Przyjmowanie telefonów i interesantów.
Sekretariat Sekretariat jest komórką organizacyjną, której głównym zadaniem jest odciążanie kierownika od drobnych, uciążliwych spraw np. przyjmowanie i łączenie telefonów oraz przyjmowanie interesantów.
Sekretariat W dużym sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób, ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa, gdzie zatrudnienie znajduje sekretarka lub sekretarz.
Przyjmowanie telefonów Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. „Tutaj sekretariat firmy ......”) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy.
Łączenie telefonów Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności.
Przyjmowanie interesantów Przyjmowanie interesantów należy do funkcji recepcyjnych sekretariatu. W kontaktach z klientami osoba zatrudniona w sekretariacie powinna być taktowna, grzeczna i uprzejma, powinna wytwarzać atmosferę życzliwości i sprawiać wrażenie zainteresowania sprawami interesanta.
Przyjmowanie interesantów Sprawy części interesantów są załatwiane przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych – interesanci umawiani są z szefem. Interesantów na ogół umawia się z szefem na określony dzień i godzinę. Jedynie w sprawach bardzo pilnych można spróbować zorganizować natychmiast spotkanie szefa z interesantem.
Przyjmowanie interesantów Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe. Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.