Kontrola zasobu a marka Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu Hanna Grabowska VII Forum Młodych Bibliotekarzy Łódź, 11-12 września 2012

Plan prezentacji Podstawowe terminy (marka, zarządzanie marką, zarządzanie marką w bibliotece). Zadania Oddziału Kontroli Zasobu w kontekście zarządzania marką.

Marka nazwa, termin, znak, symbol, wzór lub kombinacja tych elementów, stworzona w celu rozpoznania towarów i usług sprzedawcy lub grupy sprzedawców i odróżnienia ich od towarów i usług konkurentów, symbolizuje obietnicę, mówi czego można się spodziewać po danym produkcie czy usłudze, zapowiada, czego oczekiwać od osób zaangażowanych w dostarczanie nabywcom danego produktu.

Zarządzanie marką jeden z elementów zarządzania organizacją wyróżniony ze względu na przedmiot zarządzania, twórczy proces obejmujący formułowanie wizji rozwoju i funkcjonowanie marki oraz jej wdrażanie poprzez odpowiednie oddziaływanie na otoczenie oraz pracowników organizacji, opracowanie koncepcji powiązania marki z innymi obszarami funkcjonowania organizacji, określenia środków finansowych oraz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za decyzje w tym zakresie.

Zarządzanie marką w bibliotece proces, w którym oferta biblioteki przeistacza się w obietnicę odpowiadającą oczekiwaniom czytelników i wyróżnioną w sposób pozwalający im na wybór tej oferty, budowanie więzi miedzy biblioteka a użytkownikiem poprzez konieczność dostosowywania oferty do precyzyjnie zbadanych potrzeb klienta.

Struktura organizacyjna Oddziału Kontroli Zasobu Oddział Kontroli Zasobu Sekcja Melioracji Sekcja Skontrum

Zadania Oddziału Kontroli Zasobu inicjowanie oraz organizacja zadań związanych z systematyczną kontrolą stanu zasobu i szeroko rozumianym porządkowaniem księgozbioru biblioteki, kontrola zgodności katalogów z księgozbiorem bibliotecznym, prowadzenie skontrum, selekcja, retrokonwersja, przesuwaniem zbiorów miedzy kolekcjami, typowanie egzemplarzy, które należy kupić (np. w ramach zakupów uzupełniających na rynku antykwarycznym w przypadku zagubienia).

Kontrola zgodności katalogów z księgozbiorem bibliotecznym Z uwagi na to, jak istotny jest dostęp do informacji, a zwłaszcza znajomość i skuteczność procesu ich wyszukiwania pracownicy Oddziału Kontroli Zasobu starają się – poprzez systematyczną kontrolę źródeł informacji oraz księgozbioru – wspomóc działania wyszukiwawcze.

Katalog alfabetyczny Biblioteki Uniwersyteckiej Katalog alfabetyczny składa się z ponad 4 tysięcy kapsułek i odnotowuje wszystkie zgromadzone w Bibliotece Uniwersyteckiej książki, broszury, wydawnictwa ciągłe, atlasy, nuty, libretta itp., wydane po 1800 roku, a także zbiory kartograficzne wydane w latach 1801-1968. Katalog alfabetyczny jest katalogiem autorsko-tytułowym, tzn. w jednym ciągu alfabetycznym uszeregowane są karty z nazwami autora (hasło autorskie) lub tytułami (hasło tytułowe) dzieł anonimowych, zbiorowych i wydawnictw ciągłych.

Kontrola zgodności katalogów z księgozbiorem bibliotecznym odpowiedzialność merytoryczna za stan katalogu alfabetycznego, dbanie o jego poprawność i przejrzystość, melioracja - korekta błędów zarówno w tradycyjnych opisach katalogowych, jak i w opisach komputerowych (poprawa błędnych sygnatur, haseł osobowych i tytułowych, a także właściwe szeregowanie kart), prace techniczne nad kapsułkami (wymiana okładek, podklejanie kart, uzupełnianie kapsułek), digitalizacja katalogu kartkowego.

Tożsamość i wizerunek marki Pozytywne doświadczenia czytelników związane z dostępem do sprawdzonej informacji oraz materiałów bibliotecznych przekładają się na budowanie pożądanej tożsamości marki i wizerunku biblioteki. Tożsamość marki to: wizja potencjalnego odbioru marki przez użytkownika, pożądany sposób jej postrzegania kreowany przez sponsora marki, kompleksowy komunikat o marce wysyłany do odbiorców. Wizerunek marki to: mentalne odzwierciedlenie związanych z marka skojarzeń, następstwo i skutek odbioru marki, obraz tożsamości marki w świadomości czytelnika.

Zadania Sekcji Melioracji systematyczna współpraca z innymi oddziałami (m.in. przyjmowanie informacji o konieczności uporządkowania zasobu), wyznaczanie egzemplarzy do retrokonwersji, scalanie poszczególnych tytułów książek, wyznaczanie zniszczonych, uszkodzonych, wymagających nowej oprawy egzemplarzy i przekazywanie ich do Pracowni Restauracji Książki Oddziału Magazynowania i Ochrony Zbiorów, wskazywanie tytułów przeznaczonych do selekcji retrospektywnej (w oparciu o zasady polityki zarządzania zasobami w systemie biblioteczno - informacyjnym oraz po przeprowadzeniu konsultacji ze specjalistami dziedzinowymi oraz członkami Zespołu ds. Selekcji Retrospektywnej), wskazywanie tytułów przeznaczonych do użytkowania prezencyjnego, poszerzanie i aktualizacja księgozbiorów czytelń, wypożyczalni, Narodowego Zasobu Bibliotecznego, Pracowni Muzycznej, Pracowni Ikonografii, Pracowni Kartografii, Pracowni Starych Druków, Pracowni Dokumentów Życia Społecznego (poprzez proponowanie włączenia danych tytułów zgodnie z profilem poszczególnych jednostek).

Zadania Sekcji Skontrum porównywanie ksiąg inwentarzowych ze stanem faktycznym księgozbioru, wskazywanie zagubień (wyłączanie kart z zagubieniami z katalogu kartkowego i systematycznego oraz włączanie ich do kuponoteki dzieł zagubionych, wprowadzanie sygnatury książek zagubionych bądź wyselekcjonowanych do bazy braków), kwalifikowanie do włączenia do księgozbioru bądź selekcji książek odnalezionych , tj. regresów (zgodnie z profilem gromadzenia biblioteki oraz w oparciu o konsultacje z członkami Zespołu do Spraw Selekcji Retrospektywnej).

Podsumowanie Wykonując codzienne obowiązki pracownicy Sekcji Melioracji i Sekcji Skontrum Oddziału Kontroli Zasobu kształtują jakość usług w bibliotece. Jakość usług w bibliotece wiąże się z takimi pojęciami, jak: dokładność, solidność, niezawodność, szybkość, pewność jej uzyskania (fachowość instytucji i kompetencje jej pracowników), indywidualne podejście do obsługi każdego klienta i namacalność (realna, rzeczywiście doznana). Jeśli usługi w bibliotece świadczone są na takim poziomie, niewątpliwie przyczynia się to do wzrostu zadowolenia klienta, czyli poprawy jego stanu psychicznego odczuwanego w trakcie korzystania z usługi bibliotecznej. Zadowolenie (bądź jego wzrost) wynika ze stopnia zgodności oczekiwań z faktycznie dostarczonymi wartościami. W momencie, kiedy jakość usługi jest odpowiednio wysoka i następuje przekroczenie oczekiwań, zaczyna wytwarzać się lojalność klienta. A posiadanie lojalnych i wiernych klientów - odbiorców usług - to marzenie każdej organizacji. Zapewnienie lojalności wśród odbiorców usług biblioteki jest elementem budowania kapitału marki instytucji. Pozyskiwanie nowych klientów jest tak samo ważne, jak budowanie lojalności wśród istniejącej grupy użytkowników, zabieganie o to, żeby świadomie, po raz kolejny, zechcieli skorzystać z usług biblioteki i aby do niej wracali. Lojalność jest efektem nauczenia się przez klienta, że dana marka zaspokaja jego potrzeby i przynosi mu wyjątkowe korzyści.

Podsumowanie Efektywna realizacja celów i zadań, jakie stoją przed Oddziałem Kontroli Zasobu - a więc wykonywanie niezbędnych prac nad zamkniętym katalogiem alfabetycznym, prowadzenie selekcji „retrospektywnej”, wyznaczanie książek do retrokonwersji, kierowanie dzieł do restauracji bądź oprawy, scalanie wydawnictw rozproszonych i niepełnych, sprawdzanie zamówień czytelniczych niezrealizowanych z powodu zagubień, współpraca z bibliotekami sieci w zakresie przekazywania im materiałów z zasobu Biblioteki Uniwersyteckiej - przyczyniają się do budowania marki biblioteki, oddziałują na jej wizerunek i budują lojalność wśród użytkowników.

Dziękuję za uwagę Hanna Grabowska VII Forum Młodych Bibliotekarzy Łódź, 11-12 września 2012