikamy więc Zablokuj. Odblokowanie w tym momencie nie jest już możliwe.

72 Wysłanie dokumentów do urzędu Następnym krokiem jest przekazanie dokumentów do podpisu. Klikamy Przekaż do podpisania. Podpisać mogą tylko te osoby, które w naszym projekcie zostały wskazane jako sygnatariusze. Po ich podpisaniu pozostało jedynie wysłać pliki do urzędu. Klikamy Złóż w urzędzie.

73 Wysłanie dokumentów do urzędu Zapraszam do zadawania pytań do etapu WYSŁANIE DOKUMENTÓW DO URZĘDU.

74 Komunikacja z urzędem

75 Podczas pracy nad wnioskiem, jak również po jego złożeniu w urzędzie, może zaistnieć potrzeba skontaktowania się z instytucją. Dokonujemy tego za pośrednictwem systemu.

76 Komunikacja z urzędem Wiadomość możemy wysłać z menu górnego Wyślij wiadomość. Możemy też wejść w listę wszystkich wiadomości i tam skorzystać z pomarańczowej ikonki Wyślij nową wiadomość.

77 Komunikacja z urzędem Następnie wybieramy zakres merytoryczny bądź techniczny. Techniczny dotyczy problemów z działaniem systemu. Pozostałe sprawy to zakres merytoryczny.

78 Komunikacja z urzędem Wskazujemy nasz projekt oraz etap i proces. W naszym przypadku będzie to odpowiednio Aplikowanie o środki (…) oraz Wniosek aplikacyjny (…).

79 Komunikacja z urzędem Po wpisaniu tematu i treści wiadomości, klikamy w przycisk Wyślij. Wszelka korespondencja, zarówno wychodząca jak i przychodząca, znajduje się w liście wiadomości. Możemy je dowolnie filtrować i sortować.

80 Komunikacja z urzędem Zapraszam do zadawania pytań do etapu KOMUNIKACJA Z URZĘDEM.

81 Komunikacja z wnioskodawcą

82 Wraz z pismem, które urząd wyśle do nas w systemie, zostanie przesłana krótka informacja z prośbą potwierdzenia odbioru.

83 Komunikacja z wnioskodawcą Dopiero gdy potwierdzimy odbiór pisma, będziemy mieli wgląd w jego treść. Potwierdzenie odbioru pisma jest jednorazowe i wystarczy, że pierwsza osoba tego dokona. Pozostałe już nie muszą. Natomiast wszystkie osoby przypisane do projektu, a więc obserwator, edytor, menedżer, administrator i sygnatariusz, mogą odczytać to pismo.

84 Komunikacja z wnioskodawcą Zapraszam do zadawania pytań do etapu KOMUNIKACJA Z WNIOSKODAWCĄ.

85 Podsumowanie

86 Praca w systemie wymaga posiadania aktywnego profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Jeżeli naszego wnioskodawcy nie ma w systemie, dodajemy go. Dodajemy też nowy projekt, czyli tylko kilka podstawowych informacji. Dodajemy segregator, w którym będzie się ten projekt znajdował.

87 Podsumowanie Dodajemy pakiet. Znajdą się w nim te dokumenty, które wyślemy do urzędu. Edytujemy formularz wniosku o dofinansowanie i zapisujemy jego wersje. Ostateczną wersję podpinamy pod segregator. Załączamy zeskanowane dokumenty, które również podpinamy pod segregator. Zaznaczamy te dokumenty, które chcemy wysłać do podpisania. Blokujemy pakiet. Wysyłamy do podpisu. Po podpisaniu przez wszystkie wymagane osoby składamy wniosek do urzędu.

88 Podsumowanie Komunikujemy się z urzędem przez opcję Wyślij wiadomość. Po otrzymaniu pisma z urzędu, najpierw potwierdzamy jego odbiór a potem zagłębiamy się w treść pisma. W razie problemów z ePUAP’em, zwłaszcza podczas rejestracji lub podpisywania dokumentów, korzystamy z pomocy na epuap.gov.pl. W razie problemów z LSI2014 korzystamy z formularza zgłoś błąd na stronie lub wysyłamy maila na lsi2014@lubelskie.pl.

89 Dziękuję za uwagę Departament Wdrażania EFS