INTEGRACJA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA Grażyna Szydłowska - Bojda

Dlaczego ZSZ ?

INTEGRACJA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA TRENDY W ZARZĄDZANIU Przyczyny rozwój wiedzy teoretycznej wzrost konkurencji rosnące powiązania strategiczne i operacyjne rosnące interakcje wewnętrzne wzrost roli otoczenia - władz, społeczności, organizacji rosnąca ilość regulacji formalnych Skutek INTEGRACJA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA

ZSZ identyfikuje zagrożenia i im zapobiega Zintegrowane systemy zarządzania reagują efektywniej na ryzyko związane z zagrożeniami Zagrożenia w działalności środowiskowe: - zagrożenia naturalne - pożar - skażenie środowiska - składowanie techniczno – organizacyjne: - znaleźność od zaopatrzenia w nośniki energii - znaleźność od systemu transportowego - przerwanie produkcji z tytułów społeczno zawodowych - przetwarzanie danych - przestarzała technologia - wąskie gardła w procesie produkcji - zawodność człowieka prawne: - istniejące i planowane regulacje prawne - kradzież, sabotaż, szpiegostwo związane z ergonomią i bezpieczeństwem pracy: - nieszczęśliwe wypadki - choroby zawodowe - absencje pracowników ZSZ identyfikuje zagrożenia i im zapobiega

Zintegrowany System Zarządzania daje dowody: zidentyfikowania, analizy i nadzoru zagrożeń w organizacji; zbudowania struktury organizacyjnej pozwalającej prawidło-wo nadzorować zagrożenia w organizacji; przejrzystości i delegowania zadań, kompetencji i odpowie-dzialności za poszczególne aspekty związane z zagrożeniami ( jakość, środowisko, bhp;) Dokumentowania wykonania działań zgodnie z planem

Co rozumiemy przez integrację systemów zarządzania ?

Całość to więcej niż suma części Starożytni Grecy ... Całość to więcej niż suma części Arystoteles Teoria systemów ... Rozwiązania strategicznego problemów nie można szukać w oderwaniu od siebie

INTEGRACJA proces łączenia, scalania mniejszych części w większe. Integracja ma zawsze określony cel. / DEFINICJA - ENCYKLOPEDIA/

INTEGRACJA SYSTEMÓW - łączenie wzajemnie na siebie oddziałujących zbiorów elementów poszczególnych systemów w spójną całość – strukturę zintegrowanego systemu która przekształca sygnały / informacje / z otoczenia w działania wykonawcze w ramach poszcz. elementów tworzących tę strukturę.

Wymagania pracowników INTEGRACJA SYSTEMÓW Wymagania pracowników Wymagania prawne Satysfakcja klienta, otoczenia i pracowników Zgodność z prawem Wymagania klienta Wymagania otocznia Wymagania prawne Należy dążyć do tworzenia racjonalnych więzi integracyjnych, gdyż brak tych działań może doprowadzić do procesu odwrotnego „dezintegracji”

NIE MA CAŁKOWICIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘBIORSTWEM Bazą ZSZ może być dowolny istniejący system - ISO (QMS lub EMS); odpowiedni dla przedsiębiorstwa; wdrożony zgodnie z literą normy; żywy i zrozumiały. Poszczególne elementy sektorowe (systemy) mogą być wdrażane równolegle lub etapowo; z doświadczeń wynika, że wdrożenie etapowe pozwala na uniknięcie błędów, wykorzystanie doświadczeń; w efekcie jest szybsze i tańsze. Wdrożenie powinno mieć wyraźnie określone fazy; pozwala to na oceny między etapowe i korekty bieżące. NIE MA CAŁKOWICIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU RÓŻNICA CELÓW UWAGA: rola firmy doradczej

CECHY ZINTEGROWANEGO SYSTEMU [ ZSZ ] ZSZ zwykle składa się z podsystemów usytuowanych hierarchicznie; Elementy poszcz. podsystemów są współzależne i powiązane ze sobą – często interakcyjnie; Elementy poszcz. podsystemów dążą do realizacji różnych celów, osiągając stan końcowy będący stanem równowagi; ZSZ musi mieć możliwość regulacji swoich elementów dla osiągnięcia założonych celów / planowanie, controlling /; ZSZ rozpatruje się zawsze jako spójną całość; ZSZ dokonuje transformacji wejść w wyjścia; Przetwarzanie informacji jest warunkiem przetrwania systemu; ZSZ charakteryzuje znaczne zróżnicowanie / dywersyfikacja funkcji i zadań /; ZSZ dąży do stanu końcowego / system celowy /, który może być osiągany różnymi metodami

NORMY ISO 9001, ISO 14001, PN 18001 PODOBIEŃSTWA RÓŻNICE Brak kodów absolutnych (liczb, norm itp.) Zasada koła Deminga Planowanie etapowe - strategiczne, operacyjne, taktyczne Sformalizowany system kontroli - audity Podział kompetencji Oparcie na samoświadomości Obszar objęty systemem (zakres systemu) Ukierunkowanie (klient, otoczenie, załoga) Poziom zgodności z prawem (określony, pożądany, obowiązujący) Różna baza systemu (procesy, aspekty, ryzyko)

INTEGRACJA QMS i EMS SYSTEM ZINTEGROWANY - QMS i EMS Zbliżone wymagania norm ISO 9001 i 14001 Nowe spojrzenie - norma ISO 9001 na zarządzanie procesami w firmie SYSTEM ZINTEGROWANY - QMS i EMS System cechuje się większą skutecznością i efektywnością System jest łatwiej akceptowany przez pracowników Następuje zmniejszenie liczby procedur operacyjnych SKUTECZNE ZARZĄDZANIE

Podstawowa baza do integracji – PROCESY WYMAGANIA KLIENTA Procesy systemowe SATYSFAKCJA KLIENTA Procesy główne Procesy pomocnicze Podczas doskonalenia procesów liczy się zorganizowana praca zespołowa

Skala integracji Skala mikro – obejmuje wyodrębnioną jednostkę gospodarczą Skala makro – obejmuje także działania poza jednostka organizacyjną Skala globalna – związana jest z przyszłym klientem

Co można powiedzieć o integracji dokumentacji systemowej?

4.2 Wymagania dot. dokumentacji PN-EN ISO 9001 4.2 Wymagania dot. dokumentacji 4.2.1 Postanowienia ogólne DOKUMETACJA QMS powinna zawierać: a. udokumentowane deklaracje polityki jakości celów dot. jakości b. księgę jakości c. udokumentowane procedury wymagane postanowieniami niniejszej normy (6) d. dokumenty dot. planowania, przebiegu i nadzorowania procesów e. zapisy 4.2.2 Księga jakości a. Zakres systemu zarządzania jakością b. Udokumentowane procedury c. Opis wzajemnego oddziaływania między procesami QMS 4.2.3 Nadzór nad dokumentami 4.2.4 Nadzór nad zapisami

PN-EN ISO 14001 DOKUMETACJA EMS powinna zawierać: 4.4.4 Dokumentacja a. politykę, cele i zadania środowiskowe b. opis zakresu EMS c. opis głównych elementów EMS i ich wzajemnego oddziaływania a także z odniesieniem do dokumentów związanych d. dokumenty w tym zapisy wymagane postanowieniami niniejszej normy międzynarodowej oraz e. dokumenty w tym zapisy wymagane określone przez organizację jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów, które są związane z jej znaczącymi AŚ 4.4.5 Nadzór nad dokumentami 4.5.4 Nadzór nad zapisami

PN-N ISO 18001 4.4.5 Dokumentacja SZ BHP 4.4.5.1 Postanowienia ogólne DOKUMETACJA SZ BHP powinna zawierać: a. udokumentowaną deklarację polityki BHP, cele ogólne i szczegółowe dot. BHP b. udokumentowane procedury wymagane postanowieniami niniejszej normy c. dokumenty potrzebne organizacji do zapewnienia skutecznego planowania przebiegu i nadzorowania jej działań w ramach SZ BHP d. zapisy wymagane przepisami niniejszej normy międzynarodowej e. zapisy wskazujące inną dokumentacje związaną 4.4.5 Nadzór nad dokumentami 4.2.4 Nadzór nad zapisami

PLUSY I MINUSY INTEGRACJI DOKUMENTACJI + - + POLITYKA PLANOWANIE Baza systemu ( - ) WDROŻENIE Sterowanie operacyjne ( - ) KONTROLA KOREKTA DOKUMENTACJA +

INTEGRACJA QMS EMS SZ BHP Inne ZSZ

przykład Ilościowy układ dokumentacji systemowej przed i po integracji /opracowanie własne huta Katowice S.A./ Lp. Układ dokumentacji Rodzaj dokumentu Liczba dokumen-tów 1 Dokumentacja systemowa przed integracją Procedury systemu zarządzania jakością 28 2 Wariant teoretyczny odrębna dokumentacja dla każdego systemu Procedury QMS Procedury SZ BHP suma 22 50 3 Dokumentacja systemowa po integracji Procedury ZSZ (QMS; SZ BHP; środowisko) Procedury ZSZ (SZ BHP; środowisko) Procedury ZSZ (QMS) Procedury ZSZ ( QMS) 17 9 7 35 4 Różnica <pozycja 2 - pozycja 3> 15

Jakie są tak naprawdę korzyści?

INTEGRACJA QMS; EMS; SZ BHP W jej wyniku powstaje wspólna dokumentacja, opisująca poszczególne procesy w systemie; Stwarza możliwość jednoczesnego procesu certyfikacji i wspólnego nadzoru systemu; Pozwala uzyskać otwartość i elastyczność w stosunku do wprowadzania wymagań innych norm; Umożliwia uzyskanie efektu synergii.

Korzyści wykazywane przez przedsiębiorstwa: poprawa image firmy; ujednolicenie dokumentacji; usprawnienie zarządzania; wzrost świadomości i zaangażowania pracowników w poprawę jakości, zrozumienia problemów środowiskowych i bhp; zmniejszenie niezgodności wewnętrznych; zmniejszenie liczby reklamacji i skarg.