Usprawnienie procesu komunikacji poprzez wykorzystanie Microsoft Office 2003 i technologii XML do automatyzacji przepływu danych

Agenda Zarządzanie projektami. Case Study - opis problemu Co to jest XML XML w Microsoft Office System InfoPath 2003 Korzyści Podsumowanie

Problemy – Case Study * Adval Tech Potrzeby: Wdrożone rozwiązanie Odlewy z plastiku 450 stacji roboczych Potrzeby: Obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem certyfikatu ISO 9001 Automatyzacja przepływu danych biznesowych Wdrożone rozwiązanie Microsoft Office InfoPath 2003 SharePoint Products and Technologies Korzyści: 15% mniej czasu związanego z administracją i normami ISO 9001 50% mniej czasu poświecone na zarządzanie sprzedawcami Usprawnienie pracy grupowej Uproszczenie procedur wewnętrznych *http://www.microsoft.com/resources/casestudies/

Tradycyjne dokumenty - problemy Trudny w użyciu Nieelastyczny Zwraca złe dane – nie sprawdza poprawności wprowadzonych danych Wypełnianie „tradycyjnego” formularza zajmuje dużo czasu. Nie oferuje on możliwości integracji z innymi systemami – wielokrotne przepisywanie tych samych danych Opracowany z myślą o wypełnianiu i drukowaniu - jego rozmiar musi być zgodny z rozmiarem papieru Nie zawsze aktualny – trudność w automatycznej aktualizacji

XML Co to jest XML XML – inteligentne aplikacje XML - Przechwytywanie i ponowne wykorzystywanie informacji Microsoft Office System i format XML XML w Microsoft Office 2003 Scenariusze zastosowań

Co to jest XML? Język znaczników Tagi XML używany do identyfikacji wewnętrznej struktury dokumentu publikowany i rozwijany przez konsorcjum W3C Tagi XML Definioują poszczególne elementy dokumentu Definiują strukturę i zawartość dokumentu — a nie tylko jego oprawę graficzną. oddziela zawartość informacyjną dokumentu od jego prezentacji Łatwiejsze zarządzanie treścią

Co to jest XML? Opublikowany standard Skalowalność modelu specyfikacja nie określa samych tagów opisuje standardowy sposób definiowania tagów i relacji oraz dodawania znaczników do dokumentów. elastyczny metajęzyk Do zastosowania w każdym rodzaju dokumentu Skalowalność modelu do bardzo prostych dokumentów tekstowych, do bardzo złożonych informacji o strukturze hierarchicznej tworzenie dokumentów „półstrukturalnych”, czyli dokumentów z wydzielonymi obszarami znaczeń, które stanowią odpowiedniki kolumn w bazie danych.

Co to jest XML Schematy XML. Tekstowy charakter definiują strukturę i typ danych, które może zawierać każdy element w dokumencie, mogą być tworzone przez poszczególnych użytkowników, na poziomie całego przedsiębiorstwa lub na poziomie całej branży. tworzenie schematów XML w celu definiowania i kwalifikowania zawartości informacyjnej na potrzeby dowolnych zastosowań. Tekstowy charakter pliki w formacie XML zawierają wyłącznie tekst, ułatwia tworzenie międzyplatformowych narzędzi i wymianę plików między aplikacjami umożliwiając wymianę danych między aplikacjami, systemami i przedsiębiorstwami. Wyświetlanie i edycja w dowolnym edytorze tekstu

Co to jest XML Technika arkuszy stylów Transformacja XSL-T (Extensible Style Sheet Language–Transformation) definiowania formatu poszczególnych wystąpień, za pomocą transformacji XSL-T tłumaczy dokumenty XML na format wymagany przez aplikacje, dla których przeznaczone są informacje z tego dokumentu Najczęściej XSL-T tłumaczy oryginalny dokument XML na inny schemat XML (wymagany przez aplikację) lub na format HTML Dokument XML:

XML – inteligentne aplikacje Automatyzacja dowolnego zadania obejmującego pracę z dokumentami Wykorzystanie do tworzenia dokumentów (takich jak raporty, arkusze kalkulacyjne i formularze) schematu XML pozwala deweloperom tworzyć rozwiązania, które rozpoznają strukturę i znaczenie zawartości tych dokumentów oraz inteligentnie reagują na działania użytkownika. Może posłużyć do sprawdzania poprawności informacji lub danych podczas ich wprowadzania - pozwala uniknąć błędów i pomaga w czyszczeniu i ujednolicaniu danych.

XML – inteligentne aplikacje Własne schematy pozwalają tworzyć rozwiązania zestawiające struktury z ich procesami biznesowymi Zawartość informacyjna zostaje oddzielona od prezentacji Zdolność strukturalnego identyfikowania sekcji dokumentu Oprogramowanie klienckie „rozumie” treść dokumentu - możliwości pomocy użytkownikom podczas interakcji z dokumentami

XML - Przechwytywanie i ponowne wykorzystywanie informacji Dokumenty XML pozwalają przechwycić więcej powstających na bieżąco wartościowych informacji, które zwykle pozostają zamknięte w dokumentach i plikach. Przechwycone informacje mogą być wielokrotnie wykorzystywany na wiele sposobów

XML - Przechwytywanie i ponowne wykorzystywanie informacji Definiowanie własnego schematu XML daje firmom swobodę decydowania, jakie dane mają być przechwytywane i jaka ma być ich struktura. Schematy są odpowiednikami kolumn i tabel w bazie danych - dokumenty stają się źródłami informacji Dokumenty funkcjonujące na poziomie magazynu zapewniają firmom możliwość gromadzenia, analizowania, organizowania i ponownego wykorzystywania dokumentów oraz wiedzy z danej dziedziny Możliwość wyszukiwania określonych informacji oraz zbierania informacji z wielu różnych źródeł eliminuje wiele czasochłonnych i zwiększających ryzyko wprowadzenia błędów zadań związanych z tworzeniem i aktualizowaniem dokumentów.

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office Word 2003 Wbudowana w program Word 2003 obsługa języka XML pozwala tworzyć bogate w informacje dokumenty przy użyciu definiowanych przez użytkownika schematów XML umożliwia ponowne wykorzystywanie zawartości dokumentu na różnych urządzeniach, platformach systemowych i w różnych procesach. Program Word może działać jako inteligentny klient oraz jako host aplikacji dokumentów inteligentnych.

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office Word 2003 Zapisywanie dokumentów programu Word w formacie XML Obsługa XML jako macierzystego formatu plików Obsługa definiowanych przez użytkownika schematów XML Systemy inteligentnych dokumentów Pozwalają użytkownikom wykorzystywać w programie Word dane z usług sieci Web i efektywnie łączą ich stanowiska pracy ze źródłami danych w całym przedsiębiorstwie lub w Internecie. interfejs programu Word (lub Excel) z intuicyjnym w obsłudze okienkiem zadań Obsługa XML umożliwia tworzenie rozwiązań włączających niemal dowolną dynamiczną lub statyczną zawartość w formacie XML do dokumentu programu Word.

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office Excel 2003 Może działać jako inteligentny klient usług XML sieci Web i jako host systemów inteligentnych dokumentów,. Narzędzie graficzne ułatwiające mapowanie arkusza kalkulacyjnego w formacie XML na zdefiniowany przez użytkownika schemat XML. Łatwe eksportowanie i importowanie danych — z programu Excel do korporacyjnych magazynów danych lub usług sieci Web i odwrotnie.

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office Access 2003 Wyodrębnianie danych w formacie XML z tabel w bazie danych Z poziomu programu Access użytkownicy mogą przeglądać tabele bazy danych i wybierać z nich dane do eksportu. Access umożliwia bezpośredni import danych z uwzględnieniem wskazanych definicji schematów XML (XSD) lub tworzenie arkuszy stylów XSL-T,

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office FrontPage® 2003 Umożliwia tworzenie witryn sieci Web sterowanych danymi, przedstawiających dynamiczny obraz informacji z systemów korporacyjnych lub lokalnych magazynów danych. Pełny zestaw narzędzi do tworzenia i edytowania stron sieci Web połączonymi z różnorodnymi źródłami danych: w plikami XML zgodnymi ze schematami XML, bazami danych usługami XML sieci Web. Kontrola sposób prezentacji danych za pomocą arkuszy stylów XSL Oparte na arkuszach XSL-T widoki danych obejmują zgodne ze standardem przemysłowym narzędzia do tworzenia raportów, obsługujące sortowanie, grupowanie, filtrowanie i ewentualne formatowanie danych.

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office Visio® 2003 Umożliwia integrowanie informacji z bazy danych z diagramem. Diagramy zapisane jako pliki programu Visio w formacie XML mogą zawierać dane XML zgodne ze schematem Informacje zawarte w schematach mogą być następnie analizowane w celu pobrania z nich odpowiednich danych. Deweloperzy mogą tworzyć rozbudowane rozwiązania do modelowania procesów biznesowych, które kojarzą dane z dowolnego źródła XML z określonymi kształtami lub elementami diagramu.

Microsoft Office System i format XML Microsoft Office InfoPath™ 2003 Wykorzystuje metafory formularzy do przechwytywania informacji Program InfoPath umożliwia użytkownikom zbieranie informacji z predefiniowaną strukturą i wielokrotne wykorzystywanie ich w procesach biznesowych. Interfejs programu InfoPath ułatwia tworzenie i zbieranie informacji w oparciu o model zdefiniowany przy użyciu języka XML. Dostępne są wszystkie funkcje, których można wymagać od pakietu formularzy, w tym możliwość definiowania struktury i sprawdzania poprawności danych Łatwość obsługi

Problem: Jak uzyskać lepszy wgląd w informacje biznesowe Farma serwerowa Formularz Sprzedawca IT Internet Zarząd Pracownik merytoryczny

Rozwiązanie: XML w Office Farma serwerowa Excel InfoPath Sprzedawca Formularz Word InfoPath Działu IT nie zwalniamy , zyskujemy: czas, planowanie działań IT IT Access and Excel Internet Research Task Pane Zarząd Pracownik merytoryczny

XML w Microsoft Office System umożliwia… Pobranie konkretnych danych z dokumentów do automatycznego przetwarzania Ułatwiony dostęp do danych w kontekście konkretnego dokumentu Zwiększenie efektywności pracy z danymi strukturalnymi Wielokrotne przetwarzanie zawartości dokumentów do analiz i ponownego użycia Automatyzację generowania raportów i agregowania dokumentów w repozytoriach …a wszystko to w znanym, prostym, wygodnym środowisku Word, Excel i Access! Podkreślić automatyzację przenoszenie danych niezależne od użytkownika

XML w Microsoft Office 2003 Scenariusze zastosowań Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Raporty marketingowe i dotyczące marki Przetwarzanie roszczeń z tytułu ubezpieczenia Przepływ informacji między instytucjami rządowymi

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych W wielu branżach wdraża właściwe dla tych branż schematy Standaryzacja upraszcza kwestie zgodności z obowiązującymi przepisami, sprawozdawczością, a także ułatwia wymianę danych między partnerami i przedsiębiorstwami z tej samej branży.

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Przykład w scenariuszu FDIC (Federalny Fundusz Gwarancyjny Depozytów) SEC (Komisja Giełdy i Papierów Wartościowych) Sytuacja branża usług finansowych - surowe wymagania w zakresie sprawozdawczości obowiązek sporządzania i składania wielu sprawozdań finansowych zgodnych z ustalonymi wzorami Na podstawie sprawozdań opracowywane są inne raporty Informacje są przekazywane innym podmiotom Gruntowne prześwietlenie rynków finansowych wskazało potrzebę terminowej i dokładnej sprawozdawczości.

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Wyzwania Przygotowywane dla komisji SEC raporty i sprawozdania przyjmują niezliczone formy w różnych formatach standardowych. W sektorze spółek giełdowych sprawozdania i analizy są rozprowadzane za pośrednictwem wielu kanałów komunikacyjnych Sama liczba sprawozdań zmusza do automatyzacji procesów ich składania i publikowania.

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Rozwiązanie - XML ustanowienie standardów reprezentacji danych i innych informacji typowych dla sprawozdań finansowych. opracowanie aplikacji lub zautomatyzowane procesów, które wyodrębnią i sformatują odpowiednie dane zgodnie z wymaganiami sprawozdawczymi różnych instytucji rządowych. zastosowanie standardowego schematu XML umożliwi pełną automatyzację procesów akceptacji, weryfikacji, normalizacji i archiwizacji dokumentów. Właściwa dokumentom w formacie XML przenośność pozwala zautomatyzować proces składania sprawozdań i deklaracji za pośrednictwem sieci Web lub bezpiecznych połączeń sieciowych. Dane XML mogą być także w łatwy sposób publikowane i dostarczane innym instytucjom

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Zastosowanie standardowego schematu umożliwia sprawdzanie poprawności danych finansowych Dzięki aplikacjom XML, na przykład aplikacji Microsoft Office Excel 2003, analitycy przygotowujący raporty i pracujący na co dzień z danymi finansowymi mogą przejść na przemysłowy standard XML

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Aplikacje obsługujące format XML umożliwiają wczytywanie informacji finansowych wprost do aplikacji, Dyrektor finansowy sporządzający skonsolidowane sprawozdanie obejmujące wiele oddziałów firmy może na przykład w łatwy sposób zagregować przychody rzeczywiste Firmy badające finanse spółek prywatnych i publicznych udostępniają dane tych spółek swoim analitykom, wykorzystując rozwiązanie używające standardowego schematu XML dla sprawozdań finansowych i inteligentnego modułu klienta opartego na programie Excel

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Komórki w arkuszu Excel są przypisane różnym elementom dokumentu XML. Arkusz wczytuje listę spółek do okienka zadań programu Excel i automatycznie wprowadza pojedyncze lub zagregowane wyniki do odpowiednich komórek dla spółek wybranych przez analityka.

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych Po zakończeniu analizy w okienku zadań programu Microsoft Office Word 2003 wyświetlane są dane XML do przygotowania dynamicznego sprawozdania gotowego do przekazania klientowi Zarówno arkusz programu Excel, jak i dokument programu Word 2003 dynamicznie reagują na zmiany wartości i formatu danych przychodzących Kiedy dane się zmienią, analitycy muszą tylko odświeżyć jeden z plików, aby od razu zaktualizować informacje w odpowiednich miejscach sprawozdania.

Zgodność z przepisami i przygotowywanie danych finansowych W skrócie Schematy będące standardem przemysłowym zapewniają zgodność z przepisami dotyczącymi sprawozdawczości oraz umożliwiają wymianę danych z partnerami gospodarczymi i innymi organizacjami. Dokumenty w formacie XML umożliwiają instytucjom automatyzację procesów składania oraz przetwarzania sprawozdań i innych deklaracji. Przeznaczone dla użytkowników indywidualnych narzędzia obsługujące język XML automatyzują proces tworzenia standardowych sprawozdań. Dzięki oznakowaniu wszystkich danych tagami języka XML, analitycy mogą w łatwy sposób agregować informacje z różnych źródeł na potrzeby analiz i modelowania.

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Sytuacja Producenci dużych urządzeń przemysłowych rutynowo kierują terenowe zespoły serwisowe do przeprowadzania napraw u klienta. Naprawy te mogą trwać od tygodnia do nawet wielu miesięcy Wyzwania Podczas każdej naprawy producenci gromadzą duże ilości danych, Inżynierowie i zespoły serwisowe zwykle gromadzą te dane w postaci papierowych dokumentów serwis terenowy nie ma stałego połączenia z Internetem Dane wykorzystywane na wiele sposobów, w tym również do generowania raportów poserwisowych Tworzenie tych raportów często zajmuje pracownikom serwisu dużo czasu Dopiero po przedstawieniu klientowi raportu poserwisowego można mu wystawić fakturę producenci przetwarzają dane we własnych systemach dane zostają zarchiwizowane jako część historii danego klienta.

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Rozwiązanie XML Wdrożenie rozwiązania opartego na języku XML umożliwi precyzyjne przechwycenie mnóstwa informacji oraz efektywne zarządzanie tymi informacjami. papierowe formularze zostają zastąpione przez komputer przenośny z zainstalowanym programem Microsoft Office InfoPath™ 2003 oraz szczegółowe instrukcje serwisu i eksploatacji, tworzone i aktualizowane w formacie dokumentów programu Word 2003 z wykorzystaniem wspólnego schematu XML.

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Rozwiązanie XML Formularze aplikacji InfoPath 2003 umożliwiają serwisantom przechwytywanie dokładnych danych, takich jak statystyki wydajności sprzętu, informacje o eksploatacji w miejscu pracy oraz potrzeby dotyczące napraw i konserwacji. Formularz elektroniczny jest definiowany przez schemat XML opracowany przez firmę specjalnie na potrzeby takich danych Schemat umożliwia sprawdzanie poprawności danych w czasie rzeczywistym

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Rozwiązanie XML cd .. Po zaimportowaniu pozyskanych przez serwisanta danych do programu Word możliwa będzie inteligentna nawigacja w podręcznikach serwisowych. Podczas synchronizacji komputera przenośnego z komputerem stacjonarnym w biurze dokument XML zawierający dane z serwisu u klienta jest przesyłany do usługi sieci Web. Usługa ta dodaje dane do głównej bazy danych i inicjuje za pośrednictwem programu Microsoft BizTalk® Server kilka powiązanych procesów, w tam fakturowanie, generowanie raportów dla klienta oraz analizę naprawy.

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Tagi XML w nieprzetworzonych danych źródłowych umożliwiają inteligentnej aplikacji automatyczne wyodrębnienie odpowiednich uwag i danych w celu utworzenia zbliżonej do ostatecznej wersji raportu dla klienta oraz faktury. Dane można równie dobrze wyodrębnić później i wykorzystać na potrzeby zagregowanej analizy trendów w interwencjach serwisowych dla danego rodzaju urządzenia lub do zaktualizowania obliczeń średniego czasu reakcji na awarię dla konkretnej kategorii produktu.

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi Opcję zapisania raportu z tagami XML lub wprowadzenia elementów informacyjnych z tego dokumentu do relacyjnej bazy danych, która rozpoznaje tagi XML i zapewnia znaczną skalowalność. W każdym wypadku dane można w dalszym ciągu przeszukiwać, sortować lub agregować zgodnie z tagami XML wstawianymi automatycznie jeszcze podczas przechwytywania danych przez serwisanta w terenie.

Świadczenie usług serwisowych i zarządzanie nimi W skrócie Formularze z obsługą formatu XML umożliwiają serwisantom efektywne przechwytywanie dokładnych danych w terenie. Inteligentne aplikacje prowadzą użytkowników przez proces realizacji zadania oraz udostępniają przydatne informacje na podstawie kontekstu i zawartości. Wstępne oznakowanie tagami danych zbieranych w terenie pozwala na automatyzację procesu gromadzenia i analizy danych za pomocą usługi sieci Web. Systemy inteligentnych dokumentów automatyzują tworzenie dokumentów i inne procesy dotyczących danych zebranych w terenie.

InfoPath 2003 – rozwiązanie problemów tradycyjnych formularzy Prostsze niż kiedykolwiek łączenie ludzi, informacji i procesów Dostęp do informacji znajdujących się w niekompatybilnych, wcześniej niedostępnych aplikacjach Obniżenie nieefektywnego powtarzania wpisywania danych Bardziej efektywna współpraca z członkami zespołu Bardziej elastyczne i dokładne zbieranie informacji http://www.microsoft.com/office/preview/infopath/topten.asp InfoPath 2003 enables the creation of rich, dynamic forms that teams and organizations can use to gather, share, reuse, and manage information—improving collaboration and decision-making throughout your organization. Here are the top 10 ways InfoPath can help you gather and manage information more effectively. Connect people, information, and processes more effectively. Support for XML and Web services can help you access organizational business systems and processes from the desktop. People in your organization can more effectively view business information, enabling them to make better decisions and take more effective action. Access information previously trapped in disparate, incompatible systems. Using industry-standard technologies such as XML and XML Web services, InfoPath offers built-in support so that people throughout your organization can access and use information—even when it resides in disparate, incompatible systems. Reduce repetitious and inefficient data entry. InfoPath supports XML, helping you collect and reuse information throughout your organization. This can prevent you from unnecessarily re-entering the data and increase your productivity. Collaborate more effectively with team members. InfoPath integrates with Microsoft Windows® SharePoint™ Services to provide a quick and easy way for teams to collaborate using Windows SharePoint Services form libraries. Gather information more flexibly and accurately. Easy-to-use forms in InfoPath simplify and streamline the process of gathering information, and built-in data validation increases the accuracy of the information you enter. Repeating sections and optional fields allow users to dynamically customize forms—such as extending or adding a section—while they're filling them out to provide better context and make the information more meaningful. Gather and work with information anywhere, anytime. Work with InfoPath forms while connected to the network or offline to collect and manage information anywhere, anytime. If you're working offline, you can synchronize your data when you reconnect. Reduce training needs. InfoPath uses the familiar, easy-to-use Microsoft Office System authoring environment, reducing training time and providing rich authoring features—including text formatting, bulleted lists, tables, images, and spelling checker. Quickly create easy-to-use forms. Use the WYSIWYG ("what you see is what you get") capability of the design mode to easily create custom forms, or work with 25 ready-to-use sample forms. Develop sophisticated form solutions more easily. InfoPath has an extensible architecture that can help programmers develop robust, sophisticated solutions using the built-in script editor, rich object models, and programmable task panes. Easily create forms from scratch or from existing data schemas, Web services, or Extensible Markup Language (XML) data. Easily deploy and maintain InfoPath solutions throughout your organization. The server-based deployment model makes InfoPath forms available to everyone in an organization, and built-in version control detects when the solution has been updated so that users always have the most up-to-date forms.

InfoPath Obsługuje: Upraszcza: skomplikowane formularze ze strukturami hierarchicznymi, tekst w dowolnej postaci, tabele, opcjonalne lub powtarzające się bloki, sprawdzanie poprawności danych, zestawianie danych formularze z wieloma widokami Upraszcza: wprowadzanie danych Przechwytywanie danych Tworzenie rozwiązania przesyłające dane z komputerów stacjonarnych do systemów zaplecza za pośrednictwem usług XML sieci Web

InfoPath - cechy Wydajniejsze i dokładniejsze gromadzenie informacji Proste tworzenie rozbudowanych, dynamicznych formularzy w trybie WYSIWG Gromadzenie informacji spełniających kryteria biznesowe Gromadzenie informacji, które będą spójne i zgodne z potrzebami zespołu lub organizacji. Dzielenie informacji w obrębie procesów biznesowych i w obrębie organizacji Wielokrotne wykorzystanie zgromadzonych informacji Integrowanie informacji z serwerami i bazami danych firmy dzięki obsłudze w programie InfoPath standardu XML. Integracja z dowolnymi procesami biznesowymi firmy dzięki obsłudze usług sieciowych oraz dzięki interoperatywności z bazami danych.

InfoPath - cechy Elastyczniejsze zarządzanie informacjami Łatwe tworzenie i modyfikacja formularzy, Intuicyjna praca z formularzami jak z innymi dokumentami Funkcjonalność po stronie klienta (formatowanie RTF, Autokorekta, obsługa tabeli i obrazów czy sprawdzanie pisowni itp) Utrwalanie istotnych informacji dzięki możliwości wstawiania powtórzonych sekcji i opcjonalnych pól, gdy formularz jest wypełniony. Wykorzystaj istniejące inwestycje w IT Możliwość wykorzystania istniejących inwestycji, aby zmniejszyć koszty wdrażania programu InfoPath. Znany z pakietu Office interfejs użytkownika, pozwala na zminimalizowanie kosztów szkoleń. Nowe rozwiązania oparte na formularzach mogą być automatycznie instalowane i aktualizowane w tle

InfoPath a papierowe formularze Papierowy formularz Większa efektywność Informacje wprowadzone w formularzach InfoPath mogą być przekazywane dalej w dowolnej formie Muszą być ręcznie wprowadzone do systemu (ryzyko błędu) Możliwość wielokrotnego wykorzystania Z uwagi na wykorzystanie standardu XML dane mogą być wielokrotnie wykorzystywane w wielu systemach Dane mogą być wykorzystywane wielokrotnie dopiero po wprowadzeniu ich do systemu Możliwość formatowania danych InfoPath wspiera RTF oraz sprawdzanie poprawności wprowadzonych informacji Tekst powinien by wprowadzony w jednolitym formacie, ze względu na późniejsze trudności w elektronicznej obróbce. Szybsza aktualizacja InfoPath oferuje automatyczną aktualizacje formularzy Konieczność ponownego wydruku raportu

InfoPath a tradycyjne dokumenty tekstowe Połączenia do procesów biznesowych Dzięki zapisowi danych w standardzie XML zebrane w formularzach dane mogą być wykorzystywane w różnych systemach Format dokumentu jest tworzony pod jeden dedykowany system Możliwość wielokrotnego wykorzystania InfoPath umożliwia dwukierunkową komunikację z ADO.NET and Web services Brak możliwości dwukierunkowej wymiany informacji

InfoPath a formularze Web Możliwość wielokrotnego wykorzystania Z uwagi na wykorzystanie standardu XML dane mogą być wielokrotnie wykorzystywane w wielu systemach Możliwe, tylko jeżeli dane wysyłane są w formacie XML Możliwość formatowania danych InfoPath wspiera RTF Brak możliwości formatowania danych. Sprawdzanie poprawności sprawdzanie poprawności wprowadzonych informacji w czasie rzeczywistym Proste możliwości sprawdzania poprawności, po wysłaniu formularza Elastyczne wypełnianie formularza Możliwość zapisania nie wypełnionego do końca formularza i uzupełnienia go w przyszłości. Możliwość wypełnienia offline i późniejsza synchronizacji Konieczność „natychmiastowego” wypełnienia formularza. Brak możliwości wypełniania offline

InfoPath a systemy dedykowane Kosz wdrożenia Szybkie i nieskomplikowane wdrożenie, intuicyjne narzędziaskills, łatwe aktualizacje Potrzeba zespołu developerskiego, duże inwestycje czasu i środków finansowych , potrzebne wysokie kwalifikacje Wielofunkcyjne i elastyczne środowisko Bogate możliwości formatowania danych. Możliwość wielokrotnego przetwarzania tych samych danych w wielu systemach. Intuicyjny interface Mała elastyczność, trudna rozbudowa Zwiększenie produktywności Szybkie i łatwe tworzenie i modyfikacja formularzy Trudnie i kosztowne przerabianie formularzy

InfoPath 2003 Adam, sprzedawca, oszczędza czas i energię używając InfoPath do aktualizacji rezultatów jego działań sprzedażowych. http://www.microsoft.com/office/preview/infopath/usage/salesperson.asp Ed, an example of a salesperson for a mid-sized manufacturing company, uses InfoPath 2003 to complete all of his reports and updates after a client visit in one step, when it used to take as many as five. Because of the Extensible Markup Language (XML) support in InfoPath, Ed's updated sales figures and information are accessible to, and reusable by, everyone in his company. InfoPath helps Ed and his company: Save time and effort when updating information, reducing error-prone rework. Make information available to everyone in the company, leading to better-informed decision making and a more productive sales force. Free up time so Ed can pay more attention to customer needs. Before InfoPath Before his company deployed InfoPath, Ed entered the same information—contact information, sales figures, pricing, and other details—multiple times and in different applications after each client visit. The different applications did not communicate or cross-validate data with one another. Ed had to create a trip report in Microsoft Office Word, update sales figures in the company's Enterprise Resource Planning (ERP) system, update client notes in the Customer Relationship Management (CRM) system, and enter his expenses in a reporting tool. After InfoPath After his company deployed InfoPath, Ed can save time and effort when filling out forms and spend more time interacting with clients. Efficiency Ed can complete his reports and updates far more efficiently. Ed enters all of the information for his sales visits in just one InfoPath form. The InfoPath form updates both the company's CRM and ERP systems and helps Ed create trip and expense reports by selecting alternate views of his information. The form even validates his entries for accuracy. Flexibility InfoPath is designed to easily gather and manage the highly structured yet varied types of information Ed needs to submit—numerical sales figures in tabular form, client notes in rich text format, dates, and other information. Reusable Information The information Ed submits through InfoPath is readily reusable throughout the company because it is XML defined by his company's schema. Once the information in the form is submitted to an application server such as Microsoft BizTalk Server 2002, it is integrated with the other business processes in the company. This means that people throughout the firm will have the updated information they need to make better-informed decisions. For example, with more timely updates on sales numbers, it is easier for other groups, such as operations and finance, to make accurate forecasts of production and costs.

Tagi XML definiowane przez użytkownika Programowane okienko SmartDoc Uprawnienia na poziomie użytkownika Ponowne użycie zawartości ze źródeł XML Sprawdzanie poprawności w czasie rzeczywistym

Definiowanie formularza InfoPath Form Template (XSN) Data (XML) Solution Definition (XSF) Views (XSLT) Schema (XSD) Default Data (XML) Business Logic (JS, DLL) KEY MESSAGE: SLIDE BUILDS: None SLIDE SCRIPT: An InfoPath form template is made up of a collection of component files compressed into a CAB format file with a .xsn file extension. These files can be viewed using the built in Extract Form Files feature of InfoPath. Changes made to extracted files will effect the form template. Manifest .xsf The manifest file, also known as the form definition file, is an XML file that contains the information InfoPath needs to construct a form from the various XML, XSL transform, and script files in the form template. The form definition file contains, among other things, a list of all the files that make up the form template and their properties, a list of all the views in the form template and their editing options and special menu items, and information concerning the data sources that are accessed by the form. The manifest.xsf file can be considered the glue that holds together information about how the form is constructed, used, and deployed. The .xsf file is automatically created by InfoPath when you design a form, and it is packaged with the other form files into an .xsn file. In general, the information that the .xsf file contains should only be created by InfoPath; however, you can make some modifications directly to the .xsf file to extend the functionality of a form. Because the format of the .xsf file is standard XML, it can be directly modified by any type of standard text editor such as Microsoft Notepad. Form Template .xml The template is used as the basis for new forms. Called Template.xml by default, it is where default values for a form are stored, and it contains all of the namespaces and XML processing instructions for the form as well. Schema files .xsd The Schema files are XML documents defining what is and is not allowed in the forms. An InfoPath data file must comply to the form's .xsd schema. Style sheets .xsl The XML style sheets define the relationship between the data and the form it takes on on the page. To create the visible form, InfoPath takes the XML data file, and applies the XSL style sheet to it through an XSLT transformation. Script file .js or .vbs InfoPath supports the use of Microsoft JScript® or VBScript for customization of forms. Each template can have only one type of script in it. All the script in a form is saved in a text file. This file, .js or .vbs can be viewed and edited when the files have been extracted. Secondary data sources These can be XML files that contain data or XML files that have parameters for connection to a Web service or database. InfoPath gives you the option of including them with form templates to make sure users have access to them. This may not be practical if your secondary data source is very large. Images Any images you use in your form template will be also be saved into the CAB file. This ensures the form will have all the images it needs to display properly. Task Pane files .html You can add custom task panes to a form using the resource manager. These task panes are html files that are included in the CAB file. SLIDE TRANSITION: ADDITIONAL INFORMATION FOR PRESENTER: URL or URN

Projektowanie formularz Pola standardowe Pola tekstowe Pola tekstu sformatowanego Pola list Lista rozwijalna Wybór daty Pole wyboru Przycisk opcji Obraz Obraz odręczny KEY MESSAGE: SLIDE BUILDS: None SLIDE SCRIPT: Data fields allow the user to edit the values of individual elements and attributes in an XML document. These are the types of controls that will be used to collect data. Data fields must be bound to a element in the data source. Data fields include text boxes, list boxes, date pickers, check boxes, option buttons, and picture controls. Text boxes Text boxes are used to display generic data in a form. A text box can display data of any type. Rich text boxes are used to display Extensible HyperText Markup Language (XHTML) data. Text boxes and rich text boxes provide the ability to check spelling and perform auto-completion. Form designers can also control the alignment of the text, as well as how text wraps and scrolls when there is more than one line of text. List boxes List boxes and drop-down list boxes allow the user to choose a value from a list of available choices. The choices can be specified through a manual list of Value/Display Name pairs in the List Box Properties dialog box, or they can be drawn from a secondary data source. This allows you to make changes to the source data and not have to change anything on the control Date pickers Date pickers provide a calendar-style interface from which users can choose a date to enter into a field. Check boxes Check boxes can indicate whether a particular condition in the form is on or off. Typically, they are used to present a true/false or yes/no choice to the user, but InfoPath allows you to specify the value entered in the XML file when a check box is cleared and when it is checked. This value defaults to a Boolean, but you can specify another data type if you want. You can also specify the default state of the check box. Option buttons Like list boxes, option buttons (sometimes known as radio buttons) allow the user to choose a value for a field from a set of available choices. Unlike list boxes, the choices must be specified manually by setting the Value when selected property of each option button in the set. All of the option buttons in a group are bound to the same field. If multiple option buttons have the same value when selected, they will toggle on or off together. In other words, toggling one automatically toggles the other. Picture controls Picture controls allow the user to add an image to the form. You can control whether the user is allowed to change the picture and whether a default image or a placeholder is displayed by default. The image can be of any type that Internet Explorer can display. Ink picture controls Ink picture controls allow signatures and drawings to be included in a form. It adds a blank region to the form; when a user is filling out the form on a Tablet PC the user can ink in the control. The ink data is stored as strokes (as binary data encoded as base64 in the XML) and can be saved and edited. Because it is a picture control there is no recognition support, but the XML is a valid GIF image and can be repurposed (for example, on a database or ASP.NET page) for viewing in other processes. SLIDE TRANSITION: ADDITIONAL INFORMATION FOR PRESENTER:

Projektowanie formularza Pola dodatkowe Tabele powtarzalne Sekcje Listy KEY MESSAGE: SLIDE BUILDS: None SLIDE SCRIPT: Repeating tables Repeating tables allow a user to enter multiple data on one form (such as an expense report). There is no need to include a table with empty rows. The user can add rows as needed. All the information in a row of a repeating table can be evaluated as a single entity. Repeating sections allow one form to collect multiple instances of the same elements (as in a questionnaire that can be used by multiple people). Repeating tables are used to display repeating groups in the data source. Each element in the group is displayed in a column of the table. Nested groups are displayed as nested tables within individual columns of the table. You can control whether users are allowed to add new rows to the table by using the check box in the Repeating Table Properties dialog box. For tables that allow new rows to be added, you can add menu items to assist the user by clicking the Customize Commands button. Commands to Insert, Insert Above, Insert Below, Remove, and Remove All can be added. You can choose which menu or menus these commands are added to, along with the name of the menu item. These menu items are context sensitive: When a user is filling out a form and the insertion point is in the repeating table, the menu items are enabled. When the insertion point is outside the table, the menu items are disabled. By default, adding a new row to the table automatically adds each of the child elements of the group to the form. You can control which elements are added when a row is inserted, as well as the default value they’re given, by clicking Edit Default Values in the Repeating Table Properties dialog box. Sections Sections in InfoPath serve as an alternative and extension to tables. Sections allow the child elements of the group to be laid out in a less structured fashion, similar to control layout in the main form. Sections can repeat, and, as with repeating tables, you can control the default values of the elements in the added section, the menu items that are added to assist users, and whether users are allowed to add new sections. Optional sections give you all of the options to control default values, menu commands, and user control of sections and repeating sections. In addition, optional sections allow you to choose whether the section is included in the form by default. If the section is not included by default, you can select the Show instructional text check box in the Section Properties dialog box and add a placeholder for the section. Users can click the placeholder to easily add the optional section to the form. InfoPath allows you to create forms with repeating sections that contain optional sections or optional sections with repeating sections inside them. Lists Just like groups, individual elements can be repeating. Most data types are displayed in repeating tables. To display repeating text elements, InfoPath provides lists. You can use plain, bulleted, or numbered lists. Unless the list is marked Read-only, carriage returns in the list automatically add a new element to list. SLIDE TRANSITION: ADDITIONAL INFORMATION FOR PRESENTER:

Projektowanie formularza i kontrola Sprawdzanie poprawności W oparciu o skrypty Kompleksowe sprawdzanie OnBeforeChange OnValidate OnAfterChange KEY MESSAGE: SLIDE BUILDS: None SLIDE SCRIPT: InfoPath provides three layers of validation for a form: XML Schema validation, custom data validation, and script-based data validation. These data validation layers are constantly and automatically executed on the underlying XML data of a form while the user is filling it out. Any values entered are validated based on both their data type and the business logic constraints on the form. Forms that contain validation errors can be saved but cannot be submitted to a back-end system. Validation errors are associated with fields or groups (such as XML nodes), and not the controls in a view. XML Schema Validation InfoPath tries to guarantee that any forms that are generated from a form template are valid against the schema of the form template. InfoPath validates the data types of all data entered into a form. It also enforces any restrictions the schema may place on the data. Schema validation applies to data entered through the user interface, but it also applies to changes made through script. If a script function sets a value into a field that is invalid according to the schema, an inline alert results, just as if the user had entered the value manually. Declarative Constraint InfoPath provides the ability to create the most common types of custom data validation through a Data Validation Rule dialog box. Validation rules can be made up of a number of separate expressions joined by logical AND or OR operators. When constructing validation rules, remember that only one validation rule can be specified per field through the user interface. Therefore, you should join all the required constraints for a field using AND and OR. Note that in the Data Validation dialog box you can only create inline alerts or dialog box alerts. It is not possible to create active dialog box alerts from this dialog box. Script-based Although the design mode UI covers the most common validation rules, you may need to provide a more complicated rule for your specific form. InfoPath will automatically create a function for the event you select in the data validation dialog box. Just as with custom data validation, script validation functions are associated with a particular field or group. This association does not necessarily mean that the function is validating that field or group. Instead, it simply means that the function runs whenever the value of that field or group (or any of its descendants) has been modified. The OnBeforeChange event is used to validate a change in the data of a field or group. While this event handler is working, the form’s underlying XML document is placed in a read-only state. The OnBeforeChange event gives you the opportunity to reject the change that has been made to a field or group and roll the data back to a previous valid value before it is written to the XML document. Like the OnBeforeChange event, the OnValidate event is generally used to validate a change to a field or group. However, the OnValidate event cannot be used reject a change to a field or group. It’s important to note that during the OnValidate event, the form’s underlying XML document is read-only, so you can’t make changes to it. Typically, the OnAfterChange event is used to perform calculations and make changes to the XML document of the underlying form based on the changes that have occurred in a field. This event allows changes to a field to have side effects in the form. SLIDE TRANSITION: ADDITIONAL INFORMATION FOR PRESENTER: Sprawdzanie poprawności Uruchamia okno dialogowe I lub LUB Generuje ostrzeżenie XML Schema Sprawdza dane wprowadzone przez użytkownika Sprawdza dane wprowadzone przez skrypty Mniej elastyczne

Praktyczne pokazy na żywo Tworzenie Formularza Sprawdzanie poprawności wprowadzonych danych Publikowanie formularz w witrynie SPS Źródła danych w InfoPath 2003