Międzynarodowe seminarium „Efektywność funkcjonowania bibliotek – standardy” Warszawa, 23.11.2007 Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce – opis projektu i przegląd rezultatów Lidia Derfert-Wolf Biblioteka Główna Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy

Biblioteki naukowe w Polsce biblioteki szkół wyższych państwowe niepaństwowe wybrane biblioteki publiczne biblioteki Polskiej Akademii Nauk biblioteki instytutów naukowo-badawczych biblioteki specjalne/branżowe

Pomiary efektywności i statystyka biblioteczna w Polsce brak systemu narodowej statystyki bibliotecznej brak instytucji rozwijającej narzędzia i metody oceny bibliotek brak ujednoliconych kryteriów do oceny i porównań funkcjonowania bibliotek formularze Głównego Urzędu Statystycznego - co 2 lata brak danych finansowych brak danych nt. źródeł elektronicznych niewystarczające do badań porównawczych ogólnikowe traktowanie bibliotek przez Państwową Komisję Akredytacyjną rankingi uczelni publikowane w tygodnikach – wg bibliotekarzy niewłaściwe dane o bibliotekach

Zespół ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych utworzony (nieformalnie) w 2001 r. 2004 r. - Porozumienie w sprawie realizacji projektu "Analiza funkcjonowania polskich bibliotek naukowych” prace Zespołu wpisane do zadań Konferencji Dyrektorów Bibliotek Szkół Wyższych skład Zespołu – 10 przedstawicieli bibliotek naukowych koordynator - Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu projekt częściowo finansowany ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Cele projektu opracowanie metody oceny funkcjonowania bibliotek naukowych pozyskiwanie danych do bazy komputerowej w celu opracowania wskaźników i standardów dla bibliotek naukowych prowadzenie badań porównawczych opracowywanie i publikowanie rocznych raportów

Prace dotychczasowe analiza literatury i rozwiązań w innych krajach opracowanie i modyfikacje kwestionariusza ankiety opracowanie i modyfikacje programu komputerowego do gromadzenia i analizy danych z ankiet gromadzenie danych analiza danych z ankiet 2002 – 2005 promocja

Kwestionariusz ankiety - wzorce PN ISO 11620:2006 Informacja i dokumentacja. Wskaźniki funkcjonalności bibliotek PN ISO 2789:2005 Informacja i dokumentacja. Międzynarodowa statystyka biblioteczna (wymagana rewizja wg ISO 2789: 2006: Information and Documentation – International library statistics) ISO/TR 20983:2003: Information and documentation – Performance indicators for electronic library services R. Poll, P. te Boekhorst “Mierzenie jakości. Międzynarodowe zalecenia do pomiaru wykonania zadań w bibliotekach akademickich”. Wrocław 2004 EU TEMPUS PHARE JEP 13242-98 “Development of Library Management as part of the University TQM”

Kwestionariusz ankiety obejmuje wszystkie elementy biblioteki jako systemu: otoczenie, procesy i usługi biblioteczne podzielony na działy: Pracownicy Zbiory biblioteczne Budżet Infrastruktura Udostępnianie zbiorów Usługi informacyjne Dydaktyka, własne wydawnictwa i bazy danych Współpraca bibliotek, organizacja imprez bibliotecznych, aktywność zawodowa pracowników

Kwestionariusz ankiety 50 pytań różnego typu łatwo osiągalne dane statystyczne np. wielkość zbiorów, liczba użytkowników pytania o wybrane usługi - odpowiedzi TAK/NIE, np. zamawianie online 88 wskaźników 19 podawanych przez biblioteki + procentowy podział budżetu 69 obliczanych automatycznie ! lista wskaźników http://ssk2.bu.amu.edu.pl/standaryzacja/AFBN_wskazniki.pdf

Przykładowe wskaźniki funkcjonalności podawane przez biblioteki procentowy udział określonych wydatków w budżecie procentowy udział określonych wpływów w budżecie wydatki biblioteki w przeliczeniu na studenta / użytkownika wydatki na zakup zbiorów/książek w przeliczeniu na studenta / użytkownika udział budżetu biblioteki w budżecie uczelni czas przysposobienia książki procent książek opracowanych komputerowo procent opisów bibliograficznych książek pobieranych ze źródeł zewnętrznych

Wskaźniki funkcjonalności - dlaczego tak dużo? potrzeba wszechstronnej analizy funkcjonowania bibliotek objęcie wszystkich aspektów uwzględnionych w ankiecie opracowanie standardów na podstawie wskaźników przydatność dla różnych celów, zarówno dla bibliotek jak i innych instytucji, rankingów „potrójnie” liczenie wybranych wskaźników – brak jednolitej definicji studenta przeliczeniowego

Program komputerowy - założenia kwestionariusz ankiety dla bibliotek on-line automatyczne obliczanie i prezentacja wybranych wskaźników efektywności automatyczna weryfikacja poprawności wypełnienia pól w ankiecie wieloaspektowe badania porównawcze danych i wskaźników efektywności (Zespół) analizowanie danych oraz wskaźników efektywności indywidualnie przez biblioteki

Fragment formularza ankiety Pytania TAK/NIE Dane liczbowe Objaśnienia

Przykładowe wskaźniki funkcjonalności obliczane automatycznie po przesłaniu ankiety do bazy

Aplikacja internetowa witryna WWW - informacje o projekcie, instrukcje, kwestionariusz ankiety, przydatne linki, wyniki badań moduł dla bibliotek wypełnianie i przesyłania ankiety analizowania danych własnej biblioteki porównania ze średnimi w grupach bibliotek moduł dla administratora - rejestrowanie bibliotek, kontakt baza komputerowa do przechowywania i przetwarzania danych z ankiet moduł dla Zespołu - analiza statystyczna, raporty

http://ssk2.bu.amu.edu.pl/standaryzacja/index.htm Wyniki badań O projekcie Instrukcje Dostęp do ankiet (hasło) Wzory ankiet (pdf) Lista wskaźników

Wstęp do analizy (dla Zespołu i dla zarejestrowanych bibliotek) Wybór wskaźnika/danych albo całej grupy

Rezultat analizy ze strony biblioteki Wskaźnik Wynik danej biblioteki Wyniki innych bibliotek Bh hggyig

Rezultat analizy ze strony Zespołu Wskaźnik Wyniki bibliotek wg grup

„Analiza ...” w liczbach Zarejestrowanych bibliotek 88, w tym: 81 akademickich 4 publiczne 3 branżowe Ankieta za 2002 r. 17 (w tym 16 akademickich) Ankieta za 2003 r. 29 (w tym 25 akademickich) Ankieta za 2004 r. 31 (w tym 27 akademickie) Ankieta za 2005 r. 43 (w tym 37 akademickich) Uwaga 1. Wypełnianie ankiet jest dobrowolne Uwaga 2. W liczbie bibliotek akademickich są biblioteki uczelni państwowych i niepaństwowych)

Wypełnianie ankiet - problemy wymagane dane statystyczne nie były gromadzone przez bibliotekę, np. zapytania informacyjne brak porównywalnych danych nt. wykorzystania źródeł elektronicznych (zróżnicowane statystyki generowane przez dostawców) zróżnicowane struktury organizacyjne i modele finansowania w ramach uczelni problemy z zatwierdzaniem ankiet - błędy wymagające poprawek, niewłaściwe zrozumienie wymaganych danych, niewłaściwa interpretacja pytań

Zbiorcza analiza danych publicznie dostępna na witrynie Projektu wskaźniki z ankiet (obliczane przez wypełniających) wskaźniki obliczane przez program automatycznie procentowy udział wydatków w budżecie dane wg grup bibliotek: akademickie państwowe (uniwersyteckie, politechniki, rolnicze, inne), akademickie niepaństwowe, publiczne, branżowe wyniki: średnia arytmetyczna, mediana, wartości maksymalne i minimalne

Analiza danych (Zespół) – wybór grupy bibliotek, lat)

Statystyki bazy i zbiorcze analizy danych – publicznie dostępne

Wyniki badań w tabelach wg rodzaju wskaźników ogólne finansowe zbiory usługi pracownicy inne

Przykładowa tabela z wynikami badań

Wnioski rezultaty Projektu są przydatne już na pierwszym etapie realizacji - baza do gromadzenia i analizy ujednoliconych danych statystycznych przydatność dla bibliotek zarządzanie porównania ze średnią w odpowiedniej grupie bibliotek

Plany automatyczne, wieloaspektowe prezentowanie wyników badań wg kryteriów dowolnie wybranych przez każdego użytkownika sieci, np. typów bibliotek, lat, wskaźników wypracowanie krajowego zestawu wskaźników efektywności zgodnych m.in. z normą ISO 11620 (tu: wzory i interpretacja) badanie satysfakcji użytkowników na podstawie standardowego kwestionariusza ankiety wypracowanie systemu współczynników (wag) - porównanie tych samych danych w bibliotekach o różnych funkcjach, strukturach organizacyjnych itp. wypracowanie ogólnokrajowego zestawu standardów i określenie wskaźników dla każdego z nich

W międzyczasie . . . . wykorzystanie prac Zespołu do rankingów popularnych tygodników – propozycje zmian wskaźników w tych rankingach wykorzystanie prac Zespołu w ew. modyfikacji formularza Głównego Urzędu Statystycznego . . .

Kilka przykładowych rezultatów badań  Porównanie wybranych wskaźników w bibliotekach uniwersyteckich i bibliotekach o profilu technicznym

Liczba studentów na 1 miejsce w czytelniach (mediana)

Liczba vol. nabytków (zakup) na 1 studenta (mediana)

Liczba wypożyczeń na 1 zarejestrowanego czytelnika (mediana)

Liczba wypożyczeń na 1 pracownika biblioteki (mediana)

Wydatki na zbiory na 1 użytkownika (w Euro)

Zbiory opracowane komputerowo jako % ogólnej liczby zbiorów (mediana)