Katalogowanie (wersja 16)

Program sesji: Część 0: Wstęp Część 1: Wyszukiwanie rekordów Część 2: Tworzenie rekordów Część 3: Zapisywanie rekordów Część 4: Sprawdzanie rekordów Część 5: Edycja rekordów Część 6: Kopiowanie haseł Część 7: Wyszukiwanie rekordów podobnych Część 8: Naprawa rekordów Część 9: Inne funkcje Część 10: Import rekordów Część 11: Kontrola wzorcowa Część 12: Uprawnienia użytkowników Uwaga: przykłady w oparciu o format MARC 21.

Część 0: Wstęp

Otwieranie modułu Katalogowania W module katalogowania znajdują się trzy zakładki: Rekordy Egzemplarze Szukaj W pierwszym oknie można wyszukać: rekord bibliograficzny za pomocą numeru systemowego lub egzemplarz za pomocą kodu kreskowego lub sygnatury. Numer systemowy Kod kreskowy /Sygnatura

Zakładka Rekordy Górny panel – np. edytor rekordu Dolny panel – np. objaśnienia pola Panel nawigacyjny Uwaga: czerwona ramka oznacza wybrany panel

Zakładka Egzemplarze Górny panel – np. lista egzemplarzy Panel nawigacyjny Dolny panel – np. aktualizacja egz.

Zakładka Szukaj Górny panel –lista rekordów Panel nawigacyjny Dolny panel – Pełny opis rekordu

Pasek operacji (na dole ekranu) Lewa strona ekranu: komunikacja z serwerem. Kiedy klient łączy się z serwerem, wyświetla się czerwona, pulsująca linia. Prawa strona ekranu (prawy klawisz myszy) logowanie, zmiana hasła i nadawanie uprawnień zmiana języka interfejsu lista baz do połączenia drukowanie wyjście z klienta! Otwieranie modułów: Gromadzenia, Udostępniania, WMB i Alephadm

Pasek rekordu (ikony po prawej stronie) Otwórz szablon Drzewo poglądowe (y/n) Dzielony ekran edycji (y/n) Zapisz na serwerze i dysku lokalnym Sprawdź rekord Aktywuj klawiaturę (y/n) Wyświetl w OPAC Otwórz rekord w gromadzeniu Zamknij rekord / wszystkie rekordy Wyświetl na pełnym ekranie

Wybór bazy Chociaż można pracować na rekordach z różnych baz jednocześnie, klient musi być połączony z baza podstawową. Menu/ALEPH/Połącz z … W tej bazie będą zapisywane nowe rekordy.

Wybór bazy Połączyć się z bazą można również klikając prawym klawiszem na ikonę Baza na pasku operacji na dole ekranu. Na pasku tytułowym widać nazwę bazy (i serwera), z którą klient jest aktualnie połączony.

Import tablic W momencie łączenia się z wybraną bazą, system sprawdza, czy klient katalogowania korzysta z najnowszej wersji tablic katalogowania i szablonów wydruku. Jeżeli tablice były modyfikowane, system załaduje je na dysk lokalny komputera (zależnie od ustawień). W związku z tym przy pierwszym połączeniu z bazą pojawia się okno ‘Przesyłanie pliku’.

Część 1: Wyszukiwanie rekordów

Wyszukiwanie rekordów Dostęp do rekordu w module katalogowania można uzyskać na dwa sposoby: Wyszukując rekord przez słowa lub przez przeglądanie Bezpośrednio otwierając z dysku lokalnego ładując z serwera

Przeglądanie list haseł Funkcja Przeglądaj umożliwia przeglądanie list haseł i wyświetlanie rekordów związanych z szukanym hasłem. Wybierz bazę do przeszukiwania, indeks (lub listę haseł), wprowadź tekst, od którego system ma wyświetlić listę i kliknij ‘Idź’.

Przeglądanie list haseł Przykład: szukamy haseł rozpoczynających się od “k” w indeksie tytułów. System pokaże żądane hasło jako drugie na liście (tutaj: “K.S.H. Ustawa...”).

Wyszukiwanie przez słowa Funkcja Szukaj to wyszukiwanie rekordów za pomocą słów kluczowych. Wyszukiwanie wg podanego słowa będzie się odbywało na wybranej liście słów (np. słów z tytułów, słów z autorów itp.) lub kilku listach.

Wyszukiwanie przez słowa Wybierz bazę. Zaznacz opcję ‘Słowa sąsiadują’ , jeżeli zapytanie ma być potraktowane jako ciąg. Wybierz listę słów. Wprowadź słowo/słowa i kliknij OK. Można korzystać z maskowania (np. komput* ). Wyszukiwanie w kilku listach jest możliwe na dwóch kolejnych zakładkach.

Wyniki wyszukiwania Lista zestawów z wyrażeniem wyszukiwawczym i liczbą wyszukanych rekordów wyświetli się w dolnym panelu. Jeżeli liczba rekordów nie przekracza limitu zdefiniowanego w parametrach, zamiast zestawu system wyświetli rekordy w formie Listy.

Wyniki wyszukiwania - opcje Drukuj/Wyślij Drukowanie, wysyłanie lub zapisywanie na dysku lokalnym w wybranym formacie. Zapisz na serwerze Zapisywanie zestawu na serwerze pod podaną nazwą. Załaduj z serwera Ładowanie z serwera zapisanego wcześniej pliku. Wyświetl Wyświetlanie zestawu rekordów w postaci listy lub w pełnym opisie.

Wyniki wyszukiwania - opcje Zawęź Wybierz zestaw i zawęź wyszukiwanie dodając dodatkowy warunek do oryginalnego wyszukiwania. Działania Wybierz dwa lub więcej zestawów i połącz je za pomocą operatorów AND, OR lub NOT.

Lista rekordów Kliknij Wyświetl, aby obejrzeć Listę rekordów (w górnym panelu), z pełnym opisem zaznaczonego na liście rekordu (w dolnym panelu), w pięciu formatach do wyboru.

Opcje na liście rekordów Sortuj Sortowanie wg dwu opcji sortowania. Zapisz jako Zapis wybranych rekordów do nowego zestawu. Moje rekordy Zapis wybranych rekordów do późniejszego wykorzystania. Rekordy są zapisywane w formacie XML na dysku lokalnym. Kliknij ‘Wczytaj’, aby otworzyć wcześniej zapisane rekordy. alephcom/files/MyRecords/… .xml

Pełny opis W dolnym panelu wyświetla się zaznaczony na liście rekord w Pełnym opisie.

Pełny opis - opcje Uwaga: w zależności od tego, które pole jest zaznaczone w opisie, aktywne są różne przyciski. Przeszukaj Wyszuka rekordy podobne w innych bazach. Podobne (w zależności od pola) Wyszuka inne rekordy zawierające takie samo hasło jak to w zaznaczonym polu. Hasła (w zależności od pola) Wyświetli indeks haseł, z tekstem hasła w polu do wyszukiwania i od danego miejsca.

Pełny opis - opcje Zewnętrzny Przycisk aktywny dla pól zawierających powiązanie ze źródłem zewnętrznym (np. 856), otwiera źródło/dokument w oknie przeglądarki. Powiązania Wyświetla rekordy powiązane równolegle, w górę, w dół z wyświetlonym rekordem. Lista egzemplarzy Aktywny przycisk Zasób lub Lista egzemplarzy wyświetli egzemplarze powiązane z rekordem (odpowiednio wszystkie egzemplarze lub egzemplarze z danej podbiblioteki). Katalogowanie Przenosi rekord wyświetlony w dolnym panelu do zakładki Katalogowanie. Egzemplarze Przenosi rekord wyświetlony w dolnym panelu do zakładki Egzemplarze.

Otwieranie rekordów Rekordy można zapisywać na dysku lokalnym lub na serwerze. Lokalnie można zapisywać rekordy oczekujące na korektę, mogą je zapisywać osoby początkujące w katalogowaniu, bez uprawnień do zapisu na serwerze. Rekordy zapisane na dysku lokalnym widzi tylko osoba pracująca na komputerze, na którym zostały zapisane.

Otwieranie rekordów z dysku lokalnego Aby otworzyć rekord zapisany tylko na dysku lokalnym, kliknij Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord z dysku lokalnego.

Ładowanie rekordów z serwera Aby otworzyć rekord zapisany na serwerze, wprowadź jego numer systemowy w polu na pasku rekordu i kliknij na ikonę ze strzałką ... albo wprowadź kod kreskowy egzemplarza w polu poniżej (lub wyszukaj rekord przeglądając indeks sygnatur). Numer systemowy Kod kreskowy lub sygnatura Indeks sygnatur

Moje rekordy Wyniki wyszukiwań można zachować korzystając z opcji Moje rekordy. Rekordy będą zapisane lokalnie w formacie XML. Rekordy można zapisać z adnotacją, do późniejszego wyszukiwania. Korzystając z zakładki Moje rekordy, zapisane rekordy można wyświetlać, drukować lub wysyłać. Można też rekord przesłać do edycji w katalogowaniu.

Część 2: Tworzenie rekordów

Tworzenie rekordów Rekordy można tworzyć bez szablonu albo z pomocą wcześniej zdefiniowanych szablonów. Rekordy można również importować ze źródeł zewnętrznych. W każdym przypadku można korzystać z formularzy dla pól ułatwiających ich wypełnianie. Rekordy można tworzyć: 1. Za pomocą szablonów 2. Bez szablonu

Nowy rekord za pomocą szablonu Najszybszym i najbardziej efektywnym sposobem tworzenia nowych rekordów jest korzystanie ze zdefiniowanych na stałe szablonów katalogowania. W katalogowaniu można zdefiniować dwa rodzaje szablonów: szablony na serwerze szablony lokalne, zdefiniowane przez użytkownika, na danym komputerze

Otwieranie szablonów rekordów Kliknij przycisk Otwórz szablon, Ctrl+E lub wybierz z Menu/Edycja/ Pobierz z szablonu

Tworzenie szablonów na dysku lokalnym Lokalnie szablon można utworzyć w oparciu o aktualnie otwarty rekord, edytowany rekord. (Można je potem edytować jak pliki tekstowe.) Menu/Katalogowanie/Utwórz szablon na dysku lokalnym

Nowy rekord bez szablonu Opcja Menu/Katalogowanie/Nowy rekord. Krok 1: wybór formatu rekordu Krok 2: aktualizacja wartości domyślnych na formularzach etykiety i pola 008 (jeżeli zdefiniowano, żeby pola wyświetlały się w nowym rekordzie ) Krok 3: dodawanie kolejnych pól do rekordu (dwie opcje: dodawanie z listy lub ręczne).

Dodawanie pól Opcja A: dodawanie nowego pola z predefiniowanej listy (Menu/Edycja/Nowe pole (z listy) lub klawisz F5).

Dodawanie pól Opcja B: dodawanie nowego pola przez katalogującego (Menu/Edycja/Nowe pole (Podaj) lub klawisz F6). Po dodaniu etykiety nowego pola, system wyświetli jego nazwę (jeżeli została wcześniej zdefiniowana).

Dodawanie podpól Do nowego i innych pól można dodawać podpola (opcja Menu/Edycja/Nowe podpole lub F7). Albo otworzyć formularz dla pola z predefiniowanymi podpolami.

Formularze pól Formularze są dostępne dla różnego typu pól, ułatwiają wypełnianie podpól. Menu/Edycja/Otwórz formularz lub Ctrl+F dla wybranego pola. Np.: dla pola 008.

Wyświetlanie podglądu w WWW OPAC Aby wyświetlić podgląd rekordu w WWW OPAC, wybierz opcję Menu/Katalogowanie/ Wyświetl w WWW OPAC (Ctrl+O) - dolny panel, zakładka Przeglądarka.

Część 3: Zapisywanie rekordów

Zapisywanie rekordów Są dwie możliwości zapisania rekordu: Zapisz na dysku lokalnym (lub Zapisz wszystkie na dysku lokalnym) Zapisz na serwerze i dysku lokalnym

Zapis na dysku lokalnym Opcje Zapisz na dysku lokalnym i Zapisz wszystko na dysku lokalnym zapisują otwarty rekord (lub wszystkie otwarte rekordy) na dysku twardym komputera. Zapis lokalny: Menu/Katalogowanie/Zapisz na dysku lokalnym . (lub / Zapisz wszystko na dysku lokalnym) Rekordy zapisane lokalnie nie będą dostępne do wyszukiwania w OPAC.

Zapis na dysku lokalnym Wszystkie nowe rekordy zapisywane na dysku lokalnym otrzymują nazwy w formacie: NEWnnn.mrc

Zapis na serwerze Opcja Zapisz na serwerze i dysku lokalnym aktualizuje baze danych na serwerze, nadaje rekordowi numer systemowy (numer ‘NEWnnn’ na dysku lokalnym zostaje zachowany). W trakcie zapisu mogą być uruchamiane programy sprawdzające i naprawiające rekord. Numer systemowy jest unikalnym identyfikatorem rekordu. Opcja zapisuje rekord na serwerze i dysku lokalnym komputera.

Zapis na serwerze Zapis na serwerze i dysku lokalnym

Zapis na serwerze Zapis na serwerze: opcja Menu/Katalogowanie/Zapisz na serwerze i dysku lokalnym lub ikona na pasku rekordu. Rekord zostanie dodany do lokalnej bazy bibliograficznej. Wyświetli się okno potwierdzenia, w którym można zmienić poziom rekordu:

Zapis na serwerze Podstawowe zasady zapisywania rekordów: Katalogujący o niższym poziomie uprawnień nie zapisze rekordu, który wcześniej został zapisany przez katalogującego o wyższym poziomie. Jeżeli więcej niż jedna osoba pracuje na tym samym rekordzie, zmiany zachowa katalogujący, który otworzył rekord jako pierwszy. Jeżeli rekord jest zapisywany na serwerze, nie wypełnione pola i podpola są usuwane.

Zapis na serwerze – sprawdzanie i naprawa rekordów Przy zapisie system sprawdza rekord, w oparciu o zdefiniowane procedury kontrolne i wyświetla je na zakładce Komunikaty. Komunikaty można dopuścić, w zależności od typu komunikatu. System może też wykonywać określone procedury naprawiające. *te informacje zamienią się w komunikaty Błąd niedopuszczalny! Komunikaty informacyjne* Błąd dopuszczalny

Sprawdzanie i naprawa rekordów Komunikaty i uwagi do rekordu wyświetlają się na zakładce Komunikaty w dolnym panelu. Po zaznaczeniu komunikatu na zakładce, pole w rekordzie, którego dotyczy komunikat wyświetli się na zielono.

Część 4: Sprawdzanie rekordów

Procedury kontroli: definicje Procedury kontroli to standardowe, zdefiniowane przez bibliotekę, programy wykorzystywane do „sprawdzania” pól, podpól i całego rekordu. Biblioteka decyduje i definiuje, które błędy będą niedopuszczalne (wywołają blokadę zapisu), a które dopuszczalne (tylko informacja).

Rodzaje procedur kontroli Kontrola na poziomie pola Kontrola na poziomie rekordu

Sprawdzanie pól Opcja sprawdzania pola (Menu/Edycja/Sprawdź pole lub Ctrl+W dla wybranego pola) weryfikuje, czy: wskaźniki i/lub podpola są poprawne w danym polu wypełnione zostały podpola obowiązkowe pola niepowtarzalne wystąpiły tylko raz zachowane zostały zależności między polami zawartość pól stałej długości jest poprawna.

Sprawdzanie pól Przykład komunikatu dotyczącego poprawności wskaźników: Wartość ‘0’ jako drugi wskaźnik w polu 700 jest niepotrzebna.

Sprawdzanie rekordów Opcja sprawdzania rekordu (Menu/Edycja/Sprawdź rekord lub Ctrl+U) weryfikuje, czy: w rekordzie wystąpiły wymagane pola i podpola niepowtarzalne pola i podpola wystąpiły tylko raz zgadzają się zależności między polami dodane hasło jest nowe w indeksie haseł dodane hasło nie jest duplikatem w indeksie unikalnych oznaczeń podobny rekord nie znalazł się już w bazie dodawane hasła są nowe w bazie. Opcja ‘Sprawdź rekord’ zawiera również opcję ‘Sprawdź pole’.

Sprawdzanie rekordów (Ctrl + u) Przykład weryfikacji rekordu: Błąd niedopuszczalny! Błąd dopuszczalny Informacja

Sprawdzanie rekordów Procedury kontroli sprawdzają rekordy w różnych okolicznościach: W module katalogowania podczas edycji rekordu. W module katalogowania przy zapisywaniu rekordu na serwer (przed dodaniem do bazy system sprawdza rekord). W trakcie wykonywania procedury wsadowej na grupie rekordów.

Część 5: Edycja rekordów

Wyświetlanie „brudnopisu” rekordu Edytowany rekord można wyświetlić na 3 sposoby. Normalny ekran (z dolnym panelem) Pełny ekran (bez dolnego panelu) Dzielony ekran (2 rekordy obok siebie). Note: jeżeli użyto opcji Dzielony ekran edycji , dotyczy to obydwu edytowanych rekordów.

Wyświetlanie „brudnopisu” rekordu Aby zmienić sposób wyświetlania, klikamy przycisk . Jeżeli byłby zaznaczony dolny panel (otoczony czerwoną ramką), po kliknięciu przycisku będzie się zmieniał sposób wyświetlania tej części ekranu. Czyli na pełnym ekranie znajdzie się np. zakładka z objaśnieniami pola.

Edycja rekordów W menu Edycja dostępne są różne standardowe opcje edycji:

Niektóre funkcje Edycji Kolejne funkcje z menu Edycja: Cofnij + Ponów Kopiuj (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord) Wklej (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord) Wytnij (zaznaczony tekst, podpole, pole) Usuń (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)

Poruszanie się po rekordzie Jedna linia w górę/w dół: Strzałka w górę/w dół Jeden znak w lewo/w prawo: Strzałka w lewo/w prawo Z pola do pola: Tab(ulator) Początek/koniec rekordu: PageUp/PageDown

Inne funkcje menu Edycja Pobierz z szablonu (Ctrl+E) dodaje pola i podpola do wypełnienia na podstawie wybranego szablonu. Zmień format rekordu zmienia zawartość pola FMT. Sortuj rekord Sortuje pola w rekordzie wg kolejności zdefiniowanej w tablicy*. Uwaga: pola 5xx,6xx i 7xx nie są dodatkowo sortowane, pozostają w rekordzie w kolejności, w jakiej zostały wprowadzone. *tab01.pol

Zamykanie rekordów System nie pozwala na zapisanie rekordu katalogującemu, jeżeli inny katalogujący otworzył i zapisał rekord przed nim. Rekord zostanie zablokowany na czas zdefiniowany w parametrach. Oprócz blokady automatycznej, istnieje możliwość aktywnego zamknięcia rekordu dla innych, aby do czasu jego zwolnienia zmiany mógł zapisywać tylko użytkownik, który go zamknął. Zamykanie rekordu, opcja Menu/Katalogowanie/Zajmij rekord. Zwalnianie rekordu, opcja Menu/Katalogowanie/Zwolnij rekord.

Zamykanie rekordów Zmiana nagłówka rekordu: Komunikat przy próbie otwarcia rekordu przez innego katalogującego : Rekord będzie dalej opatrzony nagłówkiem:

Drzewo rekordu Drzewo poglądowe rekordu jest dostępne tylko na zakładce Rekord. Drzewo znajduje się w lewym dolnym panelu. Jest to obraz rekordu bib i rekordów z nim związanych w bazie w postaci rozwijanych gałęzi: Rekordy administracyjne (ADM) Rekordy egzemplarzy Rekordy zamówień Rekordy wypożyczeń

Drzewo rekordu Rekordy HOL i ADM: Aby wyświetlić podgląd rekordu w górnym panelu, klikamy dwukrotnie na gałąź odpowiedniego rekordu. Aby utworzyć nowy rekord klikamy prawym klawiszem na gałąź odpowiedniej biblioteki (nnn50 dla ADM, nnn60 dla HOL) i wybieramy opcję Ładuj/Utwórz rekord lub z menu Menadżer rekordów/Ładuj/Utwórz rekord. Rekordy egzemplarzy: Dwuklik na gałęzi egzemplarzy przenosi rekord na zakładkę egzemplarzy. Egzemplarze z powiązaniem HOL link mogą znajdować się albo w gałęzi rekordu ADM albo rekordu HOL lub w obydwu zależnie od ustawień.

Część 6: Kopiowanie haseł

Kopiowanie haseł Opcje kopiowania haseł z indeksów pozwalają na wypełnienie pola lub podpola tekstem wcześniej zaindeksowanego hasła. Jest to szczególnie przydatne, jeżeli w instalacji istnieje baza haseł wzorcowych. Można kopiować hasła z indeksów bazy domowej rekordu (Edycja/Szukaj/Szukaj- pole kartoteki własnej bazy lub F3), lub innej bazy (np. kartoteki wzorcowej) (Edycja /Szukaj/Szukaj- pole kartoteki innej bazy lub Ctrl+F3). Te same opcje są dostępne dla podpola.

Lista haseł Wybieramy pole i wciskamy F3 lub Ctrl+F3 System zrobił wyszukiwanie w kartotece AUT (Autorzy).

Lista haseł Po wyszukaniu odpowiedniego hasła, zaznaczamy je i klikamy OK, hasło zostanie skopiowane do wyznaczonego pola.

Lista haseł Można przeskoczyć do innego hasła lub wyświetlić rekord KHW (jeżeli istnieje).

Lista haseł Kiedy wyświetli się pełny rekord, klikamy Wybierz, aby obejrzeć go w zakładce Rekord.

Lista haseł Jeżeli skopiowane hasło jest „terminem odrzuconym”, zamiast niego system wstawi do rekordu bib termin przyjęty z rekordu khw (zależnie od ustawień).

Opcje podpola Do pewnych pól (np. 655, 041, 044) można skopiować tekst z wcześniej zdefiniowanej listy (Edycja/Szukaj/Opcje szukania podpola lub Ctrl+F8).

Część 7: Wyszukiwanie rekordów podobnych

Wyszukiwanie rekordów podobnych W trakcie katalogowania, można korzystać z opcji wyszukiwania podobnego rekordu do aktualnie edytowanego. Funkcja Znajdź podobny rekord służy do wyszukiwania, porównywania i/lub ładowania i nadgrywania rekordu z innego źródła, w celu uzupełnienia katalogowanego rekordu. Wyszukiwanie takiego rekordu działa w oparciu wyrażenie wyszukiwawcze zdefiniowane w tablicach (np. “wti=“, czyli słowa z tytułu). Można wyszukiwać w bieżącej bazie i innych bazach zdefiniowanych w systemie.

Wyszukiwanie rekordów podobnych Wyszukiwanie podobnego rekordu w bazie NUKAT (50 trafień): Klikamy ‘Wyświetl rekordy’, aby obejrzeć listę rekordów. Wyrażenie wyszukiwawcze podglądamy za pomocą ‘Wyświetl zapytanie’.

Wyszukiwanie rekordów podobnych Menu/Edycja/ Szukaj podobnego rekordu Przycisk Wybierz, aby połączyć rekord z rekordem otwartym na ekranie.

Część 8: Naprawa rekordów

Programy fix: definicja Procedury naprawiające typu fix to standardowe, zdefiniowane przez bibliotekę, programy, które korygują lub wykonują określone poprawki w katalogowanych rekordach.

Programy fix: aspekty techniczne Funkcja “fix” działa w oparciu o specjalną tablicę (tab_fix), która definiuje: kontekst (lub funkcję), kiedy program fix ma zadziałać (np. w czasie zapisu rekordu, łączenia rekordów) nazwę programu opcjonalnie argumenty dla programu.

Programy fix: przykłady 1 2 3 !!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!! INS fix_doc_tag_008_open_date INS2 fix_doc_001 OVERWRITE INSFS fix_doc_punctuation_usm OCLC fix_doc_oclc Kontekst Program fix Argumenty

Fix - przykład: fix_doc_tag_008_open_date Kontekst: INS Programy fix zdefiniowane w kontekście INS (od INSert) są uruchamiane automatycznie, kiedy rekord jest wysyłany na serwer. Program: fix_doc_tag_008_open_date Program automatycznie dodaje datę bieżącą w polu 008 formatu MARC 21, na pozycjach 00-05.

Fix - przykład: fix_doc_tag_008_open_date Przed fix’em Po fix’ie

Fix - przykład: fix_doc_001 Kontekst: INS2 Programy działają w momencie wysyłania rekordu na serwer, ale już po nadaniu mu numeru systemowego, (przed programami zdefiniowanymi jako INS). Program: fix_doc_001 Program dodaje do katalogowanego rekordu pole 001 formatu MARC 21 z numerem systemowym. Argument: OVERWRITE Jeżeli pole 001 już istniało w rekordzie, program nadpisuje jego zawartość nowymi danymi.

Fix - przykład: fix_doc_punctuation_usm Kontekst: INSFS Programy są uruchamiane w momencie wysyłania na serwer rekordu wprowadzonego za pomocą funkcji Szybkie katalogowanie w modułach ADM (np. w Gromadzeniu). Program: fix_doc_punctuation_usm Program dodaje standardowe znaki umowne do pól 245, 260 i 300 formatu MARC 21 .

fix_doc_punctuation_usm Przed fix’em Po

Inne programy typu fix Program fix_doc_tag_008 wstawia rok wydania na pozycjach 07-10 pola 008 formatu MARC 21 008 na podstawie zawartości podpola $c pola 260 formatu MARC 21. Program fix_doc_non_filing_ind wstawia wartość wskaźnika znaków do pomijania przy porządkowaniu w oparciu o listę słów do pomijania zdefiniowaną w tablicy tab02 kod języka w polu 008. Program fix_doc_sort sortuje pola aktualnie edytowanego rekordu w kolejności zdefiniowanej w tablicy.

Programy fix uruchamiane ręcznie Program fix można uruchomić ręcznie przed wysłaniem rekordu na serwer, wybierając opcję Menu/Edycja/Napraw rekord i odpowiedni program. Lista dostępnych programów jest definiowana wcześniej w tablicy.

Programy fix uruchamiane ręcznie

Część 9: Inne funkcje

Powielanie rekordów Opcja Powiel rekord (Menu/Katalogowanie/Powiel rekord lub Ctrl+N) kopiuje wyświetlony na ekranie rekord i umożliwia edycję kopii. Kopia zostanie automatycznie zapisana na dysku lokalnym. Nazwa na dysku lokalnym i numer systemowy kopiowanego rekordu nie zostaną przeniesione. Kopia otrzyma nowa nazwę i numer pliku.

Powielanie rekordów Wybór bazy domowej dla kopii rekordu

Usuwanie rekordów NEW* Opcja usuwa wszystkie pliki rekordów zapisane lokalnie, których nazwa zaczyna się od NEW*. Opcją dostępna z menu Menu/Katalogowanie/Usuń rekordy NEW*. Rekordy NEW* mogą być również usuwane automatycznie przez system, zależnie od ustawień klienta GUI. Usuwane są wszystkie rekordy zapisane lokalnie, które nie zostały zaktualizowane/utworzone w ciągu zdefiniowanej liczby dni.

Zmiana nazwy na dysku lokalnym Jeżeli nie zamierzamy usuwać jakiegoś rekordu NEW* zapisanego, można zmienić mu nazwę za pomocą opcji Zmień nazwę na dysku lokalnym z menu Katalogowanie. Takie rekordy pozostaną nadal na dysku lokalnym po wykonaniu opcji usuwania rekordów NEW*.

Usuwanie rekordów z serwera Opcja Usuń rekord z serwera (Menu/Edycja/Usuń/Usun rekord z serwera lub Ctrl+R) usuwa wybrany rekord z serwera. Rekordy powiązane z rekordami ADM, egzemplarzy, zamówień lub wypożyczeń nie mogą być usunięte, zanim nie zostaną usunięte rekordy powiązane. System wyświetli komunikaty o istnieniu rekordów powiązanych z rekordem bib – komunikaty w kolorze czerwonym wywołają blokadę usuwania. (użytkownik decyduje w ustawieniach, które komunikaty zablokują operację, a które nie). ADM – blokada! Egzemplarze - blokada! Zamówienia – blokada

Usuwanie rekordów z serwera Rekord bibliograficzny nie jest całkowicie usuwany, pozostaje w postaci szczątkowej, dodawane jest pole DEL, pozostaje pole LDR, pozostałe pola są kasowane. Dodatkowo usuwane są wszystkie powiązania rekordu z indeksami do wyszukiwania.

Klawiatura Znaki specjalne, niedostępne na standardowej klawiaturze podłączonej do komputera, można wprowadzić za pomocą klawiatury ALEPH (opcja Menu/Katalogowanie/Uruchom klawiaturę lub Ctrl+K lub kliknięcie na ikonę ). Klawiatura wyświetli się w dolnym panelu – należy wybrać żądany zestaw znaków z dostępnych zakładek klawiatury,

Klawiatura ... umieścić kursor w rekordzie w miejscu wstawienia znaku i kliknąć na wybranym znaku. Przykład: aby wprowadzić Ö (jak w wyrazie Österreich), należy wybrać zakładkę Latin Supplement.

Komunikaty Komunikat to uwaga do rekordu, przypominająca wykonaniu zadania związanego z konkretnym rekordem. Uwaga jest zapisywana w systemie i można ją wyświetlić w dowolnym czasie. Komunikaty można kierować do konkretnych działów biblioteki, które biorą udział w opracowaniu rekordu (np. do Gromadzenia) lub traktować je jako ogólne. Lista komunikatów może zawierać uwagi systemowe do opracowania rekordu, informujące o błędach, wykrytych po uruchomieniu funkcji kontroli rekordu.

Komunikaty Aby wyświetlić listę komunikatów lub dodać nowe komunikaty, uruchamiamy opcję Edycja/Komunikaty rekordu. Istniejące komunikaty wyświetlą się w górnej części okna. Klikamy przycisk Nowy, aby dodać komunikat lub zaznaczamy istniejący, aby go poprawić. Treść komunikatu wpisujemy lub poprawiamy w dolnej części okna.

Komunikaty Aby wyświetlić listę wszystkich komunikatów dodanych w określonym przedziale czasu, zawężoną do działu, używamy opcji Komunikaty na zakładce Rekordy. Klikamy Edytuj, aby przejść do rekordu bibliograficznego. Klikamy Egzemplarze, aby przejść do zakładki Egzemplarze. Filtrowanie wg daty i działu

Część 10: Import rekordów

Import rekordów Rekordy ze źródeł zewnętrznych mogą być konwertowane do formatu ALEPH i importowane do bazy. Służy do tego opcja „Importuj rekordy” na zakładce Rekordy.

Import rekordów – scenariusz 1. Wybór pliku do konwersji. 2. Wybór procedury konwersji. 3. Uruchomienie opcji Konwertuj. 4. Wyświetlenie listy konwertowanych rekordów i pełnego opisu wybranego rekordu w dolnym panelu.

Lista rekordów do załadowania Jeżeli zamierzamy poprawiać rekordy, zaznaczamy rekord do edycji i klikamy przycisk Edytuj. Rekord zostanie otwarty do edycji i zapisany na dysku lokalnym (może być potem zapisany na serwerze.) Jeżeli nie zamierzamy od razu poprawiać rekordów, można do nich wrócić później, wybierając opcję „Importuj rekordy” na zakładce Rekordy.

Część 11: Kontrola wzorcowa

Co to jest kontrola wzorcowa? Kontrola wzorcowa to wykorzystanie rekordów wzorcowych do: ujednolicenia danych utworzenia systemu odsyłaczy

Ujednolicenie danych Kontrola wzorcowa ujednolica nazwiska i tematy, wykorzystywane jako punkty dostępu w bazie bibliograficznej. Przykład: czytelnik w OPAC powinien wyszukać wszystkie dzieła Samuela Clemensa, znanego również jako Mark Twain, przy jednym haśle – haśle preferowanym. Bez kontroli wzorcowej, niektóre znajdą się przy nazwisku Clemens, a inne przy Twain).

System odsyłaczy Kontrola wzorcowa jest stosowana do tworzenia systemu odsyłaczy dla nazwisk i tematów wykorzystywanych jako punkty dostępu w bazie bibliograficznej. Przykład: czytelnik poszukujący nazwiska "Clemens, Samuel” (termin odrzucony) znajdzie odsyłacz do nazwiska "Twain, Mark” (termin preferowany).

Automatyczna aktualizacja W systemie ALEPH, kiedy rekord bibliograficzny jest wysyłany na serwer z terminem odrzuconym, system automatycznie zamieni termin odrzucony na formę preferowaną. Biblioteka może jednak zdecydować, że nie chce automatycznie aktualizować haseł, i ustawić odpowiednio parametry systemu.

Automatyczna aktualizacja Przed zapisem na serwer: Po zapisaniu na serwer:

Część 12: Uprawnienia użytkowników

Poziomy uprawnień W katalogowaniu występują trzy poziomy uprawnień: uprawnienia do używania różnych funkcji katalogowania (np.: zapisywanie, usuwanie rekordów) uprawnienia do aktualizacji konkretnych rekordów – poziomy katalogowania uprawnienia na poziomie pól, do dodawania i modyfikowania poszczególnych pól

Uprawnienia do modułu katalogowania Procedura logowania do modułu katalogowania wymaga od użytkownika wprowadzenia nazwy użytkownika i hasła. Jeżeli opcja Zapisz hasło jest zaznaczona, wchodząc do modułu następnym razem, użytkownik zostanie zalogowany automatycznie.

Uprawnienia do modułu katalogowania Ikona uprawnień (klucz) na pasku operacji (po prawej stronie na dole) służy do dodawania nowych użytkowników systemu i nadawania im uprawnień do poszczególnych funkcji. (Więcej szczegółów na temat nadawania uprawnień na szkoleniu dla bibliotekarzy systemowych.)

Uprawnienia do modułu katalogowania Po otwarciu okna Przywileje personelu, wybieramy użytkownika i klikamy przycisk Prawa dostępu, aby wyświetlić listę uprawnień, w danej bazie lub globalnie (na poziomie ALEPH).

Uprawnienia do modułu katalogowania Usuwanie rekordu z serwera Katalogowanie lokalne Ładowanie rekordu z serwera Wysyłanie rekordu na serwer…

Uprawnienia do modułu katalogowania Uprawnienia mogą być nadawane do konkretnych funkcji modułu lub wszystkich funkcji w każdym z modułów. Uprawnienia mogą być nadawane do konkretnej bazy/baz lub do wszystkich baz. Można również zabronić użytkownikowi korzystania z konkretnej funkcji.

Poziomy katalogowania W momencie zapisywania rekordu bibliograficznego na serwer, system przypisuje rekordowi poziom katalogowania. Opcja Edycja/Wyświetl katalogujących rekord.

Poziomy katalogowania Poziomy katalogowania mieszczą się w zakresie 0-99. Aby poprawić rekord, użytkownik musi mieć poziom uprawnień równy lub wyższy od poziomu przypisanego do rekordu bibliograficznego. Dlatego ‘młodsi katalogujący’ mogą oglądać, ale nie mogą zapisywać zmian w rekordach wprowadzonych przez ‘starszych katalogujących’.

Poziomy katalogowania Poziomy katalogowania nadaje się w oknie Przywileje personelu, klikając przycisk Edytuj użytkownika.

Poziomy katalogowania Przy każdym zapisie na serwer, można zmienić poziom katalogowania rekordu w oknie dialogowym. Opcja jest przydatna, jeżeli chcemy zamknąć dostęp do rekordu katalogującym na naszym poziomie i przekazać go katalogującym z wyższym poziomem lub otworzyć rekord dla katalogujących o niższym poziomie.

Uprawnienia na poziomie pól Uprawnienia na poziomie pola: możemy zdefiniować pola dozwolone i zabronione dla różnych katalogujących (lub ich pełnomocników.) kol. 1: ID użytkownika kol. 2: etykieta pola (##### oznacza ‘wszystkie pola’) kol. 3: przywilej: Y=dozwolone, N=zabronione, P=pełnomocnik kol. 4: ID zwierzchnika/poręczyciela (jeżeli jest) 1 2 3 4 !!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!!!!! APL ##### Y APL 650## N ALEPH ##### Y OPRAC ##### Y APL

Uprawnienia na poziomie pól W tym przykładzie, użytkownik APL ma uprawnienia do edycji wszystkich pól, za wyjątkiem pól 650. Pola 650 w rekordzie będą nieaktywne (oznaczone szarym kolorem), na dolnym pasku wyświetli się komunikat o braku uprawnień do ich edycji. 1 2 3 4 !!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!! APL ##### Y APL 650## N ALEPH ##### Y OPRAC ##### Y APL

Uprawnienia na poziomie pól – pełnomocnik (proxy) Jeżeli użytkownik jest zdefiniowany jako pełnomocnik innego, przejmuje uprawnienia swojego zwierzchnika/poręczyciela. W tym przykładzie użytkownik OPRAC jest zdefiniowany jako pełnomocnik APL. OPRAC będzie miał w opracowaniu takie same uprawnienia jak APL. 1 2 3 4 !!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!!!!! APL ##### Y APL 650## N ALEPH ##### Y OPRAC ##### Y APL