SYSTEM KANCELARYJNY

Aspekt organizacyjny i techniczny Tryb i metody przekazywania informacji mają aspekt organizacyjny i techniczny. Aspekt organizacyjny związany jest z organizacją procesów pracy i obiegów dokumentów, aspekt techniczny – z zastosowaniem i wykorzystaniem środków technicznych. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów, to szybkie dostarczenie korespondencji pracownikom odpowiedzialnym za ich załatwienie i szybkie wysłanie odpowiedzi. Ma to bardzo duże znaczenie w dobie powszechnej konkurencji. OBIEG PISMA to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Komórki organizacyjne, w których dokonuje się przyjęcia korespondencji, rozdziału, dekretacji, załatwienia spraw, przepisywania brudnopisu, wysyłania pism nazywane są punktami zatrzymania

Formy obiegów dokumentów: Opisowa graficzna

Forma opisowa- -nie jest przejrzysta, co utrudnia szybkie zorientowanie się o miejscach zatrzymania i czynnościach wykonywanych na dokumencie.

Forma graficzna- – pozwala na szybkie zorientowanie się w drodze i czasie obiegu pisma oraz daje możliwość wyeliminowania występujących nieprawidłowościach.

Rodzaje systemów kancelaryjnych *dziennikowy *bezdziennikowy *mieszany

Instrukcja kancelaryjna *zasady obiegu pism *zasady przyjętego systemu kancelaryjnego *czynności sekretariatu lub kancelarii w zakresie przyjmowania i wysyłania pism *tryb przesyłania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej *tryb przeglądania i przedzielania pism do załatwienia *dopuszczalne normy załatwiania spraw *zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisywania pism *zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw *zasady przechowywania akt

System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestracji wszystkich pism wpływających do jednostki organizacyjnej i wysyłanych z niej.

Odmiany systemu dziennikowego: *jednodziennikowy *dwudziennikowy

W systemie jednodziennikowym pisma wpływające i wysyłane rejestruje się w jednym dzienniku korespondencyjnym. W systemie dwudziennikowym wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze – jeden do rejestracji pism przychodzących, drugi do pism wychodzących.

System bezdziennikowy ogranicza rejestrowanie pism do poszczególnych spraw przez referenta na formularzu spis spraw, bez udziału służb kancelaryjnych lub sekretariatu. Pisma szczególnie ważne rejestruje się w kartotece ważniejszych spraw.

Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego lub nazwę jednostki organizacyjnej, symbol teczki, krótką treść sprawy, od kogo wpłynęła, datę i znak pisma, datę wszczęcia i ostatecznego załatwienia sprawy. W tym systemie odpowiedzialność za załatwienie sprawy ponosi referant. Referant sam rejestruje pismo, załatwia je, stara się o aprobatę przełożonego, troszczy się o sporządzenie maszynopisu, uzyskuje podpis i sam odkłada akta do odpowiedniej teczki. Kopie pism załatwionych spraw oraz oryginały pism przechowywane są przez referanta.

System bezdziennikowy może funkcjonować tylko tam, gdzie: *jest wysoki poziom organizacji *opracowany jest rzeczowy wykaz akt *ma miejsce dokładny podział zdań dla komórek organizacyjnych i pracowników *pracownicy posiadają wysokie kwalifikacje i poczucie odpowiedzialności *Podstawą systemu bezdziennikowego jest rzeczowy wykaz akt

*jednolity wykaz akt *strukturalny wykaz akt Rodzaje wykazów akt: *jednolity wykaz akt *strukturalny wykaz akt

System kancelaryjny mieszany łączy w sobie pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, np. w zakładzie stosowany jest system bezdziennikowy, ale dział księgowości rejestruje wszystkie pisma wpływające i wysyłane w systemie dziennikowym. Niektóre zakłady pracy pisma wpływające rejestrują w dzienniku podawczym, a pisma wysyłane rejestrowane SA w książce pocztowej – stempel poczty jest dowodem wysłania pisma. Obecnie coraz częściej do rejestracji pism wykorzystywane są komputery. Pozwalają one na szybkie uzyskanie informacji: ile i jakiego rodzaju pisma wpłynęły danego dnia, kto załatwia daną sprawę itp. Również łatwo możemy dokonać przeglądu danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd.

KONIEC