Projektowanie programu działań PR

Sytuacja wyjściowa Pozycja firmy/organizacji w otoczeniu Wizerunek (zob. kolejny slajd) poparcie (pracowników/członków organizacji, zarządu, rady nadzorczej, rodzin pracowników/członków org., akcjonariuszy i innych inwestorów, banków i innych instytucji finansowych; szerokie podmiotowe otoczenie zewnętrzne, bezpośredni kontrahenci, współpracownicy – osoby fizyczne i instytucje, klienci/petenci, media, szkoły i uczelnie) tożsamość Bariery działalności PR Potrzeby informacyjne otoczenia Potencjalni partnerzy Możliwości działania budżet zespół

Sytuacja wyjściowa Analiza SWOT (może być załącznikiem do planu programu działań PR) ocena wizerunku (wyróżniamy wizerunek: zwykły, lustrzany, pożądany, optymalny) - trzeba spróbować zbadać, zdiagnozować wizerunek: własny (wśród pracowników, członków organizacji) obcy (uśrednionego w pozostałych grupach otoczenia) celem analizy SWOT jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: jakie zmiany w organizacji są pożądane, aby móc liczyć na uzyskanie, zwiększenie poparcia dla niej (poprawę jej wizerunku) jakie w związku z tym przedsięwzięcia są niezbędne co zmienić w systemie identyfikacji wizualnej (auto orange)

Wizerunek a tożsamość firmy/organizacji *Wizerunek przedsiębiorstwa/organizacji (image): To obraz tegoż przedsiębiorstwa (tej organizacji) funkcjonujący wśród ludzi, którzy się z nim (nią) spotykają: klientów/petentów, kontrahentów, urzędników, pracowników i innych. Inaczej – obraz, czyli to, co ludzie myślą o przedsiębiorstwie/organizacji. *Tożsamość przedsiębiorstwa/organizacji (corporate identity): To suma elementów, które identyfikują je/ją, wyróżniając spośród innych. Wyraża się w jego/jej indywidualnym charakterze, w formie wizualnej. Elementy te powinny charakteryzować także np. firmową sieć sprzedaży, przedstawicielstwa, filie firmy/organizacji

Wizerunek a tożsamość firmy/organizacji Warunki, jakie muszą spełnić elementy tożsamości przedsiębiorstwa 1. Muszą odpowiadać specyfice przedsiębiorstwa 2. Muszą być łatwe do zapamiętania (wymówienia) 3. Muszą różnić się wystarczająco od elementów charakteryzujących inne przedsiębiorstwa 4. Nie mogą powodować niekorzystnych skojarzeń 5. Muszą być łatwo adaptowalne do różnych technik PR 6. Muszą rzucać się w oczy

Podstawowe elementy wizualne systemu identyfikacji firmy/organizacji 1. Symbol firmowy a. znak firmowy i logotyp firmowy (podręcznik tożsamości firmy powinien zawierać także wymiary, proporcje poszczególnych elementów) b. formy użycia symbolu firmowego (wersje pozytywowe i negatywowe, czarno-białe, skróty) 2. Kolory a. podstawowe b. dopuszczalne (także połączenia kolorów z symbolem firmowym) 3. Typografia a. czcionka firmowa, używana w nagłówkach, korespondencji, reklamach

Podstawowe elementy wizualne systemu identyfikacji firmy/organizacji 4. Druki firmowe a. papier firmowy (różne rodzaje) b. wizytówki (bilety wizytowe) c. kartki z życzeniami d. naklejki adresowe e. koperty 5. Wydawnictwa firmowe a. ogólna koncepcja graf. okładki, ulotek, reklam i in. materiałów 6. Opakowania i produkty a. zasady umieszczania symbolu firmow. na produktach i opakow. b. koncepcja graficzna opakowań i zasady jej modyfikacji

Podstawowe elementy wizualne i pozawizualne systemu identyfikacji firmy/organizacji 7. Oznakowania i zewnętrzne nośniki informacji a. oznakowania firmowe wewnętrzne b. oznakowania firmowe zewnętrzne i tablice informacyjne c. flagi i transparenty 8. Pojazdy i ubrania 9. Inne Elementy pozawizualne 1. Sposób przyjmowania rozmów telefonicznych (jednolite zgłaszanie się) 2. Jednolity standard opieki nad klientami

Sytuacja wyjściowa Rozważmy przypadek dzielnicowego lub komisariatu 2. Jakie mogą być bariery działań PR brak zainteresowania przełożonych brak środków finansowych ograniczenia prawne brak właściwych rozwiązań organizacyjnych brak fachowców Partnerzy (np. dla dzielnicowego) rada osiedla administracja osiedla parafia inne instytucje (może dom kultury, biblioteka, bank, jakiś sklep...) Możliwości finansowe. Możliwości kadrowe.

Program działań PR Cele PR Grupy docelowe (podmioty środowiska wewnętrznego, otoczenia zewnętrznego, społecznego, priorytetowe) Treści PR Techniki PR (system identyfikacji wizualnej, wydawnictwa firmowe, media relations, imprezy firmowe, sponsoring, lobbying, inne) Harmonogram działań (w środowisku wewnętrznym, w stosunku do prasy, klientów/petentów, partnerów, innych grup otoczenia) Rozdysponowanie budżetu Monitoring i badanie skuteczności (zarówno informacji branżowych, jak i ogólnodostępnych, zastosowanie metod oceny skuteczności programu

Koncepcja doboru technik i treści W grupie pracowników/członków organizacji Elementy programu Pracownicy/członkowie Cel PR *Pozytywny wizerunek organizacji *Lojalność wobec organizacji *Pracownicy ambasadorami organizacji na zewnątrz Decyzje zarządu *Koordynacja działań z zakresu komunikacji wewnętrznej w celu tworzenia pozytywnego wizerunku organizacji wśród pracowników/członków *Integracja pracowników/członków z organizacją Treści PR *Informacje o tradycjach, osiągnięciach, planach *Informacje o sytuacji finansowej organizacji *Informacje o bieżących wydarzeniach *Informacje o charakterze socjalnym, pracowniczym Techniki PR *Wydawnictwa zakładowe/organizacji, listy, filmy, kontakty osobiste, fotografie, plakaty, wystawy wewnętrzne, imprezy masowe (events), happy hours, *Intranet

Koncepcja doboru technik i treści Otoczenie zewnętrzne – klienci/petenci Elementy programu Klienci/petenci (faktyczni i potencjalni) Cele PR *Wyrobienie reputacji solidnej/wiarygodnej organizacji *Osiągnięcie lojalności klientów/petentów *Osiągnięcie określonego poziomu sprzedaży/kontaktów Decyzje zarządu *Odpowiadające założonym celom (w zakresie produkcji, usług, oferty itd.) Treści PR *Promocja organizacji połączona z promocją jego oferty (towarów, usług, działalności, inicjatyw itp.) Techniki PR *Media *Zewnętrzne wydawnictwa firmowe *Filmy, plakaty, wystawy *Imprezy masowe *Internet

Koncepcja doboru technik i treści Szerokie podmiotowe otoczenie zewnętrzne (szeroko rozumiana opinia publiczna o organizacji) Elementy programu Szerokie otoczenie Cele PR *Wyrobienie reputacji solidnej organizacji *Uzyskanie i utrzymanie zaufania, szacunku, poparcia Decyzje zarządu *Prowadzenie działalności w interesie społecznym *Poparcie projektów (inicjatyw) otoczenia, włączenie się w nie Treści PR *Promocja organizacji *Informacje o wydarzeniach związanych z organizacją mogących zainteresować szerokie otoczenie *Informacje o sponsorowanych imprezach Techniki PR *Media + Internet *Zewnętrzne wydawnictwa firmowe *Filmy, plakaty, wystawy *Imprezy masowe *Sponsoring

Koncepcja doboru technik i treści Otoczenie zewnętrzne – media (dziennikarze) Elementy programu Dziennikarze (środki masowego przekazu) Cele PR *Osiągnięcie stanu zaufania do organizacji jako do źródła interesującej i rzetelnej informacji Decyzje zarządu *Prowadzenie polityki otwartych „drzwi” dla dziennikarzy *Współpraca z dziennikarzami Treści PR *Interesujące (chwytliwe) informacje o organizacji *Szeroka prezentacja organizacji i jej osiągnięć, planów Techniki PR *Materiały prasowe *Konferencje prasowe *Kontakty osobiste *Zgoda na obsługę prasową imprez (otwartość na tę obsługę) *Filmy *Internet (z zakładką „dla mediów”)

Koncepcja doboru technik i treści Otoczenie zewnętrzne – szkoły i uczelnie Elementy programu Szkoły i uczelnie Cele PR Wyrobienie reputacji solidnej, wiarygodnej organizacji, atrakcyjnej także jako miejsce pracy Decyzje zarządu Prowadzenie polityki współpracy Systematyczne spotkania Nadzór nad praktykami i systemem stypendiów Treści PR Promocja organizacji Oferty pomocy organizacyjnej i finansowej Oferty pracy Techniki PR Kontakty osobiste Konferencje (współorganizowanie) Filmy, broszury, listy Sponsoring Praktyki i stypendia

Zręby programu Punktem wyjścia do podjęcia działań PR może być kilka przesłanek: np. obiegowa opinia o dzielnicowym: „Dzielnicowy jest niczym Yeti – co raz to przekonują nas o jego istnieniu, tylko nikt go nie widział” uwarunkowania efektywności policji (a tym samym poziom poczucia bezpieczeństwa obywateli) zależy od współpracy tychże obywateli z policją, od ich chęci zgłaszania jej przestępstw, sygnalizowania niepokojących zjawisk; tej zaś nie będzie, jeśli nie będziemy mieli zaufania do policji i przekonania, że służy ona naszym interesom

Zręby programu Adresaci na pewno mieszkańcy osiedla/dzielnicy pracownicy/współpracownicy biura dzielnicowego podmioty instytucjonalne obecne w dzielnicy przełożeni Inne – jakie?

Zręby programu Cele PR skuteczne poinformowanie obywateli o siedzibie dzielnicowego i korzystnych dla petentów godzinach jego pracy (dostępności funkcjonariusza/funkcjonariuszy) wyrobienie u obywateli przekonania, że kontakt z dzielnicowym ma sens, jest pożyteczny (pomaga rozwiązać problemy, nie naraża na niebezpieczeństwo, nie marnotrawi naszego czasu) inne – jakie?

Zręby programu Decyzje przełożonych przychylność dla działań na poziomie biur dzielnicowych wsparcie finansowe zgoda na wsparcie komunikacyjne (medialne) tej inicjatywy wyznaczenie koordynatora na poziomie jednostki nadrzędnej inne – jakie? Treści PR oferta pomocy (organizacyjnej, merytorycznej, finansowej, edukacyjnej) w kwestiach dotyczących bezpieczeństwa, porządku publicznego promocja „instytucji dzielnicowego” jako istotnego i efektywnego elementu systemu bezpieczeństwa publicznego

Zręby programu Techniki PR (pamiętać o harmonogramie!!!) kontakty osobiste z mieszkańcami (wyłącznie w biurze?; door to door?; tu istotna rola partnerów...) materiały prasowe (za pośrednictwem lub za zgodą odpowiedniej komórki ds. kontaktów z mediami) obsługa prasowa organizowanych lub współorganizowanych imprez (jak wyżej) ulotki (informujące o siedzibie, godzinach przyjęć, zapraszające na spotkania, imprezy – można rozrzucić w sklepach, w banku, w siedzibie administracji i rady osiedla, można, a nawet trzeba umieszczać na tablicach w budynkach mieszkalnych – tu znów bardzo istotna rola partnerów) własna tablica informacyjna (zdjęcia, komunikaty itp.) inne – jakie?