Zebranie jako forma wymiany informacji

Zebrania: są ważnym elementem komunikowania się w jednostkach organizacyjnych. W trakcie, których przekazywane są informacje, podejmowane decyzje, „radzi się” nad określoną sprawą itp.

Zebranie: - zgromadzenie składające się z określonej gr. osób, - grupa ta posiada określoną strukturę organizacyjną, np. przedsiębiorstwo, instytucja, komórka organizacyjna itp., - zgromadzenie to posiada mniej lub bardziej określony charakter (obowiązuje określony porządek zebrania, zaproszenia), - przebieg zebrania odbywa się zgodnie z ustalonym regulaminem w np. akcie założycielskim, statucie, itp., - celem jest omówienie spraw założonych w porządku obrad, - przebieg jest protokołowany.

Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań: przy drzwiach zamkniętych: uczestnikami mogą być tylko i wyłącznie osoby zaproszone, np.: konferencje, narady o charakterze otwartym: w zebraniach tych mogą uczestniczyć wszystkie chętne osoby np.: sesje. o charakterze wewnętrznym: np.: posiedzenia zarządów, personelu, określonych sekcji.

o charakterze zewnętrznym: w zebraniach tych uczestniczą np o charakterze zewnętrznym: w zebraniach tych uczestniczą np. zleceniodawcy, księgowi, przedstawiciele banków itp. Do innego typu zebrań możemy również zaliczyć kongresy, sympozja, seminaria, szkolenia, zjazdy, zgromadzenia, wykłady, konferencje prasowe.

Jedną z najważniejszych ról, we wszystkich pracach związanych z realizacją przebiegu zebrania ma przewodniczący. Przewodniczącym zebrania jest najczęściej kierownik jednostki organizacyjnej, instytucji lub osoba zwołująca zebranie. W wielu przypadkach prowadzący jest wybierany na drodze głosowania.

Do działań przewodniczącego należy przed: ustalenie punktów kolejności ich omawiania, nadzór nad organizacją w trakcie : zapoznanie uczestników z porządkiem obrad oraz wprowadzenie, pobudzenie do dyskusji, reasumowanie przebiegu dyskusji, wnioski, prowadzenie głosowania, utrzymanie porządku, zapobieganie oraz rozwiązywanie konfliktów, utrzymanie dobrej atmosfery zebrania, po zebraniu: ocena przebiegu spotkania, kontrola przebiegu wykonania działań podjętych w czasie zebrania.

Szczególne znaczenia dla efektywności przebiegu zebrania ma odpowiednio przygotowany scenariusz przebiegu zebrania tzw. porządek zebrania.

Wyróżniamy 3 funkcje porządku zebrania - funkcja przygotowawcza: informuje on uczestników o sprawach będących przedmiotem obrad. W ten sposób daje im możliwość odpowiedniego przygotowania się, wypracowania stanowiska, zastanowienia się nad tym, co powiedzieć do każdego z punktów porządku, - funkcja przewodnia: w trakcie stanowi linię przewodnią wytyczającą przebieg zebrania, - funkcja zakończeniowa: po zakończeniu obrad, porządek zebrania spełnia rolę planu wg, którego sporządzany jest protokół.

Co najmniej na tydzień przed planowanym terminem zebrania, należy rozesłać zawiadomienia, w którym powinny znaleźć się: - zwięzłe określenie celu, - data i czas rozpoczęcia, - miejsce zebrania, - porządek zebrania, załączniki, informacje dodatkowe itp.

Obecnie oprócz typowych zebrań, coraz częściej organizowane są tele – czy wideo konferencje. Na rynku dostępne są zestawy multimedialne (minikamera, słuchawki z mikrofonem, oprogramowanie komputerów) umożliwiające komunikację video pomiędzy użytkownikami komputerów. Wymiana informacji odbywa się bez potrzeby zwoływania w jednym miejscu, wszystkich uczestników zebrania.