You don't have to do it alone. How to involve others to get things done. Opracowanie: Ewelina Rupart

Co jest dla nas korzystniejsze zaangażowanie w projekt innych, czy robienie wszystkiego samemu? Wątpliwości, które sobie stawiamy: Czy nie będzie trwało to wszystko zbyt długo? Znalezienie chetnych osób zajmie spori czasu Wszystko będzie wymagało więcej wysiłku? Mogę stracić kontrolę nad projektem. Nie będę w stanie przewidzieć efektów pracy. Robiąc wszystko samemu mam jakieś wyobrażenie tego co się dzieje Jeśli coś pójdzie nie tak wszyscy winą obarczą mnie DLATEGO Autorzy stworzyli pewne narzędzie które pozwoli nam podjąć korzystną dla nas decyzję. Proponują aby postawić sobie cztery pytania. Które za chwilę omówię. Dzięki temu będziemy wiedzieli czy i jakiego rodzaju pomocy potrzebujemy

Czy twoje umiejętności są wystarczające? Czy poradzisz sobie ze wszystkimi stojącymi przed tobą zadaniami? Czy twoje umiejętności są wystarczające?

Jak myślisz czy inni mieliby ochotę przyłączyć się do ciebie? Może przyłączenie się do realizacji projektu przyniosłoby im jakieś osobiste korzyści? Prestiż? Szczytna idea? Może poczuliby się odrzuceni gdybyś nie zaprosił ich do jego realizacji?

Jakie korzyści może przynieść włączenie innych w projekt? Szybsza realizacja projektu? Łatwiejsza realizacja projektu? Bardziej innowacyjna realizacja projektu?

Ile wysiłku będzie kosztować włączenie innych w projekt? Czas + energia związana z zaangażowaniem innych w realizację projektu

Czy korzyści wynikające z zaangażowania innych są miarodajne co do kosztów, które musimy podjąć aby inni przyłączyli się do nas?

Dlaczego powinniśmy angażować innych? •Ponieważ nie jesteśmy ekspertami we wszystkich dziedzinach; potrzebna jest nam wiedza i umiejętności innych •Ponieważ sami nie dalibyśmy sobie ze wszystkim rady •Ponieważ bez pomocy i wsparcia ludzi, którzy tak jak my zaangażują się w projekt nie osiągniemy zamierzonych rezultatów •Aby nauczyć siebie i innych współpracy i zaangażowania Aby nauczyć siebie i innych- dzięki temu że nauczymy innych współpracy będą oni w stanie w przyszłości sami być liderami

Jakich ludzi powinniśmy angażować? • Ludzi, którym zależy • Ludzi, którzy mają autorytet i są odpowiedzialni Ludzi posiadających informację i wiedzę • Ludzi, których sprawa bezpośrednio dotyczy • Ludzi z odmiennym punktem widzenia • Ludzi, którzy sprawiają kłopoty, działają nam na nerwy, niechętnie współpracują- troublemakers L. kt. Zależy- mają dobrą energię, którą elektryzują innych. Ludzie którym się chce działać L.kt. Mają autorytet i są odpowiedzialni, są bardzo ważni ponieważ posiadają cechy które inni sobie cenią dzięki czemu mają na nich duży wpływ, ludzie ich słuchają. Poza tym ludzie ci posiadają unikalne informacje, którymi się z nami dzielą dzięki czemu łatwiej nam kontrolować pracę nad projektem. Mają także … L. posiadający wiedzę- zapewniają techniczne zaplecze takie jak: doświadczenie marketningowe, umiejętności komputerowe L. kt. Sprawa bezpośrednio dotyczy- realny wpływ projektu na ich życie L. z odmiennym punktem widzenia- ludzie z tzw mniejszości mogą to być osoby które mają inny pogląd na realizację projektu, są np. mniejszością rasową. Dzięki nim będziesz móg rozważyć więcej różny propozycji realizacji projektu co pozwoli na zrealizowanie innowacyjnego projektu … L. sprawiający problem są potrzebni ponieważ wszyscy koncentrują swoją energię na nich, dzięki czemu nie rozprasza nas coś z zewnątrz

Jak wielu ludzi powinniśmy włączyć do działania? Należy odpowiedzieć sobie na pytania: Jak dużo energii jest nam potrzebne aby efektywnie zrealizować projekt? Jak duży zakres działań mamy do zrealizowania? Jak dużo czasu mamy na zrealizowanie projektu? Jakie jest minimum osób, które są nam potrzebne do zrealizowania projektu? Ile pieniędzy możemy przeznaczyć na realizację projektu? Zbyt wiele osób może przytłoczyć cię, przez co ciężko będzie ci rozpocząć projekt. Zbyt mało osób może oznaczać, że nie będziesz miał nowych pomysłów na realizację projektu Ważne aby dostosować liczbę osób do wielkości realizowanego projektu

Czy te same osoby mają być zaangażowane podczas realizacji całego projektu? Niekoniecznie. W zależności od rodzaju projektu niektóre osoby mogą być ci potrzebne przez cały okres trwania a inne tylko w pewnych jego etapach.

Jakie osobowości są nam potrzebne podczas realizacji poszczególnych etapów projektu? Wczesny etap projektu- potrzebujemy ludzi kreatywnych i twórczych Środkowy etap projektu- potrzebujemy ludzi szczerych, refleksyjnych, lubiących wyzwania Późny etap realizacji projektu- potrzebujemy ludzi myślących trzeźwo, potrafiących współpracować, oddanych Podczas reazlizacji poszczególnych etapów projektu potrzebne są nam różne osobowości. Bądźmy tego świadomi gdy zastanawiamy się nad tym kogo chcemy włączyć w projekt potrzebujemy zarówno osób które mają głowę pełną pomysłów jak i takich którzy skrupulatnie zwracając uwagę na detale poprowadzą projekt do samego końca

Kogo i w jaki sposób zaprosimy do współpracy? Zrób listę osób, które chcesz zaprosić do współpracy Zastanów się jakiego sposobu najlepiej użyć aby zaprosić innych do współpracy

W jaki sposób zaprosić ludzi do współpracy? Najpotężniejsze medium persfazji Pokazujemy jak bardzo nam zależy na projekcie i tym aby dana osoba w nim uczetniczyła Rozmawiając z daną osobą bezpośrednio Łatwiej nam ją przekonać do wzięcia udziału w projekcie Dzięki dzisiejszym technologiom osobiście może oznaczać również poprzez wideo konferencje .............. Telefon- pewien rodzaj osobistego kontaktu, ponieważ możemy od razu odpowiadać na pytania, wątpliwości Nie należy używać gotowej formułki lepiej wypunktować sobie o czym chcemy wspomnieć Problemem może być gdy nie znamy osoby do której dzwonimy, ponieważ może ona nie chcieć z nami rozmawiać- wtedy możemy powiedzieć, że jakiś wspólny znajomy polecił ją nam .................. List-ulotka- możemy stworzyć oryginalne, rzucające się w oczy ulotki. Jest to dobry sposób gdy nie znamy osobiście osób które zapraszamy ; jednak taka forma zaproszenia może wydawać się zbyt formalna ............. Mail- wada- może zostać uznany za spam Dlatego jeśli używamy tej formy zaproszenia to do osób, które znamy i posiadają nasz adres mailowy bądź też do tych którzy spodziewają zaproszenia .................................. Plakaty- reklama- dobry pomysł gdy nie wiemy dokładnie kogo chcemy zaprosić, musimy wtedy przyjąć wszystkich, którzy się zgłoszą- nie możemy zrobić castingu ........................... Pamiętajmy, że nie jesteśmy ograniczeni, możemy wybrać kilka metod w zależności od tego kogo chcemy zaprosić W jaki sposób zaprosić ludzi do współpracy? Osobiście Telefonicznie Listownie, za pomocą ulotek Wysyłając e-mail Za pomocą plakatów, reklamy

W jaki sposób przekonać ludzi do współpracy? W zaproszeniu należy precyzyjnie wyjaśnić: Jaki jest cel naszego projektu i dlaczego jest on taki ważny Dlaczego właśnie do tej osoby kierujemy zaproszenie Pamietajmy, że zazwyczaj ludzie mają jakieś doświadczenie w różnego rodzaju przedsięwzięciach- niestety często negatywne Dlatego musimy przekonać ich, że nasz projekt będzie inny- lepszy

Jakie kroki należy podjąć aby zaangażować innych? Stwórz plan projektu, który będzie atrakcyjny dla potencjalnych współpracowników Plan ten ma służyć nam do zaprezentowania celów projektu.

W jaki sposób przekonać ludzi do współpracy? Zapewnij, że współpraca z tobą nie będzie zmarnowaniem czasu i energii Zapewnij, że twój projekt będzie realizowany w sposób innowacyjny Zapewnij, że wiedza i umiejętności, którą posiada dana osoba są niezbędne potrzebne podczas realizacji projektu

Co zrobić, aby przez cały okres realizacji projektu ludzie byli Co zrobić, aby przez cały okres realizacji projektu ludzie byli w niego zaangażowani? Przypomnij dlaczego postanowili wziąć udział w realizacji projektu Uświadom im jak dużo udało się już dokonać Przypomnij cel jaki sobie postawiliście na samym początku Dzięki takim zabiegom przywrócisz entuzjazm, który był na początku

Staraj się, aby osoby, które są kluczowe dla realizacji projektu były aktywne do samego końca Osoby kluczowe to takie, których wiedzę, umiejętności, doświadczenie jest nam niezbędne aby nasz projekt ukończył się sukcesem.Dzięki nim projekt rozwija się. Dzięki temu możemy zastanowić się czy nie podziękować niektórym osobą za współpracę, ponieważ ich wkład w realizację projektu wyczerpał się Zastanów się czy nie ma potrzeby aby kogoś nowego zaangażować w projekt

Wspieraj ludzi biorących udział w projekcie aby pozostali w niego zaangażowani Nie ignoruj ludzi, niech czują że ich praca jest ważna. Dzięki temu uzyskasz wśród ludzi czasunek i autorytrt

Bądź świadomy, którzy uczestnicy pozostają zaangażowani w projekt Zarówno troublemakersi jak i osoby które bardzo angażują się w projekt wspólnie lecz w inny sposób dążą do jego realizacji

Nie martw się, gdy niektóre osoby postanowią odejść Podziękuj im za współpracę. Nie ma sensu zatrzymywać ich na siłę. Lepiej mieć mniejszą ilość osób ale za to zaangażowanych w pełni

Co robić gdy nasz projekt dobiega końca? Upewnijcie się czy projekt został w pełni zrealizowany Zastanówcie się, czego nauczyliście się podczas realizacji projektu, co pozwoli wam przygotować grunt pod przyszłe projekty Zakończ współpracę w taki sposób aby ludzie z chęcią wzięli udział w następnym projekcie Aby to zrobić zaproś uczestników projektu na spotkanie podsumowujące wasze dokonanie, spotkanie to może przebiegać również drogą mailową, czy telefoniczną- ważne aby podsumować wasze działania. Zastanowić się co się wam udało, a co mogłoby pójść lepiej.Dzięki temu w przyszłości wasze projekty będą lepiej realizowane. Przypomnijcie sobie wspólnie najważniejsze dokonania, którym musieliście sprostać, zastanówcie się czy współpraca między wami przebiegała tak jak sobie to zaplanowaliście. Poza tym powinniśmy w jakiś sposób zaakcentować zakończenie waszych wysiłków. ...... Możecie dokonać introspekcji waszej pracy, napisać raport itp. Pamiętaj aby nikogo nie obwiniać za potknięcia- one też uczą ............ Zorganizuj imprezę, podczas której będziecie świętować zakończenie wspólnego dzieła. Dzięki temu ludzie będą miło wspominać przebieg współpracy

Spotkania Pozwalają nam skumulować energię, dzięki której realizujemy nasze cele Wzmacniają nasze zaangażowanie w realizacje projektu Niestety bardzo częst spotkania kojarzą nam się z marnowaniem czasu i energii. Zbyt długie spotkania, z których nic nie wynik zniechęcają nas do angażowania w projekty. Aby to zmienić należy precyzyjnie ustalić co chcemy przekazać uczestnikom- stworzyć plan spotkania, dbać o to aby spotkanie nie trwało zbyt długo i o to aby było produktywne aby każdy wyniósł z niego pozytywną energię chęć do dalszych działań

Plan idealnego spotkania Powitaj wszystkich, podziękuj, że znaleźli czas aby się spotkać Postaraj się aby wszyscy czuli się komfortowo Postaraj się aby ludzie znaleźli więź między sobą- daj im czas na poznanie się bliżej Postaraj się przedstawić cel projektu w krótkim czasie, aby pozostałą część spotkania przeznaczyć na dyskusję między uczestnikami projektu, pytania i wątpliwości Postaraj się nie nadużywać prezentacji wizualnych Aby czuli się komfortowo musi im być wygodnie, najlepiej aby siedzieli prze okrągłym stole lub w półkolu- aby nie było hierarhicznego układu, każdy powinien mieć przestrzeń wokół siebie, pomieszczenie powinno być widne i przestrzenne Dzięki lepszemu poznaniu się współpraca będzie przebiegała sprawniej

Wspólnie zastanówcie się w jakim punkcie znajdują się wasze działania Wspólnie wypracujcie dalszy plan działania Spróbuj wydobyć z ludzi ich marzenia dotyczące realizacji projektu. Dzięki temu wypracujecie wspólny cel, do którego chcecie dotrzeć Wspólnie wybierzcie metodę podejmowania decyzji, decydowania o etapach realizacji projektu i tym kto jest za jaką jego część odpowiedzialny Wizualizacja Wszyscy muszą rozumieć plan działania, poszczególne etapy realizacji projektu. O tym co będzie robione może zadecydować lider, lub wspólnie np. poprzez burze mózgów. Ważne aby każdy wiedział jaką metodę podejmowania decyzji zastosowaliście. Należy również rozdzielić zadania. Aby każdy wiedział kto za co jest odpowiedzialny

Przyłóż tyle samo uwagi i zaangażowania w zakończenie spotkania jak w jego rozpoczęcie

Aby realizacja projektu udała się ludzie muszą : Wierzyć, że ich praca, jest warta wysiłku Być skupieni na zadaniu Wiedzieć, że ich wkład jest niezmiernie cenny

Bibliografia You don't have to do it alone. How to involve others to get things done. Richard H. Axelrod, Emily M. Axelrod, Julie Beedon, and Robert W. Jacobs, październik 2004