Zebranie jako forma wymiany informacji

Zebrania: są ważnym elementem komunikowania się w jednostkach organizacyjnych. W trakcie, których przekazywane są informacje, podejmowane decyzje, „radzi się” nad określoną sprawą itp.

Zebranie: zgromadzenie składające się z określonej gr. osób, zgromadzenie składające się z określonej gr. osób, grupa ta posiada określoną strukturę organizacyjną, np. przedsiębiorstwo, instytucja, komórka organizacyjna itp., grupa ta posiada określoną strukturę organizacyjną, np. przedsiębiorstwo, instytucja, komórka organizacyjna itp., zgromadzenie to posiada mniej lub bardziej określony charakter (obowiązuje określony porządek zebrania, zaproszenia), zgromadzenie to posiada mniej lub bardziej określony charakter (obowiązuje określony porządek zebrania, zaproszenia), przebieg zebrania odbywa się zgodnie z ustalonym regulaminem w np. akcie założycielskim, statucie, itp., przebieg zebrania odbywa się zgodnie z ustalonym regulaminem w np. akcie założycielskim, statucie, itp., celem jest omówienie spraw założonych w porządku obrad, celem jest omówienie spraw założonych w porządku obrad, przebieg jest protokołowany. przebieg jest protokołowany.

Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań: przy drzwiach zamkniętych: uczestnikami mogą być tylko i wyłącznie osoby zaproszone, np.: konferencje, narady o charakterze otwartym: w zebraniach tych mogą uczestniczyć wszystkie chętne osoby np.: sesje. o charakterze wewnętrznym: np.: posiedzenia zarządów, personelu, określonych sekcji. o charakterze zewnętrznym: w zebraniach tych uczestniczą np. zleceniodawcy, księgowi, przedstawiciele banków itp. Do innego typu zebrań możemy również zaliczyć kongresy, sympozja, seminaria, szkolenia, zjazdy, zgromadzenia, wykłady, konferencje prasowe.

Jedną z najważniejszych ról, we wszystkich pracach związanych z realizacją przebiegu zebrania ma przewodniczący. Przewodniczącym zebrania jest najczęściej kierownik jednostki organizacyjnej, instytucji lub osoba zwołująca zebranie. W wielu przypadkach prowadzący jest wybierany na drodze głosowania.

Do działań przewodniczącego należy przed: ustalenie punktów kolejności ich omawiania, nadzór nad organizacją w trakcie : zapoznanie uczestników z porządkiem obrad oraz wprowadzenie, pobudzenie do dyskusji, reasumowanie przebiegu dyskusji, wnioski, prowadzenie głosowania, utrzymanie porządku, zapobieganie oraz rozwiązywanie konfliktów, utrzymanie dobrej atmosfery zebrania, po zebraniu: ocena przebiegu spotkania, kontrola przebiegu wykonania działań podjętych w czasie zebrania.

. Szczególne znaczenia dla efektywności przebiegu zebrania ma odpowiednio przygotowany scenariusz przebiegu zebrania tzw. porządek zebrania.

Wyróżniamy 3 funkcje porządku zebrania funkcja przygotowawcza: informuje on uczestników o sprawach będących przedmiotem obrad. W ten sposób daje im możliwość odpowiedniego przygotowania się, wypracowania stanowiska, zastanowienia się nad tym, co powiedzieć do każdego z punktów porządku, funkcja przewodnia: w trakcie stanowi linię przewodnią wytyczającą przebieg zebrania, funkcja zakończeniowa: po zakończeniu obrad, porządek zebrania spełnia rolę planu wg, którego sporządzany jest protokół.

Co najmniej na tydzień przed planowanym terminem zebrania, należy rozesłać zawiadomienia, w którym powinny znaleźć się: zwięzłe określenie celu, data i czas rozpoczęcia, miejsce zebrania, porządek zebrania, załączniki,. informacje dodatkowe itp.

Obecnie oprócz typowych zebrań, coraz częściej organizowane są tele – czy wideo konferencje. Na rynku dostępne są zestawy multimedialne (minikamera, słuchawki z mikrofonem, oprogramowanie komputerów) umożliwiające komunikację video pomiędzy użytkownikami komputerów. Wymiana informacji odbywa się bez potrzeby zwoływania w jednym miejscu, wszystkich uczestników zebrania.