Typografia pisma urzędowego Maciej St. Zięba euroanalizy@uw.lublin.pl

Wstęp O naszym profesjonalizmie urzędniczym świadczy nie tylko merytoryczna poprawność wydawanych decyzji, ale także sposób, w jaki te decyzje redagujemy, oraz forma naszej korespondencji z interesantem, z innymi instytucjami itp.

ZABAWKA DO EKSPERYMENTÓW K O M P U T E R TO NIE JEST M A S Z Y N A D O P I S A N I A ANI ZABAWKA DO EKSPERYMENTÓW typoGRAFICZNYCH

Teksty źródłowe: ustawa z dn. 7 X 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90 poz. 999, z późn. zm.); polska norma PN-83/P-55366 Zasady składania tekstów w języku polskim; Wielki słownik ortograficzny PWN wraz z zasadami ortografii i interpunkcji, pod red. Edwarda Polańskiego, Warszawa: PWN 2003 (http://so.pwn.pl/zasady.php) [lub inny]; uchwały Rady Języka Polskiego (http://www.rjp.pan.pl). Ewentualnie: Wielki słownik poprawnej polszczyzny PWN, pod red. Andrzeja Markowskiego, Warszawa: PWN 2004 [lub inny].

Typy najczęstszych problemów: niejednolitość pisma (krój, wielkość); nierówne i niewłaściwe marginesy; różnie sformatowane akapity; nierówne odstępy między wyrazami; nieprzenoszenie wyrazów, wiszące słowa (sieroty); wiszące wiersze (szewce, bękarty, wdowy); złe formatowanie znaków interpunkcyjnych; błędne znaki interpunkcyjne; zbędne wielkie litery; nadmierne wyróżnienia w tekście; hiperłącza w tekstach drukowanych; brak numeracji stron pisma wielostronicowego; źle sformatowane listy wypunktowane, złe rozmieszczenie krótkiego pisma na stronie.

Typy pism urzędowych (dokumentów): decyzje administracyjne i postanowienia, korespondencja ze stroną lub uczestnikiem procedury, korespondencja z innymi organami lub instytucjami (także z innymi jednostkami własnej instytucji), projekty aktów prawnych, sprawozdania i in.

(każde uzasadnienie jest równie dobre, Usprawiedliwienia „Bo tak wszyscy/inni robią”. „Bo taki miałem podkład/wzór”. „Bo tak napisane było w piśmie z sądu/ ministerstwa”. „Bo…” (każde uzasadnienie jest równie dobre, lub równie złe)

Podstawowe zasady: 1. Żelazna konsekwencja (Jak coś ustalę, to się tego trzymam) 2. Świadome stosowanie zasad (Wiem, dlaczego coś robię) 3. Świadome korzystanie z narzędzi (Wiem, jak to uzyskać w komputerze)

Nie jest dobrze, gdy „komputer” jest inteligentniejszy od użytkownika. Edytor tekstu Nie jest dobrze, gdy „komputer” jest inteligentniejszy od użytkownika. Komputer nie robi tego, co chcemy by robił, tylko to, co mu każemy robić. Jeśli nie wiesz, co komputer robi za ciebie, wyłącz mu wszystkie „domyślne” opcje automatyczne.

Ustawienia „domyślne” Narzędzia – Opcje (widok, ogólne, edycja, zapisywanie, pisownia i gramatyka) Narzędzia – Autokorekta / Opcje autokorekty Narzędzia – Język Plik – Ustawienia strony

Normy polskie czy amerykańskie? czcionka 12 p. układ blokowy: akapity bez wcięć, wyjustowane jeśli wcięcie, to na 0,5 cala (1,25 cm) interlinia 1,5 wielkości czcionki, dodatkowo 6 p. przed akapitem i po akapicie marginesy 1-calowe polskie czcionka 12 p. europejskich (= 13 p. amerykańskich) akapity z wcięciem pierwszego wiersza, w chorągiewkę, ale z dzieleniem słów wcięcie 1,5 fireta / 5 spacji w stopniu wysokości wiersza (np. dla 13 p. = 0,75 cm, dla 10 p. = 0,5 cm) interlinia pojedyncza, ew. dodatkowo 6,5 punktu po akapicie marginesy na 2 cm, z lewej strony można dodać 1 cm na oprawę, u dołu 1 cm na stopkę (nr strony)

Typy pisma Times Garamond California Elega Lucida Courier Arial Pisma szeryfowe (egipcjanka): Times Garamond California Elega Lucida Courier Pisma bezszeryfowe (grotesk): Arial Univers Verdana Trebuchet Tahoma Lucida Console

P i s a n k i , k s e n o t y p y, g o t y k nie nadają się do pism urzędowych (na szyldy, akcydensy itp.) Bell Cent Bank Gothic Eckmann Segoe Futura Black Impact Lithograph American Allegro Arnold Old English Kunstler Tempus Monotype

Nieprawidłowy format czcionki Kursywą: Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. Phasellus adipiscing. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. Cras non enim vulputate imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus. Półgrubą: Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. Phasellus adipiscing. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. Cras non enim vulputate imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus.

Wyróżnienia 1 Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. Phasellus adipiscing. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur RIDICULUS MUS. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. C r a s n o n e n i m v u l p u t a t e imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus. Lorem ipsum dolor sit amet augue eu sem ante eu lacus. P h a s e l l u s a d i p i s c i n g. Nunc felis. Maecenas elit est, et netus et magnis dis parturient montes, nascetur RIDICULUS MUS. Nunc tristique commodo. Curabitur ut venenatis vitae, congue at, molestie a, laoreet urna eu nunc hendrerit nibh nisl, semper orci, sodales in, dapibus tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin arcu. C r a s n o n e n i m v u l p u t a t e imperdiet, lorem libero, fringilla ligula nunc, in faucibus orci sit amet, tellus.

Wyróżnienia 2 Nie stosujemy dwóch typów wyróżnień jednocześnie (np. pogrubiona kursywa). Nie używamy podkreślenia jako wyróżnienia. Wyróżnienia od najsubtelniejszego do najbardziej nachalnego: r o z s t r z e l e n i e, kursywa (pismo pochyłe), wytłuszczenie (pogrubienie), WERSALIKI i KAPITALIKI. Zwiększenie rozmiaru czcionki też jest wyróżnieniem (nagłówki, śródtytuły: najlepiej o ok. +20%). Zmniejszamy rozmiar czcionki dla list niestanowiących integralnej części tekstu (np. spis załączników, adresatów – najlepiej o ok. -18%).

Problemy niedające się pokazać w PowerPoincie: nierówne marginesy, różnie sformatowane akapity, nierówne odstępy między wyrazami, przenoszenie wyrazów, wiszące słowa.

Ustawienia Plik – Ustawienia strony (marginesy) Format – Akapit (interlinia, wcięcia 1. wiersza, wyrównanie; tabulatory; kontrola bękartów i szewców) Format – Czcionka (wersaliki itp.; rozstrzelenie – zagęszczenie) Format – Punktory i numeracja / Wypunktowanie i numerowanie (listy z numeracją i bez)

Sieroty, wdowy, szewce, bękarty Sierota – jedno- lub dwuliterowy przyimek lub spójnik (lub symbol) na końcu wiersza, albo skrót (symbol) jednostki miary po liczbach – na początku wiersza. Szewc – pierwszy wiersz akapitu pozostający u dołu poprzedniej strony. Bękart – ostatni wiersz akapitu przechodzący na górę następnej strony. Wdowa – ostatni wiersz akapitu składający się z jednego krótkiego słowa, zwł. krótszego od wcięcia pierwszego wiersza nast. akapitu.

Zasady interpunkcji Między końcowe litery słowa a następujące po nich znaki przestankowe: . ; , ! ? … : , nie wstawiamy spacji. Po znakach przestankowych stawiamy spację (uwaga na zbieg dwóch znaków!). Między wyrażenie a otaczające je nawiasy: (....), [....] lub cudzysłowy: „....”, »....«, «....», ‛....’ nie wstawiamy spacji. Znaki „parzyste” – jakim znakiem wprowadzamy element wtrącony, takim go zamykamy. Apostrof (’) i łącznik (-) nie są znakami interpunkcji.

Złe formatowanie znaków interpunkcyjnych ( 1995 ), (1995 ), ( 1995) Ten sam.! ustawa z 1996 r. , rozporządzenie z 1998r. Pojechał ,a potem nie . kujawsko – pomorski „ Pogorzelec ” itp.. (1995) Ten sam! ustawa z 1996 r., rozporządzenie z 1998 r. Pojechał, a potem nie. kujawsko-pomorski „Pogorzelec” itp.

Błędne znaki interpunkcyjne /1995/ kujawsko – pomorski, kujawsko–pomorski 1995 - 2000, 1995-2000 cywilno-prawny w Megabank’u, Anatol’a James’a El-Hakim’a "Pogorzelec", “Pogorzelec”, ‘Pogorzelec’ ,,Pogorzelec" ,,Pogorzelec’’, 'Pogorzelec‘ <<Pogorzelec>> Petent – jak sam zeznał, pojechał (1995) kujawsko-pomorski 1995–2000 cywilnoprawny w Megabanku Anatola Jamesa El-Hakima Sartre’a „Pogorzelec” «Pogorzelec» Petent – jak sam zeznał – pojechał… lub: Petent, jak sam zeznał, pojechał… Petent (jak sam zeznał) pojechał…

Myślnik, minus, pauza, łącznik…1 łącznik (dywiz, tiret): Bendkowska-Firlej, Ruda-Huta polsko-francuski i francusko- -polski minus: –225,8 lub -225,8 półpauza: w latach 1998–2005 (pełny zakres) zajmuje to 2 – 3 godzin (przybliżony wymiar) Pakt Ribbentrop – Mołotow (między dwiema osobami) myślnik: Petent – jak sam zeznał – pojechał tam rowerem. Należy złożyć oryginały – lub potwierdzone kopie. pauza: — Kiedy do niego pójdziemy? — Jutro. półpauza: Wyliczenie: – punkt pierwszy, – punkt drugi i ostatni.

Ukośnik (1) Ukośnik nie zastępuje nawiasu. Ukośnika nie używa się w skrótach. Ukośnik rozdziela równorzędne wyrażenia: np.: Liczba załączonych oryginałów/kopii: Ukośnik oddziela alternatywne końcówki rodzajowe (ale nie końcówki dodawane): np.: Wnioskodawca/-czyni zobowiązany/-na jest uzupełnić… ale: Proszę, by aplikant(ka) dołączył(a) swój życiorys. Ukośnik występuje: a) w adresach internetowych, oddzielając domenę, poddomenę, witrynę, podwitrynę od stron; b) przy podawaniu znaku pisma zgodnie z hasłownikiem; c) w formularzach urzędowych, zwł. przeznaczonych do elektronicznego przetwarzania danych; d) w wyrażeniach jednostek miar: „na” (km/h). Normalnie nie powinien występować w datach.

Ukośnik (2) Nieprawidłowe: w/w n/w d/s n/t w/g z/s j/w a/a o/Bydgoszcz, O/Bydgoszcz n/Notecią, k/Włodawy, p/Płońskiem Ankara/Turcja pismo Nr 256 / 07 / 08 Prawidłowe: nw. ds. nt. wg z s. jw. a.a. o. Bydgoszcz n. Notecią, k. Włodawy, p. Płońskiem Ankara (Turcja); Ankara – Turcja pismo nr 256/07/08 dokumenty / kopie potwierdzone urzędowo = dokumenty i/lub kopie potwierdzone urzędowo http://uw.lublin.pl/bip/delegatury.html

Znaki mało używane nawiasy sześciokątne {....} nawiasy ostre <....> separator | przeciwukośnik: \ podkreślenie _ tylda ~ cyrkumfleks ^ ampersand (etka) & „małpa” (atka) @ dolar $

Symbole i in. znaki % i ‰ – stawiamy bezpośrednio po cyfrze: 25% symbole walut – po liczbie i spacji $ = USD = dolar: 29 $ € = EUR = euro: 13 EUR zł = PLN = złoty: 75 zł § – stawiamy przed numerem z odstępem: § 45

Pisownia dat Nieprawidłowa 02 maja 2008 2 maj 2008r. 2 maja 2008r. 2.V.2008 02 V 2008 02.V.2008. 02-05-2008 02/05/2008 2008-05-02 2008/05/02 Prawidłowa 2 maja 2008 dn. 2 maja 2008 r. 2 V 2008 dn. 2 V 2008 r. 2.5.2008 02.05.2008 w formularzach urzędowych też: 2008.05.02 itp.

Listy punktowane Źle Dobrze Składniki sukcesu: Składniki sukcesu: Autonomia Budżet Czyn Dobrobyt Przychody Rozchody Bilans Aktywa Pasywa Dobrze Składniki sukcesu: autonomia; budżet; czyn; dobrobyt: przychody, rozchody, bilans: aktywa, pasywa.

Użyteczne skróty klawiaturowe ctrl-A – zaznacz cały tekst ctrl-H – znajdź i zamień ctrl-shift-spacja – spacja nierozdzielająca shift-enter – wymuszony koniec wiersza ctrl-enter – wymuszony koniec strony

Interpunkcja i zamieszkiwał i przebywał nie należy się chyba, że dostarczy dokument za pomocą, którego Wnioskodawca, złożył sporządzić listę, obywateli … i zamieszkiwał, i przebywał nie należy się, chyba że dostarczy dokument, za pomocą którego Wnioskodawca złożył sporządzić listę obywateli …

Nadmierne wielkie litery przesyłam dokumenty Cudzoziemca, Pana …… oraz Jego dzieci… uchwała... / zarządzenie... Nr 57 z dn. 6 lipca… według danych tut. Wydziału/Urzędu… obw. Kirowogradzki, rej. Wołkowyski, woj. Kujawsko-Pomorskie

Błędy stylistyczne i inne… W załączeniu przesyłam pismo… (kopia w załączeniu). W nawiązaniu do pisma Ministra… Wzywam Pana do uzupełnienia braku formalnego w ciągu 7 dni. Uprzejmie proszę o dostarczenie… W razie nie uzupełnienia… Przesyłam pismo…, lub: [Informacja]. Załączam pismo… (kopia w załączniku). W związku z otrzymaniem pisma Ministra… Wzywam Pana do uzupełnienia braku formalnego w ciągu 7 dni. Proszę o dostarczenie… W razie nieuzupełnienia…

Bibliografia Mieczysław Druździel, Tadeusz Fijałkowski: Zecerstwo, Wrocław: Ossolineum 1988 (Inwentarium wiedzy o poligrafii, pod red. Henryka Jankowskiego, t. 1). Robert Chwałowski: Typografia typowej książki, Gliwice: Helion 2002. tenże: {typografia.info/, http://www.typografia.ogme.pl. Jacek Jarzina: Tajniki typografii dla każdego, Warszawa: Mikom 2003. Adam Wolański: Edycja tekstów. Praktyczny poradnik: książka, prasa, www, Warszawa: PWN 2008. Robin Williams: Jak składać tekst? Komputer nie jest maszyną do pisania, Gliwice: Helion 2003 (wyd. 2) [uwaga: amerykańska!]. Dorota Cendrowska, Zrób to lepiej! O sztuce komputerowego składania tekstu, Warszawa: PWN 2006 [uwaga: sporo błędów]. Robert Bringhurst: Elementarz stylu w typografii, Kraków: D2D.pl 2008 [uwaga: amerykańska!]. Słowniki, także online, zob.: http://www.poradniajezykowa.us.edu.pl/slowniki.php