2 Dokumenty programowe: Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607; Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego; System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, w tym: Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r., Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r.

budżet zadaniowy – zadania wpisane w pkt Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie Budżet szczegółowy i ogólny

Szczegółowy budżet – rozpoczynamy przez zdefiniowanie zadań w 3.3. Zadania (warunek konieczny do uzupełnienia Szczegółowego budżetu, automatyczne przeniesienie zadań). Szczegółowy budżet – dodawanie pozycji w zadaniu: Rozwiń zadanie + Nowe pola typu check-box: Cross-financing Pomoc publiczna Zadanie zlecone Stawka jednostkowa 4

Stawki jednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet projektu) Zadania zlecone (Szczegółowy budżet) Koszty pośrednie – brak metodologii Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy budżet) VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie, Oświadczenie) 5

6

Stawki jednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet projektu) Zadania zlecone (Szczegółowy budżet) Koszty pośrednie – brak metodologii Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy budżet) VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie, Oświadczenie) 7

Przyporządkowanie poszczególnych kosztów do zadań opisanych w pkt. 3.3 Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego, tj. przedstawia podział na: koszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami); koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta, których katalog jest określony w Wytycznych)

beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie rodzaje zadań w ramach projektu. Zadania projektu należy definiować odpowiednio do zakresu merytorycznego danego projektu.

10 Zadania zlecone Konieczność wskazania zadań zleconych w Szczegółowym budżecie projektu - projektodawca wskazuje usługi zlecane zaznaczając przy nich pole typu check-box dotyczy jedynie zadań merytorycznych lub ich istotnej części.

11 Koszty pośrednie – rozliczenie ryczałtem: -Projektodawca wskazuje procent wynikający z limitu wskazanego w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. -Konieczność zaznaczenia pola typu check-box

12 Koszty pośrednie – rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków:

Koszty personelu 13 Personel zarządzający -Koszty wykazywane jedynie w zadaniu Zarządzanie projektem Personel -Koszty wykazywane w pozostałych zadaniach -Obowiązek wskazania, iż wydatek dotyczy personelu, np. Animator (personel) W obu przypadkach: Obowiązek wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań

- Wydatki podawane są (wszystkie) w kwotach brutto lub (wszystkie) w kwotach netto w zależności od tego, czy projektodawca kwalifikuje VAT czy nie (Oświadczenie w pkt 4.4. Budżetu). - UWAGA: Istnieje możliwość nie kwalifikowania podatku VAT w odniesieniu do określonych pozycji. W takiej sytuacji: -w Szczegółowym budżecie: -brutto - te wydatki, dla których VAT jest kwalifikowalny -netto - pozostałe wydatki -w polu Uzasadnienie wskazuje się te pozycje, dla których VAT jest niekwalifikowalny. 14

Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VAT 15

16 Uzasadnienie kosztów:

4.1 Koszty ogółem Bezpośrednie Pośrednie Cross-financingu w kosztach ogółem Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem 4.2 Przychód projektu 4.3. Wkład własny Niepieniężny Prywatny 4.4. Wnioskowane dofinansowanie (4.1-( ) 4.5 Oświadczenie o VAT

Dane przenoszone są automatycznie ze Szczegółowego budżetu projektu Konieczność uzupełnienia jedynie pól: w tym kwoty ryczałtowe (0,00 lub ogólna kwota wydatków bezpośrednich ponoszonych w projekcie) Zarządzanie projektem – w tym koszty personelu (Wydatki związane z personelem zarządzającym) 4.2. Wkład własny (nie musi być zgodny z sumą pól i ) w tym wkład niepieniężny 4.4. Oświadczenie projektodawcy o kwalifikowalności / niekwalifikowalności / częściowej kwalifikowalności VAT. 18

19

Beneficjent wykazuje koszty związane z zarządzaniem projektem wyłącznie w zadaniu pn. zarządzanie projektem. Beneficjent wykazuje koszty zarządzania projektem w budżecie projektu uwzględniając przede wszystkim specyfikę danego projektu. W zadaniu tym, nie można wykazywać wydatków wymienionych w katalogu kosztów pośrednich. 20

Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu. 21

Limit kosztów zarządzania projektem Wartość projektu 30 % wartości projektudo 500 tys. włącznie* 25 % wartości projektupowyżej 500 tys. do 1 mln zł 20 % wartości projektupowyżej 1 mln do 2 mln zł 15 % wartości projektupowyżej 2 mln do 5 mln zł 10 % wartości projektupowyżej 5 mln zł 22 (*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.

w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość dofinansowania i wkład własny. wprowadzono katalog kosztów ujmowanych w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem (koszty zabezpieczenia umowy nie są wliczane do limitu kosztów zarządzania) limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu. 23

wydatki na promocję powinny zostać ujęte w zarządzaniu projektem, nie stanowią one odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjno-promocyjne) ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich beneficjent ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem zarządzającym projektu zgodnie z Wytycznymi, instytucja będąca strona umowy, na etapie realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji wniosku o płatność lub kontroli na miejscu, może odmówić kwalifikowania całości lub części ww. wydatków, jeżeli nie są spełnione warunki określone dla kosztów zarządzania w Wytycznych. 24

Dokonując oceny poziomu kosztów zarządzania projektem nie należy kierować się wyłącznie ww. limitami, ale należy zwrócić uwagę na stopień złożoności projektu i długość okresu realizacji projektu.. 25

Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi obowiązek nieprzekroczenia limitu kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit procentowy, o którym mowa w Wytycznych (odpowiednio 30%/25% /20% /15% /10%), dla rozliczonej wartości projektu nie został przekroczony. 26

Definicja zadania merytorycznego Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg powiązanych ze sobą działań zmierzających bezpośrednio do realizacji celu projektu (przykładowy katalog znajduje się w rozdziale 3.4 Wytycznych). Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i trenerska. Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi. Doprecyzowano, że Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp. 27

doprecyzowano w Wytycznych… katalog kosztów pośrednich (katalog zamknięty)(katalog zamknięty) żadne koszty wskazane w katalogu kosztów pośrednich NIE MOGĄ być ujmowane jako koszty bezpośrednie, w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem w ramach projektu koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie jako ryczałt oraz na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków zaostrzono zasady zmiany rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na rzeczywiście poniesione wydatki - zmianazmiana W ramach kosztów pośrednich nie mogą być wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie 28

koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu;

amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w lit. a–c; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń

Mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtem, zgodnie z limitami na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków).

Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów rozliczania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. Powyższe nie dotyczy Beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, które mogą rozliczać koszty pośrednie wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano z konieczności sporządzania metodologii kosztów pośrednich dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej wartości projektu (z uwzględnieniem cross-financingu); II) ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych (poprzez pomniejszenie kosztów bezpośrednich) Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross- financingu 33

Ryczałt procentowy kosztów pośrednich Wartość projektu 9% kosztów bezpośrednichdo 500 tys. włącznie 8% kosztów bezpośrednichpowyżej 500 tys. do 1 mln zł 7% kosztów bezpośrednichpowyżej 1 mln do 2 mln zł 5% kosztów bezpośrednichpowyżej 2 mln do 5 mln zł 4% kosztów bezpośrednichpowyżej 5 mln zł 34

Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym budżecie projektu listę kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie na zasadach analogicznych dla kosztów bezpośrednich. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, ani we wniosku, ani w umowie o dofinansowanie nie jest wykazywany limit procentowy kosztów pośrednich.

Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie dokumentów księgowych do kwoty określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. Dokumenty te wykazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu.

Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być wykazane w zadaniu zarządzanie projektem, o ile jej zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową). Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby funkcjonowania jednostki. W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie wydatków związanych z obsługą prawną byłoby możliwe wyłącznie w przypadku, gdy jest ona wymagana z uwagi na specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo zamówień publicznych). 37

Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi uzupełnienie realizowanych działań Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu Dokonywanie zakupów musi być adekwatne do potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie projektu 38

Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów wartości niematerialnych i prawnych, np. oprogramowania, które nie stanowią cross-financingu W przypadku zakupu komputera z oprogramowaniem do limitu cross - financingu zaliczyć należy łączną wartość wydatku, o ile oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego – komputera Należy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont stanowi wydatek niekwalifikowalny) Do zakupów w ramach cross-financingu zaliczany jest sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu 39

zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość; b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł37; c) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu38, celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL; d) dostosowywania i/lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu.

dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu kryterium dostępu kryterium strategicznego celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu 42

1. w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – uznaje się wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne 2. w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie kwoty dofinansowania; wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane; zmniejszenie dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich 43

Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich projektów, dla których do końca 2010 r. nie zatwierdzono wniosku o płatność końcową WYJĄTKI: nieosiągnięcie merytorycznych założeń projektu wynika z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta, nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność 44

Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu 45

W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy, gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat) 46