Wsparcie pracy grupowej systemem Workflow Piotr Dąbrowski Passus Sp. z o.o. Wsparcie pracy grupowej systemem Workflow Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej wspomaganej systemem workflow. 27.09.2012 BPM GigaCon - Modelowanie Procesów Biznesowych

AGENDA Kim jesteśmy Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Podsumowanie

Integrator zaawansowanych rozwiązań Elastyczna, indywidualnie tworzona oferta Kompetencje i doświadczenie Blisko 100 pracowników - inżynierów i specjalistów 20 lat na rynkach IT i telekomunikacyjnym Stabilny partner dla wymagających Klientów Passus jest integratorem specjalizującym się w rozwiązaniach sieciowych oraz systemach pracy grupowej i aplikacjach do zarządzania procesami biznesowymi. Skupiamy się na konkretnych potrzebach Klienta dlatego obok własnych produktów, rozwiązań Cisco lub Microsoft nasza oferta obejmuje szereg specjalistycznych narzędzi innych producentów. Zespół tworzy blisko 100 pracowników – inżynierów, programistów i specjalistów. Wielu z nas posiada certyfikaty gwarantujące najwyższe kwalifikacje w zakresie produktów Cisco, Microsoft, Fluke Networks. Działamy na polskim rynku od 1992 roku. W ciągu 20 lat dobrze poznaliśmy specyfikę pracy różnych organizacji i procesy decyzyjne zachodzące firmach i instytucjach. Naszą wiarygodność i stabilność potwierdzają tytuły Przejrzysta Firma, Przedsiębiorstwo Fair Play, Gazela Biznesu.

Elastyczna, indywidualnie tworzona oferta Wydajność sieci i aplikacji Bezpieczeństwo sieci i aplikacji Zarządzanie infrastrukturą Microsoft Rozwiązania dla biznesu i administracji Sieci WiFi Nasza oferta skupia się wokół dwóch głownych obszarów: Pierwszym jest bezpieczna i wydajna infrastruktura IT, drugim rozwiązania biznesowe ze szczególnym uwzględnieniem pracy grupowej, ujednoliconej komunikacji oraz automatyzacji procesów. W obszarze wydajności dostarczamy rozwiązania do planowania, budowy i optymalizacji sieci, pomagamy zidentyfikować i rozwiązać problemy w środowisku sieciowym (zarówno z samymi sieciami jak i aplikacjami w nich działającymi) Drugim obszarem są projekty, których celem jest zabezpieczenie sieci, danych i aplikacji przed atakami i nadużyciami. Prowadzimy testy penetracyjne i audyty bezpieczeństwa sieci, dostarczamy aplikacje i urządzenia umożliwiające identyfikowanie zagrożeń i eliminowanie potencjalnych ich źródeł. W obszarze wydajności i bezpieczeństwa wydzieliliśmy dwa ważna obszary. Pierwszy obejmuje sieci WiFi – nie będzie nadużyciem jeśli powiem że posiadamy w tym zakresie unikalne kompetencje zarówno jeśli chodzi o planowanie jak i zabezpieczenie. Drugi obejmuje zarządzanie infrastrukturą Windows rozumianej w szczególności jako Windows Server, Server poczty MS Exchange, Sharepoint i Lync. Dostarczamy narzędzia do migracji, integracji i optymalizacji, systemy do adytu. zaawansowane systemy backup oraz rozwiązania do monitoringu i raportowania. Nasze doświadczenia w zakresie sieci i aplikacji wykorzystujemy tworząc rozwiązania biznesowe. Jak mowiłem skupiamy się na automatyzacji procesów biznesowych, przepływie informacji, dokumentów i komunikacji. Korzystamy głównie z technologii Microsoft (Sharepoint, Office, Exchange, Lync) oraz własnych aplikacji m.in. Datapolis Workbox, systemów pisanych na zamówienie. Wśród rozwiązań biznesowych na uwagę zasługują też rozwiązania pozwalające wykorzystać potencjał sieci WiFi – w tym np. rozwiązanie firmy Areoscout, które umożliwia lokalizowanie osób oraz obiektów.

Partner dla wymagających Klientów Agencja Rezerw Materiałowych - wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz archiwum zakładowego na platformie MS SharePoint Grupa Bauer - audyt środowiska SharePoint oraz wdrożenie Datapolis Workbox Bilfinger Berger - migracja do środowiska MS SharePoint 2010 Gaz-System SA - wdrożenie systemu do monitorowania infrastruktury AD, Exchange, Systemu Plików L’Oreal - wdrożenie intranetu w oparciu o MS SharePoint Total Polska - dostawa i wdrożenie narzędzia Datapolis Workbox Wojskowy Instytut Medyczny - dostawa i wdrożenie narzędzia Datapolis Workbox Klienci pod katem SME

Microsoft SharePoint 2010 platforma pracy grupowej

Systemy pracy grupowej miejsce do pracy dla wszystkich Portal internetowy Partnerzy Klienci Portal korporacyjny Pracownicy Działy Zespoły Musimy mieć środowisko SP i wycisnąć z niego co się da. Integracja ale nie zastępowanie systemów dedykowanych. Witryny osobiste XML Web Services Aplikacje biznesowe (SAP, ERP, CRM, inne)

Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej Wygodny dostęp do informacji

Wygodny dostęp do informacji mobilność i intuicyjność Dostęp mobilny, sms, email Przeglądarka Menu identyczne jak w MS Office Informacji łatwo dostępnej za pomocą przeglądarki internetowej, niezależnie od miejsca i czasu dostęp mobilny menu takie samo dla pakietu office, nie trzeba się uczyć nowego interfejsu aplikacji - To wszystko pozwala na koordynację działań, zaoszczędzenie czasu a co za tym idzie kosztów.

Wygodny dostęp do informacji mobilność i intuicyjność SharePoint Workspace Praca offline Synchronizacja Informacji łatwo dostępnej za pomocą przeglądarki internetowej, niezależnie od miejsca i czasu dostęp mobilny menu takie samo dla pakietu office, nie trzeba się uczyć nowego interfejsu aplikacji - To wszystko pozwala na koordynację działań, zaoszczędzenie czasu a co za tym idzie kosztów.

Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej Wygodny dostęp do informacji Pełna integracja aplikacji i danych

Pełna integracja aplikacji i danych współpraca z MS Office Outlook, Excel, Word, Access - Kalendarz, zadania, kontakty, dane możemy mieć online na witrynie i offline w Outlook, synchronizacja - Ułatwia dostęp do danych

Pełna integracja aplikacji i danych równoczesna praca nad dokumentem Kto, co edytuje Dostępność Wiele osób "For 27 years, only one person could use Word at a time," said Bailor, a Microsoft Word program manager.

Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej Wygodny dostęp do informacji Pełna integracja aplikacji i danych Efektywne zarządzanie treścią (dokumentami, danymi)

Efektywne zarządzanie treścią (dokumentami, danymi) Metadane Grupowanie, filtrowanie, uprawnienia Wersjonowanie Podniesienie jakości poprzez Zarządzanie treścią Metadane – pozwala na stworzenie metryki dokumentu, łatwiej wyszukiwać, grupować, sortować, zachować zgodność z przepisami, zarządzać uprawnieniami Ocena treści podnosi jakość informacji. Ocena treści

Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej Wygodny dostęp do informacji Pełna integracja aplikacji i danych Efektywne zarządzanie treścią (dokumentami, danymi) Szybkie wyszukiwanie informacji

Szybkie wyszukiwanie informacji Wyszukiwanie danych i dokumentów Wyszukiwanie w treści dokumentów Wyszukiwanie użytkowników Zawężanie wyników Szybkie wyszukiwanie, brak szumu infromacyjnego - wyniki zawężane w zależności od poziomu uprawnień – wyświetla się to do czego mamy dostęp

Korzyści z wdrożenia platformy pracy grupowej Wygodny dostęp do informacji Pełna integracja aplikacji i danych Efektywne zarządzanie treścią (dokumentami, danymi) Szybkie wyszukiwanie informacji Elastyczność rozwiązania Otwarta platforma, gdzie wykorzystujemy gotowe funkcjonalności, system składamy z klocków. To wszystko co widzimy zostało dopasowane do naszych potrzeb korzystając z gotowych funkcjonalności, nie trzeba było tego tworzyć. Kontener na dane z całą masą funkcjonalności.

Elastyczność rozwiązania Efekt końcowy

Datapolis Workbox automatyzacja procesów (workflow) Mamy miejsce na dane (kontener) - SharePoint Tutaj najczęściej pojawia się potrzeba automatyzacji procesów – jak to zrobić ?

Typowe obszary zastosowań workflow w organizacji normy, certyfikaty, procedury, bhp Płatności, delegacje, obieg faktur Finanse/ księgowość Jakość urlopy, zatrudnianie pracownika, korespondencja, zamawianie obiadów, zamówienia artykułów biurowych, rezerwacja sali HR/ administracja help desk zadania administracyjne IT Produkcja, realizacja Obsługa klienta Praca na danych z kontenera Możemy automatyzować różne procesy, niekoniecznie wszystkie, a wybrany obszar, reszta obszarów może być w innym systemie np. faktury w SAP Jedna z wiodących grup finansowych skorzystała z naszego narzędzia do realizacji procesu HR zarządzanie projektami, projektowanie, specyfikacje materiałowe przyjmowanie zamówień, realizacja umów, reklamacje

Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Łatwość odwzorowania procesów Są gotowe, sztywne i elastyczne (HCW, intuicyjny, naturalny)

Łatwość odwzorowania procesów Proces akceptacji faktur Finanse/ księgowość Dostaliśmy proces od klienta, odwzorowany na kartce, zamodelowaliśmy go w naszym systemie W wyniku dostaliśmy rzeczywisty proces: Zwizualizowany co czyni go łatwiejszym dla zrozumienia użytkowników Za pomocą jednego kliknięcia zostanie wdrożony (model przekształci się na system) Stanowi także dokumentację procesu Jakość HR/ administracja IT Obszar techniczny Obsługa klienta

Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Łatwość odwzorowania procesów Synergia między Biznesem i IT

Synergia między Biznesem i IT jak to często wygląda w praktyce Biznes , IT

Synergia między Biznesem i IT typowe rozwiązania workflow Dlaczego tak się dzieje 

Warstwa z logiką biznesową Synergia między Biznesem i IT jedno narzędzie do realizacji wspólnego celu Warstwa z logiką biznesową Warstwa Techniczna

Architektura rozwiązania Użytkownik Analityk biznesowy Zespół IT Administrator +IT SQL Server SQL Farm Application Server Application Farm Web Server Web Farm

Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Łatwość odwzorowania procesów Synergia między Biznesem i IT Łatwa modyfikacja procesów Samodzielne dostosowywanie rozwiązania do aktualnych wymagań, dokładamy klocek czy znasz sytuacje że coś się zmienia w procesie ? czas i nakład pracy we własnym zakresie bez korzystania z pomocy firm wewnętrznych Optymalizacja procesów Zachowanie zgodności z przepisami

Łatwa modyfikacja procesów Datapolis Workbox - Designer Co się zmienia od strony biznesu

Łatwa modyfikacja procesów Datapolis Workbox - formularze

Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Łatwość odwzorowania procesów Synergia między Biznesem i IT Łatwa modyfikacja procesów Zarządzanie uprawnieniami i zakresem odpowiedzialności

Zarządzanie uprawnieniami Datapolis Workbox - Designer Wzmocniona ochrona i kontrola informacji ochrona - Unikaj dostępu do poufnych informacji dla niewłaściwych ludzi, utrzymując bezpieczeństwo danych Kontrola: dana osoba lub grupa widzi to co powinni widzieć – na poziomie globalnym i szczegółowym widzą to co powinni, bez szumu informacyjnego

Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Łatwość odwzorowania procesów Synergia między Biznesem i IT Łatwa modyfikacja procesów Zarządzanie uprawnieniami i zakresem odpowiedzialności Wzrost wydajności pracy i eliminacja błędów

Wzrost wydajności pracy, eliminacja błędów Automatyzacja Warunki wykonania akcji Samowyzwalacze Zwiększona wydajność oraz niezawodność nie trzeba biegać z dokumentami- tracić czasu, drukować System jest bardziej niezawodny niż człowiek – nie zapomina, nie gubi dokumentów, itd. Oczywiście nie wyręczy człowieka ale ma mu pomóc

Korzyści z zastosowania Datapolis Workbox Łatwość odwzorowania procesów Synergia między Biznesem i IT Łatwa modyfikacja procesów Zarządzanie uprawnieniami i zakresem odpowiedzialności Wzrost wydajności pracy i eliminacja błędów System raportów i powiadomień Szybki dostęp do aktualnych informacji Współpraca w czasie rzeczywistym wewnątrz i poza organizacją – nie trzeba być w biurze by zatwierdzić wniosek, fakturę, można siedzieć w kawiarni, wystarczy dostęp do netu aktualna informacja – nie muszę zbierać informacji od ludzi o toczących się projektach tylko widzę jaki projekt na jakim etapie jest

System raportów i powiadomień Datapolis Workbox – historia procesu Szczegóły aktywności Wykonane aktywności Automatic detailed history Wąskie gardła

System raportów i powiadomień Dundas Automatic detailed history

Podsumowanie

Wnioski SharePoint 2010 jest efektywną platformą wspierającą pracę grupowej Do automatyzacji procesów biznesowych warto jednak wykorzystać

Nasze podejście VS Rozwiązanie pudełkowe Kryterium Nasze podejście Rozwiązanie pudełkowe System dopasowany Dopasowanie do potrzeb biznesu Dostosowanie do systemu Czas Szybka reakcja na zmianę Zmiana to nowa wersja systemu Koszt Możliwość wprowadzania zmian własnymi siłami Brak możliwości zmian lub zmiana przez producenta

Więcej informacji Blog technologiczny Grupy Passus http://www.passus.pl/blog/ Witryna testowa on-line http://www.passus.pl/witryna-testowa-online Pytania – zapraszam na konsultacje (warsztaty) o godz. , tam odpowiem na pytania, stoisko Niedawno zaczęliśmy pisać bloga, na który Państwo bardzo serdecznie zapraszamy. Piszemy o tym, czym się na co dzień zajmujemy, czyli o projektowaniu, budowaniu, optymalizacji sieci IT, VoIP i o wybranych technologiach Microsoft, w tym o funkcjonalności MS SharePoint.     A będąc na tej konferencji chciałabym bardzo serdecznie polecić Państwu artykuł Pawła Misiurewicza o procesach biznesowych, w których opisuje różnice między procesami stanowymi i sekwenyjnymi. Mówiłem o tym krótko w pierwszej części prezentacji. Jeśli potrzebujecie Państwo dodatkowego wyjaśnienia – odsyłam do tej publikacji z ilustracjami w postaci zabawnych przykładów wziętych prosto z życia. Link o bloga: http://www.passus.pl/blog/