BOLIX S.A. II Konferencja handlowa Bolix 19-21.01.2011r Savoir-vivre w biznesie Tomasz Graboń

Co to jest savoir-vivre? SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Co to jest savoir-vivre? Savoir-vivre czyli ogłada, dobre maniery, bon-ton, znajomość obowiązujących zwyczajów, form towarzyskich i reguł grzeczności obowiązujących w danej grupie społecznej, ale przede wszystkim jest to: SZACUNEK DLA OSÓB Z KTÓRYMI SIĘ KONTAKTUJEMY, WYCZUCIE SYTUACJI I SPOSÓB ZACHOWANIA AKCEPTOWANY SPOŁECZNIE. Zasady savoir-vivre'u: uśmiech, uprzejmość, życzliwość, punktualność, dyskrecja, lojalność, grzeczność, dostosowanie się do sytuacji.

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Dobre przygotowanie cechuje profesjonalistę. Klienci doskonale wiedzą, kiedy jesteś nieprzygotowany do spotkania. UWAGA: Jest to oznaka ich lekceważenia. Osoba przygotowana czuje się pewniej. Jesteś opanowany i kompetentny. Dobrze przygotowany możesz prowadzić spotkanie wg kilku scenariuszy. Po przygotowaniu kilku rozwiązań i opcji działania możesz szybko zmieniać sposób realizacji zadania. UWAGA: Jeżeli jesteś przygotowany, trudniej cię zaskoczyć!

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Zgromadź jak największej ilości informacji o naszym kontrahencie zgodnie z zasadą „im więcej wiesz, tym mniej cię może zaskoczyć”. Przede wszystkim musisz wiedzieć: jaki jest profil działalności firmy? jak długo jest na rynku? ile osób zatrudnia? z kim się spotkam? Czy mogę się dowiedzieć czegoś więcej o rozmówcy? jakie ma kanały dystrybucji? jakich ma odbiorców? jak jest zorganizowana? jaki jest jej potencjał zakupowy? Co sprzedaje? co ją wyróżnia na rynku? W czym się specjalizuje? z kim najbardziej konkuruje? jaką strategię marketingową prowadzi?

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Musisz wiedzieć z kim i kiedy się spotkasz i w tym celu sprawdź: dokładne miejsce i czas spotkania, ilość osób biorących udział w spotkaniu, imię, nazwisko i wiek , zajmowane stanowisko, za co jest odpowiedzialny/a, jaki jest jego/jej poziom decyzji, UWAGA: Nie wybaczalnym błędem jest spóźnienie się na umówione spotkanie! Jest to oznaka braku szacunku dla klienta! wyjedź z domu wcześniej. jeżeli z jakiś przyczyn możesz się spóźnić na spotkanie, uprzedź o tym i podaj ile może czasowo wynieść spóźnienie.

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Przygotowując się do spotkania należy określić jego cel oraz czemu ma ono służyć: cel ma być wymierny i konkretny, nie ogólny, np. „celem moim jest uzyskanie zapytania do oferty, którą przedstawię klientowi w ciągu dwóch dni”, albo „celem moim jest podpisanie z klientem umowy o współpracy”, cel w stosunku do klienta – czy chcę nawiązać z nim długotrwałą współpracę, czy jest to tylko jednorazowa transakcja, UWAGA: nie trać czasu na bezcelowe spotkania!

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Przygotuj plan przebiegu spotkania. jakie zadasz pytania zależy od informacji jakich potrzebujesz do dostosowania oferty do klienta (od ogólnych do szczegółowych), temat rozmowy, jakie oferty możesz potencjalnie zaproponować, argumenty przydatne do negocjacji, rozpoczęcie i zakończenie spotkania ma pozostawić dobre wrażenie, określ czas trwania spotkania oraz niezbędne pomoce i materiały. UWAGA: Plan nie może być sztywno określony i musi zawierać różne opcje. UWAGA: Dobry plan pozwoli na zmianę strategii rozmowy.

Przygotowanie do spotkania „jak cię widzą, tak cię piszą”. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Wygląd zewnętrzny to istotny element przygotowania do spotkania: „jak cię widzą, tak cię piszą”. Ważne jest aby dopasować odpowiedni strój do charakteru i miejsca spotkania. Najważniejsze to: elegancki (zarówno wygląd ja i zachowanie), zadbany, włosy przystrzyżone, zadbane dłonie i paznokcie, dyskretne perfumy, zawsze umyty i posprzątany samochód, zachowaj kulturę jazdy, UWAGA: Jesteś wizytówką firmy, twój wygląd świadczy o firmie.

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Na spotkanie z klientem z którym jest już nawiązana współpraca najlepiej ubrać: koszulę biznesową z długim rękawem, krawat nie jest wymagany, ciemne, eleganckie spodnie, odpowiednio dobrane buty, unikaj sandałów i obuwia sportowego. STANDARD!! UWAGA: Na spotkanie z klientem nie wolno ubierać dżinsów

Przygotowanie do spotkania SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania Pamiętaj aby unikać takich błędów jak: rozpięta marynarka w pozycji stojącej (jak wstajesz pamiętaj aby ją zapiąć) zapięta marynarka w pozycji siedzącej, więcej niż jeden element ubioru we wzory, krawat do koszuli z krótkim rękawem, koszula z krótkim rękawem do marynarki, nieodpowiednia długość krawatu, rozpięty kołnierzyk w koszuli, buty, skarpetki nieodpowiednio dobrane.

UWAGA: osoba starsza lub wyższa rangą pierwsza wyciąga rękę. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przywitanie Pierwsze wrażenie jest bardzo istotne, zwłaszcza w biznesie. Dlatego tak ważne jest aby tego nie zepsuć. Najważniejsza jest grzeczność. Poznając przyszłego klienta lub kontrahenta należy zdecydowanym ruchem uścisnąć mu dłoń patrząc przy tym w oczy. UWAGA: osoba starsza lub wyższa rangą pierwsza wyciąga rękę. Nie podaje się ręki przez biurko czy stół, zawsze należy wyjść zza biurka. „Dzień dobry” mówi młodsza osoba do starszej, mężczyzna do kobiety, osoba niższa rangą do osoby wyższej rangą, osoby wchodząca do pomieszczenie do obecnych. Przedstawiając się zacznij od imienia, nazwiska i nazwy firmy, mów wolno i wyraźnie.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przywitanie Bardzo ważna jest kolejność powitania. Jeśli pierwsze kroki kierujesz do prezesa, właściciela to z nim witaj się jako pierwszym. Jeśli wchodzisz do biura, w którym jest więcej osób wówczas: pierwsze osoba najwyższa rangą, Jeśli wchodzisz do biura, gdzie wszyscy są sobie równi rangą: powitanie rozpoczynamy od kobiet UWAGA: W przypadku spotkań biznesowych płeć na drugorzędne znaczenie. UWAGA: Najpierw należy przywitać się z osobą najwyższą rangą, dopiero w drugiej kolejności z kobietą (jeśli jest obecna). Jednak jeśli wszyscy uczestnicy spotkania są równi sobie, powitanie rozpoczynamy od kobiety. http://www.youtube.com/watch?v=TSS9KqRg62A&feature=related

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Biznes lunch Rozmieszczając gości przy stole pamiętaj o podstawowych zasadach: kobieta, mężczyzna, kobieta itd. Obok siebie sadza się osoby, które się nie znają lub mało się znają. Nie wolno sadzać obok siebie osób skonfliktowanych z sobą. W restauracji gość na prawo do najlepszego miejsca z widokiem na salę. Zasada prawej ręki: najważniejsi goście zajmują zawsze miejsce po prawej stronie gospodzarza.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Napoje podczas spotkania biznesowego Jeżeli rozmówca chce Cię poczęstować napojem nie powinieneś odmawiać, poczęstunek jest oznaką gościnności gospodarza. Jeżeli nie pijasz kawy, możesz poprosić o herbatę. Czas na picie napoju pozwoli Ci przemyśleć odpowiedź. Należy wypić do końca. Bezwzględnie unikaj alkoholu, nie jest to wskazane na tego typu spotkaniach.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Jak i kiedy przekazywać wizytówkę Wizytówkę przekazuj drugiej osobie bezpośrednio do ręki, zadrukowaną stroną do góry i odwróconą do odbiorcy. Przekazuj ją prawą ręką lub trzymając ją w obu dłoniach. Wizytówkę wręczaj na koniec spotkania lub w trakcie rozmowy, gdy kontekst będzie to sugerował. Gdy rozmawiasz z kimś kogo nie znasz, możesz wręczyć mu wizytówkę w ramach przedstawienia się. Osobą starszym, także rangą dajesz wizytówkę, gdy o to poproszą. Nie należy prosić o wizytówkę kobiet i osób wyższych rangą. Wizytówkę dajesz tej osobie, która wręczyła ci swoją. Nigdy nie należy wręczać wizytówki przy stole podczas jedzenia.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Jak i kiedy możesz przekazywać wizytówkę Otrzymaną wizytówkę należy przeczytać i schować do wizytownika lub innego miejsca, które sugeruje że staje się ona dla ciebie ważna. Wizytówek można używać do przekazywania krótkich wiadomości. Skreśl wtedy na niej adres, oznacza to, że ta wizytówka staje się formą korespondencji z rozmówcą. Wiadomość musi być bardzo krótka. Pisz ją tylko odręcznie zaczynając od miejsca pod swoim nazwiskiem i ewentualnie kończąc na drugiej stronie. Nigdy jej nie podpisuj. Jeśli na wizytówce jest adres i telefon służbowy i prywatny oznacza to, ze można dzwonić na telefon prywatny w sprawach służbowych, ale tylko do godziny 20.00. http://www.youtube.com/watch?v=J8bG2Lb5fv8&feature=fvsr

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Telefon podczas spotkania biznesowego Przed wejściem na spotkanie wyłącz lub wycisz telefon. Nic nie powinno zakłócać rozmowy. Jeśli czekasz na ważny telefon to uprzedź o tym uczestników spotkania. Gdy ktoś zadzwoni przeproś, w naglącej sprawie możesz odebrać (jeśli czekałeś na ten telefon). Możesz przeprosić, odebrać i powiedzieć, że oddzwonisz.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Ważne elementy podczas rozmowy biznesowej Przebieg rozmowy świadczy o twoim przygotowaniu do niej. Ważne jest panowanie nad swoim ciałem. panuj nad emisją głosu, nich słyszą cię osoby, które mają cię słyszeć, mów spokojnie i wyraźnie, nie spiesz się, raczej unikaj dowcipów, lepiej opowiedzieć zabawną anegdotę, NIGDY NIE PRZERYWAJ MÓWIĄCEMU, unikaj nadmiernej gestykulacji, zachowaj kontakt wzrokowy z rozmówcą, nie trzymaj rąk w kieszeni, nie siedź z założonymi rękami.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Zakończenie spotkania Każde spotkanie dobiega końca, należy więc je podsumować tak, aby uczestnicy spotkania wiedzieli dokładnie co zostało ustalone: zadawaj pytania, aby upewnić się czy obie strony dobrze się zrozumiały np. „Czyli ustaliliśmy, że wydłużamy współpracę o kolejne 2 lata”. należy podsumować rozmowę i powtórzyć wcześniejsze ustalenia. Podziękuj za spotkanie, wstając, zapinając marynarkę oraz uściskiem dłoni. W dawnych czasach uścisk dłoni po uzgodnieniach był traktowany jako gentelmen agreement.

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Zakończenie spotkania Po zakończonym spotkaniu dokładnie przeanalizuj jego przebieg i zapisz wszystkie niezbędne informacje. Należy zrobić notatkę ze spotkania lub raport. Pozwoli to na stworzenie najatrakcyjniejszej dla klienta oferty. UWAGA: Bezwzględnie trzymaj się terminów i ustaleń, jak umówiłeś się z klientem na rozmowę telefoniczną w ciągu dwóch dni i przedstawienie oferty to nie zwlekaj z tym!

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Mail z notatką ze spotkania Po zakończonym spotkaniu najlepiej sporządzić notatkę ze spotkania i wysłać ją mailem do uczestników spotkania. Pozwoli to na ponowne upewnienie się czy dobrze zrozumieliśmy ustalenia. Wiadomość taką należy wysłać w ciągu 24h od zakończenia spotkania. Wyjątkiem mogą być osoby, które są w ciągłych rozjazdach.

Podczas przywitania obowiązuje hierarchia. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Podsumowanie Na spotkanie zawsze się przygotuj. Podczas przywitania obowiązuje hierarchia. Okaż szacunek rozmówcy podczas wymiany wizytówek. Wyłącz telefon przed spotkaniem, niech nic go nie zakłóca. Podsumuj spotkanie, pomoże to uniknąć kłopotliwych nieporozumień. Podziękuj za spotkanie, pilnuj ustalonych terminów. http://www.youtube.com/watch?v=MaQ3D6faBQg

SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Dziękuję za uwagę Tomasz Graboń