EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE OBIEGIEM SPRAW I DOKUMENTÓW BEZPIECZNE ARCHIWUM CYFROWE www.ccaeurope.pl

CCA UNIVE – omówienie systemu AGENDA CCA UNIVE – omówienie systemu Procesy typowe Platforma integracyjna Korzyści z wdrożenia Archivos – cyfrowe archiwum Dlaczego warto nam zaufać? Pytania i odpowiedzi 1 2 3 4 5 6 7

Zarządzanie procesami biznesowymi i i obiegiem powiązanych dokumentów CCA UNIVE - omówienie systemu CCA UNIVE – jedno rozwiązanie – wiele możliwości Zarządzanie procesami biznesowymi i i obiegiem powiązanych dokumentów Zarządzanie repozytorium cyfrowych dokumentów Kompleksowe rozwiązanie do efektywnego zarządzania obiegiem spraw i dokumentów

CCA UNIVE - omówienie systemu Zestaw predefiniowanych „klocków” – intuicyjne budowanie procesów Rozpoczynające proces Zdarzenia Start manualny Zadania dla użytkowników - formularze Start procesów na podstawie email Decyzje automatyczne i użytkownika Start procesów z pliku XML Zapis do modułu Archivos Kończące proces Łączniki z bazami danych Powiadomienia SMS Drukowanie formularzy z danymi procesu Integracja z urządzeniami MFP Wysyłanie / odbieranie e- mail

Procesy typowe Proces prosty – delegacja inicjowana ręcznie

Procesy typowe: delegacja W związku z nowym kontraktem, uprawniony manager wybiera pracownika, który będzie realizował projekt na miejscu u klienta Po finalnym zatwierdzeniu delegacji pracownik drukuje formularz delegacji … oraz archiwizacją do modułu Archivos wszystkich dokumentów, które uczestniczyły w całym procesie Sekretariat na podstawie informacji o pracowniku oraz informacji o delegacji przedstawia propozycje hoteli / środka transportu Księgowość rozlicza delegację Proces kończy się przesłaniem informacji mailowej do pracownika… Wybrany pracownik zapoznaje się ze szczegółami delegacji i podejmuje decyzję o wyjeździe Po powrocie pracownik przygotowuje wszystkie dokumenty do rozliczenia delegacji i załącza w systemie Pracownik z kompletem informacji zatwierdza lub negocjuje szczegóły pobytu i podróży Rozpoczęcie delegacji Manager Zaakceptuj delegację Zlecenie rezerwacji hotelu / środka transportu Akceptacja rezerwacji Akceptacja Pracownik Odrzucenie Prośba o zmianę rezerwacji Wybór innego pracownika Finalna akceptacja Sekretarka Archiwizacja dokumentów Rozliczenie delegacji Załączenie dokumentów do rozliczenia Wydruk formularza Powiadomienie o rozliczeniu Księgowa

Procesy typowe Proces prosty – faktura zakupu inicjowana z urządzenia MFP

Inicjacja procesu i opisanie dokumentu na MFP Procesy typowe: faktura zakupu Inicjacja procesu i opisanie dokumentu na MFP Przebieg faktury wg ustalonej ścieżki obiegu Export danych do systemu ERP Zapis dokumentu w elektronicznym repozytorium Opisz fakturę Rejestracja faktury na urządzeniu MFP Export do bazy danych Systemu ERP Zaakceptuj opisaną fakturę Zapis dokumentu w archiwum Zadekretuj fakturę

Procesy typowe Proces prosty – zgłoszenie serwisowe inicjowane przez E-mail lub stronę WWW

Procesy typowe: zgłoszenie serwisowe alfres@intra.pl Zgłoszenie awarii Nie działa urządzenie firmy MITO 4500XC sn 445876543 … lub wysłać wiadomość poprzez e-mail na adres serwisu … lub / i poprzez wiadomość SMS Klient dostaje zawiadomienie o naprawie poprzez e-mail… Proces kończy się wydrukowaniem protokołu odbioru… … oraz archiwizacją dokumentu w module elektronicznego archiwum Klient może wypełnić zgłoszenie poprzez stronę WWW… Zgłoszenie automatycznie inicjuje proces w systemie CCA UNIVE Klient Rozpoczęcie delegacji Start z XML Utwórz zlecenie naprawy Drukowanie protokołu odbioru Przez e-mail Start z e-mail e-mail Realizuj naprawę Zamknij zgłoszenie klienta Urządzenie nie działa poprawnie Przez SMS Przetestuj urządzenie Poinformuj klienta o dokonaniu naprawy SMS Zapis protokołu w archiwum

CCA UNIVE – jedno rozwiązanie – wiele możliwości Procesy typowe: podsumowanie CCA UNIVE – jedno rozwiązanie – wiele możliwości Obieg informacji (spraw, zadań, dokumentów) według zdefiniowanego schematu w określonym czasie Graficzny edytor w celu łatwego i szybkiego modelowania procesów Nadzór nad wykonywanymi zadaniami Cyfrowe repozytorium dokumentów Uniwersalna platforma integracyjna

Platforma integracyjna CCA UNIVE: integracja platform zamówień Dostawca - Odbiorca Platforma integracyjna

CCA UNIVE - elastyczna platforma integracyjna Dostępna dla wszystkich liczących się systemów operacyjnych (Windows, Unix, Linux, Mac OS) Bogata funkcjonalność i możliwości integracji systemu z innymi technologiami Możliwość łatwego – graficznego projektowania przepływów bez konieczności programowania Umożliwia budowanie standardów, powtarzalnych reguł oraz przepływów Wsparcie standardów integracyjnych: SQL, ODBC, XML, Webservices

Korzyści z implementacji systemu CCA UNIVE: Korzyści z wdrożenia Korzyści z implementacji systemu CCA UNIVE: Poprawa organizacji pracy na każdym kroku wykonywania zadań Zwiększenie efektywności zarządzania procesami (zadaniami, dokumentami) Przyspieszenie realizacji zadań Redukcja kosztów obsługi procesów Poprawa bezpieczeństwa przetwarzanych danych Poprawa jakości obsługi klientów Wspomaganie zarządzaniem systemami jakości ISO

Funkcjonalności Korzyści ARCHIVOS – bezpieczne cyfrowe archiwum Funkcjonalności Gromadzenie oraz udostępnianie dokumentów Natychmiastowy dostęp do zgromadzonych informacji Szybkie i efektywne metody wyszukiwania (OCR) Zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa dla przechowywania oraz udostępniania informacji Korzyści Zwiększenie efektywności zarządzania Poprawienie efektywności pracowników Poprawienie bezpieczeństwa danych Redukcja kosztów

Partnerzy strategiczni: Dlaczego warto nam zaufać 6 lat istnienia na rynku (od 2004) 20 osobowy zespół specjalistów Wiele zrealizowanych z sukcesem projektów IT Wysokie kwalifikacje, kompetencje i umiejętności Referencje krajowe i zagraniczne Stabilna sytuacja finansowa Partnerzy strategiczni:

Kompleksowa oferta CCA Europe: Dlaczego warto nam zaufać Kompleksowa oferta CCA Europe: Oprogramowanie UNIVE autorskie oprogramowanie do efektywnego zarządzania elektronicznym obiegiem informacji ARCHIVOS autorskie oprogramowanie do zarządzania bezpiecznym archiwum dokumentów Rozwiązania do automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów Usługi i sprzęt Analiza przedwdrożeniowa Szkolenia Opieka serwisowa Usługi skanowania i indeksowania dokumentów Skanery dokumentowe, urządzenia wielofunkcyjne MFP Sprzęt komputerowy

Dziękujemy za uwagę Artur Śpiewak www.ccaeurope.pl Krzysztof Szporka Pytania i odpowiedzi Dziękujemy za uwagę Krzysztof Szporka krzysztof.szporka@ccaeurope.pl Artur Śpiewak artur.spiewak@ccaeurope.pl www.ccaeurope.pl