ZJAZD ZWYCZAJNY HUFCA

§ 48 Statutu 1. Najwyższą władzą hufca jest zjazd hufca. (…) 3. Zjazd zwykły hufca: a. decyduje o najważniejszych sprawach hufca, b. przyjmuje program rozwoju hufca, c. rozpatruje i zatwierdza sprawozdania wszystkich władz hufca za okres od ostatniego zjazdu zwykłego, d. na wniosek komisji rewizyjnej hufca podejmuje uchwałę w sprawie absolutorium dla poszczególnych członków komendy hufca za okres pomiędzy zjazdami hufca, e. wybiera komendanta hufca i na jego wniosek określa liczebność i wybiera pozostałych członków komendy hufca, w tym co najmniej jednego zastępcę komendanta hufca i skarbnika hufca, f. określa liczebność i wybiera komisję rewizyjną hufca, g. wybiera delegatów hufca na zjazd chorągwi, h. może wybrać sąd harcerski hufca określając jego liczebność. 4. Zjazd zwykły hufca jest zwoływany przez komendę hufca co cztery lata.

Decyduje o najważniejszych sprawach Hufca   Najważniejszych, czyli jakich? Zjazd Hufca jest miejscem i momentem w życiu środowiska, podczas którego możemy dyskutować i rozmawiać o sprawach dla nas ważnych, o tym jak ma wyglądać nasze środowisko, jakie zasady poza ogólnie obowiązującymi w ZHP mają być stosowane w naszym hufcu, o naszych pomysłach na usprawnienie działań Hufca, o których wcześniej nie mieliśmy okazji a czasami odwagi otwarcie rozmawiać.

Przyjmuje program rozwoju Hufca   Podczas zjazdu drużynowi i instruktorzy dyskutują a ostatecznie przyjmują program rozwoju Hufca – dokument, który określa kierunek działań środowiska na następne 4 lata, wyznacza cele i priorytety, które hufiec, jako środowisko przed sobą stawia.

Rozpatruje i zatwierdza sprawozdania wszystkich władz hufca za okres od ostatniego zjazdu zwykłego   Rozpatruje, to znaczy, że każdy z uczestników zjazdu ma możliwość zapoznania się z tymi sprawozdaniami (minimum 14 dni przed zjazdem powinny one zostać dostarczone do uczestników zjazdu), zadania pytań poszczególnym członkom ustępujących władz dotyczących realizowanych przez nich zadań. Zatwierdza, czyli przyjmuje te sprawozdania uznając je za rzetelnie przygotowane i zgodne ze stanem faktycznym.

Na wniosek komisji rewizyjnej hufca podejmuje uchwałę w sprawie absolutorium dla poszczególnych członków komendy hufca za okres pomiędzy zjazdami Hufca   Podejmuje uchwałę w sprawie absolutorium, czyli że co? Absolutorium to zatwierdzenie merytoryczne sprawozdań przedstawionych przez członków ustępującej komendy. Udzielenie absolutorium to wyraz pozytywnej oceny pracy tych osób na zajmowanych przez nich funkcjach. Głosowanie nad absolutorium dla władz odbywa się zawsze na wniosek komisji rewizyjnej, która przez zjazdem zapoznaje się ze sprawozdaniami poszczególnych członków komendy, analizuje je i przygotowuje swoją opinię o pracy poszczególnych członków komendy wnioskując do Zjazdu za udzieleniem absolutorium lub jego nieudzielaniem.

Wybiera komendanta hufca i na jego wniosek określa liczebność i wybiera pozostałych członków komendy hufca, w tym, co najmniej jednego zastępcę komendanta hufca i skarbnika Hufca   Ten zapis jest chyba dosyć jasny. Zjazd decyduje, komu na kolejne 4 lata powierzy kierowanie hufcem, jego reprezentowanie i decydowanie o jego bieżących sprawach. Określając liczebność komendy uczestnicy zjazdu przyjmują, bądź nie propozycję nowo wybranego komendanta. W praktyce zazwyczaj jest tak, że zjazd dokonując wyboru konkretnej osoby na funkcję komendanta następnie zgadza się na jego propozycję, – bo przecież nikt inny jak on sam lepiej nie wie, z kim i w ilu osobowym składzie będzie najefektywniej pracował.

Określa liczebność i wybiera komisję rewizyjną hufca   Uczestnicy zjazdu wybiorą na kolejną 4 - letnią kadencję komisję rewizyjna hufca, której zadaniem jest dbać o zgodność z przepisami działań komendy i jednostek Hufca. Liczebność komisji rewizyjnej zostaje określona przez zjazd, jednak zgodnie ze Statutem, nie może być ona mniej liczna niż 3 osoby.

Może wybrać sąd harcerski hufca określając jego liczebność   Może, zatem nie musi. To czy sąd harcerski zostaje wybrany wynika z tego czy jest on w hufcu potrzebny? A to już zupełnie inna kwestia, którą myślę, że należy rozważyć na pewno przed najbliższym zjazdem naszego Hufca.

Zwołanie Zjazdu Zwyczajnego Hufca Zjazd Zwyczajny Hufca zwołuje Komenda Hufca podejmując stosowną uchwałę. Zjazd musi być zwołany co najmniej na 21 dni przed terminem i ogłoszony w rozkazie Komendanta Hufca wraz z listą osób posiadających czynne prawo wyborcze.

Przygotowanie dokumentów na Zjazd Hufca Na 14 dni przed terminem Zjazdu Hufca uczestnicy z czynnym prawem wyborczym muszą otrzymać dokumenty: Sprawozdania władz Hufca – Komendanta i Komendy Hufca, Komisji Rewizyjnej i sądu Harcerskiego (jeżeli był wybrany) Porządek obrad Zjazdu (propozycję) Regulamin obrad Zjazdu (propozycję) Projekty uchwał Zjazdu w tym Program Rozwoju Hufca na lata 2015 - 2019

Sprawozdanie Komendanta i Komendy Hufca Sprawozdanie na Zjazd Zwykły Hufca ZHP obejmuje cały okres kadencji od zjazdu zwykłego do zjazdu zwykłego (4 lata). Jeśli w trakcie trwania kadencji zaszły jakieś zmiany personalne np. zmiana komendanta, skarbnika, członka komendy hufca – sprawozdanie obejmuje pełne 4 lata kadencji z zaznaczonymi zmianami personalnymi.

Organizacja, zarządzanie i promocja hufca   Skład komendy hufca oraz pozostałych władz hufca kończącej się kadencji wraz ze zmianami, które zaszły w okresie sprawozdawczym. Struktura organizacyjna komendy hufca wraz z powołanymi komisjami, zespołami itp. Funkcjonowanie komendy hufca ZHP: dyżury, zorganizowanie biura itp. Wykaz drużyn wchodzących w skład hufca i innych jednostek. Liczebność hufca w poszczególnych latach kadencji (stan na 31.12.).

Dokumentacja pracy komendanta i komendy hufca: ilość posiedzeń komendy i tematyka, ilość przyjętych uchwał (wykaz), decyzji (wykaz), zarządzeń (wykaz), rozkazów. Harcerska Akcja Letnia i Zimowa – organizacja, nadzór i statystyka rok rocznie (zestawienia i opis). Ocena wizerunkowa - strona www, logotyp (czy hufiec korzysta z identyfikacji wizualnej ZHP). Współpraca z władzami, instytucjami i urzędami.

Program, Praca z Kadrą   Opis działalności programowej hufca. Jak wyglądało inicjowanie lub przygotowanie programowe, organizacyjne i logistyczne przedsięwzięć programowych odpowiadających na potrzeby środowisk? Jakie przedsięwzięcia zostały zorganizowane? Jak wygląda promowanie ogólnozwiązkowych propozycji programowych w hufcu? Ile środowisk hufca wzięło udział w propozycjach programowych Związku i chorągwi ZHP? Jak wygląda wspieranie kształcenia i doskonalenia kadry w hufcu? Jakie kursy i szkolenia zorganizowano i dla ilu osób?

Jakie działania zostały podjęte przez komendę hufca w zakresie motywowania i promowania kadry? Komisja Stopni Instruktorskich: skład i ewentualne zmiany w składzie, przeszkolenie, uprawnienia – czasokres, praca z opiekunami prób, wykaz przyznanych stopni (zakończonych prób), statystyka (ilość posiedzeń, ilość prób otwartych i zamkniętych pozytywnie i negatywnie na każdy ze stopni, ogólna ocena własna.

Zagranica   W jaki sposób w hufcu działał pełnomocnik ds. zagranicznych/referat/zespół zagraniczny? W jaki sposób przekazywał informacje, inicjował i wspierał zadania współpracy międzynarodowej? Udział reprezentacji hufca w wydarzeniach międzynarodowych. Pozyskane środki na współpracę międzynarodową, z jakim skutkiem, np. czy komenda hufca składała wioski o dofinansowanie międzynarodowej wymiany młodzieży oraz współpracy z młodzieżą polonijną?

Finanse, Majątek   Analiza sytuacji finansowej hufca (należy przedstawić stan środków finansowych, zestawienie zobowiązań zewnętrznych i wewnętrznych). Posiadany majątek, sprzęt, wyposażenie – pozyskanie i sprzedaż w trakcie kadencji. Pozyskiwanie środków, wykaz sponsorów, partnerów. Wykorzystanie dotacji pozyskanych przez komendę chorągwi i przekazanych hufcowi. Zestawienie 1%. Wykaz dotacji i ich rozliczenie. Składki członkowskie, czy były realizowane dodatkowe składki członkowskie zadaniowe ZHP? Siedziba hufca (czy hufiec posiada siedzibę, na podstawie jakiej umowy, czy jest właścicielem obiektów itp.). Stanica, baza obozowa (wykorzystanie i utrzymanie, inwestycje). Zestawienie środków finansowych za lata 2011-2015.

Komisje Zjazdu Zwyczajnego Hufca: Przewodniczący Zjazdu Jest to osoba wybrana spośród uczestników zjazdu z głosem decydującym, która kieruje jego przebiegiem, zgodnie z przyjętym porządkiem i regulaminem obrad. Udziela głosu, pilnuje kultury i czasu dyskusji. Zjazd może wybrać również prezydium zjazdu, w tym wiceprzewodniczących, którzy mogą zastępować przewodniczącego.  Protokolant zjazdu Osoba (lub kilka osób) wybrana przez zjazd, niekoniecznie spośród uczestników zjazdu z głosem decydującym, która sporządza protokół z przebiegu zjazdu. Protokół odzwierciedla przebieg zjazdu, zawiera m.in. wyniki głosowań, przyjęte uchwały, wypowiedzi uczestników zjazdu.

Komisja wyborcza zjazdu Komisja składa się z uczestników zjazdu z głosem decydującym. Jej zadaniem jest rejestracja kandydatów do władz hufca oraz sprawdzenie, czy kandydaci posiadają bierne prawo wyborcze do władz, do których zostali zgłoszeni (tzn. czy są instruktorami ZHP, którzy mają opłacone składki członkowskie i zaliczoną służbę instruktorską). Komisja sporządza protokół, który zawiera zgłoszonych kandydatów. Komisja uchwał i wniosków zjazdu Komisja składa się z uczestników zjazdu z głosem decydującym. Jej zadaniem jest zbieranie wniosków oraz projektów uchwał od uczestników zjazdu. Komisja przedstawia je w formie zredagowanej pod głosowanie zjazdu.

Komisja skrutacyjna zjazdu Komisja składa się z uczestników zjazdu z głosem decydującym. Jej zadaniem jest przeprowadzenie wyborów, tj.: -          przygotowanie kart do głosowania, opieczętowanych pieczęcią komendy, zawierających w porządku alfabetycznym nazwisko, imię, stopień instruktorski kandydatów do władz, -          przeprowadzenie głosowania oraz policzenie głosów, ogłoszenie wyników, sporządzenie protokołu. Komisja jest powoływana, spośród osób niekandydujących do władz hufca.

Czynne Prawo Wyborcze  (uczestnicy zjazdu z głosem decydującym) Jest to prawo do tego, by podejmować uchwały i wybierać władze hufca; prawo to ma kadra, posiadająca opłacone składki członkowskie. W praktyce oznacza to, że czynne prawo wyborcze mają:  - drużynowi i szefowie innych podstawowych jednostek organizacyjnych, np. kręgów instruktorskich, szczepowi - członkowie władz, np. komendy hufca, komisji rewizyjnej hufca,  - instruktorzy mianowani przez komendanta hufca (ale także komendanta chorągwi i Naczelnika ZHP) na inne funkcje, np. członkowie KSI, namiestnicy. Wszyscy w/w posiadają przydział służbowy do danego hufca.

Bierne Prawo Wyborcze  Jest to prawo do tego, aby być wybieranym; w przypadku zjazdu hufca jest to prawo do tego, aby zostać wybranym do władz hufca. Bierne prawo wyborcze zgodnie ze Statutem ZHP mają osoby spełniające łącznie następujące wymagania: są instruktorkami/instruktorami ZHP, opłacili składki członkowskie, mają zaliczoną służbę instruktorską. Bierne prawo wyborcze na funkcję skarbnika mają także pełnoletni członkowie zwyczajni ZHP nie będący instruktorami. Ponadto inne warunki ograniczenia biernego prawa wyborczego określa par. 37 ust. 2-5 Statutu

POMYSŁ NA HUFIEC, CZYLI O PLANOWANIU ROZWOJU Planowanie strategiczne w hufcu to proces, w wyniku którego określamy drogę i miejsce, w którym nasz hufiec ma znaleźć się w przyszłości. Obejmuje ono szeroką perspektywą wszystkie płaszczyzny funkcjonowania hufca, warunki jego działania i to co wspólnie chcemy osiągnąć. Tak pojęte planowanie jest zawsze długoterminowe.

Jak zabrać się do planowania w hufcu?   Pierwszym krokiem, jaki trzeba wykonać, to ustalenie kilku wstępnych, lecz niezbędnych elementów. Należy ustalić kto będzie planował (planowanie w pojedynkę nie wchodzi w grę, tylko zespół jest w stanie zapewnić jakość planowania) i jak długo będzie to robił. Należy także zebrać i przygotować wszelkie niezbędne informacje o hufcu i jego środowisku działania, które będą potrzebne przy planowaniu (spis harcerski, poprzedni program rozwoju).

Etapy tworzenia programu rozwoju hufca: 1)  powołanie zespołu, najlepiej złożonego z przedstawicieli wszystkich środowisk hufca, tak by tworzony plan był akceptowalny przez wspólnotę hufca; ustalenie zasad pracy zespołu, harmonogramu prac, itp. 2)      gromadzenie materiałów: poprzedni program rozwoju, spis harcerski, Zasady tworzenia i działania hufców, wszelkiego rodzaju analizy, może specjalne ankiety przeprowadzone wśród kadry hufca, 3)      analiza sytuacji hufca (silne i słabe strony) i jego otoczenia (możliwości i zagrożenia dla hufca) –JAK JEST?

4)      wyciągnięcie wniosków z analizy uwzględniających wzmocnienie silnych stron, niwelowanie słabości, wykorzystanie możliwości tkwiących w środowisku i eliminowanie zagrożeń – JAK CHCEMY BY BYŁO? 5)      formułowanie celów strategicznych na podstawie wniosków z analizy 6)      opracowanie strategii realizacji celów – JAK TO OSIĄGNĄĆ?

Należy pamiętać ! Na 21 dni (najpóźniej) musi nastąpić zwołanie Zjazdu Hufca i ogłoszenie listy osób posiadających czynne prawo wyborcze. Na 14 dni (najpóźniej) należy powiadomić osoby z czynnym prawem wyborczym o miejscu i godzinie rozpoczęcia Zjazdu oraz dostarczyć dokumenty zjazdowe.