Katalogowanie dokumentów elektronicznych Opracowała Anna Ronowicz Nauczyciel bibliotekarz OZ ZCDN w Gryficach

Uwagi wstępne „Efektywne wykorzystanie gromadzonych zbiorów zależy przede wszystkim od dostępnych dla użytkowników [uczniów i nauczycieli] źródeł informacji o dokumentach, czyli tworzonego warsztatu informacyjno – wyszukiwawczego, którego podstawą są katalogi kartkowe i/lub katalog komputerowy (baza danych).” [L. Gołębiowska] W niniejszym opracowaniu zastosowano zalecenia norm opisu bibliograficznego dokumentów elektronicznych PN-N-01152-13 oraz innych norm i przepisów bibliograficznych o charakterze ogólnym. [L. Gołębiowska, s. 60-61] Katalogując zbiory należy uwzględnić specyficzne potrzeby informacyjno – wyszukiwawcze użytkowników konkretnej biblioteki – zbiory specjalne wykorzystywane są jako pomoce edukacyjne, głównie filmy edukacyjne, nagrania utworów muzycznych i literackich itp.

Rodzaje jednostek opisu (jednostek bibliograficznych) Jednostka katalogowa: jest przedmiotem opisu katalogowego (bibliograficznego); to jednostka (samoistny dokument lub niesamoistny utwór współwydany), dla której sporządza się pozycję katalogową, a w bazie danych rekord bibliograficzny;

Rodzaje… cd. Jednostkami opisu mogą być: dokument jednoczęściowy (jednostka fizyczna), np. płyta zawiera jeden utwór (np. film, nagrany utwór muzyczny, literacki, program komputerowy); zawiera 2 lub więcej utworów współwydanych;

Rodzaje… cd. dokument wieloczęściowy: całość (zespół jednostek fizycznych tego samego typu): Złożona z 2 lub więcej jednostek, które zawierają ten sam utwór, np. komplet 12 płyt CD z nagraniem „Pana Tadeusza”; Złożona z 2 lub więcej jednostek, które zawierają utwory współwydane; część (jednostka fizyczna lub kilka jednostek) z tytułem wyróżniającym lub bez takiego tytułu: Cześć dokumentu zawierającego jeden utwór, np. jedna lub kilka płyt z kompletem nagrania „Pana Tadeusza”; Cześć dokumentu zawierającego utwory współwydane, np. płyta z kompletu „Wesoła Szkoła” Dla dokumentu wieloczęściowego, w zależności od jego zawartości można sporządzić opis katalogowy dla całości wydawniczej lub odrębne opisy dla każdej części.

Rodzaje… cd. dokument wielomedialny: całość (zespół jednostek fizycznych różnego typu), np. podręcznik z płytą, komplet złożony z podręcznika, płyty i kasety; część (jednostka fizyczna lub kilka jednostek) z tytułem wyróżniającym lub bez takiego tytułu np.: część z zespołu złożonego z podręcznika i płyty lub złożonego z podręcznika, płyty i kasety;

Rodzaje… cd. niesamoistna wydawniczo część jednostki fizycznej (współwydany utwór, odcinek cyklu, serialu filmowego), np.: Film pt. Starożytny Rzym współwydany z filmem pt. Mumie – bez tytułu wspólnego, Film pt. Nasze gady i płazy współwydany na kasecie z 13. innymi filmami pod wspólnym tytułem Biologia kl. VI. W zależności od rodzaju jednostki opisu wybiera się odpowiednią budowę opisu, określoną w normach opisu bibliograficznego różnych typów dokumentów.

Dokument na różnych nośnikach Jeśli dokument dostępny jest na kasecie i na płycie, albo książka jest w postaci elektronicznej i tradycyjnej, przyjmuje się jedną z dwóch metod: w jednym opisie w katalogowaniu kartkowym opisuje się film (lub dokument dźwiękowy) na jednym z nośników, a w odrębnej linii w strefie uwag podaje się informację o drugim nośniku; ale jeżeli ten sam dokument na innym nośniku włączono do zbiorów w późniejszym terminie, to informację o nim dopisuje się po opisie dokumentu na pierwszym nośniku, np.: Także: 1 płyta wiz. (DVD) Także: 1 płyta (CD) w opisie książki elektronicznej (w szczegółowym oznaczeniu określona jest jako dane tekstowe), która jest dostępna także w formie drukowanej, podaje się informację w strefie uwag, np. Dostępne także w formie drukowanej, Sporządza się odrębne opisy dla każdego nośnika. W formacie MARC informację o innej postaci fizycznej dokumentu podaje się w strefie uwag – w polu 530.

Katalogowanie – zasady ogólne Zaleca się w katalogach bibliotecznych drugi stopień szczegółowości opisu bibliograficznego, gdyż obejmuje on elementy obowiązkowe i zalecane, bliżej charakteryzujące dokument. Niektóre elementy zalecane, trudne do ustalenia (np. czas odtwarzania nagrania) można pominąć. Przy wyborze elementów do opisów należy kierować się dodatkowo potrzebami użytkowników katalogów. Nie powinno się rezygnować ze sporządzania np. pozycji cząstkowych dla utworów współwydanych (choćby w postaci skróconej – typu indeksowego), a w rekordach – zastępujących je haseł dodatkowych, ponieważ to one decydują o efektywności wyszukiwania. Ze względu na specyfikę dokumentów odczytywanych w odtwarzaczach fundamentalne znaczenie ma opracowanie treściowe. Bibliotekarz nie jest zobligowany do tworzenia szczegółowych opisów formalnych, więc koncentrowanie się jedynie na opracowaniu formalnym w przypadku dokumentów specjalnych nie jest uzasadnione. Natomiast można wprowadzać własne rozwiązania, które podnoszą efektywność wyszukiwań. Dla ułatwienia katalogowania dokumenty elektroniczne, w zależności od metody dostępu do danych i programów w nich zawartych, podzielono na dwie grupy:

Dokument elektroniczny o dostępie lokalnym Tytuł właściwy [Określenie typu dokumentu] : dodatek do tytułu / pierwsze oznaczenie odpowiedzialności ; każde następne oznaczenie odpowiedzialności. – Oznaczenie wydania / pierwsze oznaczenie odpowiedzialności dotyczące wydania. – Szczegółowe oznaczenie rodzaju dokumentu (wielkość dokumentu). – Miejsce wydania : nazwa wydawcy, data wydania. – Określenie formy i liczby nośników fizycznych : oznaczenie innych cech fizycznych ; wymiary + oznaczenie dokumentu towarzyszącego. – (Tytuł serii lub podserii, ISSN serii lub podserii ; numeracja w obrębie serii lub podserii). – Wymagania systemowe. – Tryb dostępu. – Źródło tytułu właściwego i oznaczenia wydania. – Data aktualizacji/nowelizacji. – Inne uwagi. – Numer znormalizowany

Dokument elektroniczny o dostępie zdalnym Tytuł właściwy [Określenie typu dokumentu] : dodatek do tytułu / pierwsze oznaczenie odpowiedzialności ; każde następne oznaczenie odpowiedzialności. – Oznaczenie wydania / pierwsze oznaczenie odpowiedzialności dotyczące wydania. – Szczegółowe oznaczenie rodzaju dokumentu (wielkość dokumentu). – Miejsce wydania : nazwa wydawcy, data wydania. – (Tytuł serii lub podserii, ISSN serii lub podserii ; numeracja w obrębie serii lub podserii). – Wymagania systemowe. – Tryb dostępu. – Źródło tytułu właściwego i oznaczenia wydania. – Data aktualizacji/nowelizacji. – Inne uwagi. – Numer znormalizowany

Różnice Strefa Dokument elektroniczny o dostępie lokalnym Dokument elektroniczny o dostępie zdalnym 3. Strefa szczegółowego oznaczenia rodzaju i wielkości dokumentu Element zalecany Bibliograficzna baza danych Element obowiązkowy Czasopismo elektroniczne 5. Strefa opisu fizycznego Element stosowany Nośnik fizyczny może być opisany 1 dysk optyczny (CD-ROM) : dźw., kolor ; 12 cm Element pomijany Nośnik fizyczny nie może być opisany – charakterystykę dokumentu podaje się w strefie 3. Oprogramowanie systemowe (23 pliki : ca 35 000 bajtów każdy) 7. Strefa uwag Obowiązkowa uwaga o wymaganiach systemowych Wymagania systemowe: Komputer zgodny z IBM PC 486DX; 16 MB RAM; MS Windows 3.1 lub nowsze; napęd CD-ROM poczwórnej prędkości; karta dźwiękowa Obowiązkowa uwaga o trybie dostępu Tryb dostępu: World Wide Web. URL: http://www.un.org

Podstawa opisu i źródła danych Podstawą opisu jest odtworzony dokument elektroniczny. Zaleca się ustalenie brakujących danych na podstawie źródeł spoza dokumentu, np. towarzyszącej mu dokumentacji, pojemników, bibliograficznych baz danych i innych wydawnictw informacyjnych. Źródła danych: Źródła wewnętrzne – ekran tytułowy, główne menu, przedstawienie programu, pierwsza wyświetlona informacja, krótki tekst, który pojawia się u góry każdego wielostronicowego dokumentu, strona domowa, inna wyraźnie wyświetlona identyfikująca informacja Etykiety na stałe naklejone na fizyczny nośnik lub odbite na nim Dokumentacja Pojemniki Inny dokument towarzyszący (np. list wydawcy) Publikowane opisy dokumentów (np. bibliograficzne bazy danych, przeglądy) Inne źródła

Podstawa opisu i źródła danych cd. Jeżeli informacja w źródłach wewnętrznych różni się stopniem dokładności, należy spośród nich wybrać to źródło, które dostarcza informacji najbardziej kompletnej; podobnie należy postąpić w przypadku dalszych źródeł. Wykorzystując dokumentację jako źródło informacji, należy wyraźnie odróżnić dane odnoszące się tylko do dokumentacji od tych, które dotyczą dokumentu elektronicznego. Jeżeli kilka dokumentów elektronicznych znajduje się w pojemniku i tylko na pojemniku znajduje się tytuł wspólny, jako źródło należy użyć pojemnika, a nie etykiet naklejonych na poszczególnych dokumentach. Jeżeli dokument elektroniczny składa się z dwóch lub więcej oddzielnych fizycznie części (np. interakcyjny dokument multimedialny, w skład którego wchodzi dysk optyczny i wideodysk), z których każda ma swoje własne źródła informacji, należy wybrać źródło dostarczające informacji odnoszących się do dokumentu jako całości i zawierające tytuł wspólny. W przypadkach, gdy informacja w wewnętrznych źródłach jest niewystarczająca lub niedostępna (gdy brak źródeł wewnętrznych albo gdy brak urządzeń do odczytania dokumentu) można wybrać inne źródła stosownie do podanej kolejności.

Podstawa opisu i źródła danych cd. Poszczególne strefy opisu mają wyznaczone podstawowe źródła, z których przede wszystkim należy przejmować dane: Strefa 1 Strefa 2 Strefa 4 Strefa 6 tytułu i oznaczenia odpowiedzialności wydania adresu wydawniczego serii Źródła wewnętrzne, etykiety na nośniku fizycznym, dokumentacja, pojemniki lub inne materiały towarzyszące Strefa 3 Strefa 5 Strefa 7 Strefa 8 szczegółowego oznaczenia rodzaju i wielkości dokumentu opisu fizycznego uwag międzynarodowego znormalizowanego numeru i sposobu uzyskania dokumentu elektronicznego Jakiekolwiek źródło Dane pochodzące z innych źródeł niż podstawowe dla danej strefy ujmuje się w nawiasy kwadratowe

Dokument elektroniczny o dostępie zdalnym Katalogowanie dokumentów elektronicznych o dostępie zdalnym jest to nowa sytuacja dla bibliotek, ponieważ mamy opisać dokument, którego fizycznie nie mamy. Kiedy jesteśmy zobowiązani do katalogowania tychże dokumentów? Dokumentów elektronicznych zdalnych publicznie dostępnych nie katalogujemy. Katalogujemy dokument elektroniczny o dostępie zdalnym licencjonowanym, czyli wtedy, gdy mamy licencję na jego użytkowanie (jesteśmy prawnymi właścicielami usługi dostępu).

Bibliografia Gołębiowska L., Zbiory specjalne – nieksiążkowe w bibliotekach, 2008, 978-83-924008-3-7. Sanetra, K., Katalogowanie alfabetyczne dokumentów elektronicznych, Biblioteka w Szkole, 2001, nr 6, s. I–VIII.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Anna Ronowicz Biblioteka Pedagogiczna ul. Koszarowa 12; 72-300 Gryfice tel. 91 384 33 78; e-mail: gryfice@zcdn.edu.pl www.zcdn.edu.pl/gryfice