KS-PBC dla sieci aptek Planowanie, budżetowanie i controlling Grzegorz Prochalski KAMSOFT S.A.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Plan prezentacji Wstęp Jak pomóc menedżerom korzystającym z KS-ZSA Budowa KS-PBC Hurtownia danych Praktyczne korzyści Model danych dla sieci aptek Co dalej Podsumowanie Zakończenie KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Wstęp KS-PBC dla sieci aptek to narzędzie analityczne pozwalające na opracowanie szerokiego wachlarza zestawień i analiz opartych na danych pochodzących z oprogramowania do zarządzania siecią aptek KS-ZSA. KS-PBC jest przydatne zwłaszcza w sytuacji gdy ilość informacji gromadzonej w KS-ZSA jest na tyle duża, że zaczynamy odczuwać spowolnienie działania raportów. KS-PBC dla sieci aptek to opracowany specjalnie z myślą o danych gromadzonych w KS-ZSA zestaw analiz wielowymiarowych, zestawień analitycznych, oraz definicje planów, które to znacząco wspomagają proces podejmowania działań pozwalających osiągać zakładane cele. System KS-PBC pracuje w oparciu o niezwykle stabilną a jednocześnie wydajną platformę bazodanową firmy ORACLE 10g (nie współpracuje z ORACLE XE). KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Jak pomóc menadżerom korzystającym z KS-ZSA ? Spotykane problemy Konieczność przetwarzania dużych ilości danych (dane z wielu aptek z zakresu wielu lat) W trakcie spotkań biznesowych można opierać się tylko na wcześniej przygotowanych analizach, zestawieniach Długie czasy odpowiedzi Brak dostępu do niektórych informacji Brak dużej elastyczności zestawień Oczekiwania Codzienne monitorowanie działalności (aktualne, przetworzone dane) Krótkie czas odpowiedzi Szybkie opracowanie nowych analiz Wspomaganie podejmowania decyzji biznesowych Duża elastyczność – możliwość gromadzenia danych pochodzących z różnych systemów Sugerowanie rozwiązań napotkanych problemów KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Budowa KS-PBC Produkt składa się z kilkunastu zintegrowanych modułów. W przypadku wersji KS-PBC dla sieci aptek najistotniejsze moduły to: zestawienia analityczne, analizy wielowymiarowe, eksploracja hurtowni danych. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Hurtownia danych Kluczowym elementem KS-PBC jest dedykowany (opracowany) model hurtowni danych. Hurtownia danych* (ang. data warehouse) - rodzaj bazy danych, która jest zorganizowana i zoptymalizowana pod kątem pewnego wycinka rzeczywistości. W praktyce hurtownie są bazami danych, które integrują dane z różnych systemów bazodanowych w firmie. Ta integracja polega na cyklicznym zasilaniu hurtowni danymi pochodzącymi z tych systemów. Architektura bazy hurtowni jest zorientowana na optymalizację szybkości wyszukiwania i jak najefektywniejszą analizę zawartości. * na podstawie Wikipedi KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Model hurtowni danych W przypadku KS-PBC dla sieci aptek zaprojektowano hurtownię danych, zasilaną danymi pochodzącymi z KS-ZSA. Hurtownia danych jest „sercem” produktu. Jej zadaniem jest wspomaganie przetwarzania informacji dla celów strategicznych i analitycznych w przeciwieństwie do systemu transakcyjnego, jakim jest KS-ZSA, realizującego przetwarzanie dla celów operacyjnych. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Organizacja logiczna KS-PBC KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Praktyczne korzyści Problemy, w rozwiązaniu których wspomaga nas KS-PBC Wspomaganie decyzji dotyczących zakupów towarów Czy kupić towar, czy też wystarczy dokonać przesunięć? Na ile wystarczy aktualna ilość towaru? Analiza zakupów Czy nie zamrażamy zbyt dużej gotówki? Czy nie zamrażamy gotówki na zbyt długi okres czasu? Czy rozkład zakupów jest podobny we wszystkich aptekach, czy też może jakaś apteka wyróżnia się w śród innych (może kierownik uległ przedstawicielom handlowym)? Analiza magazynu Oszacowanie na podstawie sprzedaży jakie towary będą się wyprzedawać powyżej określonej liczby dni w danej aptece. Może należy poprzesuwać towar między aptekami. Jaka jest wartość towaru zalegającego w magazynie w podziale na zdefiniowane okresy? Jakie towary zalegają na magazynie powyżej określonego czasu? KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Praktyczne korzyści Zadania realizowane przez KS-PBC dla sieci aptek Analiza towarów z krótką datą Jakie towary przeterminują się niebawem? Ile gotówki możemy stracić jeśli nie zareagujemy? Jakie towary spowodują największe straty, w jakiej aptece? Analiza sprzedaży Jakie towary i ile ich zostało sprzedanych ze zbyt niska marżą? Jakie towary mają ustawioną zbyt niską marżę? Na jakie towary i w jakich ilościach i kto udzielił „ręcznie” rabatu (zmiana ceny podczas sprzedaży)? Jakich bonifikat udzielono podczas sprzedaży i czy przekładają się na wyższe przychody? Weryfikacja cen w aptekach. Analiza wydajności pracy personelu Jaki jest średni zysk przypadający na personel apteki? Jaki jest rozkład zysku w aptece w podziale na personel? Analiza klientów Ile klientów dziennie jest obsługiwanych? W jakich godzinach jest największe natężenie ruchu? KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Daty – pierwszy okres Data od (domyślnie data aktualna –30dni) Data do (domyślnie data aktualna) Daty – drugi okres Data od (domyślnie data aktualna –rok-30dni) Data do (domyślnie data aktualna -rok) Producent lub wszyscy Grupa towarowa lub wszystkie Towar  lub wszystkie Liczba dni zatowarowania Lista typów dokumentów do wyłączenia z analizy (np. MM, straty, utylizacja). Parametr wielokrotnego wyboru. Zestawienie ma na celu wspomaganie decyzji dotyczących zakupów towarów od danego producenta oraz informuje o czasach wyprzedaży wybranych towarów. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Liczba dni zatowarowania (powyżej, której analizujemy towary). Liczba dni zatowarowania oznacza liczbę dni w ciągu których towar zostanie wyprzedanych na podstawie danych z ostatnich X dni. (x wybierane jest w pliku konfiguracyjnym podczas instalacji) Producent (wszyscy) Grupa towarowa (wszyscy) Towar (wszystkie) Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Szukamy towarów, które na podstawie sprzedaży z ostatnich 30 dni., szacuje się, że będą sprzedawane powyżej zadanej długości czasu sprzedaży (parametr). KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Data początku analizy (domyślnie data bieżąca - 30 dni) Data końca analizy (domyślnie do dzisiaj) Wartość marży poniżej, której analizujemy sprzedaż Zestawienie ma pokazać towary, które zostały sprzedane ze zbyt niską marżą. Wartość progową marży ustala się przy pomocy parametru. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Wartość marży poniżej, której analizujemy towary Sortowanie(apteka, marża (od najniższej); nazwa towaru, aptek) Szukamy towarów, które mają ustawioną zbyt niską marżę. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Grupa towarów Towar Sortowanie(Zysk rosnąco, Zysk malejąco, apteka, nazwa towaru) Zestawienie pozwala na oszacowanie minimalnego zysku na danym towarze. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Data od Data do Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Celem zestawień jest ustalenie listy towarów, które zostały sprzedane w innej cenie niż cena ustalona na karcie zakupowej (cena została zmodyfikowana podczas sprzedaży). KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Data od - początek badanego okresu Data do - koniec badanego okresu Producent – producent towaru Grupa Towarowa - grupa do której należy towar (lub wszystkie) Towar - Konkretny towar (lub wszystkie) Grupa aptek (lub wszystkie) Apteka (lub wszystkie) Czy pokazać wartość towaru Czy podzielić na personel (czy ma zostać wyświetlone Imię i Nazwisko osoby sprzedającej towar - w zestawieniu podrzędnym Analiza sprzedaży na różnych poziomach szczegółowości: Łączna sprzedaż danego towaru Sprzedaż danego towaru z podziałem na apteki KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Data od (początek okresu - data zakupu) Data do (koniec okresu - data zakupu) Grupa aptek (lub wszystkie) Apteka (lub wszystkie) Grupa Towarowa Towar Weryfikacja polityki cenowej. Zestawienie pozwala porównać ceny towarów w poszczególnych aptekach. Wyświetlane są dane z kart zakupowych pochodzących (zakup towaru) z okresu definiowanego przez parametry zestawienia. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Data od Data do Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Wartość zakupu w zł.  – wartość odcięcia Sortowanie Zestawienie wyszukuje towary, którym kończy się termin ważności. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Data od Data do Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Prezentacja obrotów i danych z magazynu. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Czy wyświetlać wykres - pozwala na ukrycie/pokazanie wykresu. Wartość towarów w zł. - pozwala na odrzucenie towarów z wartością poniżej danej kwoty. Procentowy współczynnik zalegania - pozwala odrzucić towary z procentowym współczynnikiem zalegania mniejszym niż podana wartość. Sortowanie: Po współczynniku zalegania towarów Po wartości zalegających towarów Zestawienie pozwala nam na wykrycie zalegających towarów. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Data od Data do Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Zestawienie pozwala na wyświetlenie wartości wstrzymanych towarów w danym okresie i aptece. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści zestawienia analityczne Parametry Początek okresu (rok, miesiąc) Koniec badanego okresu (rok, miesiąc) Grupa aptek (wszystkie) Apteka (wszystkie) Zestawienie pozwala na sprawdzenie wartości sprzedaży (w cenach netto sprzedaży i zakupu) oraz zysku w wybranym miesiącu. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Pozostałe zestawienia Zakupy klientów Badanie zakupów w aptekach Analiza magazynu KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści przykładowe analizy wielowymiarowe Liczba klientów w aptekach KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści przykładowe analizy wielowymiarowe Udzielone bonifikaty KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Praktyczne korzyści przykładowe analizy wielowymiarowe Największy zysk - towary KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

Model danych dla sieci aptek W obecnej chwili w skład hurtowni danych wchodzi 9 kostek danych: Sprzedaż – dane sprzedażowe Zakupy – dane zakupowe Sprzedaż-Zakupy (kostka wirtualna – połączenie danych sprzedażowych i zakupowych oparte o wspólną perspektywę) Aktualny stan magazynowy Stany magazynowe (historia stanów magazynowych – wymaga uruchomienia gromadzenia danych o stanach magazynowych po stronie KS-ZSA) Bonifikaty (historia bonifikat) Klienci (liczba klientów, recept, pozycji na receptach) Sprzedaż-Klienci (kostka wirtualna – połączenie danych sprzedażowych z kostką Klienci oparte o wspólną perspektywę) Apteki (wyliczone wskaźniki na poziomie apteki) Wstrzymania – dane związane ze wstrzymanym towarem. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Dalszy rozwój W roku 2011 planowany jest dalszy rozwój modelu dla KS-ZSA Nowe zestawienia analityczne (gotowe rozwiązania) Nowe analizy wielowymiarowe (poszukiwanie danych) Rozbudowa struktur wspomagających planowanie Równolegle są rozwijane inne modele danych: dla medycyny. W chwili obecnej integrowane są dane pochodzące z programów: KS-MEDIS, KS-SOMED, dla dystrybucji. Dane z programu KS-HFW. KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Podsumowanie KS-PBC to rozwiązanie wspomagającą prace związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem, zapewniające integrację danych pochodzących ze wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. KS-PBC to: Eksploracja danych, Analizy wielowymiarowe, Zestawienia analityczne. Jakich problemów można uniknąć posiadając spójną informację pochodzącą jednocześnie z wielu źródeł? Jak cenna jest możliwość natychmiastowego uzyskania potrzebnej informacji? B e z c e n n a . . . KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling.

KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. Dziękuję za uwagę KS-PBC Planowanie, budżetowanie i controlling. 32